В настоящее время для получения любой информации от компетентных организаций необходимо направить запрос. Он относится к разновидностям деловой переписки. Поэтому важно соблюдать правила ее ведения.
Документ составляется с использованием официально-делового стиля. От того, насколько составитель владеет умением правильно оформлять такие письма, зависит уважение к организации, которую он представляет.
Запрос в организацию о предоставлении информации составляется в определенном порядке. Несмотря на отсутствие унифицированной формы обращения, важно соблюдать общепризнанные правила.
Деловые письма
Любое письмо является визитной карточкой организации. Оно отражает ту позицию, с которой представитель обращается к адресату. Для создания положительного имиджа компании важно выразить в письме доверие, уважение. В этом случае задачи будут решаться быстрее, а переговоры будут эффективными.
Любая переписка, независимо от того, электронная или бумажная она, должна вестись в соответствии с нормами. Они аналогичны телефонным и личным разговорам.
Выделяют некоторые принципы ведения переписки:
- оппоненты должны уважать личность и деловую позицию друг друга;
- к деловым интересам сторон необходимо относиться внимательно;
- переписка предусматривает полную конфиденциальность;
- задачи, которые закладываются в письме, должны быть вовремя решены.
Деловые письма имеют ряд преимуществ перед другими видами отправлений:
- На простое письмо может не поступить ответа, даже если он требуется. Кроме того оно может потеряться в ходе обычной деятельности, поэтому сотрудникам приходится созваниваться и просить о проверке корреспонденции.
- Электронное сообщение может не отразить полностью просьбу, которая должна быть удовлетворена получателем.
- В обилии информации обычные отправления могут быть не восприняты должным образом. Это приведет к тому, что проблема не будет решена.
Для экономии времени необходимо соблюдение общих правил ведения деловой переписки. В этом случае возможно устранение недопонимания и спорных моментов.
Деловые письма могут отличаться по своей форме. Для правильного составления потребуется выяснить отличия их друг от друга. В этом случае послание будет оформлено должным образом, а отправитель не будет выглядеть глупым.
В зависимости от структуры письма могут быть коммуникационными и договорными.
В первом случае выделяют:
- отказы;
- претензии;
- признания;
- оправдания.
Эти виды используются в повседневной деятельности чаще всего.
Письма-договоренности имеют большое значение.
Они помогают:
- подвести итоги;
- договориться о чем-либо;
- поставить сроки выполнения задач;
- убедиться, что стороны поняли суть договора.
Простой язык, используемый в повседневной жизни, при составлении делового письма не используется. В корреспонденции должны быть исключены ошибки и опечатки.
Составитель должен предъявлять повышенные требования к себе. Если этого не сделать, сложится негативное впечатление об уровне образования и интеллекте человека.
Документ не должен содержать ни орфографических ошибок, ни неточностей в терминологии и лексике профессиональной сферы. При их наличии можно судить о некомпетентности человека, как работника.
Выделяют основные правила составления деловых писем:
- В письме не нужно использовать слова, значение которых до конца не ясно отправителю. Если отказаться от такой лексики невозможно, то важно пользоваться словарями для подтверждения правильности применения.
- Лучше не применять специфические термины. Ведь адресат может не понять сути выражений или ошибочно их истолковать. Если в письме важно прописать конкретное слово, то можно дать ему объяснение или расшифровать аббревиатуру.
- Предложения должны быть короткими. Длинные конструкции лучше оставить для романов, а не деловых переписок.
- До внесения данных в тело письма, необходимо подготовить текст в редакторе. Это позволит автоматически проверить орфографию и пунктуацию. Также это даст возможность сохранить написанное при потери связи с интернетом. Для этого настраивается автосохранение.
- Пользоваться планшетом или телефоном для предварительного набора текста не рекомендуется. Ведь их настройки могут быть выставлены так, что автоисправление будет неверным.
