Каждый индивидуальный предприниматель или организация, которые ведут предпринимательскую деятельность и проводят расчеты с клиентом посредством наличности, обязуются на законодательном уровне иметь кассу и вести операционный учет в соответствии с установленным порядком.
Любые расчеты между компанией и покупателем должны проводиться с применением специальной техники (ККМ), поэтому владелец должен купить минимум один кассовый аппарат. Также обязательной является выдача бумажных чеков, где будет указана сумма операции с ее назначением.
Используемый контрольно-кассовый аппарат должен относиться к разрешенным налоговыми органами моделям, находящимся в Государственном Реестра ККМ. В процессе регистрации кассового аппарата необходимо также произвести регистрацию формы КМ4 — «Журнала кассира-операциониста».
Если организация имеет несколько контрольно-кассовых машин, то для каждого их них требуется ведение своего журнала.
Что это такое
В соответствии с планом счетов организации, каждая кассовая операция должна быть проведена на 50-м счете и его субсчетах. Если ведется стандартная форма бухучета, то регистрация проходит в главной книге КО-4, которая заполняется старшим бухгалтером. Организации, относящиеся к малому бизнесу и ведущие бухучет по упрощенной форме, обязаны использовать для регистрации книгу учета хозяйственных операций (форма К1) либо доходов и расходов.
Записи о кассовых перемещениях денежной наличности вносятся ответственным за это кассиром в журнал кассира операциониста. Каждая запись выполняется ручкой с черной или синей пастой и заверяется подписью кассира.
На обложке журнала указываются следующие данные:
- реквизиты организации или ИП;
- ОКПО-, ОКУД — коды;
- информация о ККМ;
- дата, когда был открыт журнал;
- данные лица, ответственного за ведение журнала.
Журнал должен быть пронумерован постранично и прошит. Также необходимо наличие подписей главного бухгалтера, руководителя организации и представителя налоговой, которые скрепляются печатью организации.
Нужен ли документ
Журналом должны регистрироваться любые денежные средства, проходящие через ККМ организации. Такой подход обеспечит правильный учет выручки, а также ведение отчетности по финансам и налогам.
Когда налоговая проводит проверку в первую очередь изымается кассовая документация, по этой причине ведение журнала является ответственной задачей для предприятия и требует особой аккуратности и тщательности.
У индивидуального предпринимателя может возникнуть вопрос: нужен ли ему такой документ и кто должен заниматься его ведением, если должность кассира отсутствует.
Законодательно учет кассовых операций и денежной наличности не разделяется для различных форм собственности, поэтому вести журнал необходимо в любом случае. Если ИП не предусматривает наличия кассира, то заполнение документа должно производится руководителем.
Регистрация в налоговой
Приобретая контрольно-кассовую технику в 2020 году, организация или индивидуальный предпринимателя обязаны регистрировать устройство в налоговом органе. Порядок процедуры регламентируется приказом № 94н Министерства Финансов РФ от 29.06.2012. В это же время регистрируется журнал кассира операциониста.
Для соблюдения обеих процедур потребуются следующие документы:
- заявление о регистрации ККМ (бланк можно найти в интернете);
- контракт с одним из центров, осуществляющих техподдержку устройства;
- техпаспорт кассовой техники;
- журнал кассира — операциониста;
- доверенность на имя лица, подающего документы.
Стоит помнить, что в зависимости от конкретного налогового органа пакет документов может быть изменен.
В процессе регистрации могут понадобиться такие документы, как договор купли ККМ, паспорт ЭКЛЗ, журнал учета вызова специалистов, ведущих техподдержку кассового аппарата. Но, в соответствии с письмом ФНС России от 31.07.2013 № АС-4-2/13871 налогоплательщик может отказать в предоставлении паспорта версии техники.
Внимание! В случае отказа от ведения журнала, владелец ККМ может быть привлечен к ответственности в соответствии со ст. 120 Налогового Кодекса РФ и ст. 15.1 КоАП РФ.
Заполнение и ведение журнала кассира операциониста
В процессе учета денежной наличности необходима обязательная прошивка журнала. Допускается прошивка как листов, так и журнала целиком. Контрольный лист должен быть подписан руководителем с обязательной расшифровкой. На последнем листе документа должна быть запись, указывающая количество пронумерованных, прошнурованных и скрепленных подписью либо печатью листов с обязательным попаданием на контрольный лист.
В процессе заполнения кассиром должны соблюдаться следующие правила:
- допустимо применение только темных цветов чернил;
- требуется учет хронологии событий;
- каждая строка предназначена для одного кассового дня;
- информацию для записи необходимо брать из Z-отчета ККМ;
- самостоятельный подсчет итога накопительной суммы недопустим;
- если в процессе смены снималось 2 отчета, то данные должны быть записаны отдельными строками для каждого из отчета;
- ежедневно записи должны подписывать кассир и руководитель.
- исправление данных, помарки или подчистка записей недопустимы.
