Вести учет столь важных документов, как трудовые договоры, стоит всегда. Он относится к внутренним операциям предприятия, но при проверке трудовая инспекция может предъявить претензии к пренебрежению им. Вся входящая и исходящая из организации документация должна регистрироваться в специальных книгах. Исключением не являются и трудовые договоры.
В архиве журнал заменяет огромное число договоров, перемешанных с дополнительными соглашениями к ним и иной документацией. При обращении работника в суд, позиция работодателя сразу становится уязвимой, если у него нет книги регистрации контрактов. Защита без него будет сложнее, а вероятность решения не в пользу работодателя выше.
Обилие кадровых документов требует одновременного ведения большого количества регистрационных книг. Трудовые контракты – основа отношений между работодателем и персоналом. Во избежание путаницы желателен их учет.
Назначение документа
Вопрос о необходимости ведения журнала актуален. Он часто встает перед руководителями и кадровыми специалистами, поскольку никакой ответственности за его отсутствие не предусмотрено.
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений нужен для ведения учета этих документов. Помимо сведений о самих договорах и соглашения в нем отражаются факты их поступления и отправки. Он способствует соблюдению порядка в документационном обеспечении, снижает риск утраты копий документов.
Журнал играет особую роль в судебных разбирательствах. Его можно использоваться работникам и работодателям в качестве доказательства. В случае необходимости суд сам его истребует. В трудовых спорах отсутствие такого журнала ведет к утрате убедительности позиции работодателя.
Документ заменяет обилие трудовых контрактов и соглашений к ним, которые хранятся в архиве в разрозненном порядке. В крупных организациях он служит основой для подготовки статистической отчетности.
Зачастую работодателям необходимы от кандидата на должность официально подтвержденные сведения с прежнего места работы. Они отражаются в справке, выписываемой на основе журнала регистрации.
Является ли обязательным
Вопрос об обязательности журнала регистрации трудовых контрактов для многих кадровиков остается открытым. Хотя ответственности за его отсутствие не предусмотрено, порядок в документировании деятельности предприятия нужен.
Если посмотреть на опыт кадрового делопроизводства крупных и успешных компаний, то журнал лучше вести. Неспроста залог их успешности заключается в организованности и единой структуре. Поэтому позиция профессионалов по праву заслуживает авторитета.
Унифицированной формы журнала, как, к примеру, по учету трудовых книжек, не установлено. Следовательно, он может вестись в удобном для предприятия виде.
Несмотря на то, что закон не обязывает ведение журнала трудовых контрактов, правила документооборота требуют осуществления регистрации всей справочной документации. На его наличие указывает и Перечень типовых управленческих документов.
Кто заполняет
Регистрации трудовых договоров относится к компетенции кадровых специалистов. На крупных предприятиях его осуществляют отделы кадров, на малых – отдельный работник.
Регистрация контрактов означает присвоение каждому из них порядкового номера и внесения его данных в специальную регистрационную книгу. После осуществления этих действий трудовой договор получает юридическую значимость, т.е. регистрация приказа о заключении соглашения означает вступление его в силу.
Образец журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
Контролирующие органы в ходе проверки могут запросить журнал, поскольку знают, что многие работодатели не оформляют трудовых отношений с персоналом. Соответствие количества работников с числом соглашений снижает риск получения штрафа по условиям предоставления рабочих мест.
Порядок заполнения журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
Трудовой контракт – это соглашение работника и работодателя по предоставлению работы одной стороной и ее выполнению за заработную плату другой. Договор является гарантом обеспечения условий труда по установленным законодательством нормам. Он составляется в двух экземплярах, один из которых выдается нанятому сотруднику под расписку.
Документ заверяется подписью представителя работодателя и печатью предприятия, а также подписью работника с отражением его персональных данных. Второй экземпляр трудового контракта подшивается в личное дело. Это обязательное требование, соблюдение которого необходимо вне зависимости от характера работы: основная или по совместительству.
При ведении в фирме учета трудовых договоров сотрудник ставит подпись в журнале регистрации контрактов в знак получения документа на руки.
Образец заполнения заявления о приеме на работу вы можете увидеть на нашем сайте.
Читайте также в этой статье, за сколько дней перечисляют отпускные.
Поскольку единой формы для регистрации трудовых договоров законом не установлено, можно вести обычную тетрадь. Желательно, чтобы обложка книги была твердой для удобства длительного хранения.
