Персонифицированный учет в системе обязательного пенсионного страхования

Сведения о гражданах, которые застрахованы в системе обязательного пенсионного страхования (СОПС), обрабатываются и хранятся с помощью индивидуального или персонифицированного учета (ПУ). Система в России заработала еще в 2002 г., ее основным страховым принципом является обеспечение в будущем граждан пенсиями за счет того, что на протяжении трудовой деятельности с них взимаются и перечисляются в ПФР взносы.

Начисляют и уплачивают взносы с доходов граждан работодатели, у которых они могут трудиться в разные периоды жизни. Участником системы может стать только официально трудоустроенный гражданин, подать о нем сведения должен работодатель. После регистрации участника поставят на персонифицированный учет в системе обязательного пенсионного страхования, и он сможет постепенно формировать пенсионные права.

Со временем сведения о гражданине будут накапливаться в базах данных СОПС. Важными является информация о трудовом стаже, местах работы, периодах трудовой деятельности, доходах, перечисленных страховых взносах (СВ). Сведения о гражданах являются индивидуальными.

Зарегистрироваться в системе может не только совершеннолетний гражданин РФ, но и подросток или ребенок, а также нерезидент и лицо без гражданства. Застрахованные лица (ЗЛ), кроме несовершеннолетних, должны трудиться у страхователя (работодателя) на основании трудового договора, гражданско-правового или другого, чтобы он смог подать о работнике сведения.

При регистрации каждому участнику открывается лицевой счет с индивидуальным страховым номером (СНИЛС). В дальнейшем номер используется для идентификации сведений о гражданине. Каждому участнику выдается страховое свидетельство (СС) в виде пластиковой карточки зеленого цвета.

На нем, кроме СНИЛС, находятся личные данные застрахованного лица: Ф., И., О., пол, дата и место рождения, дата регистрации в СОПС. Благодаря регистрации в СОПС в дальнейшем лицо сможет реализовать свои права на пенсию. Для ПУ ежеквартально работодатели передают сведения о работниках в ПФ, оформленные на специальных бланках утвержденного образца, их достаточно много.

В Инструкции № 987н о ПУ сказано, что учет представляет собой:

• регистрацию лиц;
• сбор различных сведений, которые касаются трудовой деятельности;
• обработку информации;
• информирование участников системы о состоянии их лицевых счетов с учетом результатов по инвестированию средств для формирования накопительной части;
• в дальнейшем установление и корректировку размера пенсии.

Начиная с 2011 г. сведения от страхователей должны поступать только в электронном виде, если среднесписочная численность работников составляет больше 50 человек. В остальных случаях разрешается их подавать на бумажных носителях. Сведения, которые являются индивидуальными о ЗЛ, формируются работодателем на основании бухучета, приказов, кадровых документов и других.

Общие положения по закону

Закон о ПУ в системе ОПС № 27 был принят в 1995 г. и вступил в действие с 01 апреля 1996 г. На протяжении последних лет в него вносилось немало дополнений и изменений. Законом устанавливается правовая основа и принципы ПУ сведений о лицах, которые имеют право на получение пенсий, социальной помощи и другой государственной материальной поддержки.

Глава 1 закона «Общие положения» включает несколько статей:

1-я статья

В ней даются понятия и формулировки, относящиеся к закону. Так: ЗЛ следует считать граждан, которые имеют право на получении пенсии в настоящий момент или в будущем. К ним относятся также и те, кто сегодня еще занимается трудовой деятельностью, но имеет право на оформление пенсии по старости досрочно. Все эти лица должны были ранее уплачивать страховые взносы. К страхователям следует относить юридических лиц, которые осуществляют деятельность на территории РФ, они оплачивают взносы за наемных работников. Некоторая категория физ. лиц имеет право платить взносы самостоятельно, к ним относятся ИП, граждане, занимающиеся юридической практикой, другие. Страховые взносы делятся на обязательные и дополнительные, которые отправляются на увеличение накопительной части с возможностью инвестирования. Под индивидуальным лицевым счетом (ИЛС) следует понимать документ, который хранится в электронном виде в базах данных ПФ. Информацию, которая в нем находится, можно обрабатывать программными средствами. На специальной и профессиональной части счета происходит формирование за счет поступающих взносов накопительной части и доходов от их инвестирования. Профессиональный стаж складывается из продолжительности периодов трудовой деятельности застрахованной особы на различных местах работы в условиях, которые признаются законодательством опасными и вредными. Отчетным периодом следует считать срок, за который страхователь подает в ПФ сведения о застрахованном работнике для ПУ. С помощью информационной системы ПФ через Личный кабинет любой участник СОПС имеет возможность получать необходимую информацию о своем лицевом счете.

