Как происходит доплата за совмещение должностей на время отпуска

Российское трудовое законодательство гарантирует каждому работающему гражданину право на отдых. Иными словами — отпуск.

Минимальная продолжительность отпуска 28 дней, а некоторым категориям работников полагаются дополнительные дни. При этом отпуск можно разбить на части и отгуливать его в течение года, а можно уйти сразу на все полагающееся время. Это решение принимает сотрудник на свое усмотрение, конечно, с согласия руководства.

Каждый сотрудник имеет круг обязанностей, который установлен в его должностной инструкции. Его отсутствие на время очередного отпуска не должно влиять на деятельность компании.

Так как ни одна эффективно функционирующая фирма не может себе позволить простой ни в одной из собственных служб из-за того, что сотрудника временно нет на рабочем месте. Для этого руководству необходимо предусмотреть систему перераспределения обязанностей.

Наиболее распространенной системой является применение такого инструмента, как совмещение обязанностей. Если при совмещении обязанностей у сотрудника увеличилась нагрузка, то ему полагается доплата за совмещение должностей на время отпуска его коллеги. Данный процесс, а также нормы оформления и оплаты регулируются Трудовым кодексом РФ.

Определение термина и нормы права

Все вопросы, касающиеся нормативного регулирования совмещения должностей сотрудников, должны решаться по нормам, которые содержатся в ст. 60.2 ТК РФ. В ней указано, что совмещение может быть произведено только с согласия сотрудника или сотрудников, которым передаются новые обязанности.

Необходимо понимать, что понятие «совмещение» отличается от понятия «замещение». Определение первого термина, который дает Трудовой кодекс РФ, означает, что сотрудник выполняет возложенные на него дополнительные функции вместе со своими основными. Причем делать это он должен в установленное рабочее время без увеличения его продолжительности.

Статья 60.2. Признание реорганизации корпорации несостоявшейся

Замещение же означает, что сотрудник полностью берет на себя все функции отсутствующего коллеги, т.е. переходит на его место. Свои обязанности при этом он не выполняет. Оплата в этом случае производится исходя из временной должности. Однако она не должна быть меньше основного оклада сотрудника.

За совмещение также полагается денежное вознаграждения. Это предусмотрено статьей 151 ТК РФ. Здесь определен и порядок определения размера доплаты, который зависит от количества новых обязанностей и их содержания.

Статья 151. Компенсация морального вреда

При этом ни минимальных, ни максимальных пределов законодательством не установлено. Данный вопрос полностью передан на усмотрение руководителя предприятия и его подчиненного.

Порядок оформления

Порядок оформления совмещения должностей основывается на требованиях Трудового кодекса РФ, которые запрещают проводить данную процедуру принудительно по решению руководства компании. Это означает, что оформление возможно только после согласия сотрудника.

Свое согласие или несогласие он выражает только после того, как ему будет разъяснено, какие обязанности ему вменяются, в каком объеме и как они будут оплачены. Отсюда следует, что это должно быть оформлено письменно.

Как правило, согласие сотрудника представляет собой его письменное заявление, написанное в произвольной форме. Это заявление является ответом на предложение руководителя компании осуществлять дополнительные функции временно отсутствующего коллеги, которое также должно быть оформлено письменно (ст. 60.2 ТК РФ).

Затем должно быть подписано дополнительное соглашение, которое должно содержать ссылку на трудовой договор с сотрудником, где перечисляются новые обязанности, время, на которое они возлагаются, и сумма оплаты. Оплата устанавливается либо в фиксированной сумме, либо в процентном соотношении от оклада сотрудника, находящегося в отпуске. Данная сумма не должна быть ниже норм, установленных в ст. 149 ТК РФ, в ином случае компании грозит ответственность.

Статья 149. Оплата труда в других случаях выполнения работ в условиях, отклоняющихся от нормальных

Затем руководитель подписывает соответствующий приказ, с которым сотрудник также должен быть ознакомлен под роспись. И только после этого сотрудник приступает к выполнению дополнительных обязанностей, а кадровая служба и бухгалтерия ведет учет и начисляет доплату с даты подписания приказа.

