Формирование и учет резерва отпусков

Резерв отпусков представляет собой определенный источник, из которого выплачиваются отпускные, а также переводятся компенсации, начисленные сотрудникам за неиспользованный промежуток отпуска.

При этом далеко не все работодатели знают о том, как нужно правильно создавать резерв отпусков и в каких ситуациях он в принципе может потребоваться, не говоря уже о том, что по нему должна вестись соответствующая отчетность.

На самом же деле учет резерва отпусков в 2020 году подчиняется достаточно строгим правилам, нарушение которых может привести к некоторым проблемам со стороны государственных органов.

Что это такое

Как говорилось выше, работодатель должен иметь определенный резерв на оплату отпусков, из которого сотрудникам будут выплачиваться деньги при взятии ими отпуска, а также всевозможные компенсации, которые переводятся работникам за неиспользованный промежуток отпуска.

Помимо этого, данный источник используется для того, чтобы делать взносы в различные внебюджетные фонды, сформированные работодателями в текущем периоде для дальнейшего использования. При этом важно сформировать резерв дальнейших расходов для выплаты отпусков в бухгалтерском учете в полном соответствии с правилами действующего законодательства.

Кто обязан сдавать

Резерв будущих расходов в 2020 году должен формироваться абсолютно каждой компанией за исключением тех, которым предоставляется возможность вести упрощенный бухгалтерский учет в соответствии с используемом ими режимом налогообложения. Данные правила прописаны в статьях 4 и 5 Федерального закона №402-ФЗ, изданного 6 декабря 2011 года, а также в пункте 3 ПБУ 8/2010.

За счет формирования резерва отпусков компания обеспечивает всех заинтересованных пользователей полным объемом данных о том, какие у нее есть обязательства по выплате отпусков своим сотрудникам на ту или иную отчетную дату.

Оценочное обязательство

В соответствии с нормами, прописанными в ПБУ 8/2010 компании должны создавать определенные обязательства, взвешенные по сумме, в процессе оформления счетов бухгалтерского учета.

Другими словами, при составлении бухгалтерской отчетности в ней нужно указывать не только информацию по тем обязательствам, которые имеют документальное подтверждение, но еще и данные по будущим расходам, которые произойдут в любом случае, и в частности, это касается:

• будущих отпусков сотрудников;
• возможным начислениям налогов;
• расходов на оплату поставщиков в части затрат, по которым уже есть акт выполненных работ, который не был подписан.

После появления данной информации оформление бухгалтерского баланса будет более достоверным, так как после его проведения будет отражаться максимально реалистичная картина того, в каком финансовом положении на данный момент находится организация.

В соответствии с действующим законодательством каждый сотрудник должен получать как минимум 28 дней отдыха каждый год, а в некоторых ситуациях данная цифра может существенно увеличиваться.

Таким образом, каждая отчетная дата имеет определенное количество дней отпуска, которые еще не были использованы сотрудниками, вследствие чего на каждую такую дату есть определенные оценочные обязательства данной организации перед своими сотрудниками, связанные с необходимой выплаты этих дней и, соответственно, определенные обязательства перед фондами, связанные с выплатой страховых взносов.

Бухгалтерский учет резерва отпусков

Отражение и расчет резерва на отпуск в бухгалтерском учете осуществляется на каждую отдельную отчетную дату, и в соответствии с действующим законодательством бухгалтерский баланс нужно составлять только один раз в год, то есть в данном случае отчетной датой является 31 декабря.

На самом деле более корректным и точным будет создание таких резервов каждый месяц, так как они непосредственно зависят от общего количества сотрудников компании, а также числа уже предоставленных отпусков, а данные показатели могут довольно часто подвергаться изменениям.

При этом не стоит забывать о том, что подсчет данного резерва каждый месяц представляет собой достаточно трудоемкую процедуру, так как сотрудникам компании нужно будет самостоятельно понять, какую они собираются использовать периодичность расчетов, после чего прописать ее в учетной политике.

В бухгалтерском учете данная информация отражается на счете 96, который аккумулирует в себе полный перечень планируемых расходов компании, включая и те, которые связаны с оплатой отпусков, и при этом под каждый отдельный вид расходов требуется открытие отдельного субсчета, а сам резерв начисляется на те же счета, что и регулярная заработная плата сотрудников. Начисление страховых взносов осуществляется по аналогичному принципу, но в данном случае его нужно укатывать в корреспонденции вместе со счетом резерва, а не с теми счетами, по которым указываются расчеты с различными внебюджетными фондами.

Сальдо, которое составляется по счету 96, в процессе составления периодической отчетности, должно указываться в пассиве баланса, и для этого используется отдельная строка 1540. Стоит отметить, что если резервы в компании формируются исключительно в бухгалтерском учете, то в таком случае база, по которой будет рассчитываться налог на прибыль, не будет сокращаться.

