Предприятия смогут приносить большую прибыль только тогда, когда его сотрудники будут максимально эффективными. Для повышения производительности сотрудников на каждом предприятии должны быть разработаны должностные инструкции. Под данным понятием подразумевается документ, с помощью которого устанавливаются должностные инструкции каждого сотрудника. Они нужны для того, чтобы у сотрудников не возникало вопросов по поводу их обязанностей и условий труда.
Основанием для их введения является приказ об утверждении должностных инструкций. Этот приказ необходим для приобретения должностными инструкциями юридической силы. Его подготавливают сотрудники отдела кадров или руководители структурных подразделений.
Приказ может утверждать сразу несколько должностных инструкций. Для этого в нем должен быть указан перечень инструкций. В случае введения в организации новой должности, для нее нужно разработать должностную инструкцию и утвердить ее отдельным приказом.
Приказ завершает процесс создания документов, которые определяют функции и полномочия всех работников организации или предприятия.
Зачем это нужно
Само понятие «должностная инструкция» отсутствует в ТК РФ, но ОКУД содержит в себе упоминание о данном документе.
Ведение данных документов в организации помогает достичь таких целей:
- правильно распределять полномочия каждого сотрудника;
- более эффективно управлять работающим персоналом;
- повысить ответственность каждого работника.
Несмотря на то, что должностные инструкции играют важную роль в любой организации, они не относятся к документам, которые необходимо в обязательном порядке иметь в организации.
Наличие данных бумаг позволяет работодателю избежать конфликтных ситуаций с сотрудниками или претензий от них. Сотрудникам же должностные инструкции помогут избежать исполнения задач, которые не относятся к их обязанностям.
Разработка проходит в индивидуальном порядке, опираясь на штатное расписание организации. Без приказа руководителя об их утверждении они не могут вступить в силу. Зависимо от того, какие потребности имеет организация, может осуществляться изменение содержания должностных инструкций, но уже измененный документ также должен быть утвержден приказом.
Важным нюансом является то, что все изменения, которые вносятся в документы, должны соответствовать законодательству, и не должны нарушать права сотрудников.
Для того чтобы избежать нарушения прав сотрудников организации и прочих ошибок, должностные инструкции составляются руководителями структурных подразделений, а потом передаются юристам для проверки и правки, если она понадобится. На утвержденной руководителем организации бумаге обязательно нужно указать номер и дату приказа, являющегося основанием введения в действие.
После введения должностных инструкций каждый сотрудник должен ознакомиться с документом, подтвердив это своей росписью. После того, как сотрудник подтвердить свое ознакомление, все его действия должны осуществляться в соответствии с положениями инструкции.
Нормативы и стандарты
В ст. 8 ТК РФ говорится о том, что руководитель организации имеет возможность самостоятельно разрабатывать нормативные акты, которые не противоречат нормам трудового права. Это положение касается также и должностных инструкций, но в трудовом законодательстве нет установленных требований к их составлению. При оформлении инструкций руководством может послужить государственный стандарт 6.30.2003.
Многие предприятия не создают должностные инструкции, а указывают всю необходимую информацию в трудовых соглашениях, но большинство специалистов считает, что данные документы должны находиться в каждой организации.
Инструкции должны содержать такие данные:
- задачи, стоящие перед сотрудником во время рабочего процесса;
- требования по уровню квалификации;
- функции работника;
- права и обязанности персонала;
- ответственность работника.
Создание правильной инструкции является очень тяжелой задачей. В этом деле помощником может выступить квалификационный справочник, утвержденный Министерством труда в 1998 г. Туда нужно включить перечень работ, характеризующих должность. Также — требования, которые предъявляются к подготовке сотрудника.
Профессиональные стандарты – это новый подход к квалификациям сотрудников. В законодательстве сказано, что до 2020 г. государственные и муниципальные (школы, ДОУ и т.д.) организации должны перейти на новые требования, предъявляемые к квалификациям сотрудников. Этот переход необходим из-за того, что были обновлены служебные правила.
Кроме создания документов, сотрудникам отдела кадров также нужно оценить насколько персонал организации соответствует обновленным требованиям. В случае несоответствия, в связи с профстандартами, сотрудники должны быть отправлены на обучение. Частными предприятиями профессиональные стандарты применяются по решению руководителя.
Квалификационные характеристики
Квалификационные характеристики – это суть служебного регламента. В законодательстве понятие «квалификация» расшифровывается как знания, опыт и умения сотрудника, которые необходимы для выполнения определенной работы.
Министерство труда постановило, что квалификационные характеристики должны состоять из трех частей:
- служебные обязанности;
- что должен знать сотрудник;
- квалификационные требования.
