Все кассовые операции, совершенных на территории РФ, должны быть оформлены с использованием первичной документации строго установленной особой формы.
Унифицированная форма для заполнения разработана и утверждена на уровне федерального законодательства. Обязанность применять приходно-кассовый ордер при выполнении операций подтверждена рядом нормативных актов.
Оформление данного первичного документа производится при поступлении в кассу организации наличных средств. Унифицированную форму заполняют и распечатывают в 1 экземпляре с обязательным подписанием бланка главным бухгалтером организации или иным сотрудником, обладающим достаточными правами.
Документы кассовой дисциплины и назначение ПКО
Приходный кассовый ордер, называемый также «приходник», представляет собой один из видов документации первичной бухгалтерии. Его назначение – документальное подтверждение факта прихода денежной массы в кассу любой организации или частного предпринимателя. При этом, следует различать понятия ККМ и кассы предприятия. Установленная государством форма бланка унифицирована и под номером КО-1, а сам бланк утвержден Постановлением Госкомстата №88 в 1998 году.
Приходно-кассовый ордер (или ПКО) оформлен в виде двух частей, одна из которых является отрывной и подлежит выдаче человеку, внесшему средства в кассу. Квитанция служит документальным подтверждением передачи и приема указанной в ней суммы кассиром предприятия.
Документ строгой отчетности может быть выписан вручную, либо заполнен на компьютере и распечатан. Согласно принятым нормам, ПКО не должен содержать помарок или ошибок. При выявлении ошибки, документ не исправляют, а заполняют заново.
Другим документом, применяемым в противоположной ситуации – при выдаче средств из кассы, является расходный кассовый ордер (или РКО).
После получения денежных средств, сотрудник, работающий с кассой предприятия, проверяет соответствие суммы, указанной в ПКО, с переданной суммой наличности, пересчитывает и проверяет их подлинность.
Если несоответствия не обнаружены, кассир подписывает документ, заверяет печатью или штампом. При расхождении сведений в документе и фактической суммой наличных, ПКО отдается на переоформление ответственному бухгалтеру.
В каждой организации устанавливается свой порядок приема наличности, поступающей из обособленного подразделения компании. Полученные средства также оформляются через ПКО, который распечатывают на компьютере.
Нормативная база
Закон требует обязательного ведения документации, подтверждающей приход денежных средств в кассу любых субъектов предпринимательства. Единая форма, действующая для всех российских предприятий, может быть скачана в формате Word из интернет-ресурса и распечатана на бумажном носителе.
Процедура заполнения и обязанности юридического лица в отношении надлежащего оформления прихода наличности с заполнением формы ордера 0310001 регламентирована пунктами 4.1, 5 документа, выпущенного Банком России 11.03.2014г. (см. Указания Банка РФ №3210-У).
Сам бланк, его форма и содержание, был разработан Комитетом статистики и утвержден в качестве обязательного документа первичной бухгалтерии (см. Постановление Госкомстата №88 от 18.08.1998).
Акт о выявленных дефектах оборудования может быть составлен, если комиссия выявит какие-либо неисправности на стадии приемки.Образец заполнения формы декларации по налогу на имущество организаций за 2020 год можно посмотреть здесь.
https://www.youtube.com/watch?v=VqvtIsxRvtM
Инструкция по заполнению бланка приходного кассового ордера
Заполнение бланка приходного кассового ордера требует соблюдения определенных требований, установленных законом:
- Заголовок ПКО должен отражать информацию о названии юридического лица, структурного подразделения, если оно имеется. При отсутствии какого-либо подразделения, в графе проставляется прочерк.
- Для того, чтобы правильно отобразить коды в соответствующей графе, используется справочник Госкомстата.
- Для указания номера приходника, данные берутся из журнала регистрации приходно-расходных операций. Информация о номере должна строго соответствовать записи в журнале.
- Нумерация всех ордеров ведется последовательно, в пределах одного календарного года.
- Дату составления ордера указывают в виде арабских цифр в формате «день, месяц, год». Обращают отдельное внимание, что число и месяц должны быть занесены в виде двузначного числа, а год – в виде четырехзначного числа (дд.мм.гггг). Таким образом, если число дня или месяца меньше десяти, перед значением проставляется ноль. Например, 1 сентября 2009 года – 01.09.2010.
- Дата оформления должна в точности совпадать с датой фактического принятия средств. Таким образом дата прихода и дата подписания ПКО должны быть идентичны.
- Информацию в графы «Кредит», «Дебет» заносит ответственный бухгалтер, ведущий работу с первичной документацией. Графа «Дебет» представлена записью с номером счета, дебет которого содержит сведения о приходе наличных. Помимо этого, возможно указание номера субсчета согласно утвержденного в организации рабочего плана счетов.
