Порядок заполнения новой формы СЗВ-М в 2020 году

Сведения о застрахованных лицах обязаны передавать все предприниматели, которые работают с наемными сотрудниками. Для осуществления отчетности следует применять специальную форму — СЗВ-М.

Основанием для подачи документа СЗВ-М являются соглашения между работодателем и физическим лицом. Оно может быть как трудовым, так и гражданско-правовым.

Суть заполняемого документа состоит в том, чтобы проконтролировать факт отчислений сборов, которые положены по каждому трудящемуся. Подается новая форма в отделение пенсионного фонда. При этом составлять документ и передавать в контролирующий орган его придется каждый месяц.

Исходя из того, что данный документ призван жестко наблюдать за соблюдением уплаты взносов, лучше тщательно изучить порядок заполнениям СЗВ-М. Это поможет избежать ошибок и проблем с регулирующими государственными структурами.

Сведения о застрахованных лицах

Подобные данные передают в пенсионную службу страхователи — то есть работодатели составляют специальный документ и вносят туда информацию о своих работниках. Использовать форму СЗВ-М обязывает Постановление 83п от 1 февраля 2020 года. При этом следует вносить сведения о каждом работнике по отдельности.

Кто и в какие сроки обязан сдавать

Стоит запомнить, что крайним сроком подачи документации по застрахованным лицам является 15 число каждого месяца. При этом отчеты подаются в следующем месяце за предыдущий.

В случае совпадения крайнего срока с праздниками или выходными, его автоматически переносят на следующий рабочий день. Но в таком случае до конца данного месяца работодатель не должен принимать нового сотрудника на работу. Если не соблюсти это правило, можно получить штраф от контролирующих органов. Поскольку такое действие будет приравнено к отражению неполных данных.

В 2020 году сроки подачи документов для всех видов предпринимательской деятельности будет одинаковым.

Для большего удобства можно составить таблицу, в которой указаны все даты передачи отчетов в текущем году:

За какой период подается отчет	Число подачи	Месяц
Январь	15	февраль
Февраль	15	март
Март	17	апрель
Апрель	15	май
Май	15	июнь
Июнь	17	июль
Июль	15	август
Август	15	сентябрь
Сентябрь	16	октябрь
Октябрь	15	ноябрь
Ноябрь	15	декабрь
Декабрь	15	январь

Таким образом, в 2020 году только три раза крайняя дата сдачи документов будет продлена. В остальных случаях она будет стабильной.

Что же касается того, кого законодательство обязало предоставлять подобный отчеты, то здесь ответ однозначен. Необходимым бланк о застрахованных работниках будет для всех, кто осуществляет страхование по наемным сотрудникам — это и организации, и индивидуальные предприниматели.

Гражданско-правовые договора также могут облагаться страховыми взносами. Тогда по таким сделкам работодатель обязан составить отчет и передать его в соответствующую инстанцию.

Главная особенность данного документа состоит в том, что его следует оформлять даже в тех случаях, когда у предприятия нет сотрудников. Такое явление возможно тогда, когда у компании есть генеральный директор. Ведь в соответствии с законом Российской Федерации, такое должностное лицо также приравнено к наемному работнику.

Здесь стоит уточнить, что подавать бумагу следует по тем учителям, которые за свою работу получают оплату. Соответственно, они должны уплатить сборы по страховке. А если у предприятия нет договора с директором и он не получает заработную плату, то бумаги в пенсионную службу не подаются.

Однако это не все исключения. Существуют отдельные сферы бизнеса, которые освобождены от подобного отчета.

К ним относятся:

• Фермерство. Здесь стоит уточнить, что подобное предприятие не подает документы в тех случаях, когда всю работу выполняет учредитель, не привлекая другую рабочую силу.
• ИП, управляющие арбитражными компаниями, адвокаты и нотариусы, работающие в частном порядке. В подобных случаях предусмотрена оплата взносов “за себя”.
• В случае найма сотрудников, которые являются иностранцами, не имеют гражданства, временно находятся на территории Российской Федерации или же занимаются работой в дистанционном порядке. В подобных ситуациях взносы в пенсионный фонд не осуществляются, поэтому и отчетность предоставлять не нужно.
• Если работниками являются военные, сотрудники МВД и ФСБ. Сюда не входят те работники, которые причислены к вольнонаемным. В список исключений такие лица попали исходя из того, что за них не предусмотрена обязательная уплата страховых взносов. Это происходит из-за того, что государство имеет другой перечень гарантий для этой категории работников.

Все люди, которые относятся к данным исключениям освобождены от подачи формы СЗВ-М, что оговорено в законодательстве Российской Федерации.

Порядок заполнения СЗВ-М на 2020 год

Всего справка о застрахованных лицах содержит четыре раздела, каждый из которых необходимо заполнить. Порядок заполнениям СЗВ-М является стандартным. Согласно алгоритму начинать внесение сведений следует с первого пункта. В нем отражают информацию о реквизитах того, кто осуществляет страхование — то есть работодателя.

Итак, основными сведениями будут:

Номер в пенсионной службе по месту регистрации	Его следует искать в документах, которые были получены при осуществлении регистрации предприятия. Узнать регистрационный номер можно и посредством интернета — на сайте nalog.ru. Данные сведения предоставляют и в отделении пенсионного фонда, и в налоговой службе.
Название предприятия	Здесь указывают краткое наименование.
ИНН	В соответствующей графе размещают код. Его определяют в ходе постановки предприятия на учет в ФНС.
КПП	Эту ячейку следует заполнять всем, кроме индивидуальных предпринимателей. Что же касается организаций, то данный код следует узнать в ИФНС по месту работы предприятия. В отношении обособленных предприятий — по месту их нахождения.

