При выплате зарплаты своим сотрудникам работодатель должен не только соблюдать установленные сроки и суммы начисления, но еще и учитывать множество других тонкостей.
Одной из ключевых особенностей является правильное оформление расчетного листа, для которого действующим законодательством устанавливаются четкие правила, обязательные для соблюдения всеми работодателями на территории России.
Именно по этой причине любой предприниматель должен знать о том, какие нужно указывать коды зарплаты в расчетном листе и как вообще составляется этот документ.
Что это такое
Любой работодатель должен в обязательном порядке информировать своих сотрудников о получаемой ими заработной плате, и делается это посредством предоставления им такого документа как расчетный лист, который предоставляется при проведении каждого расчета с физическими лицами.
Письменное разъяснение передается всем основным сотрудникам, а также всем остальным категориям наемных рабочих (временных работников компании, совместителям и другим), причем делается это не только в той части вознаграждения, которое было начислено за данный период, но еще и вдобавок по всем видам отпускных, компенсаций и всех остальных удержаний и положенных сумм.
При этом работодатели должны постоянно отслеживать изменения действующего законодательства и знать о том, как правильно заполнять расчетный лист в 2019 году и как нужно выдавать эти документы своим сотрудникам.
Правила составления
Каждый работодатель должен в обязательном порядке разработать и утвердить определенную форму расчетного листа в полном соответствии с положениями, указанными в трудовом законодательстве, а также внутренних локально-нормативных актах, так как единой унифицированной нормы, которая была бы утверждена какими-либо законодательными нормами, на сегодняшний день не существует.
В этом листе должен указываться подробный расчет денежного вознаграждения, которое предоставляется за корректное исполнение трудовых обязанностей сотрудников, и сам он должен включать в себя две части.
В правой части в данном случае будут присутствовать всевозможные удержания, и в частности, там указывается налог на доход физических лиц, перечисленный ранее аванс, задолженность компании на конец отчетного месяца, всевозможные взносы в профсоюзы, а также средства, которые являются подотчетными, но при этом не были утверждены соответствующей документацией. Кроме этого, в указанной части указываются все остальные суммы, которые вычитаются из зарплаты, и их общий размер.
В левой части указывается начисленная расчетная сумма, которая распределяется по всем видам предусмотренных выплат. В частности, эти выплаты включают в себя должностной оклад, установленную документами оплату труда работника, установленную за выполнение определенной нормы или же единицу отработанного времени, а также дополнительные премии, надбавки и другие выплаты, которые предусматриваются составленным коллективным соглашением.
Для составления расчетного листа указывается информация, указанная в положении об оплате труда, информация из штатного расписания, табеля, в котором осуществляется учет рабочего времени, а также целого ряда другой документации.
После того, как в 2012 году в законную силу вступил Федеральный закон №35, на работодателей была возложена обязанность при оформлении расчетного листа в обязательном порядке записывать в этот документ всевозможные начисления за какие-либо допущенные нарушения в отдельной строке. К примеру, это касается компенсации, начисляемой за просрочку отпускных выплат.
В этом документе должна обязательно указываться следующая информация:
- личная информация сотрудника вместе с указанным табельным номером;
- расчетный месяц, за который сотруднику начисляются указанные суммы;
- общее количество часов или дней, которые отработал указанный сотрудник;
- основания, которые послужили для тех или иных удержаний с обязательным указанием их суммы;
- основные элементы заработной платы;
- сумма средств, которая должна быть выдана сотруднику на руки.
Каждый отдельный раздел должен максимально подробно расписываться, и при этом запрещается объединять их между собой, так как соединение нескольких видов оплаты рассматривается как ошибка. Если в компании предусматривается использование социального пакета или же выдача средств в натуральной форме, то в таком случае их также нужно включать в листок.
Форма и структура
В преимущественном большинстве случаев формой расчетного листа и указываемыми в ней кодами заведует руководство компании, и в тот бланк, который утверждается специалистами предприятия, вносится уже информация о том, какую сумму дохода получает сотрудник. В основном указание кодов зарплаты в расчетном листе осуществляется с той целью, чтобы автоматизировать процедуру расчетов по выдаче зарплаты, а также в случае необходимости за короткий промежуток времени составить расчетный лист на то или иное лицо.
В этом документе нужно указывать следующую информацию:
- сумма отдельных составляющих зарплаты за какой-то конкретный промежуток времени;
- другие суммы средств, начисленные сотруднику;
- всевозможные удержания из стандартной зарплаты работника;
- итоговая сумма, положенная для выдачи работнику на руки.
