Нормальное развитие небольшой организации или крупного предприятия просто невозможно без финансовых затрат. Наличные средства помогают оплатить командировку и включены в представительские расходы.
С их помощью ведется повседневная хозяйственная деятельность в главном офисе и всех филиалах, нередко расположенных в разных городах, районах и регионах страны. Чтобы грамотно проводить подобные финансовые операции, следует найти сотрудников, которые будут распоряжаться деньгами и предоставят полный отчет.
Необходимо издать приказ о выделении подотчетных сумм. В нем четко прописывается круг лиц, несущих персональную ответственность. Оговаривается порядок предоставления, обязательные условия и сроки, когда потребуется отчитаться о понесенных расходах.
Чтобы избежать проблем с контролирующими органами, следует использовать рекомендованный образец приказа и своевременно составлять авансовый отчет. Задержки и неточности приведут к штрафным санкциям и ненужным финансовым потерям.
Основные сведения
Наличные денежные суммы бывают небольшими и значительными, могут быть употреблены на следующие цели:
- оплата служебных командировок, в том числе — средства на представительские цели;
- приобретение товаров и различной продукции как у физических лиц, так и у других организаций, компаний и предприятий;
- затраты на проведение экспедиций, геолого-разведочных работ;
- оплачиваются указанные услуги других хозяйствующих субъектов;
- расходы, связаны с деятельностью самой компании и всех имеющихся филиалов, вне зависимости от места их расположения.
Если имеются законные основания, можно приступить к второму этапу и найти ответственных работников, которые смогут распоряжаться наличными средствами и другими материальными ценностями, исходя из поставленных целей.
В принципе выдача под отчет говорит о том, что на конкретное физическое лицо будет возложена ответственность и суммы не должны передаваться третьему лицу. Оговорить все правила и условия для избежания малейших недоразумений должен приказ о выдаче подотчетных сумм.
Порядок предоставления
Законодательно прописан порядок предоставления денег под отчет, особых изменений в 2020 году не предвидится.
В подготовленном приказе обязательно присутствуют следующие пункты:
- Определен полный список работников (подотчетных лиц), которые должны получить наличные средства или ценности, выделенные на хозяйственные нужды и финансовую деятельность. Подбор сотрудников возложен на руководство предприятия.
- Обозначается период, связанный с расходами и проведением финансовой операции. Это необходимо для обоснования предоставления наличных сумм, выданных на определенные сроки.
- Указывается цель, не противоречащая законодательным актам. К примеру, это может быть командировка в другой город, где надо оплатить проезд, проживание и суточные расходы.
- Выдается оговоренная сумма после издания приказа или предъявления заявления сотрудника, если на нем стоит резолюция руководителя.
Понесенные расходы должны иметь документальное подтверждение, чтобы не возникло проблем с составлением отчетности.
Возврат
Изданный приказ служит основанием как для оформления кассового ордера на представительские нужды, так и для составления сметы при служебной командировке, направлении на курсы повышения квалификации или для проведения определенных работ. Выданный аванс имеет определенный лимит, но компенсация затрат происходит сразу после предъявления всех соответствующих документов. Они официально подтвердят понесенные расходы.
Отчет не надо откладывать на длительное время. Принятое положение прописывает срок в 3 дня, когда необходимо полностью отчитаться.
Сумма аванса может быть истрачена не полностью. В этом случае потребуется составить авансовый отчет и сдать остаток средств, чтобы затем удалось произвести полный и окончательный расчет.
Возникает ситуация, когда деньги выданы, но так и не были потрачены. Их возврат уже не связан с составлением отчета.
Если сотрудник заболел или ушел в отпуск и не успел отчитаться за три дня, то последствий с выплатой налогов обычно не возникнет. Следует только сразу же отчитаться после выхода на работу.
Иногда сроки отчетности переносятся руководством на более продолжительный период, который может занимать неделю, месяц и даже полгода. Пока не будет произведен полный отчет, невозможно издать новый приказ и выдать наличные средства.
Добровольный отказ отчитаться приведет к тому, что произойдет удержание определенной суммы из заработной платы. Распоряжение и приказ подготавливают через месяц со дня окончания срока, оговоренного в приказе.
При этом нельзя удерживать свыше 20 процентов от заработной платы. Само распоряжение можно оспорить в судебном порядке. Руководство также сможет оформить заявление в судебные инстанции, если был пропущен месячный срок, но не прошел один год с момента, когда должен быть сдан отчет.
