Заменить ценного рабочего не всегда возможно. Временами лучше поменять отдых у сотрудника на выплату, ведь может произойти так, что нет нужных предложений на рынке труда, сроки выполнения заказа весьма сжаты и востребованы абсолютно все сотрудники и т.д.
Вполне лаконичным выходом в подобных ситуациях будет именно составление приказа о замене части отпуска денежной компенсацией. Чем это выгодно? У вас уже имеется проверенный рабочий, качественно выполняющий порученные задания. Когда же происходит кратковременное замещение сторонним лицом, особенном молодым, возможна ситуация, при которой рабочий не готов выполнять все необходимые задачи, а это чревато проблемами.
Вполне логично, что сейчас часто применяется подобная практика. Подобной ход хорош и для работника, и для работодателя. Работник получает двойную прибыль, что есть несомненный плюс для него, а работодатель, в свою очередь, не задумывается над поиском кадров для замены сотрудника.
Понятие процедуры
Может показаться, что процедура весьма проста как для понимания, так и для исполнения, однако здесь есть свои подводные камни, которые могут нарушить положительный исход дела.
Вообще, само осуществление подобной действия возможно не во всех случаях. Данный процесс регулируется Трудовым Кодексом Российской Федерации, а именно его статьями под номер 126 и 127. Исходя из них можно с уверенностью сказать, что произвести такую замену можно только в двух случаях, о которых будет сказано далее.
Важно понимать, что подобная инициатива сотрудника является его собственным желанием и не обязательна к исполнению. Начальство самолично решает, возможна ли подобная процедура, имеет ли она смысл в сложившейся ситуации. Разумеется, когда начальнику будет не выгодно, он ответит отказом.
Когда это возможно
Первый случай – сотрудника уволили с места работы. Второй случай – у работника более 28-ми дней годового отпуска.
При наличии факторов, повышающих длительность ежегодного отдыха, в частности, специфической трудовой деятельности, особых климатических условий места нахождения фирмы, сотрудник может подать своему начальнику заявление, составленное в письменной форме, в котором он представит прошение о возмещении ненужной части отпуска денежными средствами.
Однако, как мы уже выяснили, работодатель, в свою очередь, имеет такое же право отказать работнику.
Если подходить к ситуации в общем виде, то чтобы реализовать такое право работнику нужно подать специальное заявление. Разумеется, при соблюдении положений, речь о которых шла выше. Работодатель же обязан рассмотреть письменное прошение и предоставить однозначный ответ.
К каким категориям это неприменимо
К сожалению, ряду людей подобная процедура невозможна. ТК содержит такой ряд людей.
Приведем примеры сотрудников, которым по закону представляется возможным получить подобную компенсацию взамен части отпуска:
- сотрудники, которые работают в опасных для здоровья условиях;
- лица младше восемнадцати;
- беременные женщины.
В подобных ситуациях есть исключения для работников, чья деятельность носит опасный для здоровья характер. У подобных групп работников имеется обязательный дополнительного отпуск, при том полностью оплачиваемый. Длительного подобного отдыха довольно сильно варьируется в определенных пределах, но никогда не составляет меньше 7 суток.
Иными словами, продлить срок такого отпуска можно, а вот уменьшить нельзя. Компенсации эти дни не подлежат ввиду запрета ТК. Однако при длительности такого отпуска более 7 суток, можно подобный излишек заменить денежными средствами.
Чтобы подобный процесс был законным, следует соблюсти два несложных правила. Во-первых, нужно чтобы сотрудник самостоятельно подал заявление в письменной форме с прошением о реализации указанного процесса. Помимо этого, следует заключить дополнительное соглашение, которое будет внесено в трудовой договор. Стоит знать один нюанс. Имеется статья о социальной защите людей, пострадавших в Чернобыле, которая гласит о невозможности проведения такой процедуры для указанных лиц.
Зачем существует подобный аспект? Это не что иное, как форма социальной поддержки пострадавших в Чернобыле. Подобным сотрудникам дается дополнительных отдых, который может быть даже и не обговорен при заключении трудового договора с начальником. В таких ситуациях местные социальные органы возьмут на себя оплату этого временного промежутка, а не начальник.
Сколько дней можно заменить
Многих людей интересует, сколько же разрешено заменить дней с помощью подобной компенсации? Можно с уверенностью сказать, что по ТК нет никаких границ. Но это не дает права замены отдыха платой целиком. Трудовое законодательство говорит нам лишь о замене определенной фрагмента отдыха больше срока 28 дней.
Значит, проведение подобной процедуры возможно только тогда, когда вашим сотрудникам дается не только дополнительный отпуск, но и увеличенный основной. Эта форма трудовых взаимоотношений регулируется ТК в ст. 116-й и 115-й.
