Первичные документы из 1с в эдо: полный маршрут

Цифровой обмен документами в 1С:Предприятие 8.3 ускоряет юридически значимый цикл от оформления до архивирования и повышает прозрачность взаимодействия с партнёрами, позволяя отправить документ в ЭДО из 1С.

Первичная настройка контуров

1. Откройте «Администрирование — Обмен электронными документами».

2. Отметьте флажок «Использовать ЭДО».

3. Выберите оператора в списке или добавьте нового по кнопке «Подключить сервис».

4. Заполните ИНН, КПП, адрес роуминга. Платформа проверить реквизиты через сервис ФНС.

5. Вставьте токен с сертификатом, нажмите «Зачитать из носителя». Система подгрузит открытый ключ и срок действия.

6. В блоке «Транспорт» укажите прокси-сервер, если доступ выполняется через корпоративный шлюз.

7. Сохраните изменения и перезапустите сеанс.

Подготовка карточек партнеров

Для корректной маршрутизации первичных документов каждую карточку контрагента дополните сведениями ЭДО.

1. Откройте справочник «Контрагенты», найдите партнёра, нажмите «Изменить».

2. Перейдите в закладку «ЭДО и обмен». Если закладки нет, включите расширенный режим интерфейса.

3. Введите идентификатор участника, предоставленный оператором, выберите используемую среду: промышленная или тестовая.

4. Проверьте ИНН, КПП и электронную почту. Эти поля участвуют в валидации и уведомлениях.

5. Отметьте вариант согласования: «односторонняя отправка» или «обмен с подписанием контрагентом».

6. Сохраните карточку.

Отправка и контроль статусов

Документы отправляются через специализированные журналы, в которых отражается весь жизненный цикл.

Формирование:

1. Перейдите в раздел «Закупки» либо «Продажи», создайте накладную ТОРГ-12, акт или счет-фактуру.

2. Заполните реквизиты, сохраните проводки.

3. Нажмите «Создать электронный документ» на панели команд. Появится карточка ЭДО с детальным составом.

Подпись:

4. Установите переключатель «Подписать перед отправкой» и выберите сертификат из раскрывающегося списка.

5. Просмотрите предварительный печатный вид, убедитесь, что все данные корректны.

6. Завершите операцию кнопкой «Подписать и отправить».

Платформа сформирует контейнер формата XML/PKCS#7 и отдаст его транспортному модулю. В нижней части окна отобразится строка состояния. Значение «Отправлено» свидетельствует о приёме у оператора.

Контроль:

Откройте «Журнал документов ЭДО». В колонке «Состояние» отражаются этапы: «Доставлено», «Принято», «Подписано партнёром», «Архив». Обновление статуса выполняется автоматически через регламентное задание либо вручную по нажатию «Обновить».

При входящем извещении о подписи сформируйте счёт-фактуру-И С. Для одновременного отклика по нескольким пакетам используйте групповую обработку.

Разбор ошибок:

Код 2 — «Пустой файл». Проверьте размер вложения перед подписанием.

Код 33 — «Сертификат просрочен». Выпустит обновлённый ключ и добавьте его в список доверенных.

Код 42 — «Контрагент не найден». Сверьте идентификатор участника и повторите отправку.

Любой системный сбой журналируется в «Технические сообщения ЭДО». Для ускоренного поиска активируйте фильтр по дате и уровню критичности.

Корректно настроенный процесс сводит человеческий фактор к минимуму и исключает дублирование бумажного архива. Скрипт регламентного заданияния передаёт документы по расписанию, а журнал даёт прозрачный контроль всего цикла.

Электронный документооборот ускоряет обмен юридически значимыми бумагами и снижает расходы на курьерские услуги. Ниже описан последовательный порядок действий, который охватывает подготовку базы, настройку сервиса, выпуск ключей, работу с подписью и передачу пакета адресату.

Подготовительная стадия

Начните с проверки версии конфигурации. Платформа 1С:Предприятие 8.3 поддерживает прямое подключение к операторам ЭДО. Откройте «Справка – О программе» и убедитесь, что релиз старше 8.3.18. Далее проверьте наличие обновлений конфигурации «Бухгалтерия», «УПП» либо «ERP». Свежее обновление содержит встроённые методы работы с электронными документами и последние форматы ФНС.

