Как выдавать копии СЗВ-М сотрудникам в 2020 году

Государство в последние годы старается убрать многие препоны, мешающие развитию бизнеса. Индивидуальный предприниматель освобожден от заполнения бесчисленных бумаг и постоянной сдачи отчетности. Необходимо только своевременно вносить налоговые и обязательные платежи в два фонда — пенсионный и медицинского страхования.

Делать это стало намного проще, так как все платежки теперь проходят через свою налоговую инспекцию, взявшую на себя функции администратора.

Несколько иная картина связана с наемными работниками, когда был заключен трудовой контракт. Придется не только заплатить страховые взносы, но и своевременно сдавать отчет и готовить копии СЗВ-М сотрудникам в 2020 году.

Причем новая форма отчетности, которая поступает в ПФР, должна заполняться ежемесячно и самостоятельно самим работодателем или ответственным работником, на которого возложена данная обязанность.

Многие стараются избежать рутинного заполнения и используют специальные программы или онлайн-сервисы. В то же время есть определенные нюансы, касающиеся выдачи копий новой справки своим сотрудникам. Нередко они связаны с порядком оформления, сроками, выдачей и неточностями.

Предпринимателям важно разобраться в этом вопросе, особенно при отсутствии деятельности и начислении взносов. Отчет привязан к каждому месяцу, а не кварталу. Чтобы разобраться в этом вопросе, надо получить полное представление об утвержденной форме и ее предназначении.

Сведения о застрахованных лицах

Утверждение специальной формы было связано с федеральным законом и принятым в результате этого постановлением пенсионного фонда.

Одной из причин стала отмена индексаций, если пенсионер по-прежнему продолжает работать. Так появилась унифицированная форма СЗВ-М, которая расшифровывается достаточно просто — сведения о застрахованных лицах. Аббревиатура М означает ее ежемесячное заполнение.

Сдавать новый отчет начали недавно, только с апреля 2020 года.

Подобная персонализация должна способствовать налаживанию учета, речь идет об индексации и социальных выплатах:

• обязанность подготавливать отчет и копии возложена на работодателей после заключения гражданско-правового или трудового контракта, даже если его срок составляет один день;
• в число ответственных лиц подпадают организации, имеющие свои филиалы, частные бизнесмены и ИП, если они наняли работников, а к ним относятся люди, занимающиеся частной практикой (адвокаты, детективы или нотариусы);
• временное прекращение деятельности (неоплачиваемый отпуск) или отсутствие выплат своим сотрудникам не освобождает от отчета, если есть действующий договор;
• сведения должны включать всех сотрудников, которые были приняты и уволены на протяжении месяца, включая тех, кто находится в декрете от полутора до трех лет или в отпуске без содержания, за свой счет;
• пока не оформлены трудовые соглашения, сдается только список застрахованных лиц, а при отсутствии работников используется нулевая форма, где не заполняются данные в четвертом табличном разделе списка.

Единственный сотрудник, он же учредитель, сдает сведения о себе самом, так как считается застрахованным лицом.

Скачать образец обращения о выдаче копии СЗВ-М

Избавить от заполнения может только полное отсутствие действующих договоров и сотрудников. Если же их количество превысит 25 человек, то применяется электронная форма. Данные подтверждаются электронной подписью и не помешает сопроводить файл с помощью флешки.

Как было раньше и что изменилось в новом году

Нужно заметить, что до недавнего времени при выдаче копий действовали положения закона, принятого двадцать один год назад:

• сотрудники могли получить копию только после сдачи отчета в фонд, но не позднее десяти дней следующего месяца;
• исполнителям и подрядчикам они выдавались сразу же в тот день, когда заканчивались сроки заключенного договора;
• во время увольнения работник должен был получить документ в день выхода приказа;
• для тех, кто только собирался выходить на пенсию, справку выдавали не позднее десяти дней (точка отсчета начиналась с подачи заявления для сбора необходимых бумаг в пенсионный фонд);
• пробелы в законодательстве не позволяли уточнить в каком виде и за какой месяц выдается копия, которая могла содержать персональные сведения о других работниках;
• не было подтверждено получение копий и совершенно неясно, стоило ли брать расписку с сотрудника.

Еще одним слабым звеном считалась мера ответственности. Работодатели зачастую игнорировали выдачу и отказывали заявителю без видимых причин. Подобная неразбериха, вкупе с постановлением об индексации, привели к необходимости изменить ситуацию и навести порядок в сфере учета и оформления.

Порядок оформления и выдачи копии СЗВ-М в 2020 году

Новые правила и изменения в бланке формы были утверждены более года назад. Она должна заполняться на всех работников, с которыми был заключен контракт или гражданско-правовой договор.

Теперь копии СЗВ-М сотрудникам в 2020 году подготавливаются и выдаются ежемесячно, так же как отчет для пенсионного фонда:

• Фактически из общего отчета делается выписка, чтобы не разглашать персональные данные других лиц.
• Указывается фамилия, имя и отчество, номер индивидуального лицевого счета и ИНН.
• Первый раздел отчета посвящен самому страхователю с кратким наименованием компании, регистрационными и идентификационными номерами и кодами, которые были присвоены.
• Отчетный период расположен во втором разделе, где для каждого месяца определено свое кодовое значение, начиная от 01 (январь). Необходимо будет указать год.
• В третьем разделе обозначается тип формы, которая бывает исходной и дополнительной. Ее заполняют, когда нужно внести некоторые важные упущенные сведения за определенный период. Иногда применяют отменяющую форму, чтобы аннулировать неправильно указанные данные.
• Таблица четвертого раздела посвящена застрахованным лицам с указанием их порядкового номера, фамилии, имени и отчества, личного счета и идентификационного номера.

