Долговременная сохранность документов предполагает специальные знания, отработанные процессы и надёжную инфраструктуру. В столице задачи архивирования организаций различного профиля решает компания «АРХИВАРИУСЪ» (см. www.archivarius.ru), работающая с 2001 года. Команда разработала комплексный сервис, который закрывает юридические, технические и логистические вопросы, возникающие при управлении документами любой категории доступа.
Комплексная поддержка
Специалисты формируют дела, систематизируют их по номенклатурам, проводят баркодирование и заносят метаданные в электронный каталог. Клиент получает актуальный реестр, благодаря которому легко найти нужный документ и отследить перемещение папки по полной цепочке хранения.
Оцифровка и ОТ
По запросу бумажный массив переводится в электронный вид. Используются сканеры планетарного и потокового типа, программная расстановка штрих-кодов, оптическое распознавание символов с проверкой точности. Цифровой фонд интегрируется в корпоративную систему управления контентом, ускоряет маршрутизацию документов и сокращает расходы на физическую логистику.
Хранение и охрана
Собственные площадки компании спроектированы с учётом требований Росархива и ISO 11799. Система климат-контроля поддерживает температуру, влажность, фильтрацию воздуха. Газовое пожаротушение исключает контакт воды с бумагой. Доступ к залу ограничен многоуровневой идентификацией, периметр оборудован видеонаблюдением. На каждой полке установлена RFID-метка, что исключает риск утраты папок.
Транспортировка происходит на автомобилях с защитой от перепада температур и вибрации. Курьеры проходят инструктажктаж по сохранности информации и соблюдают режим конфиденциальности. Доставку сопровождает онлайн-трекер, предоставляющий клиенту статус заказа в реальном времени.
Экспертиза ценности проводится архивистами высшей категории. Методика опирается на приказы Минкульта РФ, отраслевые регламенты и корпоративные политики заказчика. Каждому делу присваивается срок хранения, формируется акт выделения к уничтожению. Материалы временного фонда после утверждения уничтожаются на промышленном шредере класса P-5 под видеоконтроль заказчика.
Сервис правопреемства помогает компаниям при реорганизации. «АРХИВАРИУСЪ» готовит описания дел, передаёт их государственным архивам, оформляет акты приёма-передачи, исключая риски штрафов и потери корпоративной памяти.
Дополнительный блок консультаций включает разработку номенклатуры дел, оценку текущего состояния архива, аудит документов, обучение сотрудников клиента. Формат сотрудничества подбирается индивидуально: от проектного участия до полного аутсорсинга.
Бизнес получает точный бюджет архивирования без скрытых расходов, сокращает площадь офисного хранения и минимизирует трудозатраты на поиск документов. Регламентация процессов снижает вероятность санкций от контролирующих органов и улучшает управляемость информационных потоков.
Клиентам, выбравшим «АРХИВАРИУСЪ», доступна круглосуточная сервисная линия, личный кабинет с аналитикой, резервное копирование цифрового фонда. Профессиональный подход компании подтверждён лицензиями ФСТЭК, ФСБ, сертификатами ИСО и рекомендациями отраслевых ассоциаций.
Компания «АРХИВАРИУСЪ» работает на московском рынке архивного аутсорсинга с 2003 года. Профиль организации — хранение, оцифровка и комплекс сопряжённых процедур для делопроизводства банков, промышленности, медицинских учреждений и частных коллекций. Специалисты ведут проекты с учётом требований 125-ФЗ, приказов Росархива и отраслевых стандартов, при этом каждое мероприятие согласуется с клиентом через SLA.
Хранение под контролем
Склады класса А располагаются в черте МКАД, уровень климатической стабильности поддерживается автоматикой: температура +18 ± 2 °C, влажность 50 ± 5 %. Штат охранников плюс система видеонаблюдения 24/7 исключают несанкционированный доступ. Короб, дело и том маркируются штрих-кодом, что даёт возможность отслеживать перемещения через веб-кабинет. При заявке до 13:00 оригинал доставляется курьером в тот же день, скан — за час.
Оцифровка без искажений
Лаборатория оборудована планетарными и потоковыми сканерами Zeutschel, Fujitsu, Kodak. Перед стартом тиражируется контрольная тест-карта, калибровка проходит ежедневно. Файлы получают расширение TIFF, PDF/А-2 или JPEG 2000 в зависимости от техзадания. Распознавание текста ведётся ABBYY FineReader Server с проверкой оператора. При выдаче заказчик получает хеш-суммы SHA-256 и протокол контроля качества.
Дополнительные работы
Команда берёт на себя экспертизу ценности, составление описи по ГОСТ Р 7.0.8, реставрацию, микрофильмирование, дезинфекцию озоном и шредирование с подтверждающим актом. При масштабных проектах формируется мобильный отряд: сканеры, сервера, шкафы перемещаются на площадку клиента, лини и разворачиваются менее чем за сутки. На финише передаётся отчетность, электронный каталог и комплект физических носителей с резервной копией фонда.
Договор обслуживается страховой суммой до 50 млн рублей. Персональный менеджер фиксирует KPI, квартальные аудиты подтверждают их выполнение. Такой подход снижает риски, сокращает расходы на собственный архив и ускоряет доступ к первоисточнику.