И при этом появятся временные налоговые разницы. Если же в учетной политике, на основании которой составляется налоговый учет, указывается, что данный резерв должен учитываться в процессе расчета налога на прибыль, то в таком случае можно сформировать его в том порядке, который устанавливается нормами статьи 324.1 Налогового кодекса.

Методика расчета сумм

Так как в соответствии с действующим законодательством не устанавливается формула, по которой рассчитывается сумма резерва, каждой компании предоставляется право определить ее полностью самостоятельно, но в любом случае разработанный способ должен обязательно отражаться в учетной политике.

Любые оценочные обязательства должны быть предельно приближенными к достоверной оценке возможных расходов. Резерв должен указываться в соответствии с имеющимися фактами хозяйственной деятельности компании, в то время как расчет должен проводиться в соответствии с накопленным опытом работы и, если есть необходимость, с определенными мнениями квалифицированных экспертов. Другими словами, все проведенные расчеты нужно подкреплять некоторым пакетом документов, которые будут обосновывать правильность их проведения.

Скачать образец заполнения графика отпусков

Таким образом, чтобы обосновать сумму рассчитанного резерва, нужно иметь определенный способ расчета, закрепленный в учетной политике и подтверждающий достоверность проведенной оценки расходов, а также первичный документ, по которому будет отражаться рассчитанный резерв. К этому документу должна прикладываться также та «первичка», данные из которой были использованы в процессе проведения расчетов.

На сегодняшний день есть несколько способов, с помощью которых может проводиться расчет резерва средств, выделенных для выплаты отпусков.

Стоит отметить один из них, который пользуется широким распространением, так как отличается неплохой точностью:

• Все сотрудники распределяются по всем подразделениям для того, чтобы определиться с используемыми счетами начисления затрат.
• Получается информация об общем количестве дней отпуска, который предусматривается каждому отдельному работнику. Эта процедура не должна вызывать каких-либо сложностей, если в компании используется автоматизированная система сбора информации. Суммироваться эти дни должны по каждой отдельной группе работников.
• Рассчитывается средняя дневная зарплата сотрудников по каждой отдельной группе. Чтобы это сделать, вся сумма зарплаты сотрудников, полученная ими на протяжении предыдущего периода, сначала делится на общее число календарных дней данного периода, а после этого делится на количество работников в группе.
• Рассчитывается сам резерв путем суммы произведения среднедневной зарплаты, количества работников и календарных дней периода и такого же произведения, умноженного на суммарную ставку страховых взносов.

При этом сразу стоит отметить тот факт, что самым точным способом проведения расчетов будет расчет, который проводится индивидуально по каждому отдельному сотруднику, так как в этой ситуации общая сумма резерва будет включать в себя сумму обязательств перед каждым отдельным сотрудником, но при наличии большого количества сотрудников эта процедура будет крайне трудоемкой.

Формирование проводок

В соответствии с ПБУ 8/2010 все обязательства компании, связанные с выплатой отпускных, должны формироваться на тех счетах, по которым отражается стандартная зарплата.

Начисление осуществляется по кредиту 96, в то время как дебет данного счета может быть одним из следующих:

• 20;
• 25;
• 26;
• 44.

В балансе данный резерв должен указываться в графе 1540, причем его сумма должна иметь аналогичное значение с кредитовым сальдо, указанным по 96 счету соответствующего субсчета.

В основном используются стандартные проводки в виде Дт20 Кт96, если деньги перечисляются в соответствующий резервный фонд, или же Дт96 Кт70, если выдаются отпускные и компенсации, начисленные за неиспользованный период отдыха.

Отпуск 1 сентября работодатель обязан предоставить родителям первоклассников.

Правила предоставления оплачиваемого отпуска указаны тут.

Корректировка и списание для неиспользуемого отдыха при увольнении

Случаются такие ситуации, что сформированного ранее резерва не хватает для того, чтобы полностью покрыть отпускные выплаты, и в такой ситуации расходы должны аккумулироваться на счетах производства путем дублирования проводок по начислению заработных плат. В частности, это может быть Дт20, 23, 26 или 44 и Кт70. Сумма превышения или, наоборот, остатка должна учитываться в процессе будущего расчета резерва.

В налоговом учете

Данный резерв в налоговом учете может создаваться теми компаниями, которые пользуются методами начисления, и в такой ситуации сумма тех отчислений, которые делаются в резерв, в дальнейшем могут использоваться в целях сокращения налогооблагаемой прибыли в текущем году.

Компании, которые не пользуются кассовым методом, не могут создавать резерв в налоговом учете, так как расходы при данном методе всегда учитываются только после того, как будут фактически уплачены, то есть могут сокращать базу по налогу только после выплаты из резерва тому или иному сотруднику. Ежемесячная сумма отчисления в резерв должна учитываться в процессе проведения расчета налога на прибыль в числе затрат на оплату заработной платы работников.