Неточности и ошибки в фамилии и других данных могут привести не только к переделке отчета, но также к штрафным санкциям.

Сотрудник или подрядчик вправе обратиться к работодателю и получить справку в любой день месяца без объяснения причин:

• выписка обязательно потребуется человеку, собирающему пакет документов для назначения пенсии;
• ее обязаны выдать сотруднику в день увольнения или окончания действия договора (основные сведения находятся в четвертом разделе);
• желательно оформить свое требование в письменном виде, чтобы сделать выписку в двух экземплярах, которые сотрудник должен подписать (один из них выдается ему на руки, другой остается в компании);
• если ведется журнал учета выдаваемых документов, то работник распишется в соответствующей графе, где будет указано наименование справки;
• копию можно выдать после оформления отдельной расписки, поскольку она служит письменным подтверждением.

Изменения предусматривают получение выписки не позднее 5 дней со дня обращения, если только речь идет не об днях увольнения и расторжения договора.

За какой период выдавать

Благодаря выписке удается не разглашать индивидуальные данные всех сотрудников и не нарушать статьи трудового кодекса и федерального закона.

Бумажная форма заполняется только в том случае, когда число работников не превышает 25 человек. Если их больше, то используется только электронный формат.

Программа позволяет быстро сделать распечатку на одного пенсионера или человека, собирающегося увольняться. Число отчетов будет зависеть от количества месяцев, которые проработал сотрудник. Если их было десять, к примеру, то количество копий также должно равняться десяти. Ведь отчет в фонд сдается ежемесячно.

Работа на протяжении нескольких лет не освободит от обязанности сделать подробную выписку по каждому проработанному месяцу, даже когда дело касается декрета или неоплачиваемого отпуска.

Специальная программа облегчает работу, поскольку иначе придется найти все бумажные отчеты и сформировать пакет документов.

Подтверждение о получении

Здесь важно не допустить явных ошибок, которые обычно совершаются непреднамеренно:

• В список застрахованных лиц может попасть сотрудник, который уже не работает. Составляется новый отчет, где указывается отменяющая форма в третьем разделе.
• Иногда забывают внести фамилию из персонала, если человек был в командировке или отпуске. В новой справке придется указать дополняющий тип и внести данные в список застрахованных лиц.
• Исправления лучше сделать как можно скорее или не позднее пяти дней с момента получения предупреждения от фонда о несоответствии данных.
• Электронный вид позволяет присылать три варианта протокола, указывающие на исправленные сведения.

Отчеты передаются лично, через доверенного представителя и по электронной или обыкновенной почте, с описью и вложением. Срок продлен от 10 до 15 дней месяца, следующего сразу после сдачи отчетности в местное отделение пенсионного фонда. Через налоговую проходят обязательные платежи.

Важно убедиться в том, что копия для сотрудника, собирающегося уволиться или выйти на пенсию, не содержала явных ошибок:

• В выписке должна присутствовать информация о работодателя, который является страхователем, со всеми реквизитами.
• Обозначается точное число и месяц, код формы. Он является исходным, поскольку отменяющий или дополняющий тип приведет к подготовке еще одной копии.
• Прописываются точные сведения о застрахованном лице, взятыми из сданной справки.
• Внизу ставится число заполнения выписки, которую подтвердит подпись руководителя и печать компании.
• Для подтверждения подготавливается расписка с данными, что копия действительно была выдана в день расторжения контракта или увольнения или не позднее пяти дней со дня обращения и просьбы о ее выдачи. Расписка составляется в произвольной форме, но с точным указанием причины и чисел.
• Вместо расписки можно подготовить две копии выписки, которые подпишет сотрудник и получит один экземпляр.
• Выдачу сможет подтвердить журнал учета, где укажут фамилию и инициалы работника, числа конкретного периода и выдачи справки. Разумеется здесь должна стоять подпись в получении копии.

Выданную расписку и копию подтвердит печать и роспись работодателя или ответственного лица. Подготавливать выписку не придется, когда сотрудник был уволен без выходного пособия до того, как начался новый отчетный период.

Штрафы за невыдачу

Особой ответственности за несвоевременную подготовку и выдачу выписки пока не предусмотрено.

В основном, штрафные санкции коснутся тех работодателей, кто задержал сроки сдачи и предоставил неверные сведения:

• Штраф в 500 рублей кажется не очень большим. Однако он затрагивает недостоверные сведения только об одном сотруднике. Для компании в 30 человек это выльется в 15 тысяч рублей, если отчет не был сдан вовремя.
• Ошибки при заполнении тоже грозят аналогичным штрафом и здесь ориентиром служат данные об одном сотруднике. В зависимости от количества ошибок вырастут расходы.
• За предоставление формы не том виде, котором положено, сумма наказания достигнет 1000 рублей. Следует своевременно позаботиться о сертификате и электронной подписи, если число работников перевалило за двадцать пять человек.
• Ответственным лицам, допускающим нарушения, грозит штраф от 300 до 500 рублей. При этом не исключена опись личного имущества и списание денег с банковского счета в случае неуплаты.

Привлечение к ответственности лежит на руководстве органа, контