Случается, что человеку приходится менять фамилию. Причем происходит это не только у женщин из-за замужества, для этого есть иные причины: человек может самостоятельно принять решение сменить фамилию, которая ему была дана при рождении по разным причинам. Но это достаточно серьезный шаг, так как придется вносить соответствующие изменения во все имеющиеся документы.
После смены фамилии будет получен новый паспорт, внесены изменения в ИНН и прочие личностные документы.
Причем если фамилия была изменена не по причине замужества, а по иному поводу, существуют определенные особенности в самом процессе ее смены и регистрации документов. О смене фамилии работник также обязан уведомить отдел кадров, сотрудники которого должны будут внести в документацию необходимые изменения.
Для этого необходимо написать заявление о внесении изменений в связи со сменой фамилии, к которому приложить документы, подтверждающие этот факт. Это может быть свидетельство о регистрации брака или иная, подтверждающая смену фамилии бумага.
Соответствующие изменения в личную карточку, действующий трудовой договор, трудовую книжку. Кстати, подвергнуться изменениям могут также имя и отчества, порядок действий в этом случае будет аналогичным.
Основные нюансы процедуры
Внесением изменений в действующие документы работника вносит отдел кадров, его же сотрудник заверяет внесенные изменения. Лишь в этом случае исправленные документы будут действительными.
Правила оформления
Законодательством РФ предусмотрена процедура внесения изменения в трудовую и личную карточки работника. Относительно других документов никаких предписаний нет, но все же существуют некоторые установившиеся правила.
Если работник сменил фамилию, то отделом кадров вносятся изменения в:
- трудовую книжку;
- книгу учета;
- личную карточку;
- лицевой счет;
- трудовой договор (действующий).
Помимо прочего, возникает необходимость в получении нового свидетельства обязательного пенсионного страхования.
Изменения в указанные документы вносятся на основании:
- свидетельства о заключении брака;
- нового паспорта.
Для того, чтобы сделать более удобным оборот документов внутри компании и избежать в будущем проблем с сотрудниками трудовой инспекции, рекомендуется написать заявление о внесении изменений в связи со сменой фамилии, которое пишется на имя директора, и предоставить его в отдел кадров. После этого руководством должен быть издан соответствующий приказ согласно дате получения нового паспорта, с новыми данными.
После чего работодатель по последнему месту работы вносит изменения в трудовую книжку на основании документов, это подтверждающих, ставит свою подпись и печать организации. Вместо руководителя это также может сделать отдел кадров, скрепив все своей печатью.
В дополнение к существующему трудовому договору следует составить дополнительное соглашение на основании нового паспорта, к нему присовокупить копи приказа, свидетельства о регистрации брака и нового паспорта. После этого отделом кадров вносятся изменения в личную карту работника, в которой зачеркивается старая и вписываются новая фамилия.
Сотрудник отдела кадров заверяет эти изменения текущей датой и своей подписью, а также пояснительной запиской к данным действиям на оборотной стороне листа.
Установленный порядок
Для оформления данной процедуры существует определенный порядок действий, включающий в себя следующие шаги:
- Получение от работника нового паспорта с измененной фамилией или свидетельства о заключении брака, на основании которых будут вноситься изменения.
- Написание работником заявления о смене фамилии с предоставлением приложенных к нему копий паспорта и свидетельства регистрации брака.
- Приказ от начальства о внесении изменений в документацию работника. Так как единого шаблона для такого документа не существует, его необходимо написать в свободной форме.
- Непосредственное внесение изменений в трудовую и прочие документы работника (личную карту и прочие).
При разводе и последующем изменении фамилии алгоритм действия аналогичный. Случается, что из-за многоразовой смены фамилии не остается места на титульном листе трудовой для внесения соответствующих изменений, тогда к ней прилагают вкладыш, в котором указывают новую фамилию и прочие необходимые данные.
Как написать заявление о внесении изменений в связи со сменой фамилии
Если работник меняет фамилию, он обязан уведомить об руководство компании или организации, а именно – отдел кадров. Это необходимо для того, чтобы в документацию были внесены соответствующие изменения. Для того, чтобы уведомить об изменениях в фамилии (а также имени или отчестве), необходимо написать соответствующее заявление.
Скачать Заявление О Внесении Изменений В Связи Со Сменой Фамилии
Оформляется оно в письменном виде и свободной форме, но в обязательном порядке содержит следующую информацию:
- ФИО директора должность, название организации;
- данные работника: ФИО, должность;
- текст в свободной форме, в котором описывается просьба об изменении в данных работника фамилии с указанием причины этого действия;
- указание приложенного документа, на основании которого происходит внесение изменений;
- число и подпись подающего заявление.
После того, как заявление будет написано, его нужно передать сотрудникам кадровой службы. Такой документ является основанием для руководства для внесения изменений в документы работника. К заявлению приложить документы-основания с копиями.
Дополнительные меры
Когда работник меняет фамилию или же иные данные, будь то имя или отчество, не только кадровому отделу, но и бухгалтерии приходится заниматься переоформлением ряда документов, которые необходимы для ведения отчетности.
Работа с программой 1С
Бухгалтерам, ведущим отчетность предприятия, также необходимо вносить изменения в документы, в которых фигурируют фамилии работающих. В программу 1С необходимо корректно ввести новые данные таким образом, чтобы сведения о старой фамилии были сохранены.
