Чем характерен приходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер предназначен для регистрации денежных наличных средств, которые поступают в кассу. С 2020 года такая форма строгой отчетности, как ПКО, обязательна к заполнению при ведении кассовой дисциплины всеми юридическими лицами, кроме ИП. Последние освобождены от этой необходимости указом № 3210-У ЦБ России от 11.03.14 г., направленным на упрощение ведения кассовой политики.

Строгой установки по учету каждого поступления денежных средств в кассу путем заполнения приходника в 2020 году нет. Вопрос оставлен на усмотрение владельцев касс. Фиксирование общего количества наличных средств, поступивших за день, обязательно. Обычно ордер формируется в конце рабочего дня или в конце каждой кассовой смены.

Основанием для заполнения формы является любой документ, имеющий статус кассового чека, например:

• чека товарного;
• отчета по кассе (Z-отчета);
• непосредственно кассового чека;
• авансового отчета и т.д.

Фиксировать каждую сумму, поступающую в кассу, нет необходимости, однако существует перечень категорий поступивших платежей, регистрация которых обязательна.

Какие деньги могут поступать

Узнать, какое поступление денег необходимо фиксировать приходным кассовым ордером, можно, сравнив назначение платежа со следующим перечнем:

• наличные средства, полученные в результате оплаты предоставленных товаров и услуг при ведении коммерческой деятельности (выручка);
• не потраченные средства, которые выдавались из кассы сотрудникам организации в подотчет;
• деньги, попавшие в кассу по причине возврата товара, претензий по оказанным услугам, денежной компенсации, возвращения займа и т.д. (возврат);
• наличные, поступившие в кассу, в результате её пополнения с расчетных счетов организации;
• взносы, произведенные учредителями, в качестве добровольных вложений в уставный капитал.

Отказ от формирования приходника в случае поступления указанных средств является серьезным нарушением закона.

Главные условия и их порядок

К заполнению ПКО предъявляются строгие требования. Лицо, в полномочия которого входит заполнение формы, должно владеть полной информацией о правилах его составления.

Правила оформления

Бланк формы поделен на две секции: непосредственно приходник и отрывная квитанция. Первый после заполнения остается в кассе организации, регистрируется в журнале прихода и расхода денежных средств (журнал формы КО-3), второй остается на руках у того лица, от которого были приняты наличные. Он должен быть заверен печатью организации.

При осуществлении регистрации прихода средств экземпляр заполняется один, обязательно заверяется подписью кассира, который их принял, и главным бухгалтером. В качестве последнего может выступать и рядовой бухгалтер, если имеет на это полномочия, а также сам руководитель предприятия, если специалист финансовой службы отсутствует.

Программы, использующиеся в организациях для ведения бухгалтерского учета и торговли, при проведении платежей формируют приходные ордера автоматически. По такому принципу работают: программы на базе 1С, Галактика, ИНФО-Бухгалтер, БЭСТ, Парус, а также специальные CRM системы, разработанные для различных сегментов ведения коммерческой деятельности.

Форма заполнения также может быть рукописной и машинописной. Бланки приходников можно приобрести, а можно скачать из сети. То, как организация получает чистые формы ПКО, законодательство не регулирует.

Где скачать в word формате

Наиболее популярными форматами для бланков приходников являются Excel и Word. Последний считается более удобным для рукописного заполнения.

Важно помнить:

• Скачанная форма не должна быть ограниченной, то есть иметь открытый доступ к редактированию. В файл, с пометкой «только для чтения» нельзя внести изменения.
• Бланк имеет унифицированную форму, утвержденную законодательно (постановление № 88 Госкомстат России от 18.08.98, указ № 3210-У Центробанка от 11.03.11).
• Форма документа – КО-1.
• Номер по ОКУД – 0310001.

Скачать образец ПКО в формате КО-1

Правомерным считается утвержденный вид бланка.

https://www.youtube.com/watch?v=VqvtIsxRvtM

Пример содержания бланка

Образцы бланка могут выглядеть следующим образом*:

1. Розничная выручка ИП.
2. Получение оплаты за оказание услуг по договору.
3. Получение средств на базе авансового отчета.

*Все фамилии являются вымышленными, любое совпадение случайно.

Скачать образцы можно бесплатно:

Бланк « Розничная выручка, ИП».

Бланк «Получение оплаты за оказание услуг по договору, ООО».

Бланк «Получение средств на базе авансового отчета, ООО»

Роль печати и кассира

Кроме бухгалтера в заполнении ПКО участвует кассир.

Законодательно определено:

• пересчитывать наличные средства кассир обязан в поле зрения лица, от которого он их принял;
• если фактическая сумма не соответствует заявленной, кассир обязан предложить клиенту доплатить либо вернуть разницу;
• отказ клиента произвести доплату обязывает кассира вернуть внесенные средства, перечеркнуть заполненный бланк ПКО и обратиться к бухгалтеру (или к специалисту, наделенному полномочиями) для оформления прихода фактической суммы;
• только после этого можно принять наличность;
• убедившись в правильности оформления бланка, кассир заверяет его подписью и печатью организации;
• если к ордеру прилагаются дополнительные документы, они должны быть отмечены штампом (либо записью «Получено»), который содержит полную дату их принятия;
• правильно заполненный приходник разделяется по линии отрыва;
• квитанция отдается лицу, от которого поступили средства.