Титульный лист, образец которого и пример заполнения можно скачать в сети, должен быть заполнен перед подачей формы в ИФНС. Вносятся данные о предприятие, ККМ (на основании техпаспорта), ответственном лице, а также дата начала и окончания ведения журнала. Между кассиром и предприятием необходимо заключать договор о материальной ответственности.
Первая запись журнала должна отображать проверочную сумму и акт ввода аппарата в эксплуатацию. В качестве контрольной выбирается сумма в 1,11 рублей. Остаток к концу дня должен быть таким же. В следующую смену кассиром должны быть уменьшены поступления на значение контрольной суммы.
Скачать образец заполненного журнала кассира-операциониста
В процессе заполнения колонок необходимо указать:
- дату смены;
- номер отдела либо секции (при отсутствие разбивки заполнение не требуется);
- информацию о кассире (если работает лишь один кассир, то допускается единая запись его данных в начале страницы,а в последующих строках необходимо использовать символы «-//-»);
- номер отчета фискальной памяти;
- продажи в соответствии с данными контрольного счетчика (заполнение проводит работник техцентра во время передачи аппарата для последующего ремонта);
- данные нарастающего итога на начало нового дня;
- подпись ответственного кассира;
- подпись администратора (старшего кассира);
- информацию по Z-отчету на конец дня;
- выручку за день;
- сумму наличности в кассе на основании Z-отчета;
- число платежей с примирением документов;
- сумму всех оплат по безналу;
- наличность, которая была внесена в кассу организации;
- возврат.
Чтобы внести подписи кассира, администратора и руководителя необходимо использовать столбцы 16, 17, и 18.
Замена на новый и внесение изменений
Если журнал закончился, то его необходимо «погасить» в налоговой при регистрации нового. Такая замена может производиться с подачей заявления на продление журнала любым из сотрудников компании, обладающим доверенностью от лица руководителя, заверенной нотариально. Также важно иметь при себе старый журнал и карточку регистрации ККМ.
Форма АДВ-2 отправляется в территориальный орган ПФР в случае изменения фамилии, имени, отчества.
Рассказываем, как составить приказ о поощрении по форме Т-11 — в этой статье.
Записи в новом журнале должны продолжать порядок старого. Остаток переносится в новый документ. Смена журналов должна проводиться в конце года, но эти требования не являются обязательными.
При возникновении вопросов допускается обращение в налоговую или к администратору, поскольку бывают случаи, когда руководители или налоговики могут высказать некоторые пожелания по поводу того или иного вопроса, касаемо заполнения. Важно помнить, что ведение журнала является ответственной задачей, которая влияет на чистоту отчетности.
Исправление ошибок
Любое предприятие должно соблюдать кассовую дисциплину, в противном случае нарушителю грозит административная ответственность. Исправление ошибки в документе допускается, однако, часто его проще заполнить повторно, нежели исправить ошибочную запись.
С журналом кассира дела несколько сложнее. Его приходится вести в течении длительного срока со строгим соблюдением хронологии, по этой причине полностью переписать документ не выйдет. Тем не менее допускается внесение исправлений на основании постановления Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132.
Если обнаружилась ошибка, ее необходимо исправить одним из следующих методов:
- При обнаружении ошибки, допущенной в текущую смену, неверную запись перечеркивают полностью и вносят в журнал новую на следующей строке. Зачеркнуть ошибочную запись нужно одной чертой, чтобы в случае необходимости она оставались читаемой.
- При обнаружении давней ошибки, требуется исправление неверного числа на правильное.
За исправления, которые были оформлены в соответствии с установленным порядком, штраф не предусмотрен. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ в п. 8 ст. 10 требует рядом с исправлением указывать дату внесения изменений, а также данные ответственного лица и его подпись. Вносить исправления могут только лица, ответственные за ведение журнала.
Сроки хранения
Журнал кассира-операциониста должен храниться рядом с местом установки кассового аппарата на протяжении всего срока эксплуатации устройства. Документ должен быть предъявлен проверяющим по их требованию.
Хранение журналов за прошлые периоды производится организацией или индивидуальным предпринимателем. Сроки хранения составляют не менее 5 лет.
После окончания указанных сроков необходимо произвести уничтожение документа. В соответствии с требованиями законодательства для этих целей должна быть составлена специальная комиссия, которая засвидетельствует факт уничтожения. Затем, руководитель организации или предприниматель должен составить акт, который заверят члены комиссии своими подписями.
Что делать если ведется онлайн-касса
На основании действующих правил как предприятие, так и ИП могут использовать контрольно-кассовую технику в соответствии с новым порядком, на который они могут перейти добровольно (онлайн кассы).
Министерство Финансов РФ письмом от 16.09.2016 № 03-01-15/54413 разъясняет, что налогоплательщики, перешедшие на онлайн кассы, не обязаны применять формы, которые были утверждены постановлением Федеральной службы государственной статистики РФ № 132, поскольку это не предусматривается ФЗ от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники».
Где можно скачать упрощенную форму бухгалтерского баланса — читайте здесь.
Скачать бланк акта о списании объекта основных средств можно по ссылке.
