Отображение больничного листа в табеле учета рабочего времени

В табеле учета рабочего времени отображается, какое количество часов было отработано каждым сотрудником компании и сколько было неявок на работу в течение каждого календарного месяца. Именно эта бумага служит основанием для расчета и начисления зарплаты.

Каждая организация обязана вести подобные табеля учета. Госкомстатом Российской Федерации утверждены унифицированные формы, которые используются с этой целью (форма Т-12 и Т-13).

Однако, вестись табель учета рабочего времени может не только с использованием данных форм, но и в произвольном виде. В табеле отмечаются дни, когда сотрудник находился на рабочем месте, дни его болезни или нахождения в отпуске и т.д.

Табель учета рабочего времени (бланк Т-12)

Образец заполнения табеля учета рабочего времени (форма Т-12)

Когда человек заболел, он должен оповестить о данном факте своего непосредственного руководителя, чтобы не допустить некорректного заполнения табеля.

Факт болезни подтверждает больничный листок или соответствующая справка от врача. На больничном работник может находиться не только по причине собственного недомогания, но и в связи с проблемами со здоровьем его детей. Данная ситуация также подразумевает выплату пособия, однако, есть определенные ограничения по количеству дней, которые будут оплачены.

Что это за документ и его назначение

Рабочее время сотрудников учитывается в таком документе, как табель учета. Если компания небольшая, для всех работников может заполняться единый бланк. Когда же речь идет про организацию, в которой числится большой штат сотрудников, заполняется табель для каждого структурного подразделения в отдельности.

Обязанность по ведению подобного документа возложена на кадровых работников или руководителей отделов. В конце каждого месяца заполненный документ передается в бухгалтерию, специалисты которой и рассчитывают заработную плату, полагающуюся работникам, исходя из результатов работы.

Составляется бумага в виде таблицы, которая содержит определенные столбцы с данными, среди них:

• табельный номер, присвоенный конкретному сотруднику;
• ФИО и занимаемая работником должность;
• клетки, в которых обозначаются коды для каждого дня месяца;
• общие сведения про часы, которые были отработаны в месяц.

Особа, ответственная за ведение табеля, заполняет таблицу каждый день.

В конце же месяца подводится общий итог:

• какое количество дней было отработано особой;
• сколько дней человек болел;
• количество дней отпуска и выходных.

Согласно положений действующего законодательства при заполнении табеля можно использовать форму Т-12, которая разработана Госстатом. Однако допускается и разработка собственной формы. Образец подобного документа можно найти на специализированных сайтах в Интернете.

Что касается кодов, которые нужно использовать при заполнении формы, то можно использовать кодировку, предложенную для формы Т-12 или же разработать собственную. Во втором случае расшифровать коды следует непосредственно в документе.

Коды

Дни, когда работник присутствовал на рабочем месте, выходные дни, а также время пребывания на больничном обозначаются цифрами или буквенным кодом. К примеру, полный рабочий день может быть обозначен цифрой 8, которая демонстрирует, сколько часов было отработано, или буквой Я – явка.

Особого внимания заслуживают дни, когда сотрудник болел. Работник обязан предоставить документ, который подтверждает данный факт. В противном случае ему грозит отметка в табеле про прогул. А это повлечет невыплату заработной платы/пособия за пропущенные дни, более того, это может обернуться дополнительными штрафными санкциями и иными неприятными последствиями.

В табеле учета не может содержаться ошибок, поскольку это первичный документ, который предоставляется по требованию различных контролирующих органов:

• представителей налоговой службы;
• прокуроров;
• судей;
• сотрудников статистических служб и т.д.

Каждый код, который проставлен в табеле, нуждается в документальном подтверждении. Так, болезнь, например, может подтвердить справка от врача, а пребывание человека в отпуске – его заявление и соответствующий приказ.