Заключение доп. соглашения и подписание руководителем приказа о совмещении должностей не означает, что работник не может отказаться от его выполнения до истечения оговоренного срока. Также и руководитель может досрочно прекратить осуществление дополнительных обязанностей. Для этого инициатору необходимо написать заявление и предварительно за три дня до прекращения обязанностей представить его заинтересованной стороне.

Соглашение сотрудника

Трудовое законодательство не содержит прямого указания на заключение доп. соглашения с сотрудником. В ст. 60.2 только указано, что руководитель должен получить письменное согласие. Следовательно, и установленной формы такого соглашения нет.

Однако следует указать на целесообразность данной процедуры, которая позволит документально подтвердить обоснованность дополнительных затрат. Также можно опереться на положения ст. 72 ТК РФ, которая говорит о том, что значительные изменения положений трудового договора сотрудника необходимо оформлять письменным соглашением.

Статья 72. Изменение определенных сторонами условий трудового договора

Таковыми изменениями как раз и являются увеличение объема работ и возложение новых обязанностей.

О необходимости оформления доп. соглашения говорит и Минздравсоцразвития РФ. При этом Письмо данного ведомства № 22-2-897 от 12.03.2012г. не содержит конкретных требований по его оформлению.

Типовая форма и пример дополнительного соглашения

Поэтому оно должно составляться по общим правилам:

• В наименовании должно быть указано «Дополнительное соглашение» и номер трудового договора, к которому оно составляется.
• Участниками соглашения должны быть те же лица, что и в основном договоре.
• должна быть указана причина совмещения, в частности, отпуск основного сотрудника, при этом указывается временной период отпуска и период совмещения должностей.
• необходимо указать размер доплаты сотруднику, который совмещает должности.

Оба экземпляра доп. соглашения подписываются его участниками. Если при совмещении должностей возникает материальная ответственность, то дополнительно подписывается соответствующий договор. Прописывать в доп. соглашении пункт о возникновении материальной ответственности неправомерно.

Образец приказа руководителя

Оформление приказа руководителя о совмещении должностей – это заключительный этап документального оформления рассматриваемой процедуры.

Конкретных требований к данного типа приказам законодательно не установлено, поэтому он должен содержать следующие сведения:

• причину совмещения, в частности, отпуск основного сотрудника;
• период совмещения должностей с обязательным указанием даты начала совмещения;
• перечень дополнительных обязанностей;
• размер дополнительной оплаты.

Как видно, приказ дублирует положения доп. соглашения.

Образец приказа на премию по итогам года вы можете скачать на сайте и составить свой документ на основе примера.

Скачайте образец штатной расстановки из этой статьи.

Ниже приведен образец приказа:

ООО «Гостиница»

Приказ о совмещении должностей № 5

31.03.2017

В связи с очередным отпуском старшего администратора Васильевой Т.Н. с 10.04.2017г. по 30.04.2017г. приказываю:

1. Возложить обязанности старшего администратора на администратора Андрееву Ю.П. на период с 10.04.2017г. по 30.04.2017г. включительно без освобождения ее от основной работы по занимаемой должности (доп.соглашение № 1 к трудовому договору № 155-к от 17.11.2009г.

2. Установить Андреевой Ю.П. доплату за временное исполнение обязанностей старшего администратора в размере 50% от должностного оклада старшего администратора.

Генеральный директор Юрьев Н.П.

С приказом ознакомлен Андреева Ю.П.

Против совмещения должностей

не возражаю Андреева Ю.П.

Приказ составляется в одном экземпляре. Сотрудник должен быть с ним ознакомлен не позднее 3-х дней с момента подписания, о чем ставит свою личную подпись.

Порядок доплаты за совмещение должностей на время отпуска

Размеры

Статья 60.2 Трудового кодекса РФ гарантирует сотрудникам, что в период выполнения дополнительных обязанностей ими будет получена доплата за совмещение должностей на время отпуска основного работника.

