Больничный — законное право любого работника. Предприятия часто сталкиваются с проблемой того, что болезнь какого-то важного звена компании приводит к разладу в работе всей организации.
В тех случаях, когда рабочее место сотрудника не может пустовать, его замещают — передают его рабочие функции другому работнику. Так и появляется замещение на время больничного.
Важно не только найти замену заболевшему сотруднику, но и правильно оформить документальную сторону вопроса. Ведь кадровые документы должны в полной мере отразить подобный процесс и регулировать все взаимоотношения, возникающие в ходе работы.
Нормы трудового законодательства
ТК РФ в статье 60 говорит о том, что переход обязанностей от одного работника другому имеет такие нюансы:
- Способность выполнять работу в разных профессиональных направлениях. Заместитель должен иметь те же навыки, что и работник на больничном.
- Местом работы обоих сотрудников должна быть одна организация.
- Нельзя провести такую операцию в случае с незанятым рабочим местом.
- Данный процесс обязательно оплачивается. Размер оплаты будет зависеть от того, каким было соглашение между работником и начальником — об этом говорится в статье 151 ТК РФ.
- При заключении подобной сделки следует документально оформить и получить подпись работника, которая будет свидетельствовать о его согласии на выполнение работы.
- Все обязанности и период работы следует указать в специальном договоре.
- Прекратить замещение можно до срока, установленного в соглашении. Данную возможность может использовать как работодатель, так и сотрудник. При этом следует за три дня до прекращения сделки письменно предупредить вторую сторону.
Статья 60. Запрещение требовать выполнения работы, не обусловленной трудовым договором
Статья 151. Компенсация морального вреда
Что может сделать работодатель
Для работодателя существует два варианта выхода из ситуации с отсутствующим работником — это замещение и совмещение. Замещение на время больничного представляет собой возможность перевода работника на другую должность на временной основе.
Особенности такого процесса заключаются в том, что:
- работник берет на себя все обязанности по новому месту работы;
- происходит освобождение от предыдущих обязанностей и функций;
- расчет заработной платы происходит по тарифу, установленному для нового места работы.
Стоит отметить, что подобный перевод сотрудника на другую должность следует предварительно согласовывать. Ведь работник не обязан этого делать и работодатель не может применять в отношении отказавшегося сотрудника какие-либо санкции.
Законодательством предусмотрен максимальный период, на который может применяться схема замещения. Он равен году.
К основному трудовому договору-контракту следует оформить дополнительной соглашение. С его помощью замена будет правильно оформлена. Если же срок замены будет большим, то можно внести изменения в трудовой договор. Однако никаких записей в трудовой книге не делают.
Если же использовать совместительство, то работник будет иметь дополнительные обязанности и не освобождаться от основных. Согласно законодательству РФ, на дополнительном месте работы сотрудник может проводить не более 4 часов в сутки. За совместительство работнику должны быть начислены дополнительные деньги к основному заработку.
Документальное оформление замещения на время больничного
При замещении сотрудника следует составить и подписать несколько документов:
| Приказ о замещении | Он выписывается на тот же срок, что и больничный лист для болеющего сотрудника. |
| Специальное соглашение | Его заключают с постоянным работником компании. |
| Трудовой договор | В случае с наймом стороннего сотрудника следует составить трудовой договор. |
| Унифицированное заявление | Этот документ также можно применять при переводе сотрудников. |
После получения согласия работника на перевод на другую должность, следует составить форму Т-5. Ее заполнением занимаются кадровики компании.
Скачать бланк унифицированной формы Т-5
В саму форму вносятся данные о процедуре перевода работника:
- предыдущая должность, место работы;
- данные о новом поле работ и функциях сотрудника на этом месте;
- какова заработная плата на новой должности будет начисляться;
- на каких основаниях был совершен перевод сотрудника.
Срочный и бессрочный трудовые договора имеют различия не только в сроках, но и в степени обеспечения.
Образец заявления на чернобыльский отпуск вы можете увидеть в этой статье.
Данный документ должен прочитать работник, после этого ее может подписать руководитель.
Оформление приказа и служебной записки
Законодательство России позволяет каждому работодателю разработать свой вариант приказа, который будет включать все необходимые компании пункты. Существует и две унифицированных формы данного документа. Это образец Т-5 и Т-5а. Они были утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года №1.
Бывают ситуации, когда замещение происходит, но оформлять приказ не нужно. Так, не нуждается в документации случай, когда заболел руководитель, и его обязанности перешли к заместителю. Данная операция не требует дополнительных бумаг, поскольку должность зама предусматривает частичное или полное выполнение функций руководителя.