Больничный в табеле учета рабочего времени обозначается при помощи следующих кодов:

Б	Дни, когда человек болел, и за которые должно быть выплачено пособие.
Т	Больничный, который не предполагает выплату пособия.
Р	Декрет.

Инструкция по заполнению формы Т-12 и Т-13

Инструкция по заполнению

Заполнение табеля учета рабочего времени – обязанность кадровика или начальника каждого структурного подразделения предприятия. Если речь идет про небольшую организацию, в структуре которой отсутствует отдел кадров, за ведение подобного рода документации отвечает бухгалтер.

Когда заполняется табель, ответственный сотрудник не должен забывать указывать в нем название организации, а также конкретного отдела или иного структурного подразделения.

Обязательными для заполнения являются графы с номером документа и датой, когда он был составлен. В графе Отчетный период проставляется начало и конец того месяца, за который подготавливается табель.

Инструкция по заполнению сведений относительно каждого сотрудника:

1. Проставляется порядковый номер работника в таблице.
2. В таблицу вносится полное имя особы, ее должность.
3. Указывается табельный номер, который присвоен человеку.
4. Далее по каждому дню месяца проставляется отметка относительно присутствия или отсутствия человека на рабочем месте. В верхней строчке указывается код по каждому дню (отпуск, больничный, явка и т.д.). В нижней части прописывается соответствующее количество часов ежедневно. Так, если 5 августа 2020 года человек полностью отработал свою смену, в табеле это находит следующее отражение: в ячейке с числом 5 возле фамилии работника указывается код Я и отмечается 8 отработанных часов. Если же в этот день особа заболела, в ячейке делается пометка Б, при этом нижняя ячейка может вовсе не заполняться или же в ней ставится 0.
5. Вносятся промежуточные и конечные результаты.
6. Если имели место неявки, делается соответствующая отметка про них в зависимости от причин.

В конце табеля должна обязательно стоять подпись особы, которая ответственна за его ведение, а также подпись начальника структурного подразделения и отдела кадров.

Как обозначается больничный в табеле учета рабочего времени

Если работник заболел, больничный в табеле учета рабочего времени может быть обозначен несколькими способами, в зависимости от того, выплачивается за дни болезни пособие или нет. В первом случае ставится буквенный код Б или цифровой 19. Во втором — буквенный код Т, а цифровой 20. Какое обозначение кода будет использовано, выбирает сам работодатель.

На практике встречаются ситуации, что работник заболел, однако, не смог сразу оповестить своего работодателя о данном факте. В таком случае в табеле делается пометка НН (цифровой код 30). Это значит, что причину, по которой человек не явился на работу, не удалось установить.

Если позже работником будет предоставлен больничный лист, который выписан именно на те дни, когда особа отсутствовала на работе, в табель должны быть внесены соответствующие коррективы.

Процедура внесения исправления зависит от того, закрыт или нет табель на тот момент, когда возникла необходимость внесения правок. Если табель не был закрыт, документ нужно переписать, указав правильные коды.

В случае же, когда табель уже был закрыт, неверные коды в нем следует перечеркнуть и вписать рядом с ними верные. Кроме этого нужно сделать запись, имеющую удостоверяющий характер: указать «Исправленному верить» и уточнить, что стало основанием для внесения изменений в документ. Такая надпись должна быть удостоверена теми особами, которые изначально подписывали документ.

Возможные нарушения

Важно знать, что графы в табеле не могут оставаться незаполненными даже в том случае, если причины отсутствия сотрудника не выяснены, поскольку с ним не удается связаться. Также в обязательном порядке должен быть отображен больничный в табеле учета. Игнорирование данных требований будет расцениваться контролирующими органами как допущенные ответственными особами нарушения, что грозит руководству организации наложением штрафных санкций.

Такие первичные документы могут интересовать как трудовую, так и налоговую инспекцию, то есть службы, которые проводят сверку собственных данных с платежно-расчетными ведомостями предприятий.

