Характеристика сверхнормативных суточных в 6-НДФЛ

При отправлении работника в командировку бухгалтерский отдел компании, в которой он работает, должен правильно рассчитать суточные за все время отсутствия сотрудника.

Размер суточных, период их выплаты, необходимые подсчеты доходов сотрудников, которые они получают от командировки, страховые взносы – все это однозначные цифры, которые должны быть точно и аккуратно подсчитаны. За незнание этих вопросов работодатель может быть привлечен к ответственности.

Согласно Налоговому кодексу РФ, компенсационные выплаты не облагаются соответствующим доходом, если они связаны с оплатой расходов на командировку и не выходят за пределы установленного размера.

Суточные, сумма которых выше нормативов, подвергаются налогообложению. Поэтому в налоговой декларации необходимо указывать их размер и сумму удержанного налога. Важно знать, что в Расчете указывается только ту величину суточных, которая превышает 700 рублей в сутки для внутрироссийской командировки и 2500 рублей в сутки для заграничных.

Перечисление НДФЛ должно осуществляться в следующий рабочий день после удержания налога.

Главные детали описания

Чтобы разобраться в процессе налогообложения, в первую очередь следует разобраться в том, что такое суточные. Суточные – это издержки, которые приходится понести работодателю для оплаты проживания сотрудника во время командировки.

Таким образом, становится ясно, что суточные – это не вознаграждение за труд работника, а компенсация его затрат на проживание. Если сотрудник имеет возможность каждый день возвращаться домой в ходе командировки, то суточные для него не предусмотрены. Это следует из того, что однодневные командировки не оплачиваются, потому что работник не тратит средства на оплату проживания в определенном месте.

Если выплата «однодневных» суточных прописана в коллективных договорах и локальных нормативных актах, то это прямое нарушение российского законодательства.

Исключением является та ситуация, когда сотрудника отправили в однодневную командировку заграницу. По положению о командировках, выплата в таком случае осуществляется в размере пятидесяти процентов от установленного размера суточных в иностранных деньгах.

Что это такое

Суточные – это компенсация материальных затрат сотрудников, отправленных в командировку как на территории России, так и заграницу, на проживание. Эта компенсация выражается в денежном эквиваленте и выплачивается каждые сутки.

Руководитель организации обязан выплачивать суточные в следующих ситуациях:

• работник компании был послан в командировку;
• сотрудник был отправлен в служебную поездку, имеющую разъездной характер;
• работник осуществляет свою деятельность в экстремальных условиях или участвует в экспедиции.

Командировкой принято называть служебную поездку, при этом работодатель сам определяет ее условия и термины. Важной особенностью является то, что обычно командировка осуществляется на дальние расстояния, то есть работник не имеет возможности ежедневно возвращаться домой после работы.

Под выплатой понимают исчисление денежных средств для сотрудника. Выплата может носить сверхнормативный характер.

К расходам, которые не являются суточными, но выплачиваются работодателями, относят следующие:

• издержки на передвижение и транспорт, которые устанавливаются организациями самостоятельно;
• оплата проживания в ином городе;
• любые дополнительные расходы, которые пришлось понести работнику из-за того, что он живет не дома.

Все остальные расходы работник покрывает из той суммы, которая ежедневно ему выплачивается в установленном размере. Руководство организации при необходимости может увеличить суточные. При этом необходимо помнить, что дополнительная сумма в обязательном порядке подлежит налогообложению. Если не знать этого, то руководитель может быть привлечен к ответственности в суде.

Общепринятые нормы

По статье 210 НК РФ при составлении базы для налога на доходы физических лиц принимаются во внимание вся денежная и натуральная прибыль налогоплательщика. При определении НДФЛ учитывается так же и материальная выгода, которая определяется определенной статьей в Налоговом кодексе.

В статье 217 приведены доходы, не подвергающиеся налогообложению. К таким прежде всего относятся компенсационные выплаты в пределах установленных законодательством норм. Они полагаются работникам, которые исполняют свои трудовые обязанности. Кроме этого, к компенсационным выплатам можно отнести командировочные расходы.

Важно помнить, что установленный размер суточных не облагается НДФЛ, однако если речь идет о сверхнормативных затратах, то дополнительная сумма от фиксированной подвергается налогообложению. Если командировка происходит по территории России, то ежедневные выплаты составят 700 рублей, если заграницей, то 2500 рублей. За прочие документально подтвержденные командировочные расходы налог в полном объеме не платится.

Чтобы избежать налогообложения, суточные чаще всего называют нормируемым доходом. Документальное подтверждение о том, на что их потратил сотрудник не требуется. Лишь сверхлимитные суточные будут включены в налоговую базу.

Позиция закона

Налоговый и Трудовой кодексы регулируют выплату сверхнормативных суточных.

