Все организации обязаны сдавать выручку, превышающую допустимый кассовый лимит, в банк. При больших суммах предприятия прибегают к услугам инкассаторской службы банка.
Инкассация — это сбор инкассаторами из кассы денежных средств, расчетно-платежных бумаг, векселей клиентов банков с гарантией сохранности до момента сдачи в банк и зачислением впоследствии на счета клиентов.
Процедура хранения, перевозки, инкассации наличности в российских банках закреплена в Положении ЦБ РФ № 318-П от 24.04.08 (далее — Положение 318-П) и Законе № 86-ФЗ от 10.07.02. Согласно документам, инкассацию могут осуществлять только организации системы Банка России.
Главные формальности
Осуществлять инкассацию ценностей можно следующим образом:
- через обслуживающий компанию банк путем оформления договора;
- через отделение Центробанка составляется трехстороннее соглашение между ЦБ, фирмой и обслуживающим ее банком;
- через прочие банки, предоставляющие подобную услугу также по трехстороннему договору.
Задачи и функции службы
Инкассаторская служба призвана выполнять следующие задачи:
- доставлять средства предприятий в банк;
- перевозить выручку из мест торговли в офис компании для последующей сдачи ее в кредитную организацию;
- доставлять деньги и банка в кассу фирмы для выдачи заработка персоналу;
- перевозить средства в торговые точки при оформлении кредита под покупку;
- доставлять валюту из банка в пункт обмена;
- перемещать наличность между отделениями банка;
- сопровождать и охранять банковских служащих при перевозке им ценных бумаг.
Инкассация финансов хозяйствующих субъектов способствует быстрому и безопасному зачислению денег на счет, обеспечивает кассу головного предприятия и его торговых точек купюрами разного номинала и монетами. Услуги инкассаторов также включают перевозку материальных ценностей и документации.
Инкассация любого банка состоит из специалистов высокой квалификации. Они качественно выполняют свои обязанности, связанные с перевозкой различных ценностей. Кроме доставки налички, сотрудники данной службы подбирают банкноты нужного номинала и разменную мелкую монету.
Правила и бухучёт
Для каждой инкассаторской службы банк готовит явочные карты. Их форма 0402303 принята Положением 318-П. В документе фиксируют номера порожних сумок, данные компании (название, адрес, телефон), график работы, время заезда и т. д.
В зависимости от объема наличности определяется, сколько сумок потребуется инкассаторам. Каждая из них имеет индивидуальный номер. Периодичность заездов определяется по согласованию руководителей инкассаторской службы и организации.
Накануне выезда инкассаторы получают:
- сумки для налички;
- доверенности;
- штамп;
- ключи;
- явочные карты.
По приезде в компанию приемщик денег показывает кассиру:
- паспорт;
- доверенность;
- явочную карту;
- пустую сумку.
Кассир показывает образец пломбы, передает опломбированную сумку с деньгами, накладную и квитанцию к ней.
В сумку вкладываются препроводительная ведомость и реестр операций. Суммы в документах и в сумке должны совпадать.
Инкассатор проверяет:
- соответствие пломбы на сумке шаблону;
- правильно ли оформляется сопроводительная документация;
- равенство сумм в бумагах;
- совпадает ли номер на сумке со вписанным в карточку.
При ошибке в явочной форме исправление может делать только кассир. Он зачеркивает неправильные сведения и рядом указывает верные, заверяет их.
Получая сумку с наличкой, инкассатор подписывает квитанцию, ставит штамп, дату и возвращает бумагу кассиру.
При обнаружении нарушения в целостности сумки или пломбы, неверного заполнения ведомости, сумку инкассатор не принимает. При наличии времени инкассатор ждет, когда изъяны устранят либо сумку примут при повторном заезде. Запись об этом делается в явочной карте.
Если кассир не сдал сумку приемщику средств, в форме 0402303 тон пишет «Отказ», указывает причины и расписывается.
Сдача денег инкассаторам оформляется расходным ордером (РКО) с применением счета 57 «Переводы в пути».
В таблице приведены возможные проводки по оформлению операций по инкассации:
| Содержание операции | Дт | Кт |
| Оплачен счет за услуги инкассаторов | 76 | 51 |
| Учтены инкассаторские услуги | 91.2 | 76 |
| Передана наличка из кассы инкассаторам | 57 | 50 |
| Поступили деньги на счет, поступившие в банк от инкассаторов | 51 | 57 |
| Выявлена недостача средств, подготовленных для инкассации | 94 | 57 |
| Недостача отнесена на виновника | 73 | 94 |
| Недостача погашена кассиром наличными (удержана из заработка) | 50 (70) | 73 |
| Учтен излишек, зачисленный на счет | 57 | 91.1 |
Кассир несет материальную ответственность за вверенные ему ценности. При недостаче в кассе проводят ревизию.
Организации и должностные лица несут ответственность по ст. 15.1 КоАП за несоблюдение порядка работы с наличностью и ведения операций по кассе. Для уполномоченных лиц штраф составляет 4 тыс. р. — 5 тыс. р., для организации его величина в 10 раз больше.
Этапы процесса сдачи денег инкассаторам
Инкассация выручки включает следующие этапы:
| Подготовка ценностей к отправке |
|
| Сдача денег инкассаторам | Вместе с сумками инкассаторы получают препроводительную ведомость. Документ составляют в трех экземплярам: по одному для инкассатора и кассира, третий вкладывают в сумку с деньгами.
При передаче ценностей допускается присутствие следующих лиц:
Инкассатор проверяет соблюдение правил сдачи денег и при отсутствии замечаний забирает сумки. |
| Доставка налички в банк и их сдача-приемка | На этом этапе инкассаторы действуют по внутренним правилам. На них полностью лежит ответственность за сохранность денег. Приехав в банк, инкассатор действует по инструкции: выполняет определенные действия и оформляет нужные бумаги. |
Отдельные алгоритмы
Процедура инкассации ценностей может несколько отличаться в зависимости от некоторых критериев. В любом случае клиент должен заключить с банком договор на предоставление данной услуги. Ее стоимость зависит от тарифа кредитного учреждения. Выгоднее всего пользоваться сервисом обслуживающего отделения банка.
Форму типового трудового договора вы можете скачать вот тут.
Банк
Как только инкассатор забрал ценности, кассир перестает нести материальную ответственность за них.
Деньги поступают в банк по определенной схеме:
- По согласованию с клиентом разрабатывается график следования инкассаторского автомобиля.
- Инкассатор заполняет специальную карточку и отдает ее в банк.
- Сотрудник кредитной организации получает необходимые для работы атрибуты (документы, штамп, сумки и т. д.).
- Кассир накануне сдачи выручки предъявляет инкассатору бумаги, подтверждающие его право распоряжаться ими (накладная, квитанция, пломба).
- Кассир заполняет явочную карту.
- Инкассатор проверяет бумаги, сверяет суммы в них и в сумке, забирает ценности.
Когда сумка попадает в банк, уполномоченный сотрудник проверяет:
- правильность оформления сопроводительной документации;
- целостность сумки и штемпеля на ней;
- соответствие номеров на сумке и в накладной.
Если нареканий нет, наличка принимается. Инкассаторы возвращают ключи, карточки, штамп, доверенность. На этом процесс доставки денег считается завершенным. Банку остается перевести деньги на счет клиента. В отношении физлиц данная процедура осуществляется аналогично.
Магазин
Продавец магазина должен сдать инкассаторам наличность, превышающую установленный кассовый лимит. При передаче денег он должен их оприходовать соответствующим ордером и сдать по расходнику. Эти действия нужно отразить в кассовой книге.
Перед выездом инкассатор получает пустые емкости для денег, ключи, документы и т. д. Приехав в магазин, инкассатор предъявляет продавцу паспорт, отдает сумки, доверенность, явочную карточку.
