Введение электронного документооборота и его популяризация, проводящаяся на государственном уровне, привели к необходимости появления электронной подписи. По аналогии с собственноручной подписью, этот вариант заверения позволяет придавать документам юридический статус.
Воспользоваться возможностью оформлять документы, не выходя из дома, могут не только юридические лица, но и любое физическое лицо. Практика применения показывает растущую популярность обмена документами онлайн среди рядовых граждан при использовании услуг, предоставляемых как частными компаниями, так и государством.
Разобраться в том, какие возможности дает электронная подпись поможет изучение правовой базы, определение сути такой формы заверения документов, процесса её получения и вариантов использования.
Главные детали
Разработке процедуры создания электронной подписи было уделено большое внимание. Это связано с тем, что подтверждение документа, сделанное в электронном виде, обезличено. Персонализация подписи и её подлинность контролируются особенно тщательно.
В чём её сущность
Исходя из того, что определение сущности электронной подписи в основном законодательном документе весьма расплывчатое, её трактовка экспертами разнится.
К электронной подписи относятся:
- цифровая закодированная информация, являющаяся уникальной, принадлежащая конкретному лицу и позволяющая идентифицировать его в качестве подписанта электронного документа;
- механизм получения и отправления файлов, который может осуществляться только лицом, владеющим электронной подписью (чаще всего электронной подписью в таком определении является пароль);
- электронная копия «бумажной» подписи, произведенная путем сканирования и прикрепленная к документу.
В зависимости от степени защиты, электронная подпись может быть простой либо усиленной. В свою очередь усиленная подпись бывает квалифицированная и нет.
Пример простой подписи — пароли и коды доступа, получаемые гражданами, чтобы иметь доступ к тем или иным услугам. Другое дело — подпись усиленная, когда сканированный образец рукописной подписи имеет дополнительные ключи защиты.
Эта форма является более надежной, поскольку таких ключей обычно два. Один находится у владельца подписи, второй не является постоянным, а создается каждый раз при совершении операций по заверению документов.
Часто этап сканирования вовсе опускается, и электронной подписью считаются только ключи.
Благодаря нескольким степеням защиты, использовать усиленную подпись может только тот человек, которому она принадлежит. В то время, как за использованием простой подписи может стоять третье лицо, например, имеющее доступ к тому же компьютеру.
Обладание ключами при необходимости использования их в качестве подписи на серьезных документах и при сделках с государственными ведомствами требует подтверждения. Им является сертификат, в котором установлена прямая связь между лицом и его цифровой подписью. В этом случае она считается усиленной и квалифицированной.
Сертификат может быть бумажного или цифрового образца. Действие сертификата ограничивается сроками и статусом. Документ нуждается в периодическом обновлении, продлении и подтверждении статуса клиента. В противном случае он теряет юридическую силу.
Требования по закону
Законодательные требования к оформлению, получению и использованию цифровой подписи выражены в следующих правовых актах:
- Гражданский Кодекс России содержит статьи, регулирующие применение электронной подписи в документообороте при заключении сделок (160), договоров (464), а также при распоряжении средствами, находящимися на банковских счетах (847);
- основным законом, регулирующим нормы использования цифровых подписей, является 63 Федеральный закон от 06.04.11, дающий их понятие и определяющий правовое значение в гражданско-правых сделках между физическими, юридическими лицами и государством;
- защита информации в области электронных документов, регламентирована 149 Федеральным законом от 27.07.06;
- использование электронной подписи в бухгалтерских документах первичного учета объяснено 402 Федеральным законом от 06.12.11, им же установлены единые требования к подобным документах;
- статьи, содержащиеся в Налоговом Кодексе России, также допускают формирование и передачу электронных отчетов (80) и счетов-фактур (169);
- в зависимости от вида деятельности организации, существуют правовые нормы, позволяющие подключиться к электронной системе отчетности и осуществлять её в цифровом виде (Письмо Казначейства России от 22.08.16), а также обмениваться документами, заверенными электронной подписью (Приказ Минфина России №50н от 25.04.11).
