Процедура регистрации контрольно-кассовой техники

Во многих сферах бизнеса на сегодняшний день обязательно требуется установка контрольно-кассового оборудования, отсутствие которого наказывается по закону.

При этом стоит отметить тот факт, что установленная контрольно-кассовая техника должна соответствовать определенным требованиям законодательства и пройти процедуру регистрации в государственных органах, что подтвердит ее соответствие.

Именно поэтому многим бизнесменам будет полезно разобраться в том, как проводится регистрация контрольно-кассовой техники (ККТ) в 2020 году и в чем заключаются особенности проведения данной процедуры.

Что это такое

ККМ – это контрольно-кассовый механизм, обеспечивающий контроль над оборотом наличности, а также над полнотой и своевременностью расчета прибыли компании. Основываясь на показателях такого оборудования, устанавливается размер доходов для налогообложения, а основной задачей этого оборудования является фиксация на бумаге всевозможных операций, связанных с реализацией товаров или услуг.

Другой не менее важной целью использования ККТ является регистрация и сохранение всех проведенных операций.

Регистрация этих механизмов предусматривает необходимость обязательной регистрации техники в налоговой инспекции, за счет чего любые кассовые устройства могут быть легко идентифицированы, но для того, чтобы поставить свою машину на учет, придется позаботиться о выполнении определенных требований, и в частности, это касается необходимости подготовки целого ряда документов.

Зачем нужна регистрация контрольно-кассовой техники?

Регистрация ККМ должна проводиться в отделении налоговой инспекции, которая находится по месту, где зарегистрирована компания, обращающаяся в государственные органы. При этом сразу стоит отметить, что регистрационные меры являются обязательными, и их отсутствие наказывается штрафом или отстранением организации от ее деятельности.

Места торговли подвергаются регулярным проверкам со стороны уполномоченных органов, в процессе которых уполномоченные лица определяют степень работоспособности установленной техники, и в случае обнаружения каких-либо нарушений владельцам предприятия начисляются крупные штрафы.

Регистрация такого оборудования также гарантирует то, что в процессе своей деятельности юридическое лицо будет пользоваться исправной техникой, которая полностью соответствует установленным критериям. В данном случае процесс оформления непосредственно связан с оформлением контракта на регулярное техническое обслуживание, и в итоге исправный аппарат должен будет проходить периодические проверки своего технического состояния.

Требования и нормативная база

В соответствии с действующим законодательством налоговая инспекция должна обеспечивать контроль над использованием ККМ, и вся установленная кассовая техника в обязательном порядке оснащается фискальной памятью, хранящей информацию о всех проведенных операциях.

Таким образом, был создан специализированный реестр с полным перечнем кассового оборудования, допущенного к эксплуатации. Каждая отдельная модель входит в конкретную категорию, а также имеет свою сферу использования, а так как в реестр регулярно вносятся различные изменения, в первую очередь, перед проведением регистрации ККТ нужно выбрать наиболее оптимальный вид такого оборудования и купить его.

Основные требования, которые предъявляются к подобным машинам, включают в себя несколько пунктов:

• устройство должно иметь фискальную накопительную память, печатное чековое устройство, корпус и специальная контрольная лента;
• любая информация, которая проходят через устройство, не должна иметь возможности изменения, и при этом храниться на протяжении длительного времени независимо от наличия энергоснабжения;
• все данные должны указываться на чеке и контрольной ленте без каких-либо корректировок;
• оператор кассовой техники должен иметь возможность внесения определенных режимных признаков, которые укажут на невозможность изменения информации, проводимой с помощью платежных карт или проведения наличного расчета;
• возможность выведения информации, зафиксированной на контрольной ленте и в фискальной памяти устройства;
• обязательное присутствие рабочих часов, показывающих реальное время;
• возможность внесения информации о пользователе в память устройства и возможность ее корректировки в процессе перерегистрации;
• ККТ должен находиться в исправном состоянии, а в случае возникновения неисправностей нужно, чтобы специальные организации занимались его техническим обслуживанием;
• должна быть возможность работы в фискальном режиме;
• устройство должно соответствовать требованиям, установленным Государственным реестром;
• в технике должна присутствовать функция блокировки на случай отсутствия на кассовой ленте данных о фискальном режиме;
• эксплуатация ККМ должна осуществляться только при наличии полного пакета документов с отметками, включая инструкцию к эксплуатации, идентификационный знак, паспорт, марки-пломбы и отметку сервисной службы.