К служебным обязанностям относятся нагрузки, необходимые к выполнению сотрудником. Категория «что должен знать» устанавливается списком требований для определенной должности, а также списком необходимых навыков, знаний и умений. В квалификационных требованиях указывается информация о необходимом образовании и о трудовом стаже сотрудника. Квалификационные характеристики содержатся в справочниках ЕТКС и ЕКС.
В 2020 году требования для работников должны разрабатываться на основании профессиональных стандартов, которые актуальны и действуют как в государственных, так и в частных организациях.
Изменения и новая редакция
Изменения в должностные инструкции вносятся либо тогда, когда изменяются должностные обязанности сотрудников, либо при изменении условий труда в организации.
Декларация по налогу на имущество организаций представляется не позже 30 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом.Образец составления акта на уничтожение печатей и штампов рассматриваем в этой статье.
Инициировать внесение изменений в должностные инструкции может:
- директор предприятия;
- руководитель структурного подразделения, где трудится сотрудник;
- сам сотрудник.
Ответственному лицу нужно подать такие документы:
- заявление сотрудника;
- если изменение инструкции было инициировано директором – его предложения;
- если руководителем отдела, то нужно представить служебную записку.
Трудовым законодательством не установлен порядок, в соответствии с которым в должностные инструкции должны вноситься изменения, поэтому он устанавливается самостоятельно в каждой организации. Данный порядок нужно закрепить в локальных документах предприятия. Перед внесением изменений сотрудниками отдела кадров проводится оценка целесообразности введения.
Скачать образец должностной инструкции
После внесения изменений в должностные инструкции составляется два приказа:
- первым составляется приказ о том, что действующая должностная инструкция потеряла свою актуальность;
- второй приказ составляется о том, что была закреплена новая редакция.
С новыми бланками также нужно ознакомиться каждому сотруднику, и подтвердить это своей подписью. Директору организации нельзя самостоятельно изменять данные документы. Такая возможность появляется только после того, как между ним и сотрудником заключается договор.
Пример содержания
В ТК РФ не установлена ни форма приказа, ни требования к его содержанию, но он должен содержать реквизиты, которые необходимо заполнить так же, как и в любом другом приказе.
Также он должен включать в себя две части:
| Констатирующая | Должна включать в себя причины, которые вызвали потребность оформления должностных инструкций. Если разработка данных инструкций или внесение в них изменений было осуществлено на основании уже созданного приказа, то здесь нужно указать ссылку на этот документ. |
| Распорядительная | Она начинается со слова «Приказываю», а дальше в ней содержится распоряжение руководителя. Все распоряжения должны начинаться с неопределенных глаголов. Здесь должны быть указаны сроки, по истечении которых приказ должен быть исполнен. В последнем пункте приказа нужно указать лицо, ответственное за его исполнение, а также должность и инициалы данного лица. |
Инструкция оформления приказа об утверждении должностных инструкций
Если сотрудник, который составляет приказ об утверждении должностных инструкций, не уверен в его правильности, то лучше обратиться к специалистам для помощи в составлении или проверки документа на юридические ошибки.
Информация о созданном приказе обязательно должна вноситься в книгу учета приказов, и на должностных обязанностях также должен быть указан номер приказа, являющегося основанием для их создания.
Без подписи руководителя компании данный документ будет считаться недействительным, и его с легкостью можно будет оспорить в суде.
Поскольку на данный момент нет правил составления и оформления приказов, которые утверждают должностные инструкции, то создаваться он может как по образцу, так и в произвольном виде.
Образец приказа об утверждении должностных инструкций
Несмотря на это, составленный приказ должен включать в себя:
- номер;
- информацию, где и когда был создан;
- полное наименование организации;
- список должностных инструкций, которые он утверждает.
Если должностные инструкции имеют большой объем, то они могут быть отмечены как дополнение. Кроме указанной информации в данный приказ могут включаться и другие необходимые данные.
Оформляться приказ, утверждающий должностные инструкции, может на обычном белом листе формата А4. Допускается также использование бумаги формата А5. Заполняться он может на компьютере или от руки, это зависит от желания того, кто его оформляет. Единственным условием является то, что приказ должен включать в себя оригинальную подпись руководителя организации.
Приказ, утверждающий должностные инструкции, создается в одном экземпляре, а потом проходит регистрацию. Во время действия данного приказа хранить его нужно вместе с другими распорядительными документами предприятия. Доступ к этим документам должен ограничиваться.
После того, как приказ станет неактуальным, его нужно передать в архив организации. В архиве он должен храниться не менее трех лет в соответствии со сроком, который устанавливается законодательством. По истечению срока хранения приказ может быть уничтожен.
Плюсы и минусы
| Преимущества |
|
| Недостатки |
|
Бланк приходного кассового ордера — документ, который должен быть подотчетен бухгалтерскому отделу.
О способах заполнения формы Т-2 специалисты расскажут далее.
Зачем бухгалтер заполняет форму ТОРГ-3 — читайте здесь.