Для того, чтобы работать на базе электронного документооборота, и иметь возможность осуществлять обмен подобными документами, необходимо включение в систему или заключение прямого соглашения между организациями или физическими лицами.
Главные черты
Критерии, по которым подпись является юридически значимой, также прописаны в ФЗ№63:
- полным аналогом собственноручной подписи является квалифицированная цифровая подпись, кроме ситуаций, при которых законом определен только бумажный вид документа;
- простая и неквалифицированная также может признаваться аналогом собственноручной, если допускается в документах, определенных законом, предусматривающим порядок её проверки;
- кроме того, электронная подпись может не только заменять собственноручную, но и по значимости может быть равна подписи и печати одновременно;
- закон предусматривает возможность заверить одной подписью сразу пакет документов.
Важно помнить, что сертификат, при наличии которого подпись признается квалифицированной, следует получить в аккредитованных государством центрах.
Цифровая подпись дает возможность:
- идентифицировать владельца;
- удостоверить факт изменений документа или их отсутствие;
- наличие подписи подтверждает факт принятого решения, от которого сложно отказаться.
В процессе идентификации в системе электронного документооборота получатель подписанного файла имеет возможность удостовериться в подписи при помощи открытого ключа. Любая корректировка документа легко обнаруживается, что не дает возможности отправить на подписание один документ, а получить подписанный текст совсем другого содержания. Электронную подпись трудно оспорить.
Отличия от рукописной
Сравнив характеристики двух видов подписей, будет явно видна разница между ними:
| Сделанная собственноручно |
|
| Электронный вариант |
|
Визуально электронная подпись может выглядеть так, как захочет её обладатель. Она может представлять собой графический рисунок или набор цифр. Можно также сделать подпись невидимой глазу. При этом в структуре документа её наличие будет зафиксировано.
Функциональность
Виды цифровой подписи обуславливают возможности ей применения:
| Простая |
|
| Неквалифицированная |
|
| Квалифицированная |
|
Государственные службы часто предоставляют часть информации, допуская простую или неквалифицированную подпись, а закрытую информацию и персональные данные предоставляют на основе квалифицированной (если у гражданина есть право на получение запрашиваемых сведений).
Например, Росреестр дает доступ к выпискам из кадастра и ЕГРП на основе неквалифицированной подписи. А доступ к рабочей базе Росреестра для кадастровых инженеров, застройщиков, риэлторов предоставляется только на основании квалифицированной электронной подписи.
Подобные ограничения имеют порталы:
| Росаккредитация | Предоставляет услуги по регистрации ИП и юридических лиц, организует выдачу сертификатов на товары и т.д. |
| ЕИАС ФСТ | Федеральная служба регулирует тарифы и монополии. |
| ГИС ГМП | Система, регистрирующая все государственные и муниципальные платежи, предназначена для всех организации, принимающих средства от юридических и физических лиц. |
| ФТС | Документооборот с Федеральной Таможенной службой, включая декларирование товаров и учет их перемещения. |
| АИС | С начала этого года начал функционировать электронный портал регистрации документов автотранспорта. |
| ГИС ЖКХ | Система для специалистов, работающих в сфере жилищно-коммунального хозяйства. |
| ГосУслуги | Получение справок, документов и информации, предоставляемых государством. |
| ЭТП | Торги на Электронных торговых площадках. |
Важно помнить, что для предприятий установлены критерии, при которых работа в системе электронной отчетности обязательна.
Электронные отчеты потребуются:
| В Налоговую службу | Если предприятие является плательщиком НДС. |
| В Налоговую службу | Если в штате более 100 сотрудников. |
| В Пенсионный фонд и Фонд социального страхования | При наличии более 25 сотрудников. |
Квалифицированная личная подпись дает самые широкие возможности и является наиболее надежной, при этом любая ошибка в работе практически исключена.