Коды зарплаты в расчетном листе и их расшифровка
В графе «Начислено» указывается сумма рассчитанной зарплаты в полном соответствии с нормами трудового договора, то есть записывается конкретная сумма оклада с указанием всевозможных премий и надбавок. Помимо этого, в указанном разделе нужно записать оплату отпускных, больничных, а также других видов материальной помощи, предусмотренной трудовым законодательством или отдельными приказами руководителя.
Образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам с других мест работы будет выглядеть так же, как и в случае с утерей книжки самим работником.
Образец должностной инструкции главного бухгалтера смотрите тут.
На практике многие сотрудники достаточно часто задаются вопросами о том, каким образом начисляются больничные и отпускные выплаты, так как в преимущественном большинстве случаев расчетная сумма оказывается меньше той, на которую изначально рассчитывал работник.
Начисление отпускных на сегодняшний день осуществляется в соответствии с прибылью, полученной за последние 12 месяцев, которые предшествовали расчету отпускных выплат, в то время как больничный лист осуществляется в соответствии со средней зарплатой, зарегистрированной за последние два года. Таким образом, если прибыль работника за предыдущие пару лет была существенно меньше той, которую он получает на данный момент, то в таком случае и сумма выплат будет меньше.
В пункте «Удержано» работодателю нужно указать все суммы, которые должны удерживаться с выплат его сотрудников. В первую очередь, пишутся суммы, взыскиваемые по закону, и в частности, это касается указания информации об удержанном НДФЛ, который на сегодняшний день составляет 13% от рассчитанной зарплаты и удерживается практически с любых выплат, которые предоставляются работникам со стороны их руководства.
Также указывается информация о выплатах по исполнительным листам, и такие удержания осуществляются уже после того, как из зарплаты удерживается налог. К данной категории относятся все штрафные санкции или пени, которые были взысканы через суд или не оплачены сотрудником.
Помимо этого, в данном пункте пишутся любые суммы, которые удерживаются в соответствии с приказами руководителя или же заявлениями сотрудника, включая ущерб, нанесенный материально-ответственными лицами, а также взносы, которые удерживаются с челнов профсоюза.
После этого должен оформляться раздел «Выплачено». В соответствии с действующим трудовым законодательством выплата зарплаты сотрудникам должна осуществляться как минимум два раза в месяц, в связи с чем в группе «Выплачено» нужно будет указать не менее одной строки о выплате аванса.
Также в ней указываются различные виды выплат, которые осуществляются на протяжении одного месяца до того срока, который установлен для начисления зарплаты (к примеру, это относится к отпускным).
Основная сумма, которая указывает сумму полученной сотрудником зарплаты, указывается в пункте «К выплате», причем из этой суммы сразу должны быть вычтены всевозможные удержания или те выплаты, которые были произведены ранее.
Если работодатель не выдает документ
Оформление и выдача расчетного листа представляет собой прямую обязанность работодателя, и несоблюдение этого требования влечет к наложению на него соответствующей административной ответственности, то есть применению к нему меры воздействия в виде штрафной санкции.
Каждая компания в индивидуальном порядке составляет собственную форму журнала выдачи таких документов, которая в обязательном порядке утверждается и заносится в различные локальные нормативные акты. Это указание прописано в письме Роструда №739-6-1, опубликованного в марте 2010 года.
Если возникают какие-либо конфликтные ситуации, то в таком случае работодатель должен будет предоставить журнал специалистам соответствующих инстанций.
В соответствии с нормами статьи 5.27 Кодекса об административных правонарушениях, несоблюдение указанного требования влечет за собой наложение штрафной санкции, сумма которой составляет 1000-5000 рублей для частных предпринимателей, ведущих коммерческую деятельность без регистрации в качестве юридического лица, а также должностных лиц, а при обнаружении повторных нарушений сумма санкции увеличивается до 10 000-20 000 рублей. Если же данное нарушение осуществляется юридическими лицами, сумма штрафа увеличивается до 30 000-50 000 или 50 000-70 000 при повторном нарушении.
В особо сложных ситуациях предусматривается даже наложение санкции в виде полной остановки хозяйственной деятельности компании на срок до 90 дней, но в любом случае оформление расчетного листа в работе компании говорит о том, что производственная деятельность организации является предельно прозрачной.
Листы ознакомления с должностной инструкцией являются необходимыми для доказательства факта ознакомления работников с различными кадровыми документами.
Образец должностной инструкции заместителя главного бухгалтера смотрите тут.
Узнайте из статьи, как определить подлинность больничного листа.
