Нюансы подтверждения получения СЗВ-М

Законом о персонифицированном учете № 27 (01.04.96) в новой редакции была установлена обязанность для работодателей – выдавать при увольнении сотрудников кроме справки по ф. 2-НДФЛ еще одну – СЗВ-М. Данное положение введено в действие с апреля 2020 г. Документ нужен бывшему сотруднику для подтверждения страхового стажа.

Не имеет значения, на основании какого договора он трудился на предприятии, трудового или гражданско-правового, главное, чтобы в это время компания начисляла и перечисляла в ПФ страховые взносы. Законодатель также утверждает, что копии справок работники должны получать не только при увольнении, но и ежемесячно до 10 числа за отчетный период, т. е. за предыдущий месяц.

Если происходит расторжение трудовых отношений, справку следует получить в последний рабочий день, в другом случае, когда закончится срок договора. Хотя предприятия обязаны представлять отчет по ф. СЗВ-М в ПФ ежемесячно на всех сотрудников, когда происходит расторжение или окончание трудового соглашения, формируется отдельная выписка на увольняющегося работника, чтобы в ней не оказалось персональных данных других лиц.

Документ необходимо заполнять внимательно, потому что за разглашение и распространение персональных данных предусмотрены различные виды ответственности.

Несмотря на то, что законодатель обязал работодателей вместе со сведениями, подаваемыми в ПФ, представлять работникам выписки по ф. СЗВ-М, большинство из них этого не делают. Причина на сегодняшний день заключается в том, что штрафные санкции за невыдачу отсутствуют, а потому работодатели оформляют справку только при увольнении сотрудников или выходе на заслуженный отдых.

Второй причиной является невостребованность выписок самими физлицами, которые незнакомы с требованиями закона. Они считают, что о работе в организации и так осведомлены, т. е. им лично подтверждение не требуется, а выписка может понадобиться только третьему лицу.

Основные параметры

Даже если сотрудник был оформлен на 1 день, ему положена выписка. При получении документа работник обязан подтвердить, что его получил. Но некоторые компании по-прежнему задаются вопросом, обязаны ли они выдавать эту справку сотрудникам ежемесячно или нет.

Есть обязательства у организации или нет

Порядок передачи информации, а также ответственность за неисполнение положения закона на данный момент не установлены. Из положений ТК очевидно, что сведения могут представляться сотрудникам на основании их заявлений в течение 3 дней.

С начала 2020 г. законодателем введена новая редакция положения, теперь копию сведений работник может получить по заявлению в день увольнения, а не только когда сдается отчетность в ПФ.

Из закона следует, что страхователь может сам установить порядок передачи данных, в том числе и процедуру подтверждения выдачи выписки. Копия ф. СЗВ-М может выдаваться с учетом положений ФЗ о персональных данных (№ 152), которые охраняются государством. Выписка может формироваться только без указания персональных данных других сотрудников.

Положение о предоставлении выписки увольняющемуся работнику оговорено законодателем в различных статьях нормативных актов:

• В законе № 27 о персонифицированном учете, в ст. 15 говорится, что застрахованное лицо может бесплатно запросить копию сведений, представляемых в ПФ, а страхователь обязан их выдать.
• Положение о ежемесячном представлении отчетности по ф. СЗВ-М в отдельности по застрахованным лицам утверждено:
  • постановлением ПФ № 83п (01.02.16);
  • ФЗ № 385 (29.12.15), ст. 2;
  • ФЗ № 27, ст. 11, п. 2.2.
• Выдается выписка по заявлению:
  • увольняющемуся сотруднику;
  • работнику, уходящему на пенсию.
• Копия сведений должна выдаваться ежемесячно работающим на предприятии (застрахованным особам) в то же время, как и отчет по ф. СЗВ-М сдаваться в ПФ.

Порядок заполнения

Выписка для увольняющегося или уходящего на пенсию сотрудника оформляется только с персональными данными конкретного лица, где других особ быть не должно, поэтому в справке указывается:

• ФИО работника;
• его ИНН и СНИЛС;
• период работы на предприятии.

Сформировать справку на одно застрахованное лицо можно с помощью 1С. Форма за отчетный период называется исходящая, но внести в нее требуется сведения о застрахованных входящих. На формирование справки не влияет форма договора между работником и работодателем, но только начисление и перечисление последним страховых взносов.

В обязанности работодателей входит выдавать справку своим работающим сотрудникам каждый месяц после того, как данная отчетность будет представлена в ПФ. Данная справка понадобится каждому застрахованному лицу при начислении пенсии в будущем.

В стандартный пакет документов, которые по новому положению выдаются увольняющимся работникам, входит:

• трудовая;
• справка по ф. 2-НДФЛ;
• справка по ф. СЗВ-М;
• другие, которые могут быть связаны с трудовой деятельностью.