- Перед отправкой нужно перечитать текст, проверив ошибки и его логическое построение. Необходимо произвести вычитку через час после отвлечения от сообщения. В этом случае удастся лучше оценить текст.
Кто составляет документ
Документ создается от имени учреждения. Готовить текст сообщения может любой сотрудник. Чаще всего к составлению привлекают специалистов, которые разбираются в направлении запроса. Важным условием является действие работника в интересах своего руководства и организации.
Готовить документ может сам руководитель. При привлечении сотрудников к составлению письма важно провести согласование текста сообщения с начальником. Если не сделать этого, то могут появиться спорные и конфликтные моменты, недоразумения. Предварительное утверждение исключит такие ситуации.
Выделяют письма, которые должны передаваться лично в руки адресату. В этом случае составлять документы должен сам директор. Он направляет запрос непосредственно руководству другого предприятия. Вскрывать такую корреспонденцию запрещено всем, кроме получателя.
Структура
Структура, которую имеет запрос в организацию о предоставлении информации, аналогична другим деловым письмам:
- Обязательно прописываются реквизиты адресата и отправителя.
- Далее идет дата, когда письмо было составлено, и присвоенный ему порядковый номер.
- В заголовке прописывается наименование вопроса, который является приоритетным при составлении письма.
- Отправитель должен обратиться к адресату. Правила предусматривают обращение по имени-отчеству. Исключение составляют запросы в организации, которым необходимо предоставить информацию.
- В основной части отражается суть вопроса, необходимость получения отправителем информации.
- Обязательно нужно выразить надежду на дальнейшее плодотворное сотрудничество.
- Адресата нужно заранее поблагодарить.
- Внизу прописываются личные данные (фамилия, имя, отчество), занимаемая должность ответственного за составления письма лица. Документ в обязательном порядке подписывается.
Запрос является официальным документом. Поэтому он составляется на фирменном бланке организации.
Оформление
Составление письма производится на листе, формат которого А4. Также составлять его можно, используя фирменный официальный бланк учреждения. Второй вариант считается лучшим. Ведь фирме не придется вручную вводить реквизиты компании, а также письмо будет выглядеть солиднее.
Оформление проводится двумя способами. В первом случае письмо составляется рукописно. Данный метод считается устаревшим. При этом письмо должно быть направлено посредством почтовой связи. В этом случае увеличивается время ожидания ответа.
Вторым способом является печатное составление. Быстрые манипуляции позволят мгновенно передать сообщение оппоненту посредством электронной почты.
Предприниматели должны предоставлять отчет о среднесписочной численности без работников 1 раз в год, в установленный срок — до 20 января следующего года.
Образец заполнения нулевой декларации по налогу на прибыль в 2020 году можно найти далее.
Письма составляются в одном экземпляре. Документ обязательно должен быть зарегистрирован в журнале в качестве исходящей корреспонденции. В этом случае он получает порядковый номер. Также в специальной графе прописывается дата составления.
Правила составление и образец запроса в организацию о предоставлении информации
Письмо-запрос направляется в том случае, если человеку необходимо предоставление оппонентом каких-либо документов или информации. Оформляется оно на официальном бланке.
В тексте обращения прописывается запрос и его обоснование. Это обусловлено тем, что данные могут быть переданы только организациям, функциональная деятельность которой связана с предоставляемыми сведениями. Среди обоснований можно выделить нормы закона и ссылка на нормативно-правовые акты, организационную документацию.
Структуры письма аналогична обычной деловой корреспонденции.
Основными пунктами данного вида отправлений являются:
- реквизиты отправителя и адресата;
- исходящий регистрационный номер и дата создания документа;
- ссылка на исходное письмо с указанием его даты и номера (при направлении запроса в ответ);
- наименование документа;
- обращение к адресату (фамилия, имя, отчество руководителя или уполномоченного лица);
- цель обращения;
- суть запроса с приведением конкретных документов или сведений, которые должны быть предоставлены;
- обоснования предоставления данных;
- указание надежды на дальнейшее плодотворное сотрудничество и благодарность за оказываемую помощь (это пункт можно не включать, но он может повысить уровень письма при соблюдении делового этикета);
- подпись отправителя и его данные (фамилия, имя, отчество, контактные данные, занимаемая должность), которые требуются для связи получателя с составителем.