Во втором пункте формы следует разместить данные об отчетном периоде. Здесь используют код — цифровой номер месяца. Год указывают в виде цифрового значения из четырех показателей. В самой форме можно найти краткие пояснения по заполнению данного раздела и выбора значений для внесения в документ.

Далее заполняется третий раздел. В нем отражают шифр, который соответствует типу отчета.

Существует три вида шифров, которые используются:

Исхд	Означает исходную справку, которая подается в первый раз за отдельный отчетный срок.
Доп	Является уточняющим шифром. Его указывают в ситуациях, когда первый вид отчета был сдан, но он нуждается в корректировке. Так бывает, если в компанию был трудоустроен новый работник, либо в документ внесены неверные, ошибочные данные.
Отмн	Шифр отмены. Его применяют в тех ситуациях, когда необходимо отменить передачу данных в исходной форме в отношении отдельных работников. Такое происходит, когда сотрудник увольняется в середине месяца. Тогда получается, что в отчетном периоде он уже не работал и работодатель не должен совершать отчислений по страхованию.

Последняя глава документа представляет из себя таблицу. В ней отражены сведения о работниках, которые заключили с предприятием трудовые договора, действующие в течение отчетного периода. Стоит отметить, что здесь же отмечаются и работники, нанятые по гражданско-правовым соглашениям.

Всего в таблице находится четыре столбца.

Они содержат такую информацию о работнике:

• в первом размещается порядковый номер строчки;
• ФИО указывают в именительном падеже;
• номер регистрации сотрудника в пенсионной службе — его СНИЛС;
• номер, который отвечает регистрации сотрудника в отделении налоговой службы — его ИНН.

Стоит отметить, что в данном документе не обязательно проставлять в пустых ячейках прочерки. Допускается оставлять их незаполненными. При внесении информации о сотрудниках не обязательно учитывать алфавитный порядок. Данные разрешено вводить в произвольной форме.

Отчет после его составления должен подписать директор или сам предприниматель. На документе проставляют должность и ФИО подписывающего. Кроме того, указывают и дату составления, размещают печать предприятия — в случае ее наличия.

При скреплении документа подписью необходимо учесть, что совершать это действие может только руководитель компании. Поэтому представитель страхователя взять на себя такие полномочия не имеет законного права.

Особенности для договора подряда

Согласно законодательству России, если работодатель заключил с физлицом договор подряда, то он должен указать их в отчет только в том случае, если была уплачена страховка.

Главным отличием такого договора от трудового становится то, что оплата происходит по факту выполнения определенного объема работы. В отдельных случаях в соглашении выделяют такую опцию как авансовый платеж.

В некоторых ситуациях, срок работ и период начисления денежных средств могут быть разными. Поэтому возникают трудности с заполнением СЗВ-М. Согласно закону, следует отталкивать от сроков действия договора. За этот период работника и нужно будет включить в отчет. А вот период оплаты труда вписывать в форму не нужно.

К примеру, если в договоре прописано, что начало работ осуществляется в мае, а заканчивается в июне, то работника вписывают в отчет за эти месяцы. При этом прием работы и ее оплата могут осуществляться в течение июля.

Важно понимать, что если в соглашении не были указаны конкретные даты, то согласно Гражданскому кодексу РФ, стартовой датой будет момент заключения договора. Так, если работы выполнялись в течение мая-июня, а договор подписали в апреле, то работодателю придется указать сотрудника в отчете не только за май и июнь, но и за апрельский месяц.

При увольнении работника

Если сотрудник был уволен или уволился в течение отчетного месяца, то данные о нем все равно должны быть включены в документ. Алгоритм процедуры заполнения формы не меняется. При этом информация о сотруднике включается в последний раздел формы, таким же образом как и об остальных.

Нулевой отчет

Существует такой вид формы как нулевая отчетность. В ходе заполнения СЗВ-М следует внести данные во все разделы, кроме последнего.

Однако здесь возникает вопрос о целесообразности подачи подобной документации. Нулевую форму составляют в тех ситуациях, когда у предприятия нет нанятых работников и подписанных договоров. Но у нее есть учредитель, с которым также не заключены соглашения. К примеру, при регистрации индивидуального предприятия физическое лицо имеет право не принимать на работу других людей.

В таких случаях подача бланка будет лишена смысла. Поскольку страховых сборов нет, а подавать СЗВ-М на себя не требуется.

Исправление ошибок

Существует ряд наиболее распространенных ошибок, которые совершают при заполнении бланка.

Можно выделить три основные:

• отображение данных о сотрудниках, которые прекратили работу еще в прошлом отчетном периоде;
• в документ не была внесена информация о лицах, которых приняли на работу в подотчетном месяце;
• среди сотрудников отсутствуют сведения о тех, которые находятся в отпуске любого типа или используют отдых по больничному листу.

Во всех случаях требуется составление дополнительной формы. В ситуации с внесением уволенного работника, нужно будет проставить в новом документе код отмены и в последнем пункте указать правильное количество сотрудников.

Если же в форму не был внесен новый сотрудник, следует заполнить форму с кодом дополнения. В четвертом разделе следует указать все данные о новом сотруднике. Этот же алгоритм подходит и для тех ситуаций, когда не были отражены сотрудники в отпуске или на больничном.

Возможные штрафы

За нарушения заполнения формы законодательством предусмотрены штрафные санкции. За нарушение сроков подачи документа на работодателя налагается штраф в размере 500 рублей. Но эта цифра зависит от количества нанятых сотрудников. 500 рублей оплачивается из расчета на одного работника.

Если в документе были найдены ошибки, это также грозит штрафом в 500 рублей за каждого работника, по которому данные были вписаны неправильно.

С оформлением документации по застрахованным лицам стоит быть осторожным. Поскольку неверные данные или несвоевременная подача бумаг могут привести к большим штрафам.