Чтобы компания работала эффективно, обязательным условием является грамотное распределение должностных обязанностей между сотрудниками. Практический опыт организаций, которые осуществляют деятельность по подбору персонала, показывает, что многие бизнес-структуры не имеют четкого разделения труда между работниками и структурными подразделениями. В результате на вопрос, кто за что должен отвечать, нельзя получить четкий ответ.
При условии разделения труда можно расставить персонал на те участки работы, которые будут отвечать их личностным особенностям, соответствовать профессиональным и деловым качествам. Это в свою очередь не только поднимет работоспособность, но и увеличит трудовую отдачу сотрудников.
Оптимизация и рационализация разделения труда в компании возможна лишь при условии наличия соответствующих документов, которые будут регламентировать эту сферу взаимоотношений в трудовом коллективе. Одним из таких документов является приказ о распределении обязанностей между сотрудниками.
Разделение и кооперация труда
Разделение и кооперация труда – это те понятия, которые являются базисом для его организации. Именно с их помощью определяется место каждого сотрудника в трудовом процессе, распределяются функции и обязанности, устанавливаются требования к квалификации и качеству выполненной работы.
Разделение труда – это разграничение деятельности в ходе совместного производства или выполнения услуг. Если оно выполнено рационально, это значит, что трудящиеся расставлены по рабочим местам оптимально эффективно.
А это повышает не только результаты работы, но и их работоспособность, уровень удовлетворенности и заинтересованности, снижает утомляемость. Как результат – растет уровень профессионализма рабочих, снижаются затраты и улучшается качество работы.
На предприятии выделяют такие основные виды разделения труда:
| Технологическое | Для него имеет значение структура производственного процесса, уровень механизации, объем производства и т.д. |
| Функциональное | В процессе труда определяется роль и место каждого отдельного сотрудника. |
| Профессиональное | Предполагает деление персонала на группы по специальностям и профессиям. |
Разделение труда и его кооперация – два неразрывно связанных понятия. Сложность кооперации определяется глубиной разделения труда. Под кооперацией понимается объединение разных работ и процессов для того, чтобы был достигнут конечный результат совместного труда. То есть это система отношений между исполнителями и подразделениями.
Отечественные предприятия применяют такие виды производственной кооперации:
- межцеховая;
- внутрицеховая;
- внутриучастковая.
Оптимальный вариант разделения и кооперации может быть выбран после анализа производственного процесса и его специфики, содержания работ, которые выполняются, степени загрузки рабочих мест, требований к качеству работы и иных критериев. Цель его внедрения – повышение эффективности труда.
Образец приказа о распределении обязанностей между сотрудниками:
Положение об отделах
Перед любой организацией стоит сложная задача – сформировать оптимальную внутреннюю структуру.
Между отделами должна быть налажена система взаимодействия и четко распределены сферы деятельности и функции. Все отделы должны иметь свое положение, которое является важным документом для кадрового делопроизводства и относится к локальным нормативным бумагам организации.
В нем определяется порядок, по которому создается подразделение, его структура и внутренняя организация, специфика взаимодействия с другими отделами и т.д.
Налоговый расчет о суммах выплаченных иностранным организациям доходов и удержанных налогов обязательно нужно подавать в налоговую службу в сроки, утвержденные законодательством.
Скачать бланк ОС-4а вы можете по этой ссылке.
В типовом положении обычно имеются такие пункты:
- общие положения;
- ключевые задания;
- ряд функций, которые выполняет конкретный отдел;
- права, которыми наделен руководитель;
- ответственность;
- внешние связи с другими подразделениями организации.
Особенности в небольших предприятиях
Большинству небольших компаний свойственно строить работу по принципу семейности, это означает, что при том, что обязанности распределены на бумаге, каждый сотрудник выполняет определенный участок работ на конкретном этапе рабочего процесса.
Как следствие – появление бесхозных запущенных участков работы, которыми никто не интересуется. Это приводит к накладкам, неравномерной загруженности работой и прочим неприятным ситуациям, в итоге приводящим к получению низких результатов труда.
Чтобы правильно распределить обязанности, нужно составить список дел, которые каждый выполняет в определенный период времени. Если выделить схожие работы, которые требуют приблизительно одинаковых знаний, возможно понять, какое количество исполнителей должно трудиться на каждом участке работы. Это позволит оптимизировать штат работников.
Делегирование ответственности
Хороший руководитель – это тот, кто способен вести за собой сотрудников. Его опыт и знания позволяют принимать решения, создавать благоприятный микроклимат в коллективе, что в конечно итоге приводит к высоким результатам. Не каждый, кто наделен властными полномочиями, является талантливым руководителем, способным принимать правильные решения и грамотно распределять обязанности.