Создание учётной записи

Сервису ЭДО требуется учётная запись участника. Откройте раздел «Администрирование – Обмен электронными документами». Заполните карточку организации: ИНН, КПП, юридический адрес, контактное лицо. В блоке «Оператор» выберите провайдера (Диадок, СБИС, Такском или Контур). Сохраните форму, после чего платформа сформирует заявку и отправит её в облако оператора. Статус «Активен» сигнализирует о том, что контур готов к передаче пакетов.

Выпуск ключа электронной подписи

Для подписания требуется квалифицированный сертификат. Обратитесь в аккредитованный УЦ, установите Крипто-ПРО CSP, вставьте токен и запустите «Мастер сертификатов» внутри 1С:Предприятие. Заполните реквизиты, укажите путь к контейнеру, завершите генерацию. В справочнике «Сертификаты» появится строка с действующим ключом. Отметьте флажком «Подписывать исходящие документы».

Настройка правил обмена

Откройте «Администрирование – Обмен электронными документами – Настройка правил». Задайте шаблоны по видам документов: счета-фактуры, акты, накладные, УПД. Для каждого шаблона задайте маршрут «Исходящий». Укажите признак «Подписание перед отправкой» и выберите ранее созданный сертификат. При необходимости активируйте автоматическое архивирование отправленных пакетов для хранилища «1С:Архив».

Формирование пакета

Перейдите в журнал исходящих первичных документов. Отметьте позиции, которые предстоит отправить, нажмите «Сформировать пакет». Платформа создаёт XML-файлы в актуальном формате ФНС и объединяет их в единый конверт. Перед сохранением убедитесь, что контрагенты помечены как «Участвует в ЭДО» и содержат идентификатор ящика оператора.

Подпись

Откройте созданный пакет, нажмите «Подписать». Система запустит модуль криптографии, запросит PIN токена и наложит ЭП на каждую вложенную часть. В колонке «Подписан» появится отметка времени удостоверяющего центра.

Отправка

После успешной подписи нажмите «Отправить». В статус-баре отобразится сообщение о передаче конверта в сервис обмена. Через пару секунд строка сменит состояние на «Отправлено». Для массовых операций используйте регламентное задание «Отправка ЭДО», которое выполняется по расписанию без участия пользователя.

Получение подтверждений

Сервис ЭДО выдаёт несколько квитанций. Первая подтверждает приём оператором, вторая — доставку контрагенту, третья — юридически значимое событие подписания. В журнале статусов напротив пакета отображаются отметки «Принят оператором», «Доставлен», «Подписан контрагентом». При появлении ошибки номер и расшифровка ввыводятся в том же окне.

Автоматизация процессов

Создайте обработку-напоминание, которая анализирует пакеты со статусом «Ожидает подпись получателя» дольше трёх дней и отправляет уведомление в чат 1С:Корпоративный мессенджер. При росте объёма оборота включите «Бесшаблонный» режим: документы будут уходить сразу после проведения без подтверждения пользователем.

Контроль архива

Для гарантий сохранности данных настройте двухуровневое хранилище: локальный каталог на сервере базы и резервный диск в облаке S3. Задание «Резервное копирование архива ЭДО» выполняет выгрузку файлов и CRC-контроль.

Финальное тестирование

Сформируйте пробный УПД, подпишите, отправьте коллегам по тестовому ящику, дождитесь обратной квитанции, распечатайте маршрутный лист. Проверка логов исключить технические сбои до запуска обмена с внешними контрагентами.

Регламенты и ответственность

Оформите приказ по организации, где указаны роли: оператор ЭДО, ответственный за криптографию, администратор системы. Добавьте пункт о хранении ключей, сроках продления сертификатов и резервном копировании. Документ потребуется при аудите ФНС.

Перечень частых ошибок

• Сертификат просрочен — продлите в УЦ и обновите запись в справочнике.

• Контрагент не зарегистрирован в ЭДО — пригласите через модуль 1С, дождитесь активации.

• Размер файла превышает лимит оператора — уменьшите количество вложений или создайте архив.

• Расхождение ИНН/КПП — откорректируйте карточку партнёра и пересоберите пакет.

Правильная настройка 1С:Предприятия и систематический контроль статусов обеспечивают юридическую значимость документовментооборота, сводят к минимуму отказные события и ускоряют расчёты с деловыми партнёрами.