Согласно Трудовому кодексу:

• работодатель обязан возместить все расходы сотрудников, связанные с оплатой жилья в месте командировки;
• сумму суточных выплат работодатель в праве определить самостоятельно, при этом она должна быть прописана в специальном нормативном документе;
• командировкой не считается выезд тех сотрудников, чья работа предполагает передвижение и выездную деятельность;
• во время нахождения работника в командировке он не может быть уволен и ему должна выплачиваться заработная плата.

Согласно Налоговому кодексу:

• налоговая база на прибыль не уменьшается ввиду сверхнормативных суточных выплат;
• сумма суточных выплат, которая не подлежит налогообложению, ограничена;
• порядок удержания НДФЛ регламентируется статьей 226.

Статья 226. Особенности исчисления налога налоговыми агентами

Ответственность

Налоговые агенты могут быть привлечены к ответственности, если они:

• не сдали подсчеты в форме 6-НДФЛ вообще;
• сдали отчет, но с опозданием;
• указали в соответствующей форме ложную информацию.

При возникновении первых двух описанных выше ситуаций налогоплательщик должен будет заплатить штраф в размере 1000 рублей за каждый просроченный месяц, включая и неполный.

За расчеты, которые содержат недостоверные сведения, придется заплатить 500 рублей за каждый. Но этого можно избежать, в случае если налогоплательщик нашел и исправил ошибку раньше налоговых инспекторов.

Кроме налоговых штрафов существуют еще и административные, например, для должностных лиц в организациях. Их размер варьируется от трехсот до пятисот рублей.

Если налогоплательщик не предоставляет отчетность вовремя, то налоговая служба может заблокировать счет в банке. Важно знать, что индивидуальные предприниматели, нотариусы, а также адвокаты не привлекаются к ответственности в виде административных штрафов.

Расчёт и отображение сверхнормативных суточных в 6-НДФЛ

Работника некоторого предприятия отправили в служебную поездку на пять рабочих дней. Ежедневно ему перечислялась сумма в размере 2000 рублей. Необходимо посчитать и отобразить налог, если авансовый платеж составил 20000 рублей, остаток заработной платы за предыдущий месяц – 30000 рублей, а сверхнормативные суточные составили 10000 рублей.

Первое, что нужно сделать – определить размер удержанного с заработной платы налога. Вся зарплата составила 20000+30000=50000. Эту сумму следует умножить на 13%. Получается 6500 рублей.

Затем следует вычислить удержанных с сверхурочных суточных. В данном случае получится: (10000-(5*700)) *13. Это равно 845 рублей.

Затем заполняется таблица с датами. В налоговой декларации нужно указать, какую сумму сотрудник получит в итоге: 50000+(10000-700*5) =53500. Эта сумма прописывается в строчке 130. А в строчке 140 прописывается полная сумма удержанного налога, то есть 6500+845=7345.

Примеры отражения

Как отразить сверхнормативные суточные в 6-НДФЛ? В строчке 020 показывается только превышенная сумма. Дата, когда был получен доход в виде ежедневных выплат, указывается в строчке 100. Ей считается последний день месяца, в который руководитель утвердил авансовый отчет. При этом это необязательно дата получения сотрудником выплаты, поскольку он может вернуться из командировки раньше установленного срока.

Удерживать налог работодатель должен сразу же после того, как работник получил доход. По требованиям Федеральной налоговой службы раньше это делать нельзя. На практике происходит так, что налог удерживается в день, когда была выдана зарплата сотруднику, а перечисление налогов осуществляется на следующий день.

Страховые взносы

Понятие страховые взносы не применяется к суточным, которые соответствуют указанным размерам. Чтобы избежать возникновения каких-либо конфликтных и неопределенных ситуаций, организация должна прописать в определенном уставном документе, по какому принципу осуществляется начисление суточных.

Страховые взносы начисляются на суточные, превышающие установленный норматив. Однодневные командировки ни при каких обстоятельствах не могут попасть под эту категорию.

Если поподробнее рассматривать однодневные командировки, то можно обнаружить, что мнение по их поводу очень неоднозначны.

Так, Фонд социального страхования полагает, что суточные должны выплачиваться во всех случаях. Мнение Верховного Арбитражного Суда прямо противоположно. Оно базируется на том, что выплаты, получаемые работником во время командировки, не выступают в качестве его дополнительного дохода. Они лишь компенсируют ему неудобства, возникшие из-за поручения работодателя.

Особенности заполнения формы

Пример заполнения отчета в форме 6-НДФЛ можно посмотреть на сайте Федеральной налоговой службы. Он отправляется туда каждый отчетный период, то есть квартал.

Расчет включает в себя титульный лист и два раздела. Первый раздел называется «Обобщенные показатели», а втором указываются даты и размер полученного дохода и удержанного налога. Документ должен быть полностью заполнен.

