Как правильно оформить внесение изменений в график отпусков

Каждый год работники должны уходить в отпуск не менее, чем на четыре недели, положенные им по закону. При этом предусматривается право выбора даты ухода с соблюдением очередности.

Для исключения вероятности возникновения споров между работниками разрабатывается график отпусков. Он является локальным нормативным актом. Создание документа необходимо для любого учреждения бюджетного и коммерческого характера. В соответствии с графиком работодатель предоставляет сотруднику отпуск в положенное время и на определенное количество дней.

С одной стороны график гарантирует предоставление отпускного периода сотруднику. Кроме того работодатель может исключить вероятность нарушения производственного процесса, так как работники будут в отпуске в определенной последовательности.

Составляется документ перед началом нового календарного года. Но нередко возникают случаи, когда требуется корректировка установленного плана. Внесение изменений в график отпусков производится в соответствии с законодательными нормами сотрудниками кадровой службы и руководством организации.

Что это за документ и как он составляется

Когда составляется график, все нюансы сотрудников работодатель не может отметить. Но выделяют некоторых работников, которые могут пойти в отпуск в любое время, независимо от желания начальника.

К ним относят:

• женщин, воспитывающих двоих и более детей, возраст которых не превышает 12 лет;
• супругов беременных женщин, ушедших в декрет;
• совместителей, которые будут одновременно уходить в отпуск по основному и дополнительному месту работы;
• несовершеннолетних работников;
• почетных доноров;
• мужей и жен военнослужащих;
• ликвидаторов последствий аварии на Чернобыльской АЭС и проживающих в период катастрофы в опасной зоне лиц.

Утверждать график отпусков не требуется. На документе руководителю достаточно просто расписаться. Однако приказ может быть издан по инициативе работодателя.

Документ будет содержать распоряжение для начальников структурных подразделений, согласно которому они должны будут учесть пожелания вышеуказанных работников при составлении графика.

Форма Т-7

Для составления графика отпусков можно создать специальный документ, утвержденный локальными нормативными актами. Однако чаще всего используется форма Т-7, имеющая унифицированный вид.

В структуре документа выделяют:

• наименование и коды учреждения, прописанные в верхней части;
• название документа и реквизиты (номер, дата подготовки, период составления);
• подпись руководства, расшифровку и дату утверждения;
• таблицу с данными работников.

Скачать бланк Т-7

Таблица является основной частью графика и содержит сведения о сотрудниках и предполагаемые даты отпуска:

1. Первая графа необходима для указания структурного подразделения.
2. Во второй раздел прописывается должность работника.
3. Третья графа содержит фамилию, имя, отчество лица.
4. При наличии табельных номеров у сотрудников учреждения значения вносятся в четвертую графу.
5. Пятый раздел нужен для отражения количества дней отпуска, отведенных сотруднику.
6. В шестой графе прописывается дата, когда сотрудник по плану должен уйти в отпуск.
7. Фактический уход отражается в седьмом столбце. Данные вносятся после начала отпуска лица.
8. Изменения, вносимые в ходе следования графику, отражаются в 8, 9 графах.
9. Последний раздел необходим для особых отметок.

Обязательно должны быть заполнены 1–6 графы. Вносить данные должен начальник кадровой службы. После этого он указывает должность и ФИО, а документ направляется на утверждение руководителю. Остальные разделы будут заполняться по мере выхода сотрудников в отпуск.

Если в учреждении не используют унифицированную форму, то важно внести в документ:

• список работников организации;
• количество дней отпуска, положенных по закону (основной и дополнительный оплачиваемые);
• даты предположительного ухода (только месяц или число/месяц);
• раздел для подписи, подтверждающей факт ознакомления с графиком;
• графу «С изменения ознакомлен».

В каких случаях допустимо менять сроки

Сроки ухода работников в отпуска могут быть изменены работодателем.

Это предусматривается при:

• необходимости выполнения срочных заданий, которые под силу определенному сотруднику;
• проведении реорганизационных процедур (расширение, ликвидация должностей, смена профиля, сокращение);
• применении новых методов работы, оборудования, вычислительных программ;
• проверке деятельности организации контролирующими структурами;
• срочном командировании работника в связи с производственной необходимостью;
• болезни начальника, в период которой сотрудник должен выполнять его обязательства.

Если отмечается какой-либо экстренный случай, то дата ухода в отпуск может быть изменена. При этом работник должен дать согласие на корректировку графика в письменном виде. Когда он не желает идти на уступки, аналогично издается соответствующий документ.

Необходимость изменений может быть вызвана не только обстоятельствами рабочего процесса, но и желанием самого подчиненного. Чаще всего просят перенести отпуск работники, испытывающие проблемы финансового, личного или семейного характера.

Среди них выделяют:

• болезни;
• отпуск по беременности и родам работницы или супруги работника;
• желание подстроиться под график супруга для организации семейного отдыха и т.д.

Начальник в соответствии с озвученными причинами выносит решение о возможности или невозможности переноса отпуска. Если оно будет отрицательным, работник будет отдыхать в соответствии с графиком.

Порядок внесение изменений в график отпусков

Внесение изменений в график отпусков производится в письменном режиме. Новые данные отражаются в уже составленной форме Т-7. Заполнение производится не всего документа, а отдельных граф – с 7 по 9.

Порядок отражения корректировок предусматривает на начальном этапе создание приказа. Он утверждается и издается руководителем организации.

Приказ имеет произвольную форму.

