Сотрудник, осуществляя свои рабочие обязательства на основании трудового договора, получает определенный доход в виде заработной платы. Кроме того, он также может получать премии и другие начисления. Все эти поступления получили свое отражение в справке о сумме заработной платы и других выплат.
Это документ, который составляется работодателем и подтверждает размер дохода работника. Необходимость составления подобного документа может возникнуть различных ситуациях (например, при смене работы).
Законодательством утверждена форма подобного документа: она может быть использована работодателями. А какие особенности имеет данная справка и как осуществляется ее заполнение?
Назначение документа
Справка о сумме заработной платы (форма 182н) может потребоваться в различных случаях. На практике очень часто необходимость составления подобного документа возникает в тех случаях, когда работник нуждается в начислении гарантированных законодательством пособий.
К числу подобных случаев можно отнести:
- невыполнение рабочих обязанностей из-за болезни при наличии больничного листа;
- беременность и роды;
- отпуска по уходу за ребенком до 1,5 года.
Действующее трудовое законодательство гласит, что граждане, осуществляющие трудовую деятельность на основании соответствующего договора, имеют право получения компенсаций из бюджета ФСС за период уважительного отсутствия с рабочего места и невыполнения своих трудовых обязанностей (например, болезнь).
Когда возникает необходимость начисления подобных выплат, то бухгалтер предприятия должен рассчитать их сумму. А для правильного расчета данной суммы необходимо иметь данные о среднедневном заработке сотрудника. Если работник недавно сменил место своей работы, то бухгалтер осуществляет расчет, учитывая данные справки по форме 182-н.
В данном документе указаны все фактические дни осуществления рабочей деятельности, а также суммы всех выплат, которые работник получал.
Когда необходимо составлять
Многих интересует вопрос о том, когда именно нужно составлять справку о сумме заработной платы. На практике в основном данный документ составляется в последний день работы сотрудника в данном предприятии. Действующее законодательство обязывает работодателя выдать сотруднику данную справку по указанной форме при увольнении в его последний рабочий день в данной компании.
Соответственно бухгалтер и соответствующий сотрудник кадрового отделения должны заранее составить документ по указанной форме, а руководитель должен его подписать. Справка выдается сотруднику в последний день работы вместе с трудовой книжкой и другими документами.
Но также бывают случаи, когда справка предоставляется по требованию бывшего работника. В этом случае документ составляется на основании соответствующего письменного заявления, которое было предъявлено работодателю.
Законодательством не утверждена форма заявления, и оно может быть составлено в произвольной форме. При этом работник может отправить его как по почте, так и вручить соответствующему работнику в офисе работодателя.
Важно знать о том, что бывший сотрудник может потребовать предоставление справки по указанной форме только в том случае, если трудовой договор, заключенный с ним, был расторгнут до начала текущего года.
Это основные случаи составления справки о сумме заработной платы и других выплат.
Изменения в форме с 2020 года
Как уже говорилось выше, бланк справки о сумме заработной платы утвержден действующим законодательством (приказ Минтруда от 30.04.2013г.). Но в 2020 году были введены определенные законодательные изменения и новая форма документа.
Основные изменения касаются печати работодателя. В частности, согласно данным нововведениям на бланке документа должна быть поставлена печать работодателя, если, конечно, таковая имеется.
Печать не может закрывать подпись уполномоченного лица. Она должна быть поставлена на левом нижнем углу документа.
Но в некоторых случаях работодатель может не иметь печати. В этом случае закон гласит, что если у него нет печати, то вместе со справкой необходимо предъявить документы, которые подтверждают полномочия подписавшего его лица.
К числу подобных документов можно отнести:
- документ, подтверждающий, что лицо может действовать от имени предприятия без наличия доверенности;
- доверенность на подписание подобных документов;
- паспорт лица;
- свидетельство о государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя и т.д.
Также были введены некоторые изменения, которые дают возможность применять законодательство о налогах и обязательных сборах при регулировании правоотношений, возникающих в данной сфере.
В старой форме документа не было строки, в которой можно было указать ДИП.
Структура справки о сумме заработной платы и иных выплат
Справка о сумме заработной платы имеет четкую структуру и форму, которой необходимо придерживаться при ее заполнении.
В частности, структура документа следующая:
| 1-ый раздел | В нем указываются основные данные руководителя (наименование, адрес, ИНН и т.д.). |
| 2-ой раздел | Содержаться данные работника, для которого заполняется справка (ФИО, паспортные данные и т.д.). |
| 3-ий раздел | В данной части документа необходимо указать о всех выплатах (не только зарплата, но и иные выплаты), из которых осуществлялись взносы в ПФР и ФСС. При этом сумму данных выплат нужно внести в специальную графу за каждый год. Если имеются текущие начисления, то они также должны быть указаны. |
| 4-ий раздел | В нем должна быть отражена информация об исключаемых сроках, при этом необходимо указать количество дней за каждый год, в течение которых работник не исполнял свои трудовые обязанности из-за болезни, беременности и родов или по причине ухода за малолетним ребенком. |
Необходимо помнить о том, что взносы в ФСС и ПФХ за дни, указанные в 4-ом разделе, не производятся. Также необходимо знать о том, что данные, введенные в разделы 3 и 4, должны совпадать по указанным годам.
Акт о возврате денежных сумм нужно составлять со всей точностью, чтобы в будущем недостачу не взыскали с заработной платы.
Как по правилам написать заявление на возмещение стоимости путевки — мы расскажем.