Несмотря на то, что приходник используется в кассовой дисциплине несколько десятков лет, существуют разночтения в отношении места проставления на нем печати организации.

Мнение, что печать ставится на квитанции, но при этом часть оттиска должна захватывать основную форму приходного ордера, базируется на том, что в случае претензий, совпадение оттиска печати станет подтверждением, что квитанция и основная форма ордера представляют собой один документ.

Подтверждения этому мнению в законодательстве отсутствует. Возможность «разрезать» оттиск печати также сомнительна. Этот факт может послужить причиной для претензий со стороны органов контроля.

При оформлении документов следует руководствоваться законодательными нормами. Бланки и принцип их заполнения в 2020 году не изменились. Согласно установленному в стране порядку ведения кассовых операций квитанция к ПКО выдается на руки после того, как кассир поставит на ней дату прихода денег, роспись с расшифровкой и печатью, а также обеспечит заверение ПКО подписью главного бухгалтера (п. 5.1 указ №3210-У Центробанка России от 11.03.14).

Подтверждением того, что основное тело бланка и квитанция представляли собой один документ, должны являться совпадения:

• наименования организации;
• номеров документов;
• суммы;
• даты совершения операции.

Сам бланк подтверждает законодательный требования тем, что отметка «М.П.» (место печати) содержится только на квитанции.

Квитанция

Чтобы правильно оформить квитанцию, необходимо заполнить существующие в ней поля:

1. В верхнее поле вносится наименование организации.
2. В строке «К приходному кассовому ордеру» прописывается номер документа и дата приема средств.
3. Строки «Основание» и «Принято от» должны быть полностью идентичны соответствующим полям в основной части ПКО.
4. В строках, предназначенных для суммы, она указывается сначала цифрами, а затем прописью.
5. Строчка « В том числе» при наличии налога заполняется его цифровой суммой.
6. Низ квитанции требует повторить запись даты приема средств, а также заверить документ подписями кассира и бухгалтера.
7. На отметке «М.П.» проставляется печать

Назначение квитанции – дублирование информации, внесенной в «тело» формы.

Как заполнять приходный кассовый ордер

Правильное оформление основной части формы ПКО определяется не только наличием необходимых подписей, но и верным внесением данных в существующие строки:

Проверка документа

Заполнение документа производится бухгалтером или лицом, имеющим на это полномочия. Проверка ПКО входит в обязанности кассира.

Им производится:

• сверка суммы полученной фактически и указанной в приходнике;
• проверка наличия и подлинности подписей на ПКО;
• проверка полноты и правильности оформления формы;
• контроль за наличием всех приложений, которые указаны в ордере.

Если вышеперечисленные требования не соблюдены, кассир не имеет право отдавать квитанцию. Именно он отвечает за доработку или выписку нового документа.

При формировании приходника нельзя допускать:

• ошибок;
• помарок;
• исправлений;
• принятия суммы до проверки ПКО;
• путаницы в датах.

Испорченный бланк следует уничтожить и составить новый.

При неверном заполнении ПКО, а также при получении средств без положенного оформления сотрудника ждет штраф и дисциплинарное взыскание, так как операция прихода денежных средств не учтенная положенным образом, как минимум, нарушит общий финансовый учет фирмы. Это автоматически внесет неразбериху в бухгалтерские и налоговые отчеты.

Кроме того, обнаружение нарушения органами государственной проверки может повлечь за собой наложение на организацию штрафа до 50000 рублей.

Прочие нюансы

Форма ордера достаточно понятна, однако часто вопросы возникают тогда, когда начинается её заполнение. Это связано с тем, что при составлении ПКО следует учитывать некоторые нюансы.

Особое внимание уделяется регистрации платежа в день его получения. Поэтому дата получения средств и дата приходника должны быть идентичны. В противном случае предприятию может грозить штраф.

Нумерация приходников в течение года непрерывна. Игнорирование этого требования также может привести к проблемам.

Строка «Структурное подразделение» заполняются только при приеме средств от персонала фирмы. При заполнении приходника от сторонних лиц и организации заполнении строки не требуется (в графе ставится прочерк).

Если компания работает по УСН, ячейки «Дебет» и «Кредит» не заполняются.

Особые требования к заполнению суммы:

• начинаться запись должна с заглавной буквы;
• тысяча рублей должна быть записана, как «одна тысяча»;
• копейки указываются цифрами;
• оставшееся после заполнения строки место должно быть отчеркнуто.

Сумма записывается таким образом для того, чтобы не было возможности внести в неё изменения и дополнения впоследствии. Поле «В том числе» не может быть пустым. Либо туда вписывается сумма НДС, либо сноска «Без НДС». В конце дня все ПКО подшиваются к отчету кассира.

Индивидуальные предприниматели часто интересуются, можно ли продолжать вести кассовый учет, как и раньше. Освобождение ИП от необходимости заполнять приходный кассовый ордер и кассовую книгу не носит запретительного характера. Если кассовая политика, применявшаяся фирмой до введения указа Центробанка, удобна и привычна, можно продолжать вести кассовый учет на общих основаниях.