Назначение и порядок ведения журнала учета корпоративных карт

Корпоративные карты в последнее время все чаще используются различными организациями для осуществления повседневных расчетов. Они являются удобными, поэтому вводятся в деятельность предприятия.

Оформление карты производится для оговоренных локальными нормативными актами сотрудников. Выдача осуществляется банком с предварительным открытием корпоративного счета.

Для проверки использования, выдачи и возврата платежных средств в компании должен быть заведен журнал учета корпоративных карт. Он оформляется ответственным лицом в определенном порядке.

Универсальное средство расчетов

Корпоративные карты – универсальные средства расчетов, необходимые для проведения платежей в качестве оплаты товаров, услуг, снятия наличных средств. Они применяются на основании пунктов Положения об эмиссии банковских карт и операциях с ними.

Банковские организации вводят в оборот дебетовые, кредитные и предоплаченные карты. Каждая из них может быть выпущена как физическим или юридическим лицом, так и индивидуальным предпринимателем.

Оформление карты возможно только на работников конкретного предприятия, которые подали заявление на ее выпуск. При этом сделать это может не каждый сотрудник, а только лицо, должность которого отражена в списке пользователей корпоративной картой.

Для осуществления выдачи необходимо заключение договора между предприятием и сотрудником. На основании бумаги человек может использовать карту в определенном порядке.

На сумму, которую можно использовать, устанавливается определенный лимит. Он может быть постоянным и временным.

В некоторых случаях ограничения предусматриваются исключительно для:

• наличных платежей;
• безналичного использования средств;
• операций, проводимых на территории иностранного государства.

Корпоративные карты могут использоваться только с соблюдением некоторых условий:

• Средства не могут быть зачислены на карту через третьих лиц.
• Операции проводятся на счете предприятия. Поэтому если сотрудник захочет потратить лишние средства на личные нужды, начальник обязательно увидит это.
• В тот момент, когда производятся расходы, средства считаются подотчетными. Банковская организация может запросить подтверждающую документацию по операциям.
• При валютных операциях проводится уведомление банка в 10-дневный период. В документе приводятся обоснования расходов, а также расчеты.

Назначение

Преимущества корпоративных карты выделяют многие организации, которые ввели их в качестве платежных средств. С помощью них расходы стали легче не только для работников фирмы, но и бухгалтеров, ведущих учет, работодателей, контролирующих расходы.

Выделяют несколько пунктов, которые отличают такой тип карт от обычной:

• Корпоративная карта применяется при совершении покупок товаров, оплате услуг и работы поставщиков.
• Использовать платежное средство можно в командировках сотрудника. Легко с помощью карты оплачивать представительские расходы.
• Личные траты сотрудниками исключаются. Также запрещено переводить средства для оплаты заработной платы на корпоративный счет.
• Пластиковую карту можно использовать не только как средство проведения безналичных операций. При необходимости с нее можно снять деньги.
• Отчет о тратах при использовании корпоративной карты намного проще, чем при выдачи наличных. Ведь в данном случае не оформляется ордер, не вносятся данные об операции. Чтобы подтвердить расходы, необходимо подписание платежного поручения. Если счет и карта объединены, то даже этот этап не выполняется.
• В ходе стандартного использования сумм, выдаваемых под отчет, работник направляет на имя руководителя заявление. В нем отражается необходимая сумма и порядок предоставления отчета. При наличии корпоративной карты такая процедура не проводится.
• Вторичное использование карты требует только фактического отчета.
• Лимит, максимально допустимый для корпоративных карт, не предусмотрен. В случае выдачи наличных работнику предоставляется не более 100 000 рублей. Ограничение по корпоративным картам устанавливается самим работодателем.

Какие бывают карты?

Компания может самостоятельно определить виды платежных корпоративных карт, которые будут использоваться для расчетов. Банковскими организациями предоставляется множество типов. Прежде всего, стоит определить дебетовую или кредитную карту необходимо выдать сотрудникам.

В первом случае работник будет тратить средства, имеющиеся на счету предприятия. Если выбирается кредитная карта, то определенная договором с банком сумма зачисляется в виде кредита на счет.

Даже если в ходе работы будут использованы дебетовые карты, имеется возможность частичного кредитования. Услуга называется овердрафтом. Она применяется при отсутствии собственных средств на карте в ходе оплаты товаров. Овердрафт представляет собой небольшой займ, который можно тратить, когда личные деньги закончились.

Корпоративные карты могут быть именными и неименными. При обозначении имени на платежном средстве использовать его может только определенный сотрудник. Дополнительно на карту наносятся специальные знаки, отражающие фирму работодателя.

Неименные карты выпускаются для всей компании. Они выдаются любому лицу, входящему в определенный локальными нормативными актами список.

Порядок оформления

Порядок оформления корпоративной карты содержит несколько основных пунктов:

• Перед созданием самого платежного средства в банковской организации открывается специальный счет. Он необходим для зачисления средств, которые будут доступны при использовании платежной карты.
• Далее создаются сами карты, заверенные образцами подписей сотрудников.
• Предприятие и банк заключают договор на открытие счета и проведение расчетов по корпоративным картам.
• Чтобы средства списывались с основного счета, составляется дополнительное соглашение.

При предоставлении необходимой документации и открытии счета, заявителю нужно передать в банк:

• пофамильный список сотрудников, которые допущены к использованию карт, внесенный в специальный реестр;
• заявление сотрудника на выдачу с подписью начальника организации;
• приказ о выдаче платежных средств указанным сотрудникам.

Карта может быть выдана только тому работнику, который прописан в заявлении и приказе. Если самостоятельно он получить ее не может в силу каких-либо обстоятельств, то выдача осуществляется доверенному лицу после оформления нотариальной доверенности с подтверждением данного права.

Создание списка сотрудников

Предприятие должно определиться со списком сотрудников, которые будут использовать неименные корпоративные карты. Пофамильный перечень утверждается на основании приказа или распоряжения начальника организации.

При создании документа можно ориентироваться на приведенный ниже образец:

Общество с ограниченной ответственность «Сладовар»

ПРИКАЗ №59

об утверждении списка работников,

которые вправе использовать корпоративные карты

г. Москва 15 августа 2020 года

В соответствии с порядком перехода организации на безналичные расчет с подотчетными лицами

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить список сотрудников, допущенных к использованию корпоративных карт и распоряжению денежными средствами на их счете:

1. Генеральный директор Ульянченко А.Ю.
2. Главный бухгалтер Осинцева М.В.
3. Коммерческий директор Лиманов В.Г.
4. Главный специалист по закупкам Арзуманова И.И.
5. Аудитор Солонинкина А.С.
6. Менеджер по закупкам Баранова С.Е.

Генеральный директор ________________ /Ульянченко А.Ю./

Скачать бланк журнала учета корпоративных карт

Скачать пример заполнения бланка журнала учета корпоративных карт

При увольнении одного из указанных в списке лиц или приеме на работу нового работника, который также может использовать корпоративные карты, список составляется в приказном порядке заново. Документ повторно направляется в банк при любых изменениях.

Хранение, выдача и возврат

В компании должен быть налажен контроль, связанный с хранением, движением корпоративных платежных средств.

Он необходим для исключения вероятности:

• потерь корпоративных карт;
• нецелевого использования;
• хищения денег.

Именные карты всегда остаются у держателей. Они должны соблюдать требования безопасности.

Если карта неименная, она может быть выдана сотруднику только в случае необходимости. Чаще всего платежные средства предоставляются при отъезде в командировку, представительских расходах.

Порядок передачи карты работнику не прописывается на законодательном уровне. Поэтому компании рекомендуется самостоятельно установить его в локальных документах.

Чаще всего в ходе выдачи сотрудником составляется заявление с указанием цели и предположительными расходами. Представитель работодателя подписывает документ и прописывает лимитированную сумму, которая может использоваться работником.

Выдача осуществляется на определенный срок. Он отражен в положении, разработанном предприятием. Продлить его может только руководитель в особенных случаях. Чаще всего продление возможно при постоянных длительных командировках сотрудника.

Если карту вовремя не вернут, то лицо, осуществляющее контроль, сообщает об отсутствии платежного средства главному бухгалтеру. Карта моментально блокируется, а к нарушителю применяются меры.

Ведение журнала учета корпоративных карт

Для того, чтобы отслеживать движение платежных средств, в предприятии оформляется журнал учета корпоративных карт.

В документе прописываются:

• дата выдачи;
• срок, отводимый на использование;
• цель передачи средства;
• номер карты;
• лимитированная сумма;
• должность, фамилия, имя, отчество сотрудника, получившего карту.

Ведение документа осуществляется назначенным руководителем ответственным лицом. Он удостоверяется, что при выдаче и возврате карты сотрудник ставит свою подпись. Также заверяется данный факт отметкой бухгалтера предприятия.

Платежные карты корпоративного характера являются весьма удобными. Поэтому большое количество организаций активно использует их в повседневной деятельности.