Характеристики универсального передаточного документа

Универсальный передаточный документ представляет собой специальную бумагу, которой подтверждается факт проведения хозяйственной операции, а также объединяется счет-фактура и первичная документация.

Бланк этого документа и рекомендации по тому, как его нужно правильно заполнять, приводятся в специальном письме Федеральной налоговой службы №ММВ-20-3/96, которое было издано 21 октября 2013 года. При этом стоит отметить тот факт, что использование таких документов является только рекомендательным, в связи с чем субъекты хозяйственной деятельности могут свободно пользоваться отдельно товарной накладной, актами или счетом-фактурой.

Но на самом деле универсальный передаточный документ позволяет существенно упростить документооборот, но для этого нужно правильно понимать, как его правильно заполнять в 2020 году.

Обзор понятия

В процессе ведения различной отчетности бухгалтерам часто приходится тратить достаточно большое количество времени для заполнения одинаковых реквизитов в разных документах, в связи с чем часто поднимались вопросы по поводу того, чтобы сократить издержки документооборота и ввести единый документ, который позволит заменить первичные унифицированные формы. Именно по этой причине и был введен бланк УПД.

Главным предназначением универсального передаточного документа является объединение данных, которые стандартно должны вноситься в первичную документацию и счета-фактур.

Правильно оформленный документ можно свободно использоваться в целях бухгалтерского отдела при ведении отчетности, а также при проведении взаимных расчетов с налоговой службой. Помимо этого, УПД может использоваться как документ, на основании которого осуществляются налоговые вычеты по НДС и расчет налога на прибыль.

Зачем нужна эта бумага

На основании этого документа может вестись бухгалтерский учет, списывание расходов по налогу на прибыль, а также заявление вычета по налогу на добавленную стоимость. Такое объединение функций является вполне логичным и закономерным, так как правильное оформление первичной документации является одинаково важным как для налогового, так и для бухгалтерского учета. Эту бумагу можно использовать аналогично первичной документации или счетов-фактур.

При этом стоит отметить тот факт, что в его основе находится именно счет-фактура, который был дополнен определенными реквизитами, определенными в соответствии с Федеральным законом №402-ФЗ, благодаря чему его используют при:

• отгрузке товарной продукции;
• передачи результатов выполненной работы;
• предоставлении имущественных прав;
• предоставлении каких-либо услуг;
• отгрузке товарной продукции со стороны комиссионера принципалу.

Федеральным законом №402-ФЗ

Основные детали оформления

Оформление универсального передаточного документа отличается массой своих особенностей, которые во многом схожи с теми правилами, которые предъявляются его составляющим бумагам.

Сфера и порядок применения

Данная форма может использоваться компаниями и предпринимателями вне зависимости от используемой ими системы налогообложения. Таким образом, юридическим лицам и предпринимателям, работающим на ЕСХН или УСН, можно использовать такую бумагу как первичный документ для того, чтобы подтверждать свои затраты в целях налогообложения.

УПД со статусом 2 может составляться комитентами в процессе отгрузки различной товарной продукции и продавцами, занимающимися проведением операций, не облагающихся налогом на добавленную стоимость.

Если вы приняли решение пользоваться универсальным документом для выполнения целей налогового и бухгалтерского учета, данное решение должно в обязательном порядке фиксироваться в учетной политике. Помимо этого, также должна утверждаться специальная форма УПД, которая будет использоваться компанией.

Указание даты

В рекомендуемой форме указывается три даты:

Дата оформления УПД	Строка №1
Дата проведения хозяйственной операции	Строка №11
Дата приобретения товарной продукции, результатов работ или услуг	Строка №16

При этом стоит отметить тот факт, что данная бумага должна составляться в соответствии с теми правилами, которые предусмотрены для ее составляющих.

Как указывается в действующем законодательстве, счет-фактура должен выставляться на протяжении пяти календарных дней с момента отгрузки товарной продукции или выполнения работ, а тот счет, который выставляется до проведения данной операции, не может рассматриваться как основание для вычета.

Также не стоит забывать о том, что момент, по которому определяется налоговая база по НДС для работ, представляет собой дату оформления акта сдачи-приемки работ. В случае с УПД дата, по которой определяется налоговая база, указывается в строке №11, в то время как для работ она прописана в строке №16.

Как поставить подпись

В строке №10	Должна присутствовать должность, инициалы и подпись того лица, которое занималось отгрузкой товарной продукции или имеет полномочия для подписания актов передачи результатов проведенных работ от имени компании.
В строке №13	Указывается аналогичная информация от того человека, который несет ответственность за корректность оформления факта проведенных хозяйственных операций со стороны продавца.
В строке №15	Указывается информация о том лице, которое получает продукцию или имеет право на подписание акта передачи результатов работ от имени определенного экономического субъекта.
В строке №18	Нужно указать данные о том лице, которое будет нести ответственность за корректность оформления факта проведенных хозяйственных операций со стороны потребителя.