На титульном листе отражаются название компании, самого журнала и дата начала его ведения. Все листы следует пронумеровать. Установленные правила ведения книги регистрации необходимо указать в самом начале – на первом листе.
На втором листе содержится информация об ответственных за ведение журнала лицах. Информацию лучше отобразить в табличной форме, поскольку лица, ведущие регистрацию, могут со временем меняться.
Указанию подлежит:
- порядковый номер регистратора;
- ФИО и должность ответственного специалиста;
- причина ведения журнала этим специалистом;
- подпись.
Как правило, журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений представляет собой таблицу из 10 столбцов. Однако, в зависимости от потребностей организации из число может меняться.
Заполнению подлежат следующие графы:
- регистрационный номер контракта;
- дата оформления договора;
- номер контракта;
- ФИО работника;
- должность;
- название структурного подразделения, отдела, службы;
- срок действия контракта;
- характер работы;
- дополнительные соглашения;
- примечание.
В нумерации граф имеются некоторые нюансы. Так, третью из них лучше разделить на два столбца: первый – для контрактов, второй – для дополнительных соглашений. Такое разбиение облегчает поиск необходимого номера.
При регистрации соглашения указывается лишь его номер и главная информация в графе 10. Впоследствии в третьей или одиннадцатой графе номер проставляется один и тот же. Такое оформление удобно для поиска при наличии большого числа дополнительных соглашений к одному контракту.
Часто журнал дополняется графой для подписей сотрудников. Так фиксируется факт получения ими своих экземпляров договоров.
Ежегодно можно заводить новый регистрационный журнал. Когда трудовых контрактов и соглашений к ним небольшое количество нумерацию можно продолжать несколько лет пока книга не закончится. Перед сдачей в архив журнал регистрации подлежит прошивке и опломбированию. Срок его хранения – 75 лет.
При ведении учета трудовых контрактов важно следовать некоторым правилам:
- при большом количестве документов возможно ежегодное обновление регистрационного журнала;
- за допущенные в журнале ошибки штрафы и взыскание не допускаются;
- срок хранения книги – 75 лет;
- по окончании книги она прошивается, пломбируется и сдается на архивное хранение;
- при переходе срочных контрактов в постоянные договоры производится перерегистрация или проставляется специальная отметка;
- на задней части обложки журнала ставится подпись руководителя.
Допускается ведение регистрационной книги не только в любой форме, но и в любом виде: бумажном/электронном. При использовании обоих вариантов в случае выявления расхождений приоритет отдается бумажному носителю.
В бумажном виде
Хотя мы и живем в условиях невероятного развития компьютерных технологий, бумажные журналы все еще обладают преимуществами над электронными аналогами. Главное из них – удобство в хранении.
Журнал регистрации трудовых контрактов должен содержать подписи регистратора, руководителя и сотрудников. В этом бумажный вид документа также является более удобным. Предпочтение ему отдают и многие малые предприятия.
Бумажная книга должна быть прошита и пронумерована. Для персонала, работающего на срочных условиях, выделяется отдельная колонка.
Электронный вариант
Желающим шагать в ногу со временем больше подойдет электронный способ ведения регистрационной книги. К тому же он более удобен при большом числе контрактов или дополнительных соглашений по ним. В случае необходимости электронный журнал распечатывается. Для ведения электронной версии регистрационного журнала предпочтительнее программа MS Excel.
Среди ее преимуществ:
- удобный и быстрый поиск внутри документа;
- максимальная оптимизация использования;
- удобный контроль над правильностью оформления;
- конфиденциальность содержащейся информации;
- малые временные затраты на заполнение;
- упрощенная процедура подготовки справок и выписок.
Самый лучший вариант – ведение обеих версий. Его придерживается большинство кадровых работников.
Внесение изменений
Изменять записи в журнале регистрации трудовых договоров не разрешается. При необходимости внесения изменений журнал следует закончить и завести новый. На последнем листе закрытой книги необходимо сделать отметку о причине окончания – внесении неверных данных. Правильные сведения вносятся в новый документ.
Наиболее распространенная ошибка при регистрации трудовых договоров в журнале – проставление в первой графе вместо порядкового номера номер приказа о принятии работника на предприятие.
Образец справки-расчета для больничного листа поможет бухгалтеру определиться с формой и расшифровкой данных.
Посмотрите здесь, как выглядит больничный лист в электронном виде.
Как составляется образец заявления на чернобыльский отпуск — мы покажем далее.
