Налог на доходы физических лиц должен удерживаться с заработной платы и других выплат любому гражданину России, но при этом есть такие ситуации, когда данную сумму удержать не представляется возможности.
В такой ситуации работодатель должен составить специализированный бланк, в котором укажет всю необходимую информацию, подтверждающую государственным органам факт невозможности удержания этой суммы, но заполнить его нужно в полном соответствии с нормами, предусмотренными действующим законодательством.
В связи с этим еще до возникновения такой необходимости лучше разобраться в том, как правильно оформить бланк о невозможности удержать НДФЛ.
Основные требования
В первую очередь, нужно понять, в каких ситуациях оформляется этого документ, и в каких ситуациях можно в принципе не отчитываться даже при возникновении подобных обстоятельств.
Условия по закону
В соответствии с п.5 ст.226 НК в число обязательных норм для всех налоговых агентов входит отправка письменного уведомления как налоговой службе, так и плательщику взносов о невозможности удержать НДФЛ. В частности, это может произойти в том случае, если зарплата сотруднику выплачивается в натуральном виде или же у него возникает прибыль в виде какой-то определенной материальной выгоды.
Однако эту обязанность не стоит путать с тем, что предусматривает п.2 ст.230 НК, а именно с предоставлением сотрудникам налогового органа, расположенного по месту своей регистрации, информации о прибыли физических лиц за истекший период, а также обо всех рассчитанных, удержанных и предоставленных в бюджет налогов.
Статья 226 Особенности исчисления и уплаты налога налоговыми агентами
Статья 230. Обеспечение соблюдения положений настоящей главы
Уведомление о невозможности удержания налога нужно оформить на протяжении одного месяца после окончания налогового периода, то есть касательно тех выплат, которые были произведены на протяжении последнего года.
При этом сразу стоит отметить, что, несмотря на фактическую необходимость подачи уведомления 31 января, по факту его можно подать и позже в определенных ситуациях, так как в соответствии с пунктом 7 статьи 6.1 Налогового кодекса день окончания срока не может приходиться на нерабочий день.
Статья 6.1. Порядок исчисления сроков, установленных законодательством о налогах и сборах
Когда можно не отчитываться
Справка 2-НДФЛ предусматривает указание целого ряда информации о получателе прибыли, включая его дату рождения, ФИО, индивидуальный номер налогоплательщика, а также информацию из паспорта и точный адрес места жительства. Нередко же налоговые агенты просто не имеют таких сведений.
Бывает и так, что частная информация, которая требуется для оформления справки, с течением времени просто меняется. К примеру, бухгалтер получает информацию о том, что определенная сотрудника после выполнения вышла замуж и сменила фамилию, но при этом с ее прибыли так и не смогли удержать налог на доход с физических лиц.
Однако ее адрес и новая фамилия неизвестны, но несмотря на это, организация должна в обязательном порядке передавать в инспекцию справку по бывшей сотруднице, и вполне очевидно, что в ней придется указывать предыдущий адрес и фамилию. Как только компания передаст информацию о ее месте жительства и новой фамилии, у нее будет право подать уточненную справку.
Скачать образец формы 2-НДФЛ
Сотрудники столичных налоговых органов говорят о том, что если в справке о доходах указывается ИНН определенного физического лица, то в таком случае не обязательно указывать дальше его дату рождения, паспортные данные или адрес его регистрации, однако на самом деле лучше всего указывать полный перечень известных персональных данных, так как этим разъяснениям более одиннадцати лет, и после этого они не упоминались ни в каких нормативных документах.
Пример заполнения бланка о невозможности удержать НДФЛ
Порядок заполнения справки по форме 2-НДФЛ может быть разным в зависимости от того, какими нормами руководствоваться – пунктом 5 статьи 226 или пунктом 2 статьи 230 Налогового кодекса.
В данном случаем будут приводиться особенности, которые предусматриваются в соответствии с первым представленным нормативным актом:
| Раздел | Описание |
| №1 | Перечень данных о компании, которая рассматривается в качестве налогового агента |
| №2 | Перечень данных о физическом лица, которое рассматривается в качестве получателя прибыли |
| «Признак» | Просто ставится цифра «2» |
| №3 | Если оформляется справка с признаком «2», то в таком случае нужно будет указать в третьем разделе сумму дохода, с которой не проводилось удержание налогов со стороны налоговых агентов |
| №5 |
|
Дополнительные моменты
Также существует определенный перечень дополнительных норм, которые нужно учитывать в процессе оформления документов. В частности, нужно правильно понимать, в каком порядке оформляются документы и как их нужно сдавать.
Порядок и особенности предоставления
Порядок предоставления устанавливается Приказом ФНС №ММВ-7-3/576@, который был принят 16.09.11 и предусматривает возможность подачи документов следующими способами:
- непосредственно в налоговый орган путем личного обращения или с помощью уполномоченного представителя;
- путем отправки через почту письмом с обязательной описью;
- путем электронной отправки в соответствии с принятыми законодательством форматами на носителях данных или же онлайн с обязательным использованием электронной подписи.
Налоговые агенты должны подавать информацию в налоговый орган только в полном соответствии с формой 2-НДФЛ. На электронных носителях уведомление нужно подавать в налоговую инспекцию лично, почтой или через представителя. В данном случае передается специальный файл нужного формата, который может размещаться на «флешке», DVD, CD или стандартных дискетах формата 3.5”.