2-я статья

Здесь законодатель излагает правовую основу ПУ. Ее составляют различные нормативные акты федерального значения: Конституция РФ, настоящий закон и другие.

Центральные условия

Далее, закон содержит положения о правах и обязанностях страхователей и ЗЛ, ответственности за невыполнение требований законодателя, цели и принцип работы программы ОПС. Отдельно рассматривается вопрос контроля за документами, и какие сведения о ЗЛ являются обязательными для ПУ.

Права, обязанности и ответственность лиц

Данные моменты рассматриваются в главе 3-й закона:

ЗЛ имеют право:	бесплатно получать сведения о состоянии своего лицевого счета через Личный кабинет, телекоммуникационный канал связи, по почте письмом с уведомлением, на электронку; получать бесплатно копию сведений о себе, которые были представлены работодателем в ПФ или налоговую; при несогласии с информацией в ИЛС, обращаться для ее исправления с заявлением в ПФ или НС, в суд.
ЗЛ обязаны:	проходить регистрацию в ПФ; получать страховые свидетельства ОПС, в дальнейшем хранить их и предъявлять при необходимости, при утрате обращаться в территориальное отделение ПФ; сообщать в ПФ об изменениях в личных данных и других сведениях, касающихся трудовой деятельности; подавать по требованию Фонда документы, в которых хранятся сведения, необходимые для ПУ и включения в ИЛС.
Права страхователя, он может:	требовать от ЗЛ предоставления страхового свидетельства при поступлении на работу и других сведений; проверять сведения, переданные ему работником, по согласованию с ПФ.
Обязанности страхователя:	предъявлять в ПФ сведения о ЗЛ согласно срокам, установленным законодателем; получать в ПФ страховые свидетельства и их дубликаты для выдачи работникам; выдавать СС сотрудникам под подпись; передавать сотрудникам копию индивидуальных сведений, которые были представлены в ПФ для ПУ; контролировать реквизиты СС в соответствии с документами ЗЛ.
Государственный ПФ имеет право:	требовать от ЗЛ оплаты взносов; обрабатывать сведения о ЗЛ, предоставленные для ПУ (корректировать, вносить уточнения); получать от негосударственных ПФ и НС информацию о пенсионных правах ЗЛ.
ПФ обязаны:	своевременно включать в ИЛС сведения в отношении ЗЛ, которые представляются страхователями и НС, а также физлицами, перечисляющими взносы самостоятельно; контролировать правильность представленных сведений; бесплатно, в течение 10 дней информировать ЗЛ о состоянии ИЛС и других данных способом, который он укажет в заявлении; разъяснять страхователям и ЗЛ их обязанности и права, технологию ПУ, порядок представления сведений с помощью унифицированных форм; отдельно учитывать на ИЛС суммы взносов, которые направляются на накопительную часть и дополнительные СС, уплаченные работодателями в пользу ЗЛ, и другие; сообщать ЗЛ обо всех изменениях, которые были внесены на ИЛС; представлять необходимую информацию о ЗЛ Фонду ОМС, негосударственным ПФ; представлять ЗЛ доступ к инфосистеме ПФ, которой можно пользоваться через Личный кабинет.

Органы ПФ, должностные лица, в них работающие, страхователи и ЗЛ несут ответственность за невыполнение положений закона. На должностных лиц возлагается ответственность следить за хранением и передачей индивидуальных сведений о ЗЛ, ограничивать доступ к конфиденциальной информации и защищать ее.

Лица, которые будут незаконно удерживать доступ к информации, нарушать режим защиты и др., несут ответственность согласно Уголовному, Гражданскому кодексу и КоАП. Страхователи, которые нарушат режим подачи сведений, будут привлечены к материальной ответственности в размере 500 руб. за каждого ЗЛ.