Скачать образец формы 2-НДФЛ

Если предприятие ведет отчетность вручную, то заполнять справку ответственному бухгалтеру придется так же. В этом случае можно воспользоваться образцом, который представлен в интернете.

Сроки и вид оформления

По вопросу выдачи документа на руки работнику в законе сказано, что она представляется в те же сроки, что и отчетность сдается в ПФ, т. е. до 10 числа каждого месяца за отчетный. Фактически в обязанности работодателя входит выдавать копию отчета, сдаваемого в ПФ, своим сотрудникам ежемесячно.

К другим срокам относятся случаи, оговоренные ст. 11, п. 4 закона № 27, когда:

• прекращается действие гражданско-правового договора с подрядчиком, т. е. его срок вышел;
• работник увольняется, т. е. в последний рабочий день;
• в течение 10 дней с момента, как будет подано заявление о выходе на пенсию.

В законодательстве нет уточнений по поводу того, с информацией за какой месяц выдается справка, за последний или за всю трудовую деятельность. Но логически можно предположить, что за последний, т. к. информация за предыдущие должна уже быть на руках у работника. Точная копия отчета, сдаваемого в ПФ, не может быть выдана, в связи с наличием в ней персональных данных других лиц, поэтому выдается только с данными конкретного застрахованного лица.

Выписки формируются с помощью бухгалтерских программ в полном виде и отдельно на одного человека. Формируется выписка для одного лица в электронном виде, как и полный отчет, но выдавать ее необходимо на бумажном носителе, несмотря на то, что отчет страхователь направляет в ПФ по телекоммуникационному каналу связи.

Днем представления отчета в электронном виде является дата, которую оператор указывает в уведомлении о получении. С этого момента выписки можно формировать для работников.

Бланк ф. СЗВ-М содержит 4 раздела с пояснениями к заполнению:

Отчёт на руках

Выписки по ф. СЗВ-М выдаются работникам на руки. Это указано в законе № 27, ст. 11, п. 4. и в новой редакции № 385 (29.12.15). Форма отчета утверждена Постановлением № 83п. Электронный формат утвержден Распоряжением ПФ № 79р (25.02.16).

Форма подается до 10 числа каждого месяца, следующего за отчетным на:

• штатных работников;
• исполнителей на основании гражданско-правовых договоров, если на их вознаграждения начисляются взносы;
• уволившихся в отчетном периоде.

На руки выписка из ф. СЗВ-М выдается после сдачи отчета в ПФ не позднее 10 числа, которое является последним для сдачи отчетности.

Копии обязательно выдаются на руки работающим сотрудникам, а также лицам, которые:

• подали заявление о выходе на пенсию;
• увольняются, в их последний рабочий день.

Форма бухгалтерской справки 0504833 нужна для госучреждений и утверждена специальным Приказом Министерства финансов Российской Федерации 30.04.2015 года.
Образец заполнения сообщения о закрытии обособленного подразделения можно скачать здесь.

При выдаче выписки на руки застрахованное лицо обязано дать письменное подтверждение получения СЗВ-М. В документе будет заполнена, кроме реквизитов предприятия, только одна строка в отношении особы, которой он выдается.

Подтверждение получения СЗВ-М и ответственность

В законе № 27, в ст. 17, в ч. 4 указано, что при отказе работодателя выдать сотруднику выписку, или в случае представления недостоверных данных в ПФ, в том числе неполных, он может быть оштрафован на 500 руб.

Штрафные санкции взимаются за каждого сотрудника, о котором были поданы неверные сведения или не поданы вовсе. К подаваемой отчетности в ПФ относится также ф. СЗВ-М. Если, к примеру, не были представлены сведения о 50 сотрудниках, то размер штрафа составит 25 тыс. руб. Для ИП такая сумма может быть значительной.

Разрешается для оплаты штрафа описывать:

• личное имущество ИП или предприятия;
• средства на банковских счетах.

Взыскание штрафа будет осуществлено по постановлению органа, который контролирует уплату взносов.

Работник, запросивший на руки выписку, должен оставить работодателю подтверждение факта получения. Работодателю это дает возможность избежать разногласий с контролирующими органами.

Сделать это можно несколькими способами:

• оформить документ в 2 экземплярах, один для себя, другой для сотрудника, который должен поставить свою подпись на экземпляре работодателя;
• завести журнал для учета различных документов, выдаваемых работникам, в том числе и выписок из ф. СЗВ-М, где сотрудники будут расписываться в получении;
• выдавать документ под расписку о получении.

В некоторых случаях подавать данные в ПФ на сотрудника не требуется, а значит, не может быть оформлена и выписка:

• работник уволился до начала отчетного периода, выходное пособие в отчетном месяце не начислялось;
• личный состав предприятия состоит только из директора-пенсионера, но он не работает;
• других.

Отдельные случаи

Случаи, когда выписка выдается уволившемуся сотруднику и формирование отчета при отсутствии работников на предприятии, кроме учредителя, различны.

