Правила ведения книги покупок НДС

Основным документом, служащим основанием для бухгалтерского учёта налога на добавленную стоимость, является книга покупок НДС. Данная налоговая накладная заполняется в установленном государством порядке и выписывается предпринимателям в соответствии со статьй 201 НКУ.

Заполнением книги на добавленную стоимость занимается владелец организации, являющейся плательщиком НДС, либо его доверенное лицо, а именно бухгалтер. И если раньше её ведение занимало много времени и концентрации, то сегодня процесс упростился, так как большинство предприятий стали прибегает к автоматическому исчислению налога на добавленную стоимость, при помощи специальной компьютерной программы.

Однако только неопытный либо слишком смелый бухгалтер позволяет себе отправлять в налоговую отчёт, сделанный компьютером, не проверив достоверность выданной им информации. Ведь как бы точно ни была настроена программа учёта, без анализа и проверки полученных данных по сальдо и оборотам не обойтись.

Учёт

НДС — вид налогообложения, заключающегося в изъятии части дохода предприятия в бюджет государства, который был получен из заработка на добавленную стоимость товара либо услуги. Это один из наиболее сложных для понимания типов налоговых исчислений, требующих особой внимательности и ответственности.

Учёт налога на добавленную стоимость нуждается в постоянном контроле и проверке, поэтому к каждой организации, являющейся плательщиком НДС, приставлен свой налоговый агент.

Кроме того, это помогает избежать путаницы и ошибок по конкретному предприятию, так как данный вид налогообложения имеет наиболее расширенную возможность касательно исключений из налоговых правил по конкретному плательщику, а также отличается наличием множества льготных программ и понятий. Именно по этой причине у налогоплательщиков часто возникают проблемы с ведением книги НДС, проявляющиеся рядом неточностей.

Ведение НДС необходимо для подробного контроля производства и его денежного обращения. Это позволяет налоговой службе изъять в казну необходимую сумму средств налогоплательщика, которая определяется как разница между величиной расходов предприятия, стоимость его затрат и стоимостью проданного товара.

НДС на сегодня является наиболее распространённым типом налогообложения для хозяйствующих субъектов. Все предприятия, занимающиеся рядом продаж либо предоставлением услуг, вынуждены оплачивать налог на добавленную стоимость.

Форма налога на добавленную стоимость действует по всей территории Российской Федерации. Данный вид налогообложения приносит в бюджет страны до 30% дохода, а распространяется он на все без исключения предприятия, занимающиеся производством и реализацией товаров либо услуг.

Что это за документ?

Все предприятия вынуждены вести точную отчётность по уплате налогов за каждый квартал. Данные по налоговым вычетам вносятся в специальный документ — книга покупок НДС, — который выдаётся ФНС в установленной законодательством форме.

Регистрация всех произведённых счёт-фактур является обязательной, так как в дальнейшем такого рода подсчёт налогообложений позволит возместить либо вычесть некоторую сумму из госказны.

В книге покупок НДС фиксируются все организационные документы, в которых имеется информация финансового плата: сведения о суммах реализации и расходов. В дальнейшем эти цифры и участвуют в расчёте необходимого налогового вычета.

В документе покупок НДС указываются все бухгалтерские проводки фирмы, за исключением следующих счёт-фактур:

• осуществление процедуры покупки либо сбыта брокером акций и прочих ценных бумаг;
• оформление разницы между суммами самим поставщиком услуг/товаров;
• в случае произведения безвозмездной (бесплатной) работы;
• суммы, полученные от комитента на приобретение либо реализацию продукции.

Если предприятие не будет вести книгу покупок НДС либо в ней будут отсутствовать некоторые обязательные счёт фактуры, то организацию ожидает ответственность в виде штрафа.

Способы ведения

Ведением книги покупок налога на добавленную стоимость занимается как непосредственно плательщик НДС, так и налоговый агент. Заполнять документ можно не только в бумажном виде, но и электронном в программе 1С. В первом случае книга обязательно заверяется печатью и шнуруется, а каждая страница пронумеровывается. Это необходимо для предотвращения подачи недостоверной информации, путём вырывания листов и внесения новых данных.