Основная выгода
Владение электронной подписью дает возможности удобного ведения бизнеса в любом сегменте.
Использование в работе позволяет:
- максимально надежно защитить документы от подделки и внесения скрытых изменений;
- отсутствие возможности потери подписанных договоров и иных деловых бумаг;
- экономия средств (на канцелярских товарах, бумаге, зарплате архивариусов, освобождении от необходимости оплачивать помещения для хранения результатов делопроизводства);
- обмениваться документами, как на местном и федеральном, так и на международном уровне;
- оптимизировать и упростить процесс предоставления необходимой отчетности;
- получить широкие возможности для осуществления профессиональной деятельности в разных сферах (недвижимость, коммерция, участие в торгах и т.д.).
Обладание электронной подписью облегчает жизнь гражданам, позволяя обойтись без лишних временных затрат, заключая бытовые сделки, и бюрократической волокиты, получая госуслуги.
Сообщение об открытии расчетного счета подается в территориальную ИФНС непосредственно руководителем юридического лица или уполномоченным лицом.
Образец заполнения бухгалтерской справки об ошибке можно посмотреть здесь.
Как получить электронную подпись
Перед тем, как получить электронную подпись, необходимо определиться, какой вид необходим.
Так оформление квалифицированной подписи дает больше преимуществ и позволяет избежать мошенничества. Поэтому организации и индивидуальные предприниматели чаще выбирают именно её. Физическим лицам наличие квалифицированной подписи понадобится, если предполагается пользование специализированными сервисами для отправления налоговых деклараций, регистрации недвижимости и транспорта и т.д.
Для получения простой подписи обычно достаточно согласия гражданина на регистрацию на портале или в офисе компании, если необходим доступ к её услугам.
Процедура получения квалифицированной подписи иная:
| Заявка | Подать заявку можно лично в аккредитованном центре или заполнить на его официальном сайте специальную форму. Лично или посредством телефонной связи можно выяснить все возникшие вопросы. Затем необходимо собрать необходимые документы и предоставить их. |
| Плата | Услуги по предоставлению подписи платные, поэтому её необходимо купить. Цена разниться в зависимости от региона, репутации компании и вида цифровой подписи.
В стоимость оформления войдут:
Средняя стоимость оформления квалифицированной подписи находится в интервале от 5 до 7,5 тысяч рублей. Неквалифицированная подпись будет значительно дешевле. Оформление подписей для большого числа сотрудников даст возможность получить скидку. |
| Выдача | За получением придется обратиться в цент выдачи. Формирование подписи займет два-три дня. Если компания предоставляет услугу по срочному созданию подписи, можно получить её в течение часа. Главное, чтобы услуга была оплачена и у представителей компании были все необходимые документы. |
Обязательные этапы
Чтобы легко получить и уверенно использовать электронную подпись, следует заблаговременно подготовить требуемые документы, научиться пользоваться ключами и понимать принцип хранения основных данных.
Необходимые документы
В зависимости от того, предоставляется услуга физическому или юридическому лицу, пакет документов будет отличаться.
К заявлению необходимо приложить документы, согласно требованиям:
| Требования для физических лиц |
|
| Требования для юридических лиц |
|
| Требования для ИП |
Также пакет документов дополняется квитанцией об оплате, как только она будет осуществлена. |
Подача документов и заявления возможна представителями юридического и физического лица при наличии доверенности на получение электронной подписи. Выданная подпись имеет срок действия, равный одному году с момента получения. Когда год пройдет, необходимо будет либо пролонгировать её действие либо инициировать получение новой.
Ввод и управление ключами
Принцип осуществления электронной подписи основан на работе трех факторов:
- генерация закрытого ключа;
- формирование открытого ключа;
- проверка подлинности, основанная на обоих ключах.
Закрытый ключ формируется случайно, не повторяется, количество возможных комбинаций не позволяет подобрать его мошенникам. Открытый ключ может быть уязвим, поэтому система проверки защищает его и при определенных условиях блокирует операцию подписи.