Декларация по налогу на прибыль в 2020 году должна отправляться по новой форме, утвержденной приказом Минфина России от 19.10.2016 № ММВ-7-3/572@.
Как правильно заполнить бланк бухгалтерской справки — рассказываем далее.
Уведомления нужно отправлять вместе с сопроводительными реестрами, в которых указывается информация о прибыли физических лиц. Если количество информации в одном файле более 3000 документов, то в таком случае нужно будет оформлять несколько файлов.
При подаче документов в электронном виде не обязательно дублировать их на каком-либо носителе, и подать их можно с помощью специализированного оператора связи или же с помощью функционала, представленного на официальном сайте налоговой службы.
Куда сдавать справку
Если отчетность подается по сотрудникам определенным сотрудникам обособленного подразделения, сообщения о невозможности удержания налога должны подаваться в инспекцию, в которой данное подразделение находится на учете. При этом стоит отметить тот факт, что действующий Налоговый кодекс не предусматривает такого требования, и там говорится только о том, что подавать уведомление о невозможности удержания налога нужно по месту расположения налогового агента, то есть в ту инспекцию, в которой компания была зарегистрирована в соответствии с местом своей регистрации.
Однако чиновники говорят о том, что любые компании, имеющие собственные обособленные подразделения, должны подавать отчетность по своим сотрудникам в ту инспекцию, которая находится по месту регистрации данного подразделения, так как оплачивать налог нужно будет именно в эти инспекции, а не в те отделения, которые располагаются по месту регистрации головного офиса.
Если компания не собирается оспаривать это правило, то в таком случае ей нужно будет придерживаться аналогичных правил также в процессе представления справок о невозможности удержания налогов, а учитывая то, что для таких справок действует единый Порядок подачи в налоговые органы. В пункте 26 этого порядка говорится о том, что в случае подачи справок в электронном виде формируется отдельный файл по всем обособленным подразделениям.
Если же доход зарегистрирован за физическим лицом, которое не является работником организации, то в таком случае справки нужно будет предоставлять в ту же инспекцию, в которую осуществлялось перечисление налога вне зависимости от того, на основании какого договора указанному лицу был передан доход – гражданско-правового или трудового.
Схема для программы 1С
Для того, чтобы подготовить информацию по данной форме, нужно создать в программе специальный документ «Справка 2-НДФЛ», которая находится в подразделе «Налоги и взносы» раздела «Расчет зарплаты по организациям». В форме документа нужно в поле «Вид справок» выбрать соответствующий пункт «О невозможности удержания НДФЛ», после чего имя файла автоматически подстроено программой.
В табличной части документа нужно вручную указать имя конкретного лица или списка лиц, по которым должна передаваться информация о невозможности удержания налогов из справочника о физических лицах. По нужной закладке в разделе «Доходы по месяцам» нужно добавить информацию по каждому физическому лицу, после чего ввести ручную данные о его прибыли, с которой должен рассчитываться налог.
В разделе «Вычеты» прописывается перечень кодов и сумм вычетов, если они подавались в пользу физических лиц-резидентов. Пункт «Суммы дохода» в данном случае полностью заполняется автоматически, но при этом нужно будет указать ту сумму, которую не удалось удержать.
Информация в закладке «Личные данные налогоплательщика» указывается полностью автоматически в соответствии со сведениями, прописанными в справочнике «Физические лица». При этом стоит отметить, что если какая-то информация не заполняется или указывается неправильно, то в таком случае нужно будет самостоятельно заполнить ее в указанном справочнике, в то время как в документе кликнуть «Обновить».
В пункте «ОКТМО/КПП» нужно указать соответствующие коды в соответствии с данными об обособленном подразделении, после чего выбрать необходимый носитель и кликнуть кнопку «Записать».
Ответственность за неисполнение
Непредоставление отчетности по форме 2-НДФЛ рассматривается как сокрытие нужных сведений для налоговых органов, что в соответствии с пунктом 1 статьи 126 Налогового кодекса предусматривает наложение на ответственных лиц административного штрафа в размере 200 рублей за каждый не переданный документ.
Здесь могут возникнуть определенные спорные вопросы в том случае, если организация не предоставила налоговым органам информацию с признаком «1», когда указанный перечень сведений уже был передан с признаком «2», а каких-либо других сведений о прибыли физического лица не имеется. Учитывая порядок, предусмотренный для оформления справки 2-НДФЛ, в такой ситуации информация, указываемая в каждой из справок, будет полностью дублировать друг друга.
Некоторые сотрудники налоговых органов говорят о том, что передача справки с признаком «2» не лишает налогоплательщика обязательства по передаче справки с признаком «1». В частности, это объясняется тем, что на сегодняшний день не предусматривается освобождение налогового агента от обязанностей по передаче информации о доходах физических лиц в соответствии с нормами, прописанными в пункте 2 статьи 230 при наличии сообщения, которое было направлено, основываясь на правилах пункте 5 статьи 226 Налогового кодекса, так как эти законодательные акты предусматривают разные основания, на которых будет вестись контроль со стороны налогового органа.
Бухгалтерский баланс по форме 1 является документом, характеризующим общее состояние активов и пассивов предприятия на определенную дату.
Скачать бланк сообщения о закрытии обособленного подразделения можно здесь.
Кому необходимо предоставлять отчет о среднесписочной численности без работников за 2020 год, рассказываем здесь.