В соответствии с действующим законодательством предусматривается возможность использования как б/у, так и новой кассовой машины, но лучше всего купить ее в ЦТО, чтобы сократить время, необходимое для проведения процедуры регистрации.

Правила эксплуатации

Стандартные правила эксплуатации, прописанные в действующем законодательстве, выглядят следующим образом:

• в процессе покупки ККМ нужно учитывать не только удобство в эксплуатации, но еще и список моделей, которые разрешены к регистрации в Федеральной налоговой службе;
• приобретенное устройство обязательно поставить на учет в центр технического обслуживания, и для регистрации оборудования нужно будет предоставить уполномоченным лицам соответствующий договор;
• налоговый инспектор должен провести фискализацию кассового аппарата в целях сбора и хранения нужных данных (при этом устройство должно быть опломбировано);
• на кассовом устройстве обязательно должны быть голограммы, подтверждающие его регистрацию в Госреестре и ЦТО;
• использование ККМ предусматривается только после прохождения его регистрации в ФНС и получения соответствующей карточки;
• ремонт такого оборудования могут проводить только квалифицированные сотрудники ЦТО.

Заявление и другие документы

Для того, чтобы поставить свое кассовое оборудование на учет в налоговой службе, нужно будет предоставить следующие документы:

• свидетельство ЕГРН;
• оригинал договора с Центром техобслуживания;
• свидетельство о регистрации (если оформляют частные предприниматели);
• ИНН;
• приказ о назначении на должность директора или главного бухгалтера организации;
• паспорт устройства, выданный в ЦТО;
• паспорт ЭКЛЗ;
• журнал-кассира операциониста, выполненный по форме КМ-4;
• журнал учета вызова специалистов, выполненный по форме КМ-8;
• договоры аренды юридического или фактического адреса;
• паспорт-версии оборудования
• дополнительный лист к оборудованию;
• марки-пломбы;
• ККМ;
• последний баланс, который сдавался в налоговую инспекцию с соответствующей отметкой со стороны инспектора или же справка, подтверждающая отсутствие каких-либо задолженностей;
• печать компании.

Скачать образец заполненного журнала кассира-операциониста КМ-4

Все эти документы нужно будет подать вместе с заявлением на регистрацию контрольно-кассового оборудования.

Согласно ст. 5 Закона, защищающего потребительские права, возможен возврат некачественного товара без чека, но для этого потребуется предоставить иные доказательства факта их приобретения.

Какие появились штрафы, связанные с применением ККТ, не отвечающего требованиям закона, узнайте здесь.

Порядок и пошаговая инструкция

Перед тем, как купить ККМ, нужно убедиться в том, действительно ли это необходимо, так как определенные виды коммерческой деятельности могут проводиться и без обязательной установки кассового оборудования.

После этого нужно будет подобрать подходящую модель, проверив, есть ли она в действующем Госреестре. Если устройство покупается в ЦТО, то в таком случае в этом же центре можно будет заказать проведение регистрации этого оборудования, но это уже, конечно, будет стоить отдельных средств.

Далее для самостоятельной регистрации нужно будет подать заявление в налоговую службу, расположенную по месту налогового учета, после чего регистрация кассового аппарата будет проведена по фактическому адресу пользования. После того, как будут сданы все необходимые документы в отдел регистрации, налоговый инспектор назначит время, когда должна будет проводиться фискализация устройства.