В конце обязательно ставится подпись руководителя компании или другого лица, которое имеет на это полномочия.
Письма-запросы предусматривают направление в адрес отправителя писем-ответов.
В качестве такой корреспонденции могут выступать:
- документы с запрашиваемыми сведениями;
- сопроводительные письма;
- мотивированный отказ в предоставлении данных.
Ниже представлены образцы писем-запросов, которые можно использовать в качестве шаблона при просьбе предоставить информацию.
Образец 1:
Письмо-запрос о предоставлении данных из архива
Уважаемый Андрей Иванович!
Просим предоставить архивные данные о трудовой деятельности Смирновой Ольги Игоревны в ООО «Светоч» в период с 12.10.2011 по 21.06.2012 года. Необходимо подтвердить, что данное лицо являлось бухгалтером компании.
Официальную документацию просим направить специалисту кадровой службы ООО «Успех» Ореховой Светлане Григорьевне.
Начальник предприятия___________ А.П. Михайленко
Образец 2:
Письмо-запрос о предоставлении материалов научной конференции
Уважаемая Наталья Сергеевна!
На основании договора №235 от 3 февраля 2020 года просим Вас передать в Научно-исследовательский центра материалы по V научной конференции студентов и школьников, которая прошла в городе Самаре 25 января 2020 года.
Направить сведения просим начальнику отдела по работе со школьниками и студентами Альбине Викторовне Макаровой.
Руководитель НИИ _____________ В.В. Шаповалов
Образец 3:
Письмо-запрос о предоставлении прайса на товары
Уважаемый Сергей Алексеевич!
Наша компания ООО «Дизайн +» заинтересовалась товарами Вашего производства. С целью использования продукции в ходе своей деятельности просим Вас направить прайс-лист с указанием цен и характеристик материалов. В документе просим указать оптовые и розничные цены.
Сведения о товарах и условия работы можно отправить по электронной почте dizajnplus@mail.ru. Ответственный за получение информации сотрудник – Григорьева Анжелика Викторовна, старший менеджер отдела продаж (т. 8-923-654-89-21).
Генеральный директор ______________ А.А. Аванесян
Образец 4:
Письмо-запрос о предоставлении официальных документов
Уважаемая Татьяна Павловна!
Для заключения договора между ООО «Юрист» и ООО «Охрана» необходимо предоставление:
Документы прошу передать по электронной почте urist@yandex.ru или передать через курьера.
Заместитель генерального директора ____________ В.Е. Чихичин
Образец 5:
Письмо-запрос о коммерческом предложении
Уважаемая Инесса Анатольевна!
Прошу передать почтовым отправлением коммерческое предложение о поставке оборудования. В документации просьба указать сроки и условия перечисления платежа.
Главный бухгалтер___________ О.Я. Никитина
Сроки ответа
На письмо-запрос в обязательном порядке должен быть получен ответ. Это обусловлено принципами и этикой деловой переписки.
Сроки ответа варьируются в зависимости от вида отправления. При этом получатель может и не ответить на послание. Ведь законодательно не предусматривается ни порядок отправке ответного письма, ни обязательность ведения деловой переписки.
Обладать мастерством составления деловых писем должен каждый сотрудник солидной компании. При допущении ошибок фирма может выглядеть нелепо, а партнеры будут относиться к ней с недоверием.
Бланк сообщения о закрытии обособленного подразделения 2020 года в течение трех рабочих дней обязана подать организация-налогоплательщик.
Образец заполнения бухгалтерской справки формы 0504833 можно найти на этой странице.
Бланк новой формы 4-ФСС скачивайте здесь.