Совмещение должностей
В той ситуации, когда сотрудники не соглашаются пойти на замещение должности своего коллеги, существует иная схема разрешения отсутствия работника. Следует обратиться к совместительству.
Здесь можно воспользоваться собственными ресурсами — работниками, чья специальность позволяет объединить свои функции и отсутствующего сотрудника. Есть вариант поискать совместителя за пределами организации.
Примером может служить учитель. Допускается совмещение как коллегами из одного учреждения, так и из других образовательных организаций.
Стоит отметить, что совместительство не является основным местом работы, а выполняется в свободное время. Также следует заранее оговорить размер заработной платы для такого сотрудника, поскольку она будет отличаться от той, которую получают на основном месте.
Работу по совместительству также нужно оформлять документально. Заполняются служебная записка и приказ. В этих бумагах и прописываются сведения о дате начала работы и размер оплаты труда.
Среди всех характеристик совмещение также не позволяет вносить данные о совершении работы в трудовую книгу.
Время рабочего дня
Замещение и совмещение имеют разные положения относительно времени рабочего дня для сотрудника. Это, прежде всего, связано с тем, что в первом случае сотрудник полностью освобожден от своих прежних обязанностей и занят только новой должностью, а вот совместитель трудится на еще одном производстве.
Для замещения характерен обычный восьмичасовой рабочий день. Согласно части 1 статьи 60.2 ТК РФ, сотрудник выполняет свои обязанности в соответствии с прописанной в соглашении длительностью его смены. Здесь стоит отметить, что специфика работы может позволить уменьшить количество рабочего времени — все зависит от организации.
В ходе совмещения рабочий день также устанавливается соглашением. Но поскольку сотрудник кроме этой работы выполняет и основные функции, то по совместительству он может работать не больше четырех часов в день.
Доплата
Трудовой кодекс говорит о том, что при совмещении должностей работник должен получить доплату к основному заработку. Размер доплаты зависит от того, какие суммы были указаны в приказе к совместительству. По сути данную цифру рассчитывают исходя из объема работы, которую выполняет совместитель.
Что касается заместителя, то ему положен тот оклад, который начисляется в соответствии с должностью. Если тариф по зарплате на занимаемом месте больше, то заработная плата сотрудника вырастет, если же меньше — то уменьшится.
Особенности для директора и иных руководителей
Здесь особенности касаются разных форм ведения бизнеса. В случае с акционерными обществами заместить руководителя могут только исходя из решения совета директоров АО.
Для начала принимается постановление о приостановлении полномочий одного руководителя и назначается новый временный исполнитель его обязанностей.
Согласно закону №208-ФЗ совет директоров АО не может приостановить полномочия руководителя, поэтому данные функции компания должна установить в собственном уставе.
Если же совет директоров не был наделен подобными полномочиями, то согласно ТК РФ, части 4 статьи 73, директора могут отстранить от работы в связи с его письменной просьбой. Также в документе должны значиться условия подобной процедуры.
Статья 73. Перевод работника на другую работу в соответствии с медицинским заключением
При назначении другого сотрудника на подобную должность, следует заключить с ним договор. Однако стоит учесть, что название должности будет изменено на “исполняющий обязанности директора”.
С ООО ситуация обстоит иным образом. Так, согласно Федеральному закону от 8 февраля 1998 года №14-ФЗ “Об обществах с ограниченной ответственностью”, для ООО предусмотрено создание совета директоров. Однако для подобной организации на законодательном уровне не существует должностных лиц, которые могли бы “исполнять обязанности”.
Для ООО характерно либо формирование нового состава правления, либо передача полномочий в полной мере на основании составления доверенности.
Стоит отметить, что частым нарушением выступает ведение документации заместителем руководителя ООО. Так, законом не предусмотрено проставление косых черт в бумагах. При подписании соглашений должностное лицо должно проставить свои ФИО, название должности и подпись.
При выборе заместителя должности руководителя следует опираться на несколько факторов:
- организационно-правовую форму предприятия;
- причины отсутствия руководителя;
- условий, на основании которых осуществляется передача полномочий.
В процессе замещения сотрудника могут возникать непредвиденные трудности. Особенно сложно бывает разобраться с документацией, которая касается руководителей разных учреждений. Поэтому следует изначально составить все бумаги правильно, чтобы не получить проблем с законностью процедуры.
В Трудовом Кодексе также вы можете увидеть информацию о том, за сколько дней писать заявление на отпуск.
Образец заявления о приеме на работу вы можете увидеть в этой статье.
Смотрите вот тут, как выглядит журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.