Как заполнить титульный лист?

Вверху первого листа проставляется индивидуальный номер налогоплательщика и КПП компании. Если форма подается в обособленное подразделение, то нужно указать его КПП тоже. Когда заполняется строчка с ИНН компании, то обычно последние две ячейки прочеркиваются. Индивидуальные предприниматели, нотариусы, а также адвокаты прописывают только личный ИНН.

В строчке под названием «Номер корректировки» вписывается 000, если подается первичный расчет, если исправленный, то указывается порядковый номер исправлений, например, 001 или 002.

В строчке «Отчетный период» нужно проставить код:

21	Если расчет сдается за первый квартал.
31	Если расчет сдается за полугодие.
33	Если расчет сдается за 9 месяцев.
34	Если расчет сдается за календарный год.

В графе под названием «Новый период» указывается отчетный год, например, 2020. Далее необходимо написать код налоговой службы, куда отправляется расчет, в соответствующую сроку.

А затем проставить специальный трехзначный код, который меняется в зависимости от места нахождения или учета:

120	В месте проживания индивидуального предпринимателя.
125	В месте проживания адвоката.
126	В месте проживания нотариуса.
212	В месте, где стоит на учете российская компания.
213	В месте, где стоит на учете крупный налогоплательщик.
220	В месте, где находится обособленное подразделение отечественной компании.
320	В месте, где осуществляет свою деятельность предприниматель на ЕНВД.
335	В месте, где находится обособленное подразделение зарубежной компании.

Краткое название организации, которое установлено учредительным документом, указывается в строчке «Налоговый агент», если его не имеется, тогда пишется полное название.

Как заполнить раздел 1?

Первый раздел заполняется обычно нарастающим итогом. Если существует несколько налоговых ставок, то они все указываются на отдельных разделах.

Строчки 060-090 следует заполнять только один раз:

Строчка 010	Указывается налоговая ставка.
020	Отражается сумма доходов работников в течение отчетного года.
025	Выделяются дополнительные бонусные доходы.
030	Показывается общая сумма всех вычетов, произведенных со всех сотрудников, ровно на эту сумму уменьшается налогооблагаемый доход. Строчка заполняется также за весь период.
040	Отражается сумма рассчитанного налога в течение года; для этого необходимо сложить показатели НДФЛ, которые были удержаны с доходов работников.
045	Заполняется аналогично, однако учитываются только дивиденды.
050	Фиксируются авансовые платежи, зачтенные в счет налога с доходов иностранных граждан, которые работают по патенту.
060	Указывается количество сотрудников, которые получили заработную плату в отчетный период.
070	Указывается сумма удержанного налога.

Сумма в строчках 040 и 070 может не совпадать. Такая ситуация может возникнуть, если доход сотрудника был указан, с него исчислили налог, но фактически выплата не была сделана. Федеральная Налоговая служба решила, что в строчку 070 попадет только тот налог, который был удержан на момент сдачи отчетности.

Строчка 080	Указывается вычисленная сумма НДФЛ.
090	Указывается сумма налога, который возвратили по статье 231 НК РФ. Статья 231. Порядок взыскания и возврата налога

Как заполнить раздел 2?

В данном разделе описываются только те действия, которые были осуществлены за три последние месяца отчетного периода:

Строчка 100	Указываются даты реального получения заработной платы.
110	Указываются даты, когда был удержан налог.
120	Пишется дата, когда должен быть перечислен налог, обычно это следующий рабочий день после получения заработной платы.
130	Отображается сумма дохода, полученного на момент даты, указанной в строчке 100.
140	Указывается сумма, удержанного на момент даты в строчке 110.

Даты и последние изменения

Для того чтобы отразить сумму суточных, превышающих установленный порог, в отчете по форме 6-НДФЛ уточняются даты для перерасчета. Они указываются во втором разделе документа.

Под датой получения фактического дохода подразумевают последний день того месяца, когда утвердились авансовые платежи по возвращению работника из командировки. Эта дата отражается в строчке 100.

С момента наступления 2020 года официально прекратилось действие закона, который касался страховых взносов. Вместо него появился раздел 32 в Налоговом кодексе Российской Федерации. В нем сказано, что работодатели теперь не могут самостоятельно формировать сумму суточных издержек на сотрудника.

В статье 422 установлен обновленный порядок, согласно которому теперь суточные подвергаются обложению страховыми взносами, если они превысили допустимый для НДФЛ лимит. Его размер зависит от того, был ли сотрудник послан в командировку на территории Российской Федерации или же заграницу.

Статья 422. Суммы, не подлежащие обложению страховыми взносами

Сверхнормативные суточные в 6-НДФЛ облагаются страховыми взносами без изменений, для однодневных командировок они не предусмотрены.