При нарушении страхователем порядка предоставления отчетности в электронном виде, на него возлагается штраф в размере 1000 руб. Если страхователем отчетность была направлена в ПФ с ошибкой, ему отводится 5 дней для ее исправления.

Если факт правонарушения будет установлен должностным лицом ПФ, он обязан составить акт и подписать его вместе с нарушителем. Далее, рассматривает акт и привлекает нарушителя к ответственности руководитель территориального отделения ПФ.

Цели и принцип действия программы

В законе рассматриваются цели ПУ:

• создать условия для назначения страховой и накопительной части пенсии ЗЛ по результатам их трудовой деятельности;
• обеспечить достоверность предоставляемых сведений о ЗЛ;
• создать информационную базу, которая позволит реализовать пенсионное законодательство, и чтобы с ее помощью можно было оценивать обязательства перед ЗЛ по выплате различных пенсий;
• развивать заинтересованность ЗЛ в уплате взносов в ПФ и одновременно контролировать платежи;
• предоставить информационную поддержку государству в вопросе прогнозирования расходов, связанных с выплатой пенсий, определения тарифа для начисления СВ;
• упростить порядок назначения пенсий;
• другие.

Работа программы основывается на нескольких принципах, с помощью которых достигается качество учета ЗЛ:

• единство и федеральный характер ОПС в стране;
• всеобщность и обязательность уплаты СВ;
• учет сведений и доступ к личной информации ЗЛ;
• использование сведений о ЗЛ другими системами страхования (медицинского, социального);
• контроль соответствия предоставленной информации в отчетах страхователями фактически поступившим суммах СВ;
• осуществление ПУ каждого участника на протяжении всей трудовой деятельности, чтобы в дальнейшем сведения были использованы при назначении пенсии;
• другие.

Контроль документации

Работодатели обязаны представлять информацию в ПФ в виде отчетов:

• индивидуальные сведения о стаже работника и начисленных СВ на ОПС подаются по формам СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2;
• для описи передаваемых документов необходимо использовать форму АДВ-6-1;
• учет уплаты СВ оформляется в ведомости по форме АДВ-11;
• список ЗЛ можно подавать в произвольной форме.

Образец и правила заполнения СЗВ-4-1

Инструкция по заполнению бланков утверждена Постановлением правительства № 192н. После заполнения бланков их следует формировать в пачки в количестве не больше 200 документов одного наименования. В пачке, где содержаться заполненные бланки СЗВ-4-2 должны храниться сведения о не больше, чем 200 застрахованных работниках.

Скачать бланк СЗВ-4-2

Сведения о сотрудниках формируются в пачки отдельно по:

• ЗЛ, которые выходят на пенсию;
• различным категориям ЗЛ;
• корректирующим данным;
• отменяющим данным.

К оформлению пачек с документами предъявляются особые требования:

• они прошиваются специальным образом и нумеруются;
• обязательно каждая пачка должна содержать список ЗЛ;
• каждый документ в пачке должен заверяться печатью, подписью и соответствующей записью руководителя.

Подготовленные сведения сдаются в ПФ согласно срокам, установленным законодателем. В дальнейшем ПФ не только обрабатывает данные о ЗЛ, но и контролирует достоверность представленной информации. Это происходит путем проверок, которые проводятся сотрудниками ПФ.

Они обязаны требовать у работодателей для сверки данных различные документы, справки и другую информацию, которая подтвердит начисление и перечисление СВ, длительность трудового стажа для досрочного назначения пенсии, другое. Если в результате проверки будут обнаружены расхождения, то ПФ обязан направить работодателю уведомление об их устранении.

Для представления в Фонд уточненных данных страхователю отводится 2 недели. Если страхователь не сделает этого, то ПФ разрешено самостоятельно внести изменения в ИЛС сотрудников предприятия на основании данных проведенной проверки. На случай ликвидации страхователя гражданину разрешается подавать в ПФ заявление и необходимые документы, чтобы на их основании Фонд мог самостоятельно внести уточнения в ИЛС.

Обязательные данные

Персонифицированный учет в системе обязательного пенсионного страхования необходим, чтобы программа ОПС могла эффективно работать на государственном уровне.

