Во время работы предприятия накапливается масса официальных бумаг, которые используются в делопроизводстве предприятия. Законодательством установлена обязанность учета документации, содержащей в себе всю информацию о работниках. Такие документы называются подотчетными. В связи с этим процесс приобретения и использования чистых бланков должен быть отражен в отчетных документах. К перечню отчетных документов также относится учетная приходно-расходная книга.
Как показывает практика, большинство руководителей организаций не уделяют большое внимание приходно-расходной книге. Такое отношение может привести к массе негативных последствий. Если при проверке выяснится, что данный журнал неправильно ведется, или вовсе отсутствует, то эта ситуация повлечет за собой наказание по Административному Кодексу и штрафы.
Согласно законодательству, в таких случаях учредитель организации будет оштрафован на 5 тыс. рублей, а сама организация, как юридическое лицо, при отсутствии отчетной книги может быть оштрафована в размере до 50 тыс. рублей.
Форма и порядок ведения приходно-расходной книги устанавливается законодательством. Лучше воспользоваться образцом, для правильного заполнения учетных документов, чтобы избежать претензий со стороны проверяющих служб.
Делопроизводство на предприятии
Делопроизводством называется определенная отрасль деятельности, которая подразумевает организацию работы с документами, находящимися в организации или на предприятии. Делопроизводство характеризуется работами, связанными с организацией работы и документированием деятельности предприятия. Ответственность за работу с документами несет руководитель предприятия.
Все документы любой организации разделяются на две категории:
- входящие документы, которые поступают от других предприятий;
- исходящие документы, отправляющиеся другим организациям.
Делопроизводство является важным звеном в работе каждого учреждения. Если документы будут правильно организованы, то будет легче вести их учет. Также это облегчает процесс поиска документов, которые находятся на предприятии, определения их типа и место их составления.
Одной из важнейших функций управления является контроль документов. Целью этой функции является получения информации, которая необходима для оценки деятельности предприятия, его филиалов или конкретных сотрудников.
Что это и зачем нужен журнал?
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки (ПРК) является журналом, который предназначается для записей о подтверждении получения предприятием новых бланков от производителей или распространителей, а также о выдаче таких бланков гражданам. Также этот журнал используется для внесения информации о выдаче трудовых книг и вкладышей к ним в организации. В книге указываются серии и номера бланков, а также уточняется, сколько они стоят. Все указанные суммы рассчитываются бухгалтерией.
Каждый документ, при внесении в учетную книгу, получает свой номер. Нужно знать, что ПРК используется только для того, чтобы регистрировать обеспечение сотрудников трудовыми книжками, или их приобретение, а книга учета трудовых книжек применяется с целью регистрации трудовых книжек, которые уже оформлены.
Форма ведения ПРК регламентируется постановлением министерства, занимающимся вопросами по труду и социальному развитию населения от 10 октября 2003 года.
Такая книга используется с целью фиксирования информации о затратах предприятия на покупку чистых трудовых книг, а также о понесенных расходах в связи с выдачей примеров населению.
Требования к оформлению
Ведение и оформление ПРК по учету бланков должно осуществляться в соответствии с требованиями, установленными государством.
К таким требованиям относятся:
- Обложка этого документа должна быть либо из картона, либо из другой плотной бумаги;
- Прежде чем приступить к заполнению ПРК, она должна обязательно быть:
- пронумерована;
- прошита;
- опломбирована;
- заверена.
- Каждая страница учетной книги должна быть пронумерована, начиная с 1 и дальше по порядку;
- После окончания ПРК, обязательно заводится новый учетный журнал, а нумерация будет начинаться заново;
- Прошивка приходно-расходной книги производится в соответствии с такими правилами:
- со стороны переплета делается несколько дырок с помощью применения шила или дырокола, но нужно учитывать, что нельзя оставлять между отверстиями больше трех сантиметров;
- после того, как все отверстия будут сделаны, нужно через них протянуть нитку или ленту, если применяться будет обычная нить для шитья, то ее нужно использовать, сложив в несколько раз;
- на завершающую страницу книги нужно вывести концы прошивки, которые должны иметь длину не менее 5 см., и их нужно завязать узлом.