Действия с копией документа

Выдавая копию документа работнику на руки, от него требуется получить письменное подтверждение получения СЗВ-М. За непредоставление выписки работник имеет право подать жалобу на работодателя в трудовую инспекцию. Получив документ на руки, работник должен представить его на новое место работы.

Выдача при увольнении сотрудника

Выписка выдается увольняющему работнику вместе с другими документами в последний рабочий день.

Порядок выдачи таков:

1. Ответственный сотрудник предприятия оформляется справку по образцу, установленному законодателем, вручную или распечатывает из бухгалтерской программы.
2. Сотрудник получает копию ф. СЗВ-М и дает свое подтверждение о получении.

Сведения об увольняющемся работнике вписываются в документ так же, как и о работающем, потому что он включен предприятием в отчетном периоде, как застрахованное лицо.

Если нет сотрудников

Вопрос по оформлению отчета по ф. СЗВ-М является спорным, когда у предприятия или ИП нет наемных работников, числится соответственно один учредитель или предприниматель. Фактически у СХД возникают трудовые отношения с этим одним лицом, поэтому они попадают под действие закона об оформлении и сдаче отчета.

Несмотря на то что на основании ТК единственное лицо, представляющее СХД, не является наемным работником, оно относится к таковым. Если деятельность предприятия «заморожена», то отчетность необходимо сдавать «нулевую» в ПФ и в установленные сроки.

Но ситуация может быть и другой. На предприятии, которое не работает, а соответственно не выплачивает работникам зарплату, не начисляет и не отчисляет взносы и другие налоги, числится штат сотрудников. При этом трудовые отношения с работниками у СХД не разорваны, то отчет подается с полным списком и нулевыми данными.

Если бы трудовые договоры не были заключены, то при сдаче отчета в ПФ он был пустым, кроме одной строки о руководителе. К таким случаям относятся ситуации, когда СХД только зарегистрировался, и работники еще не наняты.

Оформление отчета

Процедура оформления отчета может быть разной:

• Предприятие только открылось, у него нет нанятого директора, а только учредитель (и). В этом случае подавать отчет в ПФ не нужно. Когда директора примут на основании трудового соглашения, то отчет сдается с одним сотрудником независимо от того, ведется деятельность или нет, т. е. показатели о начислении взносов могут быть нулевыми.
• Предприятие приостанавливает деятельность и увольняет сотрудников. Если их нет в отчетном периоде, то с этого момента ф. СЗВ-М не сдается, т. к. нет страховых взносов. Но пока договоры не будут расторгнуты, например, сотрудников могут отправить в отпуск без содержания, ф. СЗВ-М придется сдавать.

Образец заполнения формы также будет разным:

• При отсутствии нанятого директора считается, что учредитель исполняет его обязанности, хотя с ним и не заключен трудовой договор. Отчет не сдается.
• С учредителем заключен трудовой договор до времени, пока не будет нанято другое лицо, значит, на него начисляется зарплата, которая облагается пенсионными взносами. Отчет сдается с одним учредителем.

Когда у ИП нет наемных работников в отчетном периоде, сдавать ему ф. СЗВ-М не нужно.

Распространённые ошибки

Самые распространенные ошибки, которые допускают ответственные лица при заполнении формы, таковы:

• работников, которые уволились в предшествующем периоде, не отчетном, включат в отчет;
• лица, которые были приняты на работу в отчетном периоде, не включаются в отчет;
• работников, которые в отчетном периоде находятся в отпуске (основном, декретном, без содержания, ином) или на больничном, не включают в отчет.

Несмотря на что законодатель предусмотрел подачу уточняющих отчетов по ф. СЗВ-М, если ошибки будут обнаружены работодателем, но он не указал сроков, когда это следует делать.

Если ошибка будет обнаружена ПФ, он обязан отправить страхователю уведомление, последний обязан устранить ошибку путем подачи уточняющего отчета в течение 5 дней. В другом случае, за непредоставление отчетности устанавливаются штрафные санкции.

Когда у работодателя нет возможности заполнить форму надлежащим образом, например, сотрудник не представил ИНН, то в графе напротив его фамилии следует проставить прочерк. Данная графа, вообще, не является обязательной для заполнения.

При отсутствии сведений о СНИЛС работника, работодателю следует выяснить этот вопрос. Сотрудник самостоятельно обязан обратиться в ПФ, но процесс выдачи свидетельства может занять максимально 5 недель.

В такой ситуации работодателю необходимо обратиться в ПФ и выяснить, как заполнять графу при отсутствии номера СНИЛС. Данная графа является обязательной для заполнения. Возможно, в ПФ разрешат подать отчет без номера, а затем представить уточняющую форму.

Правила заполнения отчета о среднесписочной численности работников за 2020 год перечислены в этой статье.

Скачать бесплатно форму бухгалтерского баланса можно здесь.