Любой работник имеет право обратиться к своему работодателю с просьбой о том, чтобы тот выдал ему справку про отпуск. Трудовое законодательство не устанавливает каких-либо правил составления данного документа, поэтому готовится она в произвольной форме. Единственное требование, которое нужно соблюдать, вносить в документ максимально возможный объем информации. Это поможет избежать разногласий и конфликтов.
Справка об отпуске с места работы запрашивается сотрудником для того, чтобы установить какие-либо факты и обстоятельства, имеющие юридическое значение. Подобный документ может понадобиться для предоставления в различные государственные органы: налоговая служба, Пенсионный фонд, судебные и правоохранительные органы и т.д.
Выдана такая справка может быть, как по запросу, поступившему непосредственно от сотрудника, так и по запросу от сторонних официальных структур. Например, подобный документ может быть запрошен в рамках уголовного или гражданского судопроизводства. На уровне закона также определено, что работодатель обязан предоставить бумагу в четко установленные для каждого отдельного случая сроки.
Что это такое
Справка об отпуске с места работы может быть запрошена работником у работодателя в любое время. До начала отпускного периода такая бумага может понадобиться тем особам, которые подают документы на визу для возможности въезда на территорию другой страны. Подобный документ в некоторых случаях требует предоставить администрация детского сада, когда ребенок не будет посещать учреждение на протяжении какого-то времени.
Нужно отметить, что, когда речь идет про получение визы, представителям посольства или консульства важнее получить документ, подготовленный работодателем, о том, что обращающийся за визой гражданин на самом деле работает в компании и получает зарплату в определенном размере.
Параллельно в этой же справке отмечается, когда работник планирует взять отпуск. Подобное возможно по той причине, что четко установленной формы справки про отпуск не существует.
Назначение
Как уже было отмечено, потребность в такой справке может возникнуть в различных случаях. Например, когда человек планирует поездку за рубеж, предоставления такого документа требуют посольства для выдачи шенгенской визы. Подлинность данной бумаги зачастую проверяется: специалисты связываются с руководством организации по телефонам, указанным в справке.
В детский сад справка с места работы с указанием информации про заработную плату и должность родителя требуется в следующих случаях:
- за ребенком, который будет отсутствовать более трех дней, будет сохранено место в дошкольном учреждении;
- у малообеспеченных семей появится возможность вносить оплату на льготных условиях;
- военнослужащие и полицейские смогут оформить своих детей в сад без очереди и т.д.
Справка про отпуск может запрашиваться органами прокуратуры, правоохранительными структурами, судебной инстанцией, если по отношению к конкретному человеку ведется разбирательство относительно его причастности к уголовному или гражданскому делу. Нередко такой документ помогает обеспечить алиби человеку и снять с него подозрения.
Порядок выдачи
Справка выдается на основании письменного заявления сотрудника, данное положение закреплено нормами Российского Трудового кодекса. Заявление, поданное в письменном виде, дает возможность определить, в какой срок должна быть выдана справка, поскольку термин выдачи ограничен тремя рабочими днями с момента обращения работника.
Соблюсти установленный срок возможно благодаря оптимизации процедуры согласования, визирования поданного заявления и назначения должностного лица, которое станет исполнителем запроса сотрудника и изготовит справку.
Некоторые работодатели пренебрегают сроками выдачи справки, отказываются принимать заявление сотрудника или вовсе не хотят заниматься изготовлением запрашиваемого документа, чем безусловно нарушают права работника.
Чтобы избежать неприятного общения с руководством, заявление можно направить почтовым отправлением с уведомлением и описью вложения. Установленный термин в три дня начнет отсчет с того момента, как письмо будет получено работодателем.
После того, как заявление получено, и руководитель распорядился, кто должен заняться подготовкой справки с основного места работы, исполнитель начинает составление документа. При этом нужно соблюсти форму справки и учесть пожелания сотрудника к ее содержанию.
Форма и содержание документа
Юридической силой будет обладать только тот документ, который составлен согласно требованиям российского законодательства и общим правилам делопроизводства. Для этого исполнитель должен уточнить у работника, для каких именно целей ему нужен данный документ и в какую именно инстанцию его планируется предоставить.
Поскольку нет установленных законом требований к составлению справки про отпуск, подготовка документа не вызывает особой сложности. Трудности могут быть вызваны исключительно наличием особых требований со стороны запрашивающей организации.
Документ чаще всего составляется на бланке организации-работодателя, реквизиты которого содержат название организации, ее месторасположение, телефоны, регистрационные данные (идентификационный и основной государственный регистрационный номер). Однако законодательных требований относительно использования бланка для изготовления справки не установлено.
Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно — законом запрещено это делать.
Сколько составляет продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска — читайте в этой публикации.
Каждая организация имеет право самостоятельно определять форму и содержание документа по причине отсутствия требований законодательного характера по данному поводу. Адресоваться документ может как в конкретную организацию, так и предоставляться по месту требования.
Если в справке содержатся данные про должность, период работы в организации и иные подобные сведения, они все должны быть подкреплены ссылками на соответствующие внутренние документы компании (приказы, распоряжения и т.д.).
Лучше избегать указания в документе лишних сведений, которые не могут интересовать структуру, которой документ адресуется. При составлении данной бумаги исполнитель может получить информацию из личного дела работника, приказа про предоставление ему отпуска и другой кадровой документации.
Чаще всего оформлением справки занимается представитель кадровой службы или руководитель структурного подразделения, в котором числится сотрудник. Исполнитель должен поставить свою подпись на документе. Кроме этого обязательной является подпись руководителя организации под справкой и мокрая печать (при условии, что она есть).
Образец справки об отпуске с места работы
Желательно, чтобы в отделе кадров или ином структурном подразделении, которое определено руководством компании, как отвечающее за документооборот фирмы, имелся образец справки про отпуск.
Подобный документ обычно содержит следующую информацию:
- наименование организации, которой выдается справка;
- адрес и контактный номер телефона компании;
- исходящий номер документа с датой выдачи;
- название документа;
- кому выдается (ФИО, должность в организации);
- даты, в которые отпуск был предоставлен или планируется его предоставление сотруднику;
- куда предоставляется справка;
- должность, фамилия и подпись руководителя компании;
- должность, фамилия и подпись особы, которая составила документ;
- печать.
Дополнительно в зависимости от места, куда подается справка, в документе может быть указано, с какого периода человек работает в организации и каков размер его среднемесячного оклада. Если бумага готовится для получения визы, зарплата указывается помесячно за год. Также важно написать, что на время отпуска за человеком сохраняется его рабочее место.
Для декрета
Справка про нахождение в декретном отпуске также не имеет установленного на законодательном уровне образца, однако, есть определенный набор реквизитов, которыми должен обладать документ.
За справкой женщине следует обратиться в отдел кадров по месту работы. Если в ней должна содержаться также какая-то финансовая информация, можно подать соответствующее заявление про выдачу справки в бухгалтерию.
Бланк справки про декретный отпуск должен содержать такие данные:
- полное название организации;
- основные реквизиты (ИНН и т.д.);
- контактную информацию: номера телефонов компании;
- исходящий номер документа и дату его регистрации;
- название документа;
- имя сотрудницы, которой выдается бумага, ее должность в компании;
- подтверждение того, что она действительно работает в организации, указать с какого времени;
- период, на протяжении которого работница находится в декретном отпуске;
- обязательно указать, что на время отпуска за женщиной сохраняется ее рабочее место;
- если нужно, указывается, куда предоставляется данная справка.
Как заверяется
Вопрос заверения документа требует особого рассмотрения. Несмотря на то, что законодательство не устанавливает конкретной формы справки про отпуск, которой следует придерживаться при подготовке подобного документа, абсолютно четко в законе сказано о том, что данная бумага требует надлежащего заверения.
Порядок, с соблюдением которого заверяются подобные документы, определяется внутренней документацией организационно-распорядительного характера, это может быть Положение, которое касается делопроизводства компании.
Подписывать справку имеет право лишь уполномоченное на подобные действия лицо. Общее правило устанавливает, что им является директор фирмы. Если это утверждено локальными нормативными документами организации, право подписи может быть делегировано другому сотруднику, в качестве которого, например, может выступать начальник отдела кадров.
Если в справке про отпуск содержится также информация финансового характера, например, размер ежемесячной заработной платы, вторым подписантом документа должен являться главный бухгалтер компании. Подписи, поставленные должностными особами на документе, заверяются мокрой печатью фирмы.
Подписанный надлежащим образом документ регистрируют в журнале исходящей документации и выдают на руки сотруднику/его законному представителю. Также документ может быть отправлен по почте.
Если справка изготавливается по требованию официального органа, документ после надлежащего оформления и регистрации отправляется по почте или может быть выдан под роспись представителю организации, у которого есть соответствующие для этого полномочия.
Дополнительный отпуск за вредные условия труда обязательно назначается после основного.
Здесь мы расскажем, как проверить подлинность больничного листа на сайте ФСС.
В этой публикации вы узнаете, сколько дней отпуска положено за год работы.