ИЛС, которые открываются застрахованным лицам, состоят из 3 частей:

Общая	В ней указываются сведения об: индивидуальном номере, который присваивается каждому ЗЛ (СНИЛС); Ф. И. О. и фамилии, которая была дана ЗЛ при рождении (записывается в свидетельстве); дате и месте рождения; адресе постоянной регистрации; паспортных данных; гражданстве; дате регистрации в ПФ в качестве ЗЛ; периодах трудовой деятельности или иной, которая может включаться в СС, связанный с работой в особых условиях труда; доходах, на которые были начислены взносы; сумме начисленных и уплаченных СВ; других.
Специальная	В ней указываются данные о: СВ, которые поступили на накопительную часть пенсии; управляющей компании или негосударственном ПФ, куда ЗЛ желает инвестировать средства; ежегодной передаче средств на инвестирование; доходах от инвестирования; о смене управляющей компании или негосударственного ПФ; других.
Профессиональная	В ней указываются данные о: суммах взносов, уплаченных за ЗЛ, которому положено досрочное назначение пенсии; инвестиционном доходе; продолжительности профессионального стажа; суммах осуществленных выплат.

В специальной и профессиональной части ИЛС может содержаться и другая информация.

Организация персонифицированного учета в системе обязательного пенсионного страхования

Органом, который обязан осуществлять ПУ, является ПФР. В него поступают сведения о лицах, которых требуется застраховать, он обрабатывает их, открывает ИЛС, а затем на протяжении всей трудовой деятельности лица корректирует о нем информацию. После смерти ЗЛ информация в течение месяца передается в территориальное отделение ПФ.

Сведения, которые хранятся в ИЛС, относятся к конфиденциальной информации. После открытия ИЛС участнику СОПС выдается свидетельство с индивидуальным номером. Обязанность получать в ПФ и выдавать ЗЛ свидетельства возлагается на страхователей.

Если гражданин уплачивает взносы самостоятельно, то он может сам получить свидетельство в ПФ. При потере документа гражданин обращается с заявлением к страхователю о восстановлении, последний передает прошение в ПФ.

Страхователи передают постоянно в ПФ сведения обо всех наемных работниках, на доходы которых начисляются взносы. Если гражданин является официально безработным и находится на учете в центре занятости, то центр передает сведения о нем в ПФ.

Информация о ЗЛ может передаваться на бумажных носителях или в электронном виде, в последнем случае страхователю необходимо иметь электронную подпись. Копия переданных сведений сохраняется у страхователя. Документы на бумажных носителях или в электронном виде хранятся в ПФ 6 лет.

Сведения должны передаваться страхователями (предприятиями, ИП) в случаях, когда происходит:

• постановка гражданина на ПУ впервые;
• прием на работу;
• ликвидация или реорганизация юрлица, прекращение деятельности ИП или другого работодателя;
• потеря страхового свидетельства;
• изменение личных данных гражданина.

Если физлицо платит СВ самостоятельно, то оно представляет информацию для ПУ так же, как и остальные работодатели. Дополнительно информация о ЗЛ подается в виде ежеквартальной и годовой отчетности в сроки, установленные законодателем.

Выдача пособий

Государственные пособия являются денежными выплатами, которые призваны обеспечить недостаток финансов у гражданина, потерявшего работу (доход). Выплаты могут быть назначены только на время, в отличие от трудовых пенсий, назначаемых пожизненно.

Безработным является трудоспособный гражданин, который не имеет работы и официальных доходов, зарегистрировался в центре занятости. Также гражданин, будучи безработным, должен находиться в поиске работы.

После подачи документов в центр занятости, последний должен признать гражданина безработным и поставить на учет. Безработным устанавливается пособие в процентном отношении от среднего заработка за последние 3 месяца или в кратном от минимального размера пособия, установленного законодательством.

Для определенных категорий граждан применяются повышающие коэффициенты. Для граждан, которые пострадали в результате катастрофы, связанной с выбросом радиоактивных веществ, но в данный момент являются безработными, государство выплачивает дополнительные пособия. В любом случае пособие начисляется с дня признания гражданина безработным.

Выплата может осуществляться только на протяжении года после постановки на учет, но необходимо сказать, что на него можно становится неоднократно. Выплаты осуществляются государством ежемесячно, как только безработный проходит перерегистрацию.

Минимальный и максимальный размер пособия ежегодно устанавливает правительство. Выплата прекращается, когда гражданин снимается с учета. В некоторых случаях ее могут приостанавливать на срок 3 месяца.