- Также установлен процесс, в соответствии с которым нужно проводить заверку учетной книги:
- сначала выполняется нумерация страниц книги;
- как только ПРК будет пронумерована, руководителю организации нужно заверить книгу своей подписью и указать рядом, что количество страниц, которое указано, соответствует действительности;
- перед тем, как начать пользоваться книгой, нужно заполнить ее титульный лист;
- после всего этого прошивают книгу и опечатывают шнуровку.
- Каждая организация должна иметь вышеуказанную учетную книгу;
- Храниться подобные книги должны в помещениях, к которым ограничен доступ;
- Заверительная подпись может ставиться только руководителем организации.
Где приобрести документ?
Учетную книгу нужно приобретать у официальных распространителей. Государство установило порядок, в соответствии с которым должна осуществляться процедура приобретения формуляров.
Периодичность, с которой поставляются новые бланки, устанавливается в соглашении, которое заключается между организацией и поставщиком продукции. Специалисты не рекомендуют самостоятельно приобретать документы, потому что они могут через время признаваться Пенсионным Фондом недействительными.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки будет считаться действительной, если будут выполнены такие условия:
- на всех листах учетной книги должен быть водяной знак «ТК»;
- если поднести листы журнала к источнику, который будет излучать ультрафиолет, то на них должна быть видна надпись «трудовая книжка»;
- при изготовлении документов применялось специальное микроволокно.
Какие функции лежат на журнале кассира-операциониста — читайте далее.
Контрольная пломба
Как указано в постановлении Правительства от 16.04.03, учетную книгу нужно обязательно скреплять либо сургучной печатью, либо пломбой.
Для скрепления журнала первым способом предприятие должно иметь специальные материалы, в которые включаются:
- сама печать, которая чаще всего является латунной;
- оборудование для плавления сургуча;
- и, естественно, сам сургуч.
Отрицательной стороной сургучной печати является то, что такая печать очень толстая, и создает дискомфорт во время заполнения книги. Вторым минусом такой печать является то, что она может рассыпаться со временем.
В связи с вышесказанным, лучшим решением будет использование специального пленочного устройства для опломбирования документов. Это устройство должно соответствовать государственным стандартам. Оно состоит из специальной пленки, на которой нанесен уникальный номер, к которому можно добавить информацию о предприятии.
Контрольная пломба не подлежит восстановлению, а сработает она в случае попытки отклеивания пломбы. В таком случает на бумаге останется специальный рисунок, или же будет написано «вскрыто».
В качестве пломбы для подобной документации запрещено использование бумажных полосок из-за того, что этот способ не может предоставить нужный уровень защиты. При проверках специальными органами на этот момент будет обращено особое внимание.
Ответственный за ведение журнала
Ответственного за ведение журнала назначает руководитель предприятия. Чаще всего внесением информации в книгу занимаются сотрудники бухгалтерии. Также допускается ведение журнала сотрудниками кадровой службы или других отделов, если это не противоречит их профессиональным обязанностям, или же если они смогут во время заполнять ее и следить за тем, чтобы не было у третьих лиц к ней доступа.
После того, как будет назначен ответственный за ПРК, он должен ознакомиться со своими обязанностями и подтвердить прочтение должностной инструкции росписью.
Многие специалисты считают ошибкой поручение ведения ПРК работникам кадровой службы. Они придерживаются мнения, что вести такой документ должны только сотрудники финансового отдела.
Заполнение приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки
Государством установлены правила заполнения учетной книги:
- бланки должны быть заполнены черной пастой;
- записи должны быть внесены без ошибок и разборчиво;
- новые записи вносятся в момент, как формуляр был принят на учет;
- если в процессе внесения сведений в бланк была допущена ошибка, то испорченный бланк нужно обязательно утилизировать;
- гражданину, который получил на руки трудовую книжку, нужно подтвердить получение росписью в приходно-расходной книге.