В случае выявления расхождений в документах, делается вывод, что работнику была неверно начислена заработная плата, а это стало причиной неверного расчета сумм налоговых платежей. Статья 120 Российского Налогового кодекса определяет, что в данном случае применяются определенные санкции.

Статья 120. Прекращение алиментных обязательств

Оформление детской болезни

Нередко причиной нахождения сотрудницы-мамы на больничном является детская болезнь. Когда речь идет про начисление детского больничного, есть вероятность столкнуться с одной из следующих проблем. Первая — вместо больничного листа женщина может принести справку от врача, в которой будут обозначены дни болезни ее ребенка. Вторая – соцстрах может отказаться возмещать больничный, если сотрудница, находящаяся в декретном отпуске, работала не весь день.

Число дней, которые будут оплачены организацией, зависит от того, какого возраста заболевший ребенок. Если речь идет о малыше до 7 лет, пособие выплачивается максимум за 60 дней в год, в случае болезни ребенка с 7 до 15 лет – максимально женщина может находиться на больничном 45 суток.

В случае превышения этих граничных показателей, пособие назначаться не будет. Несмотря на это, врач все равно должен выдавать больничный на весь период болезни. Это связано с тем, что данная бумага не только служит основанием для выплаты пособия, но и является объяснительным документам, который подтверждает наличие уважительной причины у сотрудника для отсутствия на рабочем месте.

Некоторое время назад врачи стали выдавать больничные исключительно на оплачиваемые дни болезни детей. На дни, которые превышают установленные лимит, подразумевается выдача справки. Данное действие является не вполне законным, поскольку подсчетом оплачиваемых дней должен заниматься работодатель, а не врач.

Однако, до тех пор, пока в медицинских учреждениях будут выдаваться справки, а не больничные листы, данные документы должны являться основанием для указания в табеле учета болезни в качестве причины отсутствия на работе.

В случае болезни малыша дни отсутствия его работающей мамы в табеле обозначаются такими же кодами, как и те дни, когда болел сам работник. Рабочие дни, на которые выписан больничный, обозначаются буквой Б и предполагают начисление пособия. Те же, на которые выдана справка, обозначаются буквой Т. Такой больничный не предполагает никаких выплат работнику.

Наличие медицинской справки не позволяет работодателю нарушать права сотрудников и оформлять пропущенные дни как прогул или же отправлять человека в отпуск за свой счет, поскольку это окажет влияние на отпускной стаж особы. Согласно российскому законодательству весь период детского больничного входит в стаж целиком, что же касается отпуска за свой счет – то в стаж входит лишь 14 дней за весь рабочий год.

Работница, которая пребывает в отпуске по уходу за ребенком, может работать неполный день с сохранением ежемесячного пособия в полном объеме. Если при этом заболеет сама женщина или ее малыш, доктор должен выписать больничный, а организация в свою очередь должна его оплатить.

Если подобное случится, сотрудница одновременно имеет право на получение пособия на ребенка и выплату по больничному. Вызвано это тем, что такие два вида пособий имеют различные основания для произведения начисления.

Однако, не все представители Фонда социального страхования согласны с тем, что работнице в подобном случае положена оплата больничного. Некоторые из них считают, что выплатить больничный особе можно будет только после того, как она прервет свой отпуск по уходу за малышом.

Руководство Фонда подтвердило, что данная позиция не является законной и не базируется на положениях действующих законодательных и нормативных документов. Учитывая это, компания обязана назначать пособие. Если же его откажется возмещать отделение Фонда, нужно подавать жалобу руководству данной государственной структуры.

Когда женщина пребывает в декретном отпуске, данный факт обозначается кодом ОЖ. Когда она выходит на работу на неполный день, все дни явки обозначают кодом Я. Дни, когда сотрудница не вышла на работу, поскольку ребенок был болен, отмечают кодами Б/Т, в зависимости от того, предполагается ли выплата пособия.