Если в строчках информация о лице совпадает, то в таком случае вполне достаточно указать в каждой из них должность и инициалы, в то время как подпись нужно ставить только в строках №10 и №15.

Заполнение статуса

Главной особенностью этого документа является его оформление при значении статуса «2», так как в данном случае предусматривается возможность пропуска полей, которые предназначаются для указания реквизитов счетов-фактур, включая:

• акцизную ставку;
• ставку и сумму налога;
• реквизиты «к платежному документу»;
• данные о получателе и отправителе грузов;
• номер и код страны-изготовителя;
• информацию из таможенной декларации.

Для того, чтобы получить более подробную информацию об особенностях оформления УПД, налоговая служба рекомендует ознакомиться с официальными руководствами, указанными в письме об использовании единых форм бланков или же скачать бланк Excel.

Необязательные реквизиты в универсальном передаточном документе

Все остальные реквизиты заполнять уже не обязательно, но многие из них все-таки лучше внести, чтобы исключить какие-либо вопросы со стороны контролеров. В частности, это касается даты отгрузки и получения товаров, которые указываются в строках №11 и №16.

Стоит отметить, что строка №11 должна включать в себя дату проведения фактической отгрузки, и если этот пункт не будет заполнен, то в таком случае будет считаться проведение отгрузки товарной продукции на дату оформления данной бумаги, то есть тот момент, который указан в строке №1.

Налоговые службы предусматривают возможность того, что информация в строках №1 и №11 будет различаться, и в частности, такое может произойти в том случае, если УПД будет оформляться до проведения непосредственной отгрузки товара, но при этом не стоит забывать о том, что раньше чиновники часто настаивали на невозможности оформления счетов-фактур до того момента, как будет проведена отгрузка товарной продукции.

Скачать образец формы передаточного документа

В строке №9 можно указать определенную информацию о перевозке, и в частности, это касается транспортной накладной, путевого листа или каких-либо других бумаг, которые могут подтвердить передачу груза клиенту.

Прочие рекомендации

Существует также еще несколько важных пунктов, которые нужно учитывать в процессе оформления данной документации.

Изменения в условиях

Стандартный бланк УПД представляет собой только рекомендованную форму применения и может корректироваться самостоятельно каждым субъектом. В процессе внесения корректировок в УПД должны учитываться требования, прописанные в главе 21 Налогового кодекса и закона №402-ФЗ.

В 21 главе говорится о том, что прием НДС к вычету может осуществляться только при наличии счета-фактуры, что привело к необходимости полного перенесения счета-фактуры в УПД. Помимо этого, в законе №402-ФЗ также содержится перечень реквизитов, наличие которых будет рассматриваться как доказательство законности проведенной операции с точки зрения бухгалтерии, а также возможность принятия документа в качестве первичной и учетной бумаги, обосновывая всевозможные бухгалтерские проводки по оприходованию различных ценностей.

В случае изменения УПД в обязательном порядке требуется сохранение перечисленных реквизитов, а также полное сохранение тех реквизитов, которые являются обязательными для счета-фактуры. В случае выполнения этих условий данный документ может использоваться как основа для выполнения всевозможных приходных бухгалтерских проводок, а также для компенсации НДС и расчета налогов на прибыль.

Детали замены

Если УПД имеет статус «2», то в таком случае можно не заполнять те пункты, которые входят в обязательные нормы только для счетов-фактур, и можно оставить эти поля просто пустыми. В частности, это касается строчек №7, а также граф №6, 7, 10, 10а и 11.

Также предоставляются некоторые рекомендации по тому, как нужно заполнять определенные строки УПД:

Номер строки	Наименование строки	Рекомендации по заполнению
1-7		Должны оформляться в полном соответствии с нормами, прописанными в Постановлении Правительства №1137, изданного 26 декабря 2011 года. Предусматривается возможность заполнения строк №3-4 информацией об КПП и ИНН обеих сторон при отправке грузов. При статусе два предусматривается не заполнение этих пунктов или указание прочерка. Постановлении Правительства №1137
8	Основания, в связи с которыми проводится процедура приема-передачи	Основная информация о проводимой финансовой операции
9	Информация о транспортировке и передаваемом грузе	Не является обязательным для заполнения, но может включать в себя реквизиты транспортных документов, складских расписок и другой аналогичной документации.
10	Указание о сдаче результатов выполненных работ или передаче товарной продукции	Могут указываться должности тех лиц, которые занимались отгрузкой товарной продукции, а также того лица, которое имеет полномочия действовать в соответствии с условиями сделки
11	Дата отгрузки и передачи товара	Не является обязательным к заполнению, но может указываться дата отгрузки продукции, а также дата передачи ее новому лицу.