Он составляется от имени начальника и содержит:

• наименование учреждения;
• занимаемую должность, фамилию, имя, отчество работника;
• основания, необходимые для внесения изменений.

После составления документ передается для ознакомления работнику, даты отпуска которого подлежат корректировке.

Также изменения прописываются в:

• личную карточку сотрудника;
• табель учета рабочего времени;
• график отпусков.

Образец приказа руководителя

Для внесения изменений руководителем издается приказ. Он должен обязательно содержать подпись начальника. Если работник сам пожелал изменить дату отдыха в связи с просьбой руководства, он должен оформить согласие.

Документ можно составить произвольно. Рекомендуется прописать в нем приблизительно такой текст: «Я, Андреев Борис Иванович, согласен с тем, чтобы ежегодный оплачиваемый отпуск был перенесен с 12.09.2016 на 18.10.2016 года».

Если отпуск сдвигается по инициативе руководства, то составляется и просьба начальника. В документе прописываются причины, согласно которым осуществляется перенос.

В соответствии с вышеуказанными документами издается приказ, а при его составлении можно ориентироваться на приведенный ниже образец:

Общество с ограниченной ответственностью «Планета Спорт»

ПРИКАЗ №124-п

о внесении изменений в график отпусков

19 мая 2020 г. г. Москва

В соответствии с личным заявлением Андреева Б.И. о переносе отпуска в связи с регистрацией брака сына

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Перенести начало ежегодного оплачиваемого отпуска за 2020 год Андрееву Б.И. на 18 октября 2020 года по семейным обстоятельствам.
2. Начальнику кадровой службы Миненко Ю.Р. внести изменения в личную карточку Андреева Б.И., график отпусков в предусмотренные законом сроки.
3. Контроль за исполнением приказа возлагаю на заместителя генерального директора Пироженко А.П.

Основание: график отпусков на 2020 год и заявление от Андреева Б.И. от 02.09.2016 г.

Генеральный директор ООО «Планета Спорт» _____________ Киселев П.С.

С приказом ознакомлен: ______________ /Андреев Б.И./

С приказом ознакомлен: ______________ /Миненко Ю.Р./

С приказом ознакомлен: ______________ /Пироженко А.П./

Помимо подписи руководителя на приказе должна стоять виза сотрудника, отпуск которого переносится. Она будет свидетельствовать об ознакомлении и согласии с корректировками.

Прием новых сотрудников

Если за год в учреждение пришли новые сотрудники, то изменения в график не вносятся. Руководство может предоставить им отпуск в любой период времени по собственному желанию. При этом учитывается отсутствие ущерба рабочему процессу в случае ухода работников. Для предоставления отпуска новый член коллектива составляет заявление на имя начальника.

Но в некоторых учреждения принято вносить корректировки в график отпусков. Тогда логичным будет решение о составлении дополнительного листа к имеющемуся документу. Он оформляется в соответствии с установленными требованиями. В графу «Примечание» нужно внести дату приема на работу лица.

Досрочный выход

Работник может выйти из отпуска раньше положенного срока. В этом случае составляется докладная записка на имя руководителя, которая должна содержать причины раннего выхода.

В документе должна стоять дата составления, подпись заявителя. Он регистрируется в регистрационном журнале в момент подачи. Бумага передается для утверждения начальнику. Если он считает причину важной, то дает право сотруднику структурного подразделения вызвать работника из отпуска в соответствии с приказом.

Письменное уведомление может быть не доставлено в связи с отсутствием человека в городе. Поэтому вопрос с выходом из отпуска решается в телефонном режиме.

Если сотрудник соглашается выйти, то руководитель оформляет приказ по личному составу.

В нем прописываются требования:

• вызвать сотрудника из отпуска;
• провести перерасчет отпускных сумм;
• предоставить возможность последующего ухода в оставшуюся часть отпуска или присоединения ее к следующему отпуску.

Приказ заверяется подписью начальника и печатью учреждения. Документ регистрируется в журнале регистрации приказов по отпускам.

Изменению подлежат табель учета рабочего времени, а также личная карточка работника в разделе, отражающем сведения об отпуске. В примечаниях отмечаются основания корректировки графика.

В графе отпусков нужно сделать пометки с фактическими датами ухода работника в отпуск, выхода. Примечанием будет причина, в соответствии с которой период не был отгулян до конца.

Перенос по инициативе работника

Инициатива переноса может быть вынесена сотрудником. В этом случае он должен подать заявление на имя начальника учреждения. В документе отмечаются основания для изменения даты ухода. Если руководитель не против переноса, он издает приказ.

В документе прописываются:

• данные работника;
• дата предполагаемого ухода и измененные числа;
• основания переноса;
• требования внести изменения в график.

После выпуска документа сотрудники кадровой службы вносят корректировки. Если работодатель будет не согласен с просьбой лица, то работник пойдет в отпуск в соответствии с графиком.

Вызов на работу

Вызов на работу сотрудника из отпуска возможен при соблюдении определенных условий. Прежде всего, согласие на выход должен дать сам работник. В соответствии с разъяснениями, отраженными в Постановлении Пленума Верховного Суда РФ №2 от 17.03.2004 года, подтвердить свое решение сотрудник должен независимо от обстоятельств, которые вынуждают его выйти.

Работодатель ни при каких обстоятельствах не должен отзывать из отпуска беременных сотрудниц и несовершеннолетних работников. Также под это правило попадают лица, трудовая деятельность которых ведется в условиях вредного и опасного производства.

Изменить график отпусков можно в любой момент по согласию сторон. Для корректировки должны быть официальные подтверждающие документы.