Электронная книга НДС имеет установленную форму и имеет как плюсы, так и минусы. Если говорить о положительной стороне, то программа автоматического ведения учёта налога на добавленную стоимость позволяет сэкономить время, затрачиваемое на регулярные заполнения приходов/расходов, особенно если она надёжно настроена самим бухгалтером. Кроме того, компьютер учитывает каждую накладную предприятия, что позволяет избежать случайного недочёта информации.

Образец формы книги покупок

Что касательно минусов, то электронная версия книги покупок НДС нуждается в тщательной проверке всех внесённых данных, ведь после отправки её в ФНС уже нельзя будет ничего исправить.

Правила заполнения

В независимости от формы книги, заполнять её следует по определённым правилам, нарушение которых чревато штрафами.

В первую очередь стоит позаботиться о правильном оформлении титульного листа, для этого в верхней части документа необходимо указать:

• ИНН индивидуального предпринимателя;
• КПП;
• полное наименование организации-покупателя.

Заполнение самих граф, как правило, особой трудности не представляет, исключением являются только некоторые из них, на которые следует обратить особое внимание:

Графа 1	Вносятся данные о порядковом номере не накладной товара/услуги, а самой записи счёт-фактуры.
Графа 6	Отметка ставится лишь при регистрации накладной, выписываемой при покупке товара, ввезённого из-за границы. В этом случае указывается страна, откуда именно прибыла продукция и номер таможенной декларации. При реализации российского товара вписывается только страна-производитель.
Графа 8 и 11	Содержит информацию о сумме приобретений и НДС, рассчитанных по ставкам, установленными налоговыми органами.
Графа 10	Ставится отметка о полной стоимости приобретения, облагаемой под 0% НДС. Пункт заполняется столбцом и только налогоплательщиками, занимающимися экспортом товара и непосредственно связанными с реализацией либо производством оговариваемой продукции.

В книге нельзя чёркать либо вырывать пронумерованные страницы, поэтому какие-либо возникшие изменения вносятся на дополнительном отдельном листе. Такие листы будут являться неотъемлемой частью документа, поэтому в их верхней части обязательно следует указывать дату заполнения. Все внесённые в книгу НДС записи хранятся на предприятии от четырёх до пяти лет, в зависимости от типа организации.

Регистрация счетов фактур

Счёт-фактура — документ, определённого государством образца, который оформляется продавцом при отгрузке товара и удостоверяется покупателем при его получении. В данной накладной содержится информация о предоставленных услугах либо продаваемом товаре, а именно: стоимость, дата получения, размер налоговой ставки, реквизиты отправителя и получателя, общая сумма НДС и пр.

На территории РФ счёт-фактура для предпринимателей и налоговой службы является основным документом для ведения учёта. При расчётах налогообложения его проверяют наиболее тщательно, так как часто покупатель, сам того не зная, оплачивает НДС, который при отправке товара уже был внесён продавцом в накладную.

Согласно с законом о налоговом вычете продавец вправе получить вычет по дополнительно оплаченному налогу на добавленную стоимость, что позволит ему сберечь немалые денежные суммы.

В книгу покупок в обязательном порядке вносятся счёт-фактуры, поступающие как от самих продавцов, так и налоговых агентов, поэтому регистрации подлежат:

• любые товары и услуги, выставленные предприятием (налоговым агентом, продавцом) при их сбыте либо передаче имущественных прав;
• товары, выставленные реализатором при получении частичной оплаты (аванса) от покупателя;
• товары, доходы по которым выставленные налоговыми агентами (п. 2,3 ст. 161 НК РФ) при предоставлении НДС к вычету.