- Графа «Кредит и код структурного подразделения» должна содержать сведения о коде подразделения, куда совершается приходная операция. В качестве такого подразделения может выступать отдельная точка розничной торговли, отдел магазина предприятия.
- Информация графы «Кредит, корсчет, субсчет» представлена в виде номера счета, а также субсчета, кредит которого содержит информацию о приходе наличных средств в кассу юридического лица.
- Если принятым в предприятии порядком предусмотрено, в строке «Кредит, код аналитического учета» отображаются коды аналитического учета по счетам, которые были указаны в предыдущей строке.
- Информация о дебете и кредите заполняется согласно принятому в организации плану счетов.
- Для частных предпринимателей графы с отражением дебета и кредита могут не заполняться ввиду необязательности для данной формы бизнеса ведения бухгалтерского учета.
- Графа «Сумма» заполняется данными о поступающими на приход денежными средствами. Информация заносится в виде цифрового обозначения суммы в рублях и копейках (сокращенно «руб.» и «коп.»).
- В «Коде целевого назначения» вносится информация о соответствующем коде использования наличных, полученных от лица.
Формат внесения текстовых записей в бланк приходного кассового ордера выглядит следующим образом:
- Если средства поступают в кассу от штатного служащего предприятия, в строке «Принято от…» заносят полную информацию о ФИО в родит.падеже.
- Когда наличность поступает от организации извне, намеренной кто-либо купить или оплатить, строка заполняется путем указания названия юрлица, от которой пришли средства.
- В качестве основания в ПКО могут быть указаны источники прихода средств, т.е. отражают содержание выполненных финансовых операций.
- В строке «Основание» указывается источник поступления наличных денег, т.е. отражается содержание финансовой операции.
- Иным образом, чем графа, заполняется строка с суммой прихода. Рублевое значение заносится прописью, с начала строки. Первое число пишется с заглавной буквы. Копейки записываются в виде цифрового значения. Все оставшееся незаполненным место подлежит прочеркиванию.
- При отсутствии указания на копейки в графе, в строке «сумма» упоминать копейки также не нужно. Например, 840 рублей могут быть занесены в виде 840=, с сопровождающей расшифровкой записи «Восемьсот рублей» без копеек.
- Строчка «В том числе» должна отражать цифровое значение суммы НДС, выделяемую при совершении операции, а при отсутствии ее производится запись «без налога».
- Строка «Приложение» содержит данные о прилагаемых подтверждающих первичных документах и прочее.
Заполнение отрывной квитанции к ПКО происходит в таком же порядке и формате. Накануне передачи приходно-кассового ордера в бухгалтерию компании, документ подлежит обязательной регистрации в соответствующем журнале учета всех приходно-расходных действий по форме № КО-3.
Образец заполненного документа на 2020 год
Документ ПКО составляется в единственном экземпляре. Образец ПКО с кодом по ОКУД 0402008 поможет научиться правильно заполнять первичный документ. На отрывной квитанции требуется подпись главбуха или сотрудника, исполняющего его обязанности, а также ставится печать кассира.
Отрывной квиток подлежит выдаче человеку, который передал деньги в кассу. Основная часть ПКО должна оставаться у кассира, при этом печать на ордере не требуется, равно как и более не требуется половину печати ставить на отрывной части, а половину — на основном документе организации. Подпись бухгалтера сопровождается расшифровкой — фамилией и инициалами.
Скачать образец ПКО в формате Ворд КО-1
Согласно кассовой дисциплине, кассир предприятия должен выполнить следующие действия:
- Удостовериться с подлинности подписей на документе.
- Проверить документ на правильность заполнения в соответствии с образцом.
- Проконтролировать наличие приложений, которые упомянуты в ПКО.
- При выявлении несоответствий, вернуть документ для последующего переоформления согласно образцу.
- Расписаться в получении средств с расшифровкой подписи фамилией и инициалами.
- Проставить дату получения средств, поставить печать.
Документы, выступающие приложением к кассовому ордеру, должны быть отмечены штампом с надписью о получении и дате подписания.
После приема наличных кассир передает лицу, внесшему средства, отрывной квиток (документ разделяется по линии разреза). Основная часть подлежит учету в бухгалтерии и передается туда для последующей обработки.
Следуя инструкции, заполнить бланк ПКО не составит труда. Чтобы воспользоваться унифицированной формой, действующей в 2020 году, документ скачивают в удобном для пользователя формате.
Акт приема-передачи квартиры является подтверждением передачи и принятия недвижимости сторонами сделки.
Бланк новой формы 4-ФСС можно скачать здесь.
Пример составления акта о списании групп объектов основных средств рассмотри в этой статье.