Типовое положение о системе управления охраной труда должно быть на каждом предприятии.
Как по правилам подать заявление на ЕНВД — читайте вот тут.
Для этого:
- в пункте «Физические лица» в месте, где нужно писать имя, вводится новая фамилия работника;
- далее необходимо ввести сведения о том, с какого момента происходят эти изменения;
- в открывшейся форме появится поле со старыми данными и прежней фамилией, с указанием даты ее предыдущей смены, если таковая была;
- здесь же указываются изменившаяся фамилия и дата изменений, с которой они вступили в силу.
После того, как все данные будут введены, необходимо сохранить изменения в форме «Физические лица», а нажав на пункт меню «История» легко проверить введенные изменения и дату их внесения. Вышеперечисленных действий достаточно для того, чтобы при последующей работе с программой новая фамилия отображалась корректно.
Чтобы изменить паспортные данные, действовать нужно по тому же алгоритму, только новую информацию ввести в поле «Удостоверение», после чего обязательно сохранить их. Сведения о внесенных изменениях можно просмотреть во вкладке «Паспортные данные физических лиц».
Алгоритм действий
Руководитель, получивший от работника заявление о внесении изменений в связи со сменой фамилии, должен действовать согласно следующему алгоритму:
- Принять заявление, сделать это можно только после того, как работник получит новый паспорт с измененной фамилией. После того, как заявление будет принято, у руководства есть 7 рабочих дней для того чтобы внести соответствующие изменения в документацию.
- Издать приказ о внесении соответствующих изменений; внести изменения в трудовую книжку работника, для этого на титульном листе зачеркнув старую и вписав новую фамилию, заверить подписью и печатью организации.
- Внести изменения в кадровые документы: личную карточку, лицевой счет, график отпусков, четный табель рабочего времени, оплаты труда. Всюду, где будут вноситься изменения, должна стоять подпись сделавшего это ответственного лица, ставить печать не нужно.
- Изменить фамилии в карточке страховых взносов.
- Уведомить работника о том, что необходимо сменить банковскую карту, при смене фамилии — это необходимо сделать, причем работник должен написать в банк заявление от своего имени для обмена имеющейся карты на другую.
- Заменить доверенность и свидетельство обязательного пенсионного страхования, о чем работник должен подать соответствующее заявление. После этого в течение 2 недель его нужно подать в отделение пенсионного фонда. При этом номер самого свидетельства не изменится, только данные о фамилии.
Где ещё нужны корректировки
Изменения на основании заявления от работника о смене фамилии вносятся в:
- трудовую книжку;
- документацию из личного дела;
- личную карточку;
- трудовой договор;
- страховое свидетельство.
Но помимо этих документов и непосредственно самого паспорта корректировки необходимо также внести и в ряд прочих документов, для этого обративших в следующие организации:
| Налоговая инспекция | Лично, через почту или представителя руководителем организации подаются документы в срок не более трех дней с того момента, как руководителем был получен новый паспорт с измененной фамилией. При пропуске этого срока налоговой инспекцией может быть наложен штраф. Если документы передает представитель, у него должна быть в наличии заверенная нотариально доверенность на совершение подобных действий от имени руководителя. |
| Пенсионный фонд | В данном случае руководителю необходимо обратиться в соответствующее отделение ПФР для внесения изменений в лицевой свет работника, причем заявление о смене страхового свидетельства должен написать сам директор предприятия на основании полученного от работника заявления о внесении изменений по причине смене фамилии. В течение месяца пенсионный фонд вносит новые данные и выдает страховое свидетельство на новую фамилию, при этом сохранив прежний номер. |
| Банк | Необходимо сообщить обслуживающему банковскому учреждению об изменениях в данных работника, то есть его клиента, предоставив образец новой подписи. |
| Партнеры |
|
Подробная инструкция
Если вы в силу обстоятельств или собственного желания решили сменить фамилию, необходимо учитывать следующие моменты:
- Изначально документы и заявление на смену фамилии предоставляются в ЗАГС.
- Право на смену фамилии имеют лица, достигшие 14 лет. Не достигшим восемнадцатилетия требуется согласие родителей или опекунов. Если его нет, тогда придется обращаться в суд.
- В зависимости от социального положения, может меняться список необходимых документов, но обязательными для представления являются: паспорт, заявление в ЗАГС, свидетельства о рождении (если заявителю меньше 18 лет), свидетельство о браке или разводе, квитанция об оплате госпошлины. Лицам в возрасте от 14 до 18 лет также требуется предоставить паспорта родителей.
Если фамилию меняет несовершеннолетний ребенок, необходимо письменное заявление от обоих родителей, в котором они подтверждают свое согласие на внесение подобных изменений. Его можно принести лично в ЗАГС или прислать по почте, но для этого оно должно быть заверено у нотариуса. Лица, достигшие 18 лет, заявление пишут самостоятельно на имя главы города.
В нем должно быть указано:
- место и дата рождения;
- ФИО;
- гражданство;
- национальность;
- место проживания;
- семейный статус;
- несовершеннолетние дети (если имеются).
На его основании вносятся изменения в паспортные данные заявителя, а именно выдается новый паспорт с новой фамилией.
Заявление на согласие на сверхурочную работу должно обязательно быть подано директору до момента начисления трудочасов.
Как выглядит заявление на перерывы для кормления ребенка — можете увидеть далее.
Отсюда вы сможете узнать про освобождение от НДС в 2020 году.