Статья 161. Особенности определения налоговой базы налоговыми агентами

Также в книге налоговых покупок регистрации подлежат:

• отрицательные корректировочные счета, появившиеся после снижения стоимости приобретённой продукции (услуг, выполненной работы и пр.);
• положительные корректировки, возникшие в случае повышения цены на приобретённые услуги либо товары.

При введении книги НДС следует помнить, что те счета-фактуры, которые не соответствуют установленным законодательством формам либо вносятся не по правилам статьи 169 НК РФ, регистрации не подлежат.

Статья 169. Счет-фактура

Другие документы

Кроме счёт-фактур, в книге покупки налога на добавленную стоимость вносятся данные и о других документах:

• Отчётность о затратах на сотрудников предприятия. К таковым относится оплата проезда и найма временного жилья для работника, находящегося в служебной командировке.
• Документы, на основании которых акционеры либо лица, имеющие пай в организации, передают свою долю в капитал предприятия.
• Все таможенные декларации, регистрируемые при ввозе товаров на территорию РФ.
• Платёжки, подтверждающие, что налог на добавленную стоимость был оплачен во время ввоза продукции в РФ.
• Накладные, зафиксированные в книге продаж по услугам/товарам, облагающимися НДС по ставке 0%. Такая необходимость появляется лишь в случае, если подобная документация, подтверждающая права на нулевой налог, не была собрана и подана в срок.

Раздельный учёт

Есть перечень налоговых операций, по которым счёт-фактуры и другие документы вносятся в особом порядке, предусмотренном законодательством РФ для регистрации в книге покупок.

Так, если предприятие ведёт раздельный учёт налога на добавленную стоимость, то счёт-фактуры вносятся в книге только на сумму НДС, подлежащей к вычету. Для этого в графе 15 необходимо отразить полную стоимость продукции либо услуги, аналогичной графе 9.

Также следует обратить особое внимание на графу 16. В ней при раздельном учёте необходимо указывать исключительно сумму с НДС, на вычет которого предприятие вправе претендовать в текущем квартале.

Кроме того, фирма имеет право на перечисление частичной оплаты на счёт продавца (поставщика) за будущую предстоящую покупку. Эти суммы при налоговом расчёте будут принимать участие как в необлагаемых, так и облагаемых НДС операциях. Поэтому полученный аванс, должен регистрироваться в книге покупок на всю полученную сумму.

При покупке товара, который в дальнейшем предприятие не собирается использовать в налоговых операциях, так как они освобождены от налогообложения, в их регистрации нет надобности.

Восстановление при выдаче аванса

При получении от клиента частичной оплаты в счёт будущих поставок, продавцу необходимо внести данный счёт-фактур, выставленный покупателю, в книгу продаж. Все авансы по поставкам либо предоставлению услуг регистрируются в полном объёме, так же, как и фактически полученные средства за совершённую сделку между сторонами (покупка-продажа).

При отгрузке продукции либо выполнении работ (оказание услуг), на которые до этого был перечислен аванс, все ранее поступившие счёт-фактуры регистрируются в книге покупки НДС.

Данное правило также распространяется на сделки, которые после поступления частичной оплаты завершились отказом от покупки товара либо услуги. В этом случае ранее зарегистрированные счёт-фактуры подлежат корректировке, связанной с возвратом средств.

Какие операции освобождённые от учёта

Есть счёт-фактуры, не подлежащие регистрации в книге покупки НДС, к таковым относятся накладные, полученные:

• при безвозмездной передаче товаров либо услуг (выполнение бесплатной работы), в том числе нематериальные активы и базовые средства;
• сторонами (брокерами) по проведению сделки на продажу иностранной валюты либо ценных бумаг;
• третьей стороной (посредниками), присланными покупателями/заказчиками по полученной на реализацию продукцию (распространяется также на полученный аванс);
• посредниками от поставщиков, когда накладные выставленные на имя этого посредника;
• на полную сумму частичной оплаты (аванса) на товар, не облагаемый налогом НДС;
• на аванс после составления накладных при реализации услуг;
• счёт-фактуры с пометкой без НДС (исключительно от поставщиков, не являющихся плательщиками данного налога);
• на сумму предоплаты в безналичной форме.