Отражение в бухгалтерском учете
Для детального отражения расходования подотчетных сумм ведется строгий бухгалтерский учет:
- для избежания путаницы создан специальный счет 71, отведенный для расчетов с подотчетными лицами;
- собирается подробная информация о средствах, выданных на проведение финансовых и хозяйственных операций, командировок работников;
- дебетуется все в счетах учета, а кредитуется в счетах, связанных с затратами и приобретением материальных ценностей;
- дебет и соответствующий счет будет зависеть от проведения конкретной операции — это покупка активов и основных средств (счет 08), приобретение запасов (10) и товаров (41), материальных ценностей (15 и 16);
- при производстве и продаже продукции используются другие счета (20, 23. 25, 26, 44), связанные с основным и вспомогательным производством, понесенными расходами;
- находит свое место сумма налога на добавленную стоимость (19), дополнительные доходы и расходы (91) при неизменном счете кредита 71;
- отражены пропущенные сроки и списания (94), удержания из зарплаты или расчеты с сотрудниками (70 и 73).
Подробное отражение позволяет подводить итоги, когда наступает время отчитаться перед налоговыми органами.
Налогообложение
Полный учет расходов подотчетных сумм в немалой степени затрагивает налогообложение. Здесь есть один важный нюанс. Удобный счет 71 поможет задействовать множество других счетов бухгалтерского учета. Списание производится с использованием совершенно разных источников.
Понесенные затраты нередко включают в себестоимость продукции. Они входят в средства, затраченные на приобретение материалов, увеличение активов и основных средств.
Несколько сложнее обстоит дело с деньгами, потраченными на проведение рекламной кампании, представительскими или незапланированными командировками. Затраты должны получить свое обоснование и правильно найти место в счетах дебета.
Приобретение за наличку смазочных и горючих материалов вызывает вопросы, касающиеся выплат по налогу на добавленную стоимость. В принципе, основаниями для вычетов должны служить счета-фактуры и документы, подтверждающие оплату определенной суммы за эти материалы.
Для избежания проблем и споров нужно при использовании наличных средств не только получить кассовый чек, но также оформить счет-фактуру.
Назначение и образец приказа о выдаче подотчетных сумм
Для выдачи средств потребуется подготовить приказ, чтобы получить весомое основание. Деньги выдаются наличными, а не переводятся на карту. Особых условий к форме не предъявляется, она может быть достаточно произвольной.
Нужно включить условия, выполнение которых считается обязательным:
- На самом верху вписывается название организации, фирмы или предприятия, затем номер приказа.
- Ниже обозначается число его составления и местоположение компании.
- В первом пункте называются сотрудники, которым будут выданы наличные средства.
- Основанием может служить письменное заявление с указанием аванса или необходимости провести хозяйственную и финансовую операцию. Это бывает связано с производством и покупкой, командировкой и представительскими, активами и ценностями.
- В следующем пункте нужно указать цели. Тратить деньги на выполнение других задач непозволительно, так же как передавать их другому лицу. Обозначается срок сдачи отчета, обычно он не превышает трех дней.
- Указывается лицо, несущее ответственность за исполнение данного приказа. В основном, эта функция возложена на работников бухгалтерии.
- Утвердить документ должна подпись руководителя с названием его должности, фамилии и инициалов.
Декларация по налогу на прибыль иностранной организации сдается на общих основаниях, но в данном случае важно избежать двойного налогообложения.
В каких случаях допустима отправка налоговой декларации по почте описью — читайте вот тут.
Этот приказ не может быть составлен задним числом, потому что выданные деньги и сотрудник перестанут считаться подотчетными.
Отчет о расходах делается только после подготовки приказа и выполнения всех его пунктов в точно указанные сроки. В противном случае у налоговиков возникнут нежелательные вопросы и подозрения в том, что лицо уклоняется от уплаты налогов.
Кроме главного руководителя право подписи имеет его заместитель, ответственный работник, получивший определенные полномочия. Для оформления подготавливается расходный ордер, куда входит подготовленная доверенность или авансовый отчет.
Скачать образец приказа о подотчетных лицах
Выдают доверенность для того, чтобы действовать от имени компании на законных основаниях. Она выдается один раз и является действительной на протяжении одного года, если была указана дата выдачи. Оригинал остается у сотрудника, а все реквизиты в бухгалтерии.
