Чем особенны регистры бухгалтерского учета

С помощью операционных записей отражается информация в учетных регистрах, представленных различными видами учета. На форму регистра влияют особенности учитываемых объектов, а также его назначение и способ записи.

Ведение регистров предусматривает применение машинограмм, дисков, иных информационных носителей для заполнения ведомостей, книг, иных регистров. Каждый из видов предполагает свой порядок выполнения операций. Так, например, все бухгалтерские книги содержат постраничную нумерацию и оформлены переплетом. В кассовых книгах должны быть пронумерованы и прошнурованы страницы со скрепление шнуровки сургучом.

Регистры бухгалтерского учета несут в себе информацию об операциях по дебету или кредиту отдельно, или совмещенно, а в некоторых случаях детализируются записи по счету.

Что это такое и когда нужно

Данный вид учета представлен в виде табличных сведений, в которых отражаются операции по первичным документам. Проводится различие в регистрах по внешнему признаку и по материальной основе, в зависимости от преследуемых регистрационных целей.

Существует несколько классификаций, различных по следующим параметрам:

• вид;
• характер;
• содержание;
• особенности построения.

Внешне регистры подразделяются на бумажные или безбумажные. К бумажным относят карточки, бухгалтерские книги, свободные листы. Для книг характерно оформление в виде сброшюрованных графленных бумажных листов, в которых все страницы пронумерованы, а в конце прописано общее число страниц, с заверением записи главбухом или другим компетентным сотрудником. С помощью данных видов организация осуществляет контроль кассовых операций, продаж, закупок, а также обобщает информацию о движении объектов по счетам.

Карточки представляют собой спецбланки с табличной частью, рассчитанные на длительный период использования. Внешне выглядят в виде отдельных листов картона, хранимых в отдельном месте – картотеке.

Срок действия рассчитан на один год, а сами они регистрируются в спецреестре. Данный вид ученых регистров относится к числу распространенных видов учета в российских коммерческих и бюджетных учреждениях. Их легко группировать, удобнее использовать для осуществления аналитического учета по отдельному синтетическому счету.

В отдельный вид карточек выделены свободные листы или ведомости, также хранящиеся в бумажном виде. Внешне они отличаются большим форматом листов из не такой плотной бумаги, как карточки. Срок хранения свободных листов – один квартал или месяц. Местом хранения свободных листов служат папки.

Одним из достоинств данного вида является возможность использовать их при работе сразу несколькими сотрудниками, так как они не скрепляются между собой. С помощью свободных листов зачастую ведут учет амортизации основных средств, расчет оплаты труда по различных подразделениям, журнал-ордера.

К числу видов безбумажных учетных регистров относят таблицы, выполненные машинным путем (машинограммы), хранящиеся на различных цифровых, оптических носителях или в компьютере. После того, как годовой отчет утвержден, все учетные регистры подлежат группировке, сдаются в переплет с последующим архивным хранением.

Общие моменты

По своей сути, учетные регистры являются счетными таблицами, имеющими строго определенную форму согласно экономической группировки данных. Предназначены для занесения информации о хозяйственных операциях по счетам. Помимо внешнего вида, регистры бухгалтерского учета различаются по видам записи и своему назначению.

По обобщению регистры бывают хронологическими, систематическими, комбинированными. Учет в хронологических ведется последовательно, по времени поступления документов. К таким регистрам относят журнал регистрации и учетную книгу хозопераций.

Систематический регистр, образцом одного из них служит Главная книга, занимается учетом однородных хозопераций синтетических счетов. Комбинированные регистры своим названием говорят, что этот вид совмещает хронологические и систематические записи. Данный вид записей характерен для журналов-ордеров, журналов, книг аналитического учета.

В зависимости от своего назначения различают синтетические и аналитические регистры. Отражением информации в регистрах занимается бухгалтерия в соответствии с установленными правилами внесения записей и исправления ошибок. Информация заносится ручным способом без помарок или электронно. При необходимости, исправление ошибок производят корректурой, дополнительной проводкой или «красным сторно».

Для каждого ООО или иной формы организации определяется свое число регистров соответственно видам и объемам производства. Строение регистров, взаимосвязь, порядок ведения записей определен в форме бухгалтерского учета, системе построения и последовательности учетных регистров.

Избирают один из перечня форм бухучета:

• мемориально-ордерную;
• журнально-ордерную;
• таблично-автоматизированную.

Для субъектов малого предпринимательства характерно применение простой и упрощенной форм бухучета, с использованием регистра синтетического учета в виде Главной книги, где записи вносятся мемориальными ордерами. Составление оборотной ведомости, используемой для баланса, производится по итогам синтетических счетов по истечении месяца.