Меры безопасности, созданные для использования подписи, актуальны только при сохранении тайны самим пользователем. Поэтому содержание и использование закрытого ключа на одном устройстве не является достаточно надежным. Если в руки мошенника попадет этот носитель или доступ к нему, злоумышленник будет иметь возможность производить оплаты и подписывать документы вместо реального владельца.
Специально для предотвращения этого созданы смарт-карты для хранения закрытых ключей. Такая система хранения позволяет установить дополнительный уровень защиты информации в виде PIN-кода самой карты. Пропажа карты позволяет заблокировать подпись заблаговременно.
Хранение данных
Для организации хранения цифровых документов существуют:
- облако;
- локальные сервера;
- и диски компьютерных устройств.
Физическому лицу и небольшой фирме будет достаточно сохранить необходимые документы в памяти системы на локальном или съемном диске устройства. Большая организация сможет воспользоваться собственным сервером. И те, и другие могут воспользоваться серверами той фирмы, у которой была заказана подпись.
При определении юридической значимости документа возникают вопросы, касающиеся срока действия сертификата. Ограничение его годовым периодом не означает, что поставленная подпись будет недействительной после окончания этого срока. Получить информацию о том, был ли сертификат действующим на момент подписания документов, можно в удостоверяющем центре.
Удостоверяющие центры
Аккредитация удостоверяющих центров проводится государственными органами, при содействии службы безопасности. Деятельность в виде создания и выдачи цифровой подписи должна быть прописана в правовых документах организации.
В процессе работы центр:
- создание и предоставление цифровой подписи;
- выдача открытого ключа;
- установление блокировки на действие подписи по запросу и в случае, если появились сомнения в её подлинности;
- удостоверение подлинности;
- решение спорных ситуаций, связанных с использованием подписи;
- обеспечение клиентов программным обеспечением;
- осуществление технической поддержки.
Аккредитация на этот вид деятельности получена большим количеством центров, однако на рынке услуг можно выделить сильные компании, обеспечившие себе надежную репутацию:
- Электронный экспресс;
- ЕЭТП;
- Такском;
- Такснет;
- Сертум-Про Контур;
- Тензор;
- Национальный удостоверяющий центр.
Использование в суде
Электронные документы уже встроены в обычную практику работы судебной системы. Получив доступ к системе «Электронный страж», пользователи имеют возможность доступа в электронную систему судопроизводства «Мой арбитр». Она позволяет подать исковое заявление с использованием электронной подписи, составить ходатайство и отзыв.
При этом существуют категории документов, которые суд не примет в электронном виде. К ним относятся заявления об обеспечении исков и имущественных интересов, а также некоторые виды ходатайств.
Возможность приема цифровых документов в качестве доказательств прописана в третьем пункте 75 статьи АПК России. Можно использовать те документы, которые получены через Интернет и заверены электронной подписью.
При этом следует соблюдать правила подачи документов:
- изображение должно быть черно-белым;
- для подачи установлен PDF формат;
- качество изображение не должно быть ниже двухсот точек на один дюйм;
- файл должен иметь графическую подпись и печать;
- один электронный документ должен содержать только один файл, название которого должно соответствовать содержанию, с указанием числа страниц.
Если у суда отсутствуют технические возможности рассмотреть электронные документы в качестве доказательств, следует распечатать их, заверить подписью и печатью той организации, которой они принадлежат.
Законодательное регулирование ведения электронных документов — мера необходимая. Оно позволяет соблюдать чистоту сделок и избегать мошеннических действий, поэтому правовые нормы следует знать и строго их придерживаться.
В настоящее время аттестация рабочих мест по условиям труда является обязательной процедурой для всех рабочих мест на территории Российской Федерации.
Образец договора о материальной ответственности смотрите здесь.
Правила выдачи 25000 рублей из материнского капитала в 2020 году подробно изложены в этой статье.