Верное делегирование отдельной задачи помогает добиться достижения общих целей компании. Неверно поставленная перед исполнителем задача приводит к тому, что руководитель вынужден выполнять ее лично, а это не всегда возможно в силу различных причин. Правильный управленец тот, кто может добиться выполнения работы другими особами, а не взваливает все на себя.
За деятельность подчиненных всегда отвечает руководитель. Чтобы механизм работал исправно, с самого начала должны быть оптимально распределены права и обязанности. Существует две системы, по которым можно распределять обязанности: «елочка» и «матрешка».
В первом случае вышестоящий руководитель может пользоваться лишь частью прав и полномочий руководителя, который ему подчиняется.
Матрешка же – это система с множественным подчинением. При этом вышестоящий управленец полностью поглощает права и полномочия руководителя, который находится на ступень ниже. При этом выполнение новых более сложных задач сотрудниками дает им возможность расти и получать дополнительные навыки.
Нюансы в отделе бухгалтерии
Каждый вид финансовой деятельности предполагает, что им будет заниматься и нести за него ответственность, конкретный специалист.
В связи с этим бухгалтерия должна иметь следующих сотрудников (приведенный перечень не является исчерпывающим):
- главбух;
- его заместитель;
- бухгалтер по расчету заработной платы;
- кассир;
- ревизор;
- бухгалтер по основным средствам.
Скачать образец приказа о распределении обязанностей между сотрудниками
Главбух подчиняется непосредственно руководителю. Его должностные обязанности состоят в контроле всех финпотоков, соблюдении рациональности при использовании ресурсов компании, обеспечении целостности собственности организации и разработке стратегий, которые повысят уровень доходов.
На подобную должность может претендовать человек с высшим экономическим образованием, имеющий более 10 лет работы в бухгалтерии. Когда главный бухгалтер уходит в отпуск или болеет, выполнение его обязанностей ложится на плечи заместителя, который не только получает полномочия своего непосредственного начальника, но и будет нести ответственность, если допустит в работе промах.
Просто так без проверки уйти с предприятия главный бухгалтер не может. Это позволяет не взвалить всю ответственность на нового сотрудника, устроившегося в организацию. Уволиться работник сможет только после того, как будет проведена полная проверка и подбиты все итоги, а директор поставит подпись под соответствующим документом, тем самым удостоверив его правильность и законность составления.
Остальные специалисты выполняют одинаковые обязанности в своей узкой отрасли, а именно:
- Ведут бухучет и учет операций, связанных с хоздеятельностью. Это предполагает осуществление контроля основных средств и расходов, наблюдение за ходом продаж и производства, недопущение критических ситуаций в компании, которые будут связаны с финансовыми потоками.
- Контролируют бумаги, которые приходят с производства и проводят их сверку с имеющимися данными.
- Отражают информацию по проведенным операциям на соответствующих счетах учета.
- Составляют отчетность и калькуляцию по продукции, которая производится, для выявления мест, где появляются излишние затраты.
- Подготавливают отчетность и все необходимые для этого документы.
Дополнительно работниками этого отдела производится формирование базы, в которой хранится вся финансовая информация. Они отвечают за постоянное наблюдение за тем, как функционирует предприятие. Именно в их обязанности входит отслеживание того, чтобы параметры не выходили за пределы нормы в вопросах количество-качество, а также соблюдение плановых показателей.
Составление и образец приказа о распределении обязанностей между сотрудниками
Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками имеет следующую структуру:
- шапка, в которой указывается название компании, наименование документа, дата, когда он был составлен и его номер;
- в преамбуле указывается, о чем будет идти речь в бумаге;
- перечисляются нормативные документы, которые легли в основу издания приказа;
- в основной части указывается, каким образом распределяются обязанности между сотрудниками: их полномочия, направления деятельности, ответственность и права;
- документ подписывает руководитель компании;
- перечисленные в приказе сотрудники ставят свои подписи под документом в знак того, что они ознакомлены с бумагой.
Образец приказа можно найти на специализированных сайтах в Интернете. Составление подобного документа является обязанностью кадровика предприятия. Все проекты приказов до подписания согласовываются с руководителем компании.
Уведомление об отказе применения УСН нужно подавать в налоговую как можно раньше.
В каких случаях предприятие может увидеть отказ в получении патента — мы расскажем.
Образец заполнения новой формы декларации по УСН можно посмотреть здесь.