Журнально-ордерная форма учета относится к наиболее распространенным, где регистрами служат журналы-ордера с внесением операционных записей согласно поступившим и накопленным первичным документам, и вспомогательным ведомостям. По итогам месяца осуществляется подсчет с последующим внесением в Главную книгу.

Что говорится в законе

В регистрах учета производится систематизация и хранение информации из документов первичной бухгалтерии с отражением сведений по счетам учета и в отчетности. Порядок ведения регистров учета регламентирован соответствующим Приказом Министерства финансов №34н, подписанным 29.07.1998г. в редакции от 24.12.2010г. Последние изменения, применимые в бухгалтерском учете, были введены 08.07.2016г.

Используемые формы регистров были разработаны Минфином, и рекомендованы к применению органами, компетентными регулировать порядок бухучета, а также органами федеральной власти. Применяются общие методические принципы, регулирующие процесс учета.

Приказ Министерства финансов №34н

В соответствие с положениями закона, все хозяйственные операции прихода, расхода подлежат отражению в регистрах в хронологическом порядке и группируются по счетам. За корректность вносимой информации и защиту от несогласованных исправлений несут ответственность сотрудники, составившие документ. Для того, чтобы исправить запись, необходимо наличие обоснования, а внесенная корректировка заверена подписью компетентного лица с указанием даты внесения изменений.

Закон защищает все сведения, содержащиеся в регистрах учета, относя их к коммерческой тайне, а в отдельных случаях, к гостайне. Лица, получившие к ней доступ, обязаны хранить полученные данные, без права разглашения.

Главные формальности процесса

Вариации классификаций

Для учетных регистров предусмотрены различные виды классификаций. Помимо различия по внешнему виду и оформлению, регистры разделяют согласно характеру вносимой записи с последовательным внесением в хронологическом порядке, согласно группировке по аналитическим/синтетическим счета или в комбинированном виде.

Третий способ классифицировать является разделение по объемам вносимой информации на синтетические или аналитические регистры. Первые заводят при ведении синтетических счетов и оформляют в виде проводки с указанием даты и номера, без какого-либо сопроводительного текста. Для аналитических регистров предусмотрена возможность внесения показателей по аналитическим счетам с дальнейшим контролем движения.

В зависимости от своего строения, регистр может быть отнесет к следующим типам:

• односторонним;
• двусторонним;
• многографным;
• линейным;
• шахматным.

Если в случае с односторонним регистром учетные записи выполняются на 1 листе с объединением дебетовых и кредитовых граф, то двусторонний регистр применим в виде открытого на двух страницах счете с разделением на дебет и кредит.

В понятии многографных регистров отражаются показатели в пределах аналитического счета как по всей организации, так и по отделам, сотрудникам, затратным статьям. Еще одним вариантом является шахматный учет с отражением дебета и кредита по сумме, заносимой на пересечении строки и столбца.

Способы ведения записей

Документирование является способом отражения влияния отдельных фактов хоздеятельности на работу всего предприятия. Данный способ применим при первичной регистрации и оформлении операций.

Документ об учете составляется одновременно с выполнением операции, а если это невозможно, то сразу по окончании исполнения. Для учитываемого документа основным показателем является реквизит, которым определяется суть всей операции.

Реквизитом служит отдельный информационный элемент со смысловой нагрузкой, подразделяемый на качественные и показательные подвиды. Для качественных реквизитов характерно отражение объекта, подлежащего учету. В содержательных реквизитах имеется характеристика объекта (сорт, размеры объекта и пр.).

Для упрощения процесса обработки реквизиты группируют по однотипным признакам.

Документальное сопровождение

Все поступающие первичные документы подлежат учету согласно учетным регистрам:

В книгах	Здесь будут содержаться записи о хозяйственных операциях, распределенной согласно специфики объектов, как правило, при незначительных количествах объектов наблюдения.
По карточкам	Содержание документов оформляется в виде табличных бланков. Отличаются удобной сортировкой и наглядностью. В инвентарных карточках учитываются материальные ценности, имущество организации с введением графы по остаткам.
Свободными листами	Учет производят путем внесения в таблицы на бланках, оформляемых далее в брошюры. По свободным листам и карточкам можно вести соответствующие реестры. В отличие от карточек, в листах имеется больше информации, которая нуждается в обобщении однородных данных.
На машинных носителях	Сведения заносятся электронно и хранятся на информационных накопителях. Данный вид нужно распечатывать на бумажном носителе для последующего предъявления в различные инстанции по требованию.

Приказ об утверждении

Согласно утвержденному Минфином 04.12.2012г. документу № ПЗ-10/2012, снимается обязательность ведения унифицированных форм учетных регистров. Исключением является учет, устанавливаемый соответствующими уполномоченными органами.

С момента вступления в силу закона № 402-ФЗ с декабря 2011 года учетные регистры должны вестись с соблюдением обязательных реквизитов, а формы утверждаются на уровне руководителя предприятия и являются приложением к учетной политике предприятия.

