Сотрудник любой организации, ссылаясь на уважительные причины, может обратиться к начальнику и попросить предоставить ему бесплатный отпуск. В законодательстве не установлен список весомых причин, поэтому они устанавливаются работодателем самостоятельно.
В ТК указаны группы работников, которым нужно ежегодно предоставлять бесплатный отпуск. Для каждой категории этот отпуск будет иметь разную длительность. Если сотрудник отсутствует на работе, то этот момент должен оформляться документально.
Перед отпуском сотруднику нужно написать заявление, в котором будет указана длительность и причина отсутствия на работе. Заявление сотрудника – основание для оформления приказа.
Если организация имеет большое количество сотрудников, то данное заявление сначала должно быть подписано начальником структурного подразделения, где числится работник, желающий идти в отпуск. После этого руководитель предприятия подписывает заявление. Данные приказы могут составляться как на бланке организации, так и на обычном белом листе формата А4, если бланк отсутствует.
- Общие положения
- Когда это нужно
- Закон и установленные сроки
- Обязанности организации
- Содержание разделов
- Образец подготовки приказа на отпуск без сохранения заработной платы
- Прочие формальности заполнения
- Что также нужно учесть
- Ситуации, когда отказ запрещен
- Порядок отдыха за свой счет
- Судебная практика
- Часто задаваемые вопросы
Общие положения
Когда это нужно
В законодательстве сказано, что отпуска разделяются на такие разновидности:
| Основной оплачиваемый отпуск, предоставляемый сотрудникам ежегодно |
|
| Дополнительный отпуск | Второй разновидностью является дополнительный отпуск, который может быть предоставлен определенным категориям сотрудников:
|
| Отпуск без сохранения зарплаты | Эта разновидность отпуска имеет название также «отпуск без содержания» или же «бесплатный отпуск». В отличие от предыдущих разновидностей, гарантирующих и оплату, и сохранение места работы, бесплатный отпуск может гарантировать только сохранение рабочего места. Бесплатный отпуск может быть предоставлен сотрудникам только по их желанию. |
Приказы об отпусках оформляются на бланке, который был утвержден государством. Бланк, используемый при оформлении приказа, должен быть актуальным в 2020 году. Данный бланк не обязателен, и работодатель может оформить приказ на обычном листе бумаги. В унифицированный бланк приказа должна включаться вся информация о работнике, а также о предоставляемом ему отпуске.
Закон и установленные сроки
Все условия, касающиеся бесплатных отпусков, регламентируются ст. 128 ТК РФ.
Категории сотрудников, по просьбе которых директор организации обязан предоставить им бесплатный отпуск:
- участники ВОВ имеют право на получение бесплатного отпуска длительностью 35 дней;
- пенсионеры, которые вышли на пенсию по возрасту, но продолжающие работать, могут получить 14-дневный отпуск;
- инвалиды, которые работают, имеют право на отпуск, длительность которого 60 дней;
- родственники военнослужащих и сотрудников силовых структур, погибших во время работы, или в связи с болезнью, полученной на работе, полагается бесплатный отпуск продолжительностью 14 дней;
- любому сотруднику по уважительной причине полагается 5 дней отпуска;
- в других ситуациях, которые могут быть предусмотрены в ТК.
Существуют некоторые ситуации, в которых работнику обязательно должен быть предоставлен бесплатный отпуск.
К таким ситуациям относятся:
- сотрудник женится;
- у работника родился ребенок;
- смерть и похороны близкого родственника.
Работодатель может предоставлять своим сотрудникам отпуск и по другим причинам, которые он посчитает весомыми.
Максимальная длительность бесплатного отпуска может изменяться в зависимости от категорий сотрудников.