Кассир проверяет бумаги. Если претензий нет, он заполняет сумки банкнотами, вкладывает туда ведомость и реестр, опломбирует, передает сотруднику банка вместе с сопроводительными бумагами (накладная и квитанция).
Кассиром составляется ведомость сопровождения и реестр операций. Итоговые суммы в них должны совпадать. Ту же сумму он указывает в явочной карте.
Инкассатор проверяет бумаги на наличие ошибок, целостность штемпеля, его соответствие оригиналу, пересчитывает купюры. Затем он расписывается и ставит дату в квитанции о приеме ценностей. Возвращает ее продавцу.
Если банковский работник отказывает в приеме денег, то кассир в явочном листке указывает причины, дату, пишет слово «отказ» и подписывает его.
Без кассы
Кассовые операции оформляются только при наличии ККМ. Данное требование установил Закон о применении кассовой техники № 54-ФЗ от 22.05.03. В документе указаны случаи, когда наличку можно принять и при отсутствии кассы.
В таких ситуациях предприниматель должен заполнить приходный и расходный ордера и сдать деньги в банк.
Иногда организации или ИП просят клиентов подготовить платежку, по которой сами вносят деньги на счет от имени плательщика.
Одним из вариантов зачисления на счет налички является использование сервиса «Банк онлайн». При этом наличный расчет замещается безналичным.
Указанные методы являются исключениями. При ревизии налоговики могут выявить данные факты и оштрафовать предприятие. При осуществлении наличных расчетов следует приобрести кассу и сдавать выручку в банк.
Документальное оформление и проводки
Деньги инкассаторам передает кассир по расходному кассовому ордеру. В строке «Выдать» он указывает свое ФИО, а в графе «Приложение» — первичку с номерами и датами. Кассир делает соответствующую запись в кассовой книге и оформляет препроводительную ведомость, накладную и квитанцию к сумке, явочную карточку.
Деньги уполномоченный сотрудник подготавливает, складывает в сумку вместе с ведомостью, опломбирует, передает инкассатору вместе с накладной.
Принимая ценности, инкассатор подписывает и ставит штамп на квитанцию. Она остается в организации. Такой порядок прописан в Положении 318-П.
Для отражения факта выдачи средств из кассы инкассаторам в бюджете делается проводка:
Дт 201.23.510 Кт 201.34.610.
Зачисление денег на расчетный счет оформляется так: Дт 201.11.510 Кт 201.23.610. По вышеуказанным операциям производится увеличение забалансовых счетов 17 и 18 по дебету и кредиту соответственно.
Такие операции предусмотрены Инструкциями 174н (п. 77, 78) и 154н (п. 365, 367).
Обособленные единицы не вправе передавать друг другу наличку, минуя кассу головной компании. Можно утвердить внутреннюю схему движения денег между структурными единицами, но это может привести к конфликтам с контролирующими органами.
По Указаниям ЦБ (№ 3210-У) допускается перемещение денег между подразделениями с заполнением кассовых ордеров. Правила их составления отражены в постановлении Госкомстата № 88. В расходнике по строке «Основание» пишется хозяйственная операция, например, «передача наличных представителю подразделения № 3 по заявке № 15 от 25.03.17». В приходнике аналогично оформляется поступление средств.
Бухгалтерская запись у бюджетников будет такой:
- Дт 304.04.610 Кт 201.34.610 (субсчет касса 1) — средства выданы представителю отделения 2 из кассы отделения 1;
- Дт 201.34.510(субсчет касса 2) Кт 304.04.510 — наличка поступила в кассу 2.
Итак, услуга по инкассации денег очень удобна для хозяйствующих субъектов. Ее стоимость невелика, а руководители могут не беспокоиться о сохранности денег и сэкономить время их сбора с различных торговых точек. Главное при этом — грамотно оформлять документы и действовать по установленным законодательством правилам.
Как по правилам составить акт на уничтожение бухгалтерских документов — мы расскажем.
Отсюда вы сможете узнать, как выглядит образец справки о заработной плате.