Порядок заполнения регистров бухгалтерского учета

Согласно закону о бухучете №402-ФЗ, принятом в 2011 году, начиная с 2013 года введены изменения требований к учету. Основанием для ведения учетных регистров служит первичная бухгалтерская документация. Каждый документ подлежит учету и оформлению проводки. Особое значение имеет обдуманное распределение документов по регистрам.

ФЗ №402 с изменениями

Для бухгалтерской записи предусмотрено обязательное наличие реквизитов:

• даты записи;
• внесения номера и даты учитываемого документа;
• обоснования;
• присвоения кодов счетов и позиции учета по аналитическому счету;
• суммы.

Записи производятся таким образом, чтобы свидетельствовать об операции, соответствии ее содержанию первичного документа. Порядок внесения сведений вручную предполагает четкое и разборчивое заполнение, исключающее расхождения в трактовках.

Положения закона №402-ФЗ в число обязательных реквизитов регистров включают:

• наименование учета;
• указание субъекта, ведущего регистр;
• временные сроки хранения/ведения регистра;
• хронологическая или систематическая группировка;
• единица измерения и сумма;
• ответственные за ведение регистра лица;
• подписи ответственных.

Поддержка в форме 1С

Оперативное формирование регистров предусмотрено программой бухучета «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) или «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 2.0).

В 2020 году программой предусмотрены установленные стандарты отчетов, формируемых автоматически по:

• оборотно-сальдовой ведомости (по счету);
• шахматной ведомости;
• оборотам;
• анализу счета;
• карточке;
• справке-расчету;
• анализу субконто;
• оборотам между субконто;
• сводным проводкам;
• отчетам по проводкам;
• главной книге.

Программа предусматривает возможность дополнительного отображения единиц измерения и указания списка ответственных лиц с помощью специальных настроек, выбираемых в разделе справочника и настройки учета.

Чтобы совершить выемку и сформировать регистр, используют стандартный отчет (из списка предусмотренных программой).

Для проведения настройки и формирования отчета, заполняют поле со значением отчетного периода и выбирают требуемый к формированию счет в соответствующем поле (например, 62.01). После задачи параметров, нажимается кнопка «Сформировать».

Для внесения реквизитов при формировании регистра, нужно заполнить соответствующую информацию в следующем порядке:

1. Нажимается кнопка показа настроек с панелью настроек оформления регистра.
2. Если дополнительные настройки не отображаются сразу, необходимо применить кнопку изменения формы (находится справа вверху окна).
3. В дополнительных настройках флажками отмечают функции «Вывести заголовок», «Вывести подписи», «Вывести единицы измерения».
4. Далее еще раз нажимается кнопка формирования отчета.

В последних версиях «1С:Предприятие 8» предусматривается возможность хранения документов, подписанных с применением электронной подписи.

Практическое использование

Проверке и предъявлению инспекторам подлежат те регистры, которые приняты учетной политикой предприятия. Законом не предусмотрено назначение штрафных санкций при отказе руководителя от предъявления регистров выездным проверяющим инспекторам, если данные регистры не существуют в политике учета организации.

Во время выездной проверки налогового инспектора, чаще всего, запрашивают журналы-ордера, главную книгу, оборотно-сальдовую ведомость, иные формы отчетности по НДС и доходам. Основание для запроса станет принятый компанией список учетных регистров.

Каждая компания самостоятельно принимает решение о количестве регистров. Единого мнения относительно их числа не существует и законом не установлено. Некоторые бухгалтеры придерживаются действующих требований законодательства и принимают решение о ведении одного регистра с внесением данных о первичной документации с указанием реквизитов.

Проверка и исправление ошибок

Особые требования по ведению регистров предъявляются в отношении аккуратности и корректности отображения сведений. В записях не должно содержаться помарок, подчисток (в документах на бумажном носителе). Исправления производятся согласованно и при наличии веских обоснований относительно корректировки сведений.

Чтобы исправить ошибки, допущенным при ручном внесении сведений, придерживаются следующих действий:

1. Зачеркнуть неправильные сведения, над зачеркиванием вносится исправленный текст, число. Зачеркнуть можно только одной чертой с возможностью прочитать неправильный текст. Исправление сопровождается надписью «исправлено», подписью лица, датой исправления.
2. С помощью «красного сторно» неверную запись по корреспонденции счетов или сумме записывают красными чернилами, с заменой на вычитание при учете. Красные чернила подлежат замене черными, с оформлением записи в квадратную рамку. Данный способ используется при оформлении учета сумм по экономии денежных средств предприятия.

Ошибки, подлежащие исправлению в бухгалтерском учете, исправляются в том же отчетном периоде, когда они были выявлены.