Таможенный налог

При совершении сделки между компаниями, в которой участвует иностранная валюта, о чём указано в таможенной декларации, следует особенно внимательно заполнять в книге НДС графы 14, 15 и 16.

Так, в пункте 14 следует вписать соответствующий валюте код, к примеру, если это доллары США, то код 840. Если во время заполнения книги сразу на это не было обращено внимание, из-за чего предприятие допустило ошибку, то оформляется уточнёнка.

Саму сумму иностранной валюты следует записывать в графе 15, а вот налоговый сбор в пункте 16 и исключительно в рублях.

Раздел 14 заполняется только при проведении сделки с иностранной валютой. Сами же коды на валюту выдаёт непосредственно таможня и там же можно уточнить необходимость вносить их в счёт-фактуру.

Подтверждённый счёт-фактур следует зарегистрировать на таможне, если у компании его нет, то регистрируется декларация.

Формирование декларации и книги покупок НДС в 1С

Для составления декларации понадобится как книга продаж, так и покупок НДС. Их составлением занимается бухгалтерия предприятия, а также налоговый агент.

Формирование книги в 1С осуществляется следующим образом:

• проводки по начислению налога устанавливаются автоматически при каждом проведении документов по реализации продукции либо услуг;
• устанавливается автоматическое вычисление из полученных счёт-фактур, при проведению проводки по начисленным авансам.

Для этого прибегают к двум основным документам, которые имеет данная программа: формирование записей книги покупок и отражение НДС для вычета. Именно на основании них в дальнейшем осуществляется составление собственно как декларации, так и книги покупок в виде отчётности.

В документе формирования книги покупок имеется несколько закладок, предназначенных для конкретных ситуаций с вычетами НДС. Кроме того, в нём есть как автоматический, так и ручной вариант заполнения информации по приходам и расходам. Свежие сведения в него следует вносить ежемесячно. Все проводки в документе хранятся в учёте той датой, которой был проведён последний документ.

Что касательно программы отражения НДС к вычету, то она формируется на основании внесённых данных с полученного счёт-фактура, что необходимо для видимости всех вычетов, которые изымались при поступлении товара либо услуги, и выданного счёт-фактура. Последний документ хранит в себе данные по поступившим авансам от покупателя.

Чтобы в электронной книге принять налог на дополнительную стоимость к вычету, необходимо выполнить следующее:

• оприходовать товар/услугу;
• продукция должна входить в перечень облагаемых НДС;
• правильно оформить счёт-фактур от поставщика/продавца.

Настраивая документ, где отражаются данные о вычете НДС, следует обратить внимание: все проводки будут появляться в строке только после установки соответствующих в полях флажков.

Исправление ошибок

Любые ошибки в книге НДС сулят неприятности, а именно начисление штрафов. Частыми из них являются неправильно внесённые коды. Так, к примеру, импортёры нередко путают кодировку по реализации товара из стран ЕАЭС (код 19) и других стран (кол 20). Это впоследствии приносит дополнительные проблемы в виде штрафов, переделки отчётности и пр.

Также нередко наблюдаются следующие ошибки:

• неправильно указанный номер счета-фактуры;
• не та дата принятия продукции;
• номер декларации (если товар прибыл из-за границы);
• опечатка в ИНН;
• неверно внесённая стоимость товара;
• неправильный расчёт суммы налога и пр.

При допущении такого рода неточности в документе НДС, главное помнить, что исправления также наказываются штрафами. Нельзя перечёркивать уже написанное в книжке, либо пытаться исправить одну цифру на другую.

Единственное что разрешается в случае допущения ошибки — корректировка написанного. Исправленная информация указывается на отдельном чистом листе и в дальнейшем обязательно регистрируется. Такие листы лучше всего вклеивать в книжку, чтобы не потерять, так как это также будет сулить уплату штрафа.