При этом момент учета суммы отчислений в данном случае будет непосредственно зависеть от того, к каким именно расходам относятся выплаты – к прямым или косвенным. Компании могут самостоятельно прописать в своей учетной политике полный перечень прямых затрат, имеющих отношение к выполнению всевозможных работ, услуг или производству товарной продукции, вследствие чего бухгалтер самостоятельно имеет право принять решение о том, в какие именно расходы будет записываться отчисление в резерв.

К примеру, те затраты, которые потребовались для формирования резерва на оплату отпускных работников, занимающихся в производственных процессах, могут относиться к прямым расходам, если в соответствии с учетной политикой их заработная плата включена в число прямых затрат.

Также бухгалтер имеет право использовать и другой порядок. К примеру, действующим законодательством предусматривается возможность включения всех отчислений в резерв косвенных расходов вне зависимости от того, для оплаты чьих именно отпусков он создается.

Все резервные отчисления, которые относятся к категории прямых затрат, должны учитываться в процессе расчета налога на прибыль при проведении реализации товарной продукции, в стоимости которой они учитывались. При этом резервные отчисления, относящиеся к косвенным расходам, должны учитываться в процессе расчета налога на прибыль в процессе начисления, а если компанией предоставляются услуги, то в таком случае все косвенные или прямые затраты могут учитываться непосредственно в момент их перевода.

В торговых компаниях все отчисления в резерв будущих выплат относятся к категории косвенных затрат, в связи с чем в момент начисления они должны учитываться в процессе расчета налога на прибыль. Если при создании и дальнейшем использовании резерва информация, указанная в налоговом и бухгалтерском учете, различается между собой, то в таком случае компании нужно будет вести уже отдельный налоговый регистр, форма которого разрабатывается самостоятельно.

Для УСН или ЕНВД

Если компания работает на каких-то специальных режимах, то в таком случае при составлении бухгалтерского учета формирование этого резерва осуществляется в стандартном порядке, так как возможность создания налогового резерва при использовании упрощенной системы не предусматривается.

Объясняется это тем, что если компания оплачивает со своих налогов единый доход, она не берет в учет никакие расходы, включая и те затраты, которые относятся к резервным отчислениям. Для компаний, использующих в качестве объекта налогообложения «доходы минус расходы», учет затрат осуществляется только после того. Как они будут фактически оплачены.

Точно также налоговый резерв не будет создаваться и при ЕНВД, так как компании при этом режиме не берут в учет никакие виды затрат.

Как происходит инвентаризация

В конце каждого года сумма, которая была перечислена в резерв на текущий год, должна сравниваться с суммой фактических затрат, выделенных для выплаты отпускных с учетом всевозможных страховых взносов. В бухгалтерском учете перечень правил, в соответствии с которыми должны проводиться инвентаризация, устанавливаются Федеральным законом №129-ФЗ, который был принят 21.11.96, а также методическими указаниями, прописанными в приказе Министерства финансов №49, изданного 13.06.95.

В процессе проведения инвентаризации компания должна определиться с точной суммой затрат, которые были выделены в течение года для оплаты отпусков, после чего сравнить ее с общей суммой отчислений, сделанных в резерв, что позволит определить разницу. Учет же разницы будет непосредственно зависеть от того, собирается ли компания в будущем году пользоваться данным резервом.

Таким образом, по результатам проведенной инвентаризации фактические расходы могут превышать резерв, рассчитанный на этот год, или же сумма резервов оказывается больше фактических расходов. При этом, в соответствии с действующим законодательством, если сумма рассчитанного резерва превышает фактический остаток, то в таком случае излишняя сумма должны быть включена в число затрат на оплату труда, в то время как если она оказывается меньше, отрицательная разница должна учитываться как внереализационные доходы.

Если при проведении инвентаризации оказывается, что сумма начисленного резерва превышает фактические расходы, то в таком случае производится сторнирование начисленной суммы, что отражается в учете следующей проводкой: Дт20, 26, 44 Кт96. Аналогичная проводка осуществляется и в том случае, если в будущем году не планируется создание резерва.

Если же сумма фактических расходов больше суммы резерва, то дополнительные отчисления переводятся в издержки обращения и производства, в то время как бухгалтер должен сделать такую же проводку, как и в предыдущем случае, но с указанием другого объяснения.

Отображение в 1С

При запуске программы в разделе «Настройка учета зарплаты» нужно перейти на закладку «Резервы отпусков», после чего поставить галочку возле пункта «Формировать резерв отпусков» и прописать пределы годовых отчислений, процент отчислений от фонда оплаты, начисляющийся каждый месяц, а также непосредственное указание того месяца, с которого начисляются отчисления.

Чтобы отразить его в учете, должен обязательно указываться вид резерва, а также создаваться отдельный элемент для него в справочнике «Оценочные обязательства и резервы».

Начиная с января, в процессе закрытия каждого месяца будут запускаться новые регламентные операции вида «Начисление резерва отпусков», а также формироваться соответствующий документ.