В законодательстве установлена такая длительность бесплатных отпусков:
| Категории сотрудников | Основания | Максимальная длительность |
| Любой наемный работник по уважительным причинам | Ст. 128 ТК РФ | 5 дней |
| Ветераны ВОВ | 35 дней | |
| Пенсионеры | 14 дней | |
| Родственники погибших военнослужащих | 14 дней | |
| Работающие инвалиды | 60 дней | |
| Герои Социалистического Труда | Федеральный закон №5-Ф3 от 09.01.97 г. | 21 день |
| Участники боевых действий | Федеральный закон №5-Ф3 от 12.01.95 г. | 35 дней |
| Сотрудники, которые пережили блокаду Ленинграда | 35 дней | |
| Сотрудники, получившие группу по инвалидности в связи с участием в боевых действиях. | 60 дней | |
| Сотрудники, которые совмещают работу и учебу | Ст. 173-174 ТК РФ | 10 дней – 4 месяца. Зависит от цели бесплатного отпуска |
| Работники, осуществляющие свою деятельность в условиях Крайнего Севера | Ст. 322 ТК РФ
Статья 322. Порядок предоставления и соединения ежегодных оплачиваемых отпусков |
Отпуск имеет длительность столько дней, сколько нужно затратить на то, чтобы добраться до места отдыха и назад |
| Родитель, имеющий ребенка до 14 лет | Ст. 263 ТК РФ
Статья 263. Дополнительные отпуска без сохранения заработной платы лицам, осуществляющим уход за детьми |
14 дней |
| Сотрудник, который имеет двух и более детей до 14 лет | 14 дней | |
| Сотрудник, имеющий несовершеннолетнего ребенка, который признан инвалидом | 14 дней |
Обязанности организации
Бесплатные отпуска условно делятся на 2 категории:
| Отпуска, которые организация вправе предоставить | К ним относятся любой отпуск по уважительной причине. Только руководитель устанавливает весомость указанной сотрудником причины. Длительность отпуска устанавливается соглашением обеих сторон. Если сотрудник был отправлен в бесплатный отпуск по инициативе организации, то она может быть оштрафована. |
| Отпуска, которые обязательно должны быть предоставлены организацией | Примером являются отпуска, регламентируемые Трудовым Кодексом. В таблице, которая приведена выше, указан перечень групп сотрудников, которым запрещается отказывать в предоставлении отпусков. Отказ организации предоставить им отпуск приведет к негативным последствиям. |
Содержание разделов
Приказ на отпуск без сохранения заработной платы состоит из трех частей:
- заголовочная часть;
- содержательная часть;
- оформляющая часть.
Сам документ включает в себя такие разделы:
| Раздел «Наименование и коды организации» | Является шапкой документа, и должен содержать название предприятия и ее код, согласно ОКПО. Также здесь нужно указать код по ОКУД. |
| «Информация о сотруднике» | Вносятся все данные о работнике, который уходит в отпуск: Ф. И. О. и табельный номер сотрудника. |
| Третий раздел | Указывается структурное подразделение, где работает сотрудник, его профессия. Сокращать данные категорически запрещено. |
| Четвертый раздел | Указывается период предоставления бесплатного отпуска сотруднику. Каждый период начинается со дня его поступления на работу. |
| Пятый раздел | Указывается разновидность отпуска (основной или дополнительный) и указывается дата начала и окончания отдыха. |
| «Длительность отпуска» | Содержит данные о длительности основного и дополнительного отпуска. В нем указывается конкретный период. |
| «Подпись руководителя» | Указываются инициалы уполномоченного лица, а также остается место для его подписи. |
| Последний раздел | В конце приказа ставятся его дата и номер. Номер приказа указывается только после того, как приказ будет зарегистрирован в журнале приказов. |
Последним шагом идет ознакомление сотрудников с приказом. Работник подтверждает ознакомление своей росписью.
Книга покупок НДС оформляется на основании счетов-фактур по расчетам по экспорту или импорту.
Как выглядит книга учета УСН — вы можете найти далее.
Образец подготовки приказа на отпуск без сохранения заработной платы
Пример, как правильно заполнять установленную законодательством форму Т-6, находится в общем доступе в интернете, поэтому многие специалисты, которые сомневаются в правильности оформления приказа, могут воспользоваться образцом заполнения. Приказы об отпусках составляются сотрудникам службы управления персоналом.
Руководитель организации должен обязательно его подписать, а после с содержанием приказа нужно ознакомиться сотруднику не позже, чем за 14 дней до того, как начнется отпуск. Подобные приказы составляются в одном экземпляре.
Приказ на отпуск без сохранения заработной платы включает в себя такую информацию:
- полное название организации;
- дату, когда был составлен приказ и его номер;
- так называемое «тело» приказа, где указывается должность сотрудника, причина и длительность отпуска;
- основание для составления данного приказа;
- подпись и инициалы руководителя;
- строка, для ознакомления сотрудника с приказом.
Прочие формальности заполнения
Длительность бесплатного отпуска не ограничивается никаким сроком в коммерческих организациях. Только государственные и муниципальные предприятия имеют ограничения. В ТК РФ говорится о том, что не включаются в трудовой стаж бесплатные отпуска, которые длятся больше 14 дней.
Приказы о предоставлении отпусков сотрудникам, работающим в тяжелых и вредных условиях труда и сотрудникам, уходящим в отпуск по уходу за ребенком, хранятся 75 лет. Срок хранения остальных приказов об отпусках составляет пять лет.
Пока сотрудник отсутствует на работе, все его обязанности распределяются среди других сотрудников или же на его должность принимается другой сотрудник по срочному трудовому соглашению.
Бывают случаи, когда необходимо отозвать сотрудника из отпуска. Это становится возможным только после того, как работником будет написано заявление, что он отозван по собственному согласию. Не допускается отзывать работников, находящихся в декрете или сотрудников, работающих в тяжелых или опасных условиях.