Бланк справки о сумме заработной платы:
Расчет среднедневного заработка в форме 182н
Законодательство устанавливает конкретную формулу осуществления расчета среднедневной заработной платы сотрудника. Данный порядок осуществления расчета был введен с 2013 года.
В частности, расчет осуществляется по следующей схеме:
Среднедневной заработок = ОСЗ: ЧКД – ДИП
Где:
| ОСЗ | Показывает общую сумму заработка за последние 2 года. |
| ЧКД | Показатель общего числа календарных дней (за период 2 лет). |
| ДИП | Дни больничных, отпусков по беременности, в течение которые взносы в ПФР и ФСС не осуществляются. |
Общая сумма заработка включает в себя все доходы сотрудника, из которых осуществлялись взносы в ПФР и ФСС. При этом учитываются не только сумма ежемесячной заработной платы, но и отпускные, премии и другие начисления.
В показатель ЧКД необходимо внести все те дни, в течение которых работник осуществлял свои трудовые обязанности, и которые предшествовали:
- промежутку временной нетрудоспособности;
- моменту обращения работника с целью получения справки;
- расторжению трудового соглашения.
Действующее законодательство гласит, что за те дни, в течение которых работник не осуществлял свои трудовые обязательства по уважительным причинам, за ним сохраняется его средняя заработная плата. Но при выплате пособий за подобные дни с их суммы взносы в ПФР и ФСС не осуществляются. Соответственно, эти дни не могут быть включены в расчет среднего дневного заработка сотрудника.
Инструкции и образец заполнения
Действующее законодательство предъявляет определенные требования к заполнению бланка справки о заработной плате и иных выплат. Данный документ необходимо заполнить рукописным текстом. При этом во время его заполнения нужно использовать либо синюю, либо черную ручку. Но законодательство также дает возможность работодателю заполнить справку в электронном виде.
Согласно требованиям действующего правового регулирования, в разделе 3 бланка должны быть указаны только те выплаты, с которых производились взносы в ПФР и ФСС. При этом установлен определенный лимит за каждый календарный год: начисление страховых сумм проводится именно в рамках установленного лимита.
Соответственно, в справке невозможно указать сумму, которая превышает установленный законодательством лимит. Например, в 2012 году он составлял 512 000 рублей.
Если в течение последних 2 лет были случаи, когда работник не выполнял свои обязательства по уважительной причине, то необходимо указать вид подобного отсутствия (например, беременность и роды, болезнь и т.д.). Также необходимо указать начало и конец данного промежутка времени. Данные должны быть введены в справку на основании бухгалтерской отчетности и информации, полученной от страхователя.
На справке должна быть поставлена печать предприятия, если, конечно, таковая имеется. Но она не должна затруднять читабельность документа. Также необходимо указать должность и ФИО лица, заполнявшего документ. Именно он несет ответственность за полноту и правильность заполнения данных.
Установленные законодательством инструкции заполнения справки гласят, что внесение исправлений в текст справки не допускается. Если были допущены ошибки, нужно составлять новый документ.
Возможные ошибки при заполнении
На практике очень часто при заполнении бланка справки о сумме заработной платы допускаются различные ошибки. В частности, сотрудник, который заполняет данный документ, должен особенно внимательно отнестись к заполнению раздела 3. В данной части документа необходимо указать только те выплаты, по которым осуществлялись начисления в ФСС и ПФР.
При этом также необходимо помнить о том, что законодательством установлены определенные лимиты. Их размер также необходимо учитывать при заполнении справки.
На практике бывают случаи, когда работник совмещает выполнение своих рабочих обязанностей с уходом за малолетним ребенком. Данный факт также должен найти свое отражение в тексте справки. При этом необходимо учитывать тот факт, что дни частичной занятости необходимо указать в разделе 4 вместе со днями, когда взносы в ФСС и ПФР не осуществлялись. А полученный доход за дни частичной занятости необходимо указать в разделе 3 вместе с другим доходом сотрудника.
Подобный порядок заполнения указан в соответствующих разъяснениях ФСС, которые также необходимо учитывать. Иначе документ будет считаться неправильно заполненным и не будет иметь юридической силы.
Допускаемые на практике ошибки в основном связаны именно с вышеуказанными фактами, которые необходимо учитывать.
Сроки предоставления работодателем
Закон регулирует не только порядок выдачи справки, но и сроки ее составления. Согласно требованиям действующего законодательства, справка о сумме заработной платы и иных выплат должна быть предоставлена работнику в день его увольнения. Данный документ предоставляется вместе с другими бумагами и трудовой книжкой. Именно поэтому нужно заранее его составлять.
Но законодательство также дает возможность получить данную справку на основании письменного заявления, которое может написать бывший работник. Например, необходимость получения подобного документа может возникнуть в тех случаях, когда он не был предоставлен в день увольнения или работник потерял его.
Трудовой кодекс РФ предусматривает общие сроки предоставления документов на основании заявления работника, в том числе бывшего сотрудника. Данный срок составляет 3 рабочих дней. Именно в течение указанного промежутка времени работодатель обязан предоставить бывшему сотруднику запрашиваемый документ.
При этом данный срок начинает исчисляться с момента получения заявления.
Из вышеуказанного можно сделать вывод о том, что действующее законодательство тщательно регулирует порядок и правила составления справки о сумме заработной платы и иных выплат. Работодатель должен придерживаться установленных обязательных требований. Образец заполнения документа можно найти в интернете.
Заявление сотрудника о переносе отпуска по болезни должно быть удовлетворено, даже если предприятию это не выгодно.
Форма уведомления о переходе на УСН предоставлена тут.
Как составляется уведомление о праве налогоплательщика на налоговые вычеты — расскажем далее.