Факт утилизации испорченного бланка должен быть подтвержден составленным актом.
Перед началом работы с учетной книгой сначала заполняется титульный лист и записывается номер контрольной пломбы. Наименование организации, которое нужно указать, следует писать так, как указано в уставе компании.
Вторая страница должна содержать информацию о сотруднике, ответственном за ПРК. Сюда нужно внести реквизиты приказа, являющегося основанием его назначения и указать должность, которую он занимает. Также на второй странице нужно указать период ведения учетной книги.
Третья страница ПРК состоит из 12 колонок, в которые нужно вносить информацию для заполнения учетного журнала:
| 1 колона | Вносят номер, который назначается при внесении информации о каждой трудовой книжке. |
| 2-4 | Ставится дата выдачи трудовых книжек, примечательно, что даты нужно писать арабскими цифрами. |
| 5 | Указываются реквизиты поставщика бланков трудовых книжек. |
| 6 | Содержит соглашение о приобретении бланков с организациями-поставщиками бланков. |
| 7 и 8 | Включают сведения о численности приобретенных трудовых книжек и вкладышей. |
| 9 | Вносят сумму, которая была потрачена на приобретение документов, также туда внося инструкцию о заполнении данной учетной книги. |
| 10 | Содержатся реквизиты при выдаче бланков по причине того, что бланки являются документами, подлежащими строгой отчетности. |
| 11 | Содержит номер и серию всех выданных вкладышей трудовых книжек. |
| Последний столбец | Указывается сумма приобретения вкладышей трудовых книжек и бланков. |
В некоторых ситуациях работодатель должен купить новые бланки за свои средства.
К таким ситуациям относятся:
- учетный журнал был утрачен из-за чрезвычайных обстоятельств;
- имело место неправильное заполнение этого документа;
- произошло повреждение учетной книги не по вине работника.
Бывают случаи, когда руководство организации не взимает с сотрудников средства за расход бланков и вкладышей в трудовые книжки. Такие условия могут быть прописаны в локальных документах организации.
Распространенные ошибки при заполнении
При заполнении учетных документов множество специалистов совершают ошибки. Примером одной из самых распространенных ошибок является внесение неправильной информации в 6 колонку, а именно – отсутствие данных о реквизитах договора и приобретении бланков. Также в эту колонку часто вносят запись о том, что бланк был приобретен сотрудников самостоятельно и был получен от него. Это является грубейшим нарушением.
Предоставление бланка или вкладыша сотрудником самостоятельно противоречит правилам. Эти ограничения связаны с тем, что подобные бланки должны иметь необходимую степень защиты. Такая защита гарантируется тогда, когда бланки были предоставлены официальным поставщиком или производителем.
На бланках или вкладышах в трудовые книги, продающихся в киосках отсутствуют водяные знаки. Как показывает практика, приобретенные в лавках и переходах документы могут быть признаны Пенсионным Фондом недействительными. Поэтому, когда сотрудник уходит на пенсию, ему необходимо собрать массу документов, с целью подтверждения своего стажа работы.
Скачать образец заполнения приходно-расходной книги
При подведении итогов нужно уточнить, что бланки трудовых книжек и вкладышей к ним обязан приобретать работодатель только у официальных поставщиков. Также нужно знать, что организация должна в любой момент иметь подобные документы. Эти документы относятся к перечню документов строгой отчетности, и из-за этого их приобретение и расход обязательно нужно фиксировать в ПРК.
Новую трудовую книжку или вкладыш должен за свои средства приобретать сотрудник организации, однако, если бланк был испорчен не по вине сотрудника, то все оплаты ложатся на плечи работодателя.
Существует возможность приобрести уже готовую приходно-расходную книгу, то есть уже сшитую и опломбированную. Чаще всего поставщики подобных документов включают в учетные книги инструкции к их заполнению и оформлению.
Образец доверенности в ФСС на сдачу документов представлен в этой статье.
Как выглядит бланк заявления о замене отпуска денежной компенсацией — можете увидеть тут.