Статья 115. Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска
Этапы оформления
Чтобы осуществить указанный процесс, нужно верно пройти три последовательных этапа:
- Составление приказа о замене части отпуска денежной компенсацией.
- Осуществить запись в личной карте.
- Произвести перерасчет отпускного графика и на его основе составить новый, с внесенными поправками.
У каждого этапа есть определенные основания и особенности:
| Первая стадия | Основание – заявление сотрудника в письменной форме.
Особенности – заявление пишется в свободной форме, однако должны сохранятся определенные реквизиты, а именно:
Важный момент — приказу непременно необходимого содержать визу сотрудника, являющуюся подтверждением того, что он ознакомился с документом. |
| Вторая стадия | Здесь приказ будет являться основанием.
Особенности – для правильного оформления документа, нужно особым образом заполнить 7 раздел:
|
| Третья стадия | Особенности – в поле №10 пишется о факте обмена фрагмента отдыха, помимо этого нужно сослаться на нужные реквизиты. Основанием все также является приказ. |
Составление и образец приказа о замене части отпуска денежной компенсацией
Одобрение начальником компенсации фрагмента отдыха деньгами сопровождается подписанием заявления сотрудника и изданием определенного документа. С помощью этого приказа и происходит оформления всех узловых действий.
Приказ непременно имеет такие пункты, как:
- номер приказа, дата, в которую он был создан;
- отсылка к содержанию ТК;
- ФИО сотрудника, должность, табельный номер, а также где проходит непосредственное исполнение своих обязанностей;
- время замещаемого отдыха;
- создание приказа невозможно без основания — письменного обращения работника с указанием даты и номера регистрации;
- ФИО начальника, который занимался изданием.
Когда составление документа завершилось, нужно произвести информирования работника по поводу издания приказа под его роспись, также с указанием даты.
Журнал регистрации должен непременно пополниться информацией о приказе. Этот документ по закону хранится пять лет и не меньше.
Форма ПМ-Торг считается отчетностью месячного типа и сдавать данный документ нужно обязательно в срок.
Как выглядит уведомление о прекращении предпринимательской деятельности по УСН — смотрите тут.
Так выглядит образец заявления:
Генеральному директору ООО «Рога и копыта»
Пахомову О.О.
Менеджера по закупкам
Яковлева Ивана Андреевича
Заявление
Прошу заменить мне часть отпуска за период с 06.06.2016 г. по 06.06.2017 г., превышающую 28 календарных дней основного отпуска и составляющую 11 календарных дней денежной компенсацией.
Порядок расчетов
В статье 139-й ТК содержится закрепленный показатель расчетов.
Чтобы вычислить среднюю зарплату, в частности, за 1 день, производят расчеты 12-ти месяцев предыдущего года. Данное значение делят на 12, что является показателем месяцев, а потом и на 29,3, что является показателем усредненного месяца.
Например, имеется 32 дня. Из них 4 можно оплатить. Если предположить, что за прошлый год было получено 200 тысяч, то получится такая формула: (200000 / 12) / 29,3 = 568,82. Столько составит средняя зарплата за день. Теперь умножаем на 4 дня. 568,82 * 4 = 2275,28. Это и будет являться необходимой суммой для выплаты.
Налоги и взносы
Сумма, которая выплачивается вместо определенной части – это неотъемлемый заработок работника. К сожалению, эта сумма не находится в списке исключений, который не облагаются НДФЛ. Иначе говоря, здесь имеют место быть налоги и взносы, так что придется отчислить определенную часть в пользу НДФЛ.
Платить налог нужно в тот же день, когда произошло перечисление денежных средств на счет работника.
Данная компенсация облагается взносами в пользу:
- ФСС;
- ФФОМС;
- ПФС.
Данные выплаты регламентированы и законодательно закреплены в 9-й статье ФЗ, а также статье 20.2 того же ФЗ.
Запись в личную карточку работника
Финальная стадия оформления процедуры – это внесение определённой информации в личную карту сотрудника. Личная карточка сотрудника является не чем иным, как так называемой T-2 формой.
Эта карта служит для перенесения всех необходимых данных о работнике. Разумеется, в ней имеется информация и об отпусках.
- период предоставления;
- число дней;
- вид;
- начало и окончание;
- основание запроса.
В случае денежной компенсации происходит следующее информационное заполнение:
- временной отрезок;
- количество дней;
- замена отпуска;
- денежная компенсация;
- основанием является приказ с проставленным датой и номером.
Также следует непременно перенести все изменения для составления новых отпускных графиков. Необходимые сведения пишутся в графе под примечания.
Утвержденный профстандарт «Бухгалтер» поможет специалисту выполнять свою работу по всем правилам.
В каких случаях составляется бланк о невозможности удержать НДФЛ — расскажем в этой статье.
Отсюда вы узнаете подробности оформления приказа об утверждении расчетного листка.