Что также нужно учесть
Ситуации, когда отказ запрещен
Как было сказано, существуют ситуации, в которых отказ в предоставлении отпуска будет считаться незаконным:
- по уважительной причине;
- ветеранам ВОВ;
- пенсионерам, которые продолжают работать;
- инвалидам, которые работают;
- иных случаях, указанных в ТК РФ.
Подобный отказ может повлечь за собой административный штраф в виде наказания. Часто случаются конфликтные ситуации на предприятиях из-за того, что работодатель неправильно определил лиц, которые относятся к категории близких родственников (когда уважительной причиной для предоставления отпусков является смерть родственника). Такие конфликты случаются из-за того, что законодательством не установлен перечень родственников, считающихся близкими.
Также руководитель организации должен предоставлять бесплатный отпуск сотрудникам, которые являются совместителями. Длительность данного отпуска не должна быть меньше, чем длительность отдыха сотрудника на основном месте работы. Директор организации не имеет право отказать предоставить отпуск также гражданским и муниципальным служащим, Героям СССР и т.д.
Порядок отдыха за свой счет
Существует установленный порядок, которого нужно придерживаться при оформлении отпуска за счет сотрудника:
- Сотрудником, желающим уйти в отпуск, предоставляется заявление, которое должно содержать такие данные:
- причина, по которой он будет отсутствовать на работе;
- дата ухода;
- длительность отпуска.
- Вторым шагом оформляется приказ о том, что отпуск предоставлен.
- Следующим этапом сотрудник должен ознакомиться с приказом.
- Внесение информации в личную карту сотрудника.
- Последним шагом идет внесение информации в табель учета рабочего времени, имеющего форму Т-12 или Т-13.
Табель учета рабочего времени (бланк Т-12)
Образец заполнения табеля учета рабочего времени (форма Т-12)
Образец заполнения табеля учета рабочего времени (форма Т-13)
Табель учета рабочего времени (бланк Т-13)
Судебная практика
В судебной практике были случаи, когда сотрудник и работодатель попадали в неловкие ситуации из-за того, что сотрудника нет на рабочем месте.
Примером такой ситуации может служить случай: сотрудника, который считал, что находится в бесплатном отпуске, не было на работе довольно долго. Сотрудником было подано заявление, начальником был одобрен отпуск, но по каким-либо причинам не был оформлен приказ на отпуск.
В связи с этим, работодатель вынес дисциплинарное взыскание сотруднику из-за отсутствия на работе. Обращение в суд не помогло сотруднику, так как судебный орган постановил правильность действий работодателя из-за того, что не был оформлен приказ об отпуске, а, следовательно, сотрудник отсутствовал на работе по собственному решению.
Для того чтобы избежать подобных ситуаций, сотрудникам нужно следить за оформлением приказов об отпусках и внесением данных в личную карту.
Часто задаваемые вопросы
Из-за того, что в ТК РФ только одна статья посвящена бесплатному отпуску, у многих людей накопилось немало вопросов.
Ниже приведены примеры подобных вопросов:
| У сотрудницы организации есть сын, которого призвали в армию, и из-за этого она попросила предоставить ей бесплатный отпуск. Однако организация сейчас переживает довольно тяжелое время, и предоставить отпуск в данный момент просто невозможно. Есть ли возможность отказать в отпуске? | В ТК нет перечня причин, считающихся уважительными для отсутствия на работе. Работодатель сам определяет весомость приведенных аргументов и сам вправе решать одобрить бесплатный отпуск или отказать в нем. |
| Было принято решение провести капитальный ремонт в офисе организации и из-за этого всех сотрудников нужно отправить в бесплатный отпуск на некоторое время. Как сделать все правильно и по закону? | Как было сказано, руководитель организации не может самостоятельно отправить сотрудников отпуск, поэтому существуют такие способы решения данной проблемы:
|
| Что делать, если работник не был на работе продолжительное время, и направил заявление по почте, в котором попросил предоставить ему бесплатный отпуск? | Работодатель сам вправе решить, нужно ли предоставлять такому сотруднику отпуск или нет. Если начальник откажет в предоставлении отпуска, то сотрудниками кадровой службы будет составлен акт о том, что сотрудника не было на работе, а по его выходу на рабочее место к нему будут применены меры. |
| Сотрудник ушел в бесплатный отпуск на полгода. На его место был принят новый сотрудник, с которым оформили срочное трудовое соглашение. Но после первого месяца отпуска сотрудник сказал, что хочет вернуться на работу. Как поступить с вновь принятым сотрудником, который нанят по срочному трудовому соглашению? | Точного ответа на этот вопрос в законодательстве нет, поэтому можно придерживаться двух вариантов выхода из этой ситуации:
|
Как бухгалтер составляет книгу учета доходов и расходов — читайте вот здесь.
Отсюда вы сможете узнать, как должны выглядеть копии СЗВ-М, которые предоставляются сотруднику компании.