Авансовый отчет
Составление авансового отчета возлагается на самого сотрудника. Обычно он входит в постоянный круг подотчетных лиц и нужно иметь определенный опыт при составлении этого документа.
Стандартная форма была унифицирована и утверждена еще в 2001 году, она заполняется в единственном экземпляре:
- отчет составляется совместно — сотрудником и ответственным работником бухгалтерии;
- он представляется не только в бумажном, но напечатанном виде (раньше для этого использовалась пишущая машинка, сегодня — компьютер или ноутбук);
- необходимо пронумеровать и указать реквизиты документов, подтверждающих затраты, на оборотной стороне отчета, а сами они прилагаются отдельно (билеты, чеки, квитанции, счета-фактуры, ордера и т.д.);
- расходы иностранной валюты должны быть прописаны на лицевой и оборотной стороне (6 и 8 графа);
- присутствует название предприятия и организации, номер и дата составления отчета, фамилия и инициалы сотрудника, его должность и табельный номер, а также основания для выдачи аванса;
- в таблице должна быть информация о предыдущем авансе с указанием сумм, затрат и остатка;
- остаток сдается и оформляется приходный ордер, при перерасходе — расходный кассовый ордер;
- отчет подписывает ответственный сотрудник бухгалтерии.
Проводится проверка, чтобы убедиться в целевом расходовании наличных средств и правильности оформления (суммы и счета указывается в графах 7,8 и 9). После утверждения авансового отчета производится списание выданных подотчетных сумм.
Сроки подачи
Наличные средства обязывают внимательно относится ко всем указанным датам и срокам. Деньги выдаются на определенный период и конкретные цели.
Срок должен определить сам руководитель, не забывая об ограничениях в нормативных актах:
- отчет подготавливают через три дня после их получения;
- служебная командировка также предусматривает трое суток после возвращения. Но если предстоит поездка за рубеж, то срок продлевается до 10 дней;
- время, указанное в приказе, может растянуться на один месяц и более, но это делают в редких случаях.
Затягивает сдачи отчета приведет лишь к тому, что не удастся издать новый приказ на сотрудника, входящего в список подотчетных лиц.
https://www.youtube.com/watch?v=2j9Os6zoBF4
Итоги
Резюмируя вышесказанное можно прийти к однозначному выводу. Грамотное и правильно оформленная документация позволит избежать проверок и достаточно крупных штрафов.
С одной стороны без выдачи налички сложно представить себе деятельность любой организации или компании. С другой стороны — траты должны быть разумными, слишком большие списания вызывают законные подозрения у контролирующих органов.
В первую очередь руководству надо определить круг сотрудников, на которых действительно можно возложить материальную ответственность. Привлекать каждый раз нового работника просто нерационально.
По каждому подотчетному ведется аналитический анализ, расчеты должны быть задокументированы и подтверждены соответствующими документами. Надо учитывать, что по одному выданному авансу иногда составляется несколько отчетов.
Не возбраняется применять инвентаризацию расходов и подготовить опись, что очень удобно при работе с кредиторами, поставщиками и покупателями. Выписка доверенности производится с использованием еще одной унифицированной формы. Она действует один год и обычно нужна при получении товаров или других ценных предметов.
Расчеты заносятся в журнал операций, составляется карточка учета и формы для одноименных отчетов. Только после оформления приказа должна выдаваться оговоренная сумма наличными средствами, иначе они не будут считаться подотчетными.
Затягивать со сдачей авансового отчета не рекомендуется. Есть прописанные сроки и задержка должна быть связана с уважительными причинами. К тому же, не удастся издать новый приказ на это же лицо, что ведет к срыву командировки или важной операции.
Приказ и отчет считается обязательным документом. Несмотря на допуск произвольной формы, следует всякий раз при их составлении придерживаться установленных стандартов.
Небрежности в оформлении говорят о нецелевом расходовании и нарушении нормативных актов. Наказание понесет руководство и ответственные лица, для сотрудника это обернется удержанием из заработной платы.
Кроме материальных потерь в виде штрафов, не исключено привлечение к уголовной ответственности, если потрачены крупные наличные средства без должного основания и документального оформления.
Уведомление о смене объекта УСН отправляется в налоговую сразу же после утверждения данного решения.
Скачать форму СЗВ-М в 2020 году можно здесь.
В этой публикации вы сможете узнать о нюансах открытия инвестиционного счета в банке.