Обязательно в процессе проведения фискализации должен присутствовать уполномоченный специалист ЦТО, и только после окончания данной процедуры налоговый инспектор внесет соответствующую запись в специальную Книгу учета ККМ.

Сроки и стоимость

Если все документы были заполнены правильно, то в таком случае в преимущественном большинстве случаев на проведение процедуры регистрации придется потратить не более пяти рабочих дней. При этом сразу стоит отметить тот факт, что на сегодняшний день оплата оформления кассовой техники действующим законодательством не предусмотрена.

На практике нередко случается так, что регистрация кассового оборудования затягивается на срок до 14 дней, а для ускорения этого процессе существуют различные организации, берущие на себя на платной основе обязательства по срочному оформлению. В основном сумма здесь начинается от 1500 или 2500 рублей в зависимости от того, насколько сам заказчик будет вовлечет в процесс регистрации.

Образец карточки

Карточка регистрации ККМ должна быть заполнена регистрирующим налоговым инспектором, после чего она визируется у начальника Федеральной налоговой службы.

Хранение данной карточки осуществляется в непосредственном месте эксплуатации кассового оборудования на протяжении всего срока эксплуатации данного оборудования, причем в процессе оформления в разделе «Установка по адресу» нужно написать адрес того отделения или организации, где будет осуществляться фактическая эксплуатация устройства.

Снятие с учета

Снятие с учета кассовой техники осуществляется в соответствии с заявлением владельца такого устройства, поданного в произвольной форме. На проведение данной процедуры уполномоченным лицам отводится пять рабочих дней с момента получения документа.

В заявлении обязательно нужно указать, по какой причине требуется снятие с учета данного оборудования с приложением документов, подтверждающих указанную причину. Помимо этого, заявление должно подаваться вместе с паспортом и карточкой ККТ.

После этого сотрудники налогового органа должны будут:

• распечатать фискальный отчет за весь промежуток времени, на протяжении которого эксплуатировалась контрольно-кассовая техника;
• провести повторную фискализацию контрольно-кассового оборудования;
• сделать специальную отметку о повторной регистрации в паспорте ККТ и заверить поставленную подпись печатью организации;
• внести соответствующие корректировки в книгу учета ККТ;
• провести замену регистрационной карточки, обеспечив ее соответствие новым реквизитам;
• внести корректировки в журнал кассира.

Процедура снятия с учета сама по себе является предельно схожей с постановкой на учет, и главным отличием является то, что в процессе снятия нужно будет предоставить вместе с заявлением карточку регистрации оборудования.

Изменения в 2020 году

Стоит отметить несколько ключевых изменений, которые коснулись контрольно-кассового оборудования в 2020 году:

• были внесены изменения в схему взаимодействия с налоговыми органами, вследствие чего вся информация с чеков будет направляться в ФНС по сети;
• процедура регистрации кассового аппарата стала гораздо проще, так как теперь ее можно провести в режиме онлайн;
• предприниматели, не использующие контрольно-кассовое оборудование, должны будут подключиться к онлайн-кассам до 01.07.2018, чтобы отправлять отчетность налоговой службе;
• были введены корректировки в систему чеков и бланков строгой отчетности, в которых теперь будет гораздо больше информации;
• появились так называемые операторы фискальных сведений, которые будут заниматься приемом, передачей, хранением и обработкой данной информации;
• кассовые аппараты перетерпели определенные изменения в техническом плане, и в частности, вместо фискального накопителя используется ЭКЛЗ;
• не все должны будут пользоваться онлайн-кассами, так как есть определенный вид деятельности, который не предусматривает установку новых ККТ;

Оператор фискальных данных теперь будет взаимодействовать с многими компаниями, представляя собой своеобразного посредника между компанией и Федеральной налоговой службой. Именно это лицо будет заниматься передачей кассовых электронных чеков через онлайн-кассу в инспекцию для проведения их проверки.