Размеры доплаты нигде не регламентированы, поэтому их устанавливает руководитель компании или соответствующего структурного подразделения по согласованию с сотрудником, который выполняет дополнительные функции. Как правило, сумма доплаты зависит от объема выполняемых работ или от отработанного времени.

Расчет доплаты может производиться в процентном соотношении от оклада замещаемого сотрудника, либо устанавливается в твердой сумме. Законодательство не содержит каких-либо ограничений в размере подобных выплат, поэтому их сумму необходимо зафиксировать в доп. соглашении к трудовому договору, которая должна быть продублирована в приказе руководителя компании. Только после этого выплата дополнительной заработной платы будет считаться правомерной.

При определении размера доплаты руководитель компании прежде всего исходит из своей выгоды. Понятно, что доплату в размере ста процентов он не установит, т.к. в таком случае ему легче нанять временного сотрудника. Слишком маленький размер может не позволить ему найти желающих на совмещение должностей, при этом нужно помнить, что принуждать сотрудников, угрожая увольнением, он не имеет права.

Также при определении размера доплаты необходимо принимать во внимание опыт и квалификацию работника. Об этом сказано в ст. 22 ТК РФ. Кроме того, нужно иметь в виду что по поводу доплат говорится в коллективном договоре.

Если в нем прописана сумма, к примеру, 5000 руб., то установление большего размера не допускается. Как правило, для обоюдной выгоды, работодателя и сотрудника, устанавливается сумма доплаты в размере 50% от оклада, характерного для совмещаемой должности.

Статья 22. Основные права и обязанности работодателя

Как рассчитывается

Далее приведен пример расчета если доплата рассчитывается в процентном соотношении. Исходные данные: заработная плата администратора гостиницы составляет 15000 руб., заработная плата старшего администратора – 20000 руб.

На период отпуска старшего администратора его функции возлагаются на администратора. В доп. соглашении прописан размер доплаты – 50% от заработной платы старшего администратора.

Расчет:

Следовательно, по итогам месяца администратор, который выполнял функции старшего администратора получит 26100 руб.

Если же доплата представляет собой фиксированную сумму, то расчет очень прост: к сумме основной заработной платы прибавляется сумма, зафиксированная в доп. соглашении.

Налогообложение данных выплат ничем не отличается от налогообложения заработной платы. Из суммы удерживается НДФЛ, а работодатель выплачивает необходимые отчисления во внебюджетные фонды.

Полный и неполный рабочий день

Основным признаком совмещения должностей является выполнение новых обязанностей наравне с основными, т.е. без увеличения продолжительности рабочего времени.

Если сотрудник трудится полный рабочий день, то расчет доплаты осуществляется просто, исходя из установленного в доп. соглашении метода:

• в фиксированной сумме, согласованной сотрудником и работодателем;
• в процентном соотношении от оклада отсутствующего сотрудника.

Кроме того в соглашении может быть установлена доплата, зависящая от объема выполненных работ. Такой метод, как правило, применяется для сотрудников со сдельной формой оплаты труда.

Много вопросов возникает в ситуациях, когда сотрудник работает неполный рабочий день. Организационные моменты и документальное оформление при этом ничем не отличается. Это означает, что законодательство не запрещает сотруднику, который работает на полставки, совмещать должности.

Главное, чтобы он успевал выполнять собственные и дополнительные обязанности в свое рабочее время, а руководство компании оформило это посредством заключения доп. соглашения.

Расчеты доплаты в таких ситуациях становятся чуть более трудоемкими, но больших трудностей не представляют. Например, заработная плата сотрудника на основном месте составляет 20000 руб. Работает он неполный рабочий день. Он согласился на совмещение должностей.

Оклад сотрудника, которого нужно заменить составляет 40000 руб. для полного рабочего дня. Сумма доплаты установлена в размере 45%. Сотрудник, совмещая должности, отработал 15 дней.

Расчет:

Если же сотрудник отработал месяц не полностью, например, отсутствовал по причине временной нетрудоспособности, то расчет ведется исходя из фактически отработанного времени.