Исправление ошибок

Сложность в исправлении этого документа непосредственно связана с его универсальностью, а также объединением двух других важных бумаг. Не стоит забывать о том, что ошибки должны быть исправлены таким образом, чтобы исключить какие-либо нарушения требований действующего законодательства, которые распространяются на счета-фактуры или первичные документы.

Если говорить о счетах, то исправление технических ошибок предусматривается только путем повторного оформления нового документа, в то время как ошибки по первичке могут справляться в старом документе, и главное здесь – указать дату исправления и поставить подписи каждому лицу, которое занимается составлением документа с указанием их инициалов и фамилий.

Инструкция по работе с 1С

В программах 1С 7.7 или 8.2 УПД представляет собой элемент печатных форм для документов, а также выданных счетов-фактур для реализации. Распечатка УПОД со статусом «1» осуществляется на базе счета-фактуры, зарегистрированного для отгрузочной документации в информационной базе.

Чтобы провести эту операцию, нужно выбрать пункт «Универсальный передаточный документ», после чего программа проведет автоматическое заполнение реквизитов по информации учетной системы, но в дальнейшем все равно придется провести ручное редактирование некоторых показателей.

Если в документе будет обнаружена ошибка, то в таком случае нужно будет использовать на нужный документ функцию «Корректировка реализации», установив вид операции как «Исправление в первичных документах».

На что обратить внимание продавцу

Строки №3 и №4	Должны содержать в себе информацию о наименовании и адресе отправителя, а также получателе груза. Эти показатели обязательно должны дополняться такими данными как КПП и ИНН.
Графа Б	Заполнять не обязательно, но самое главное, чтобы предмет сделки был предельно понятен из графы №1. Если же было принято решение заполнить данную графу, то в таком случае в ней можно указать товарный артикул или код того вида деятельности, в пределах которого выполняются услуги или работы.
Строка №10	Нужно указывать должность того лица, которое несет ответственность за отгрузку или сдачи работ, с указанием его подписи и ФИО. Если же документ оформляется со статусом №1, то в таком случае после оформления табличной части в обязательном порядке ставится подпись руководителя, главного бухгалтера или каких-либо других лиц, имеющих соответствующие полномочия.
Строка №11	Указывается дата отгрузки и передачи, которая должна соответствовать дате оформления отгрузочного документа, но есть такие ситуации, когда документ оформляется раньше отгрузки, и именно в этой ситуации используется строка №11, в которой пишется реальная дата проведения операции.
Строка №12	Может включать в себя ссылки на информацию, которая сопутствует передаче, включая информацию о паспортах, сертификатах, а также других документах, которые представляют собой неотъемлемое приложение к УПД.
Строка №13	Обязательно нужно написать должность того лица, которое несет ответственность за корректность оформления сделки продавцом, а помимо этого, указать его подпись и инициалы.
Строка №14	Указывается наименование той компании, которая занимается оформлением документа, ведением бухгалтерского учета у продавца на основании договоров.

Сложности для покупателя

Покупатель может испытать сложности со следующими строчками:

Строка №15	Указывается должность лица, занимающегося получением груза или же приемом результатов выполненных работ.
Строка №16	Указывается реальная дата получение товара или же приема результатов работ.
Строка №17	Записывается должность лица, несущего ответственность со стороны потребителя за корректность оформления сделки, а также его личная подпись.
Строка №18	Записывается должность лица, несущего ответственность со стороны потребителя за корректность проведения сделки. Лицо должно обязательно поставить свою подпись с обязательной расшифровкой.
Строка №19	Приводится наименование организации, занимающейся заполнением документа от имени потребителя. В частности, может указываться название той компании, которая занимается ведением бухгалтерского учета в организации в соответствии с заключенным договором.

Плюсы и минусы

Плюсы	Если говорить о преимуществах УПД, стоит отметить следующее: существенное сокращение временных и материальных издержек документооборота; упрощенная процедура заполнения форм со стороны контрагентов; значительное снижение риска допущения каких-либо ошибок в процессе заполнения; минимизация риска предъявления каких-либо претензий со стороны ФНС.
Минусы	Универсальный передаточный документ имеет и определенные недостатки: его нельзя использовать вместо товарной накладной; нужно заполнять на порядок больше реквизитов в сравнении с первичной документацией; требуется обеспечение контроля над заполнением УПД со стороны посредников; при появлении серьезных ошибок в документе организация понесет гораздо более серьезные потери.

Именно по этой причине универсальный передаточный документ пока используется как рекомендательная форма, и на компании не накладывается обязанность по его применению в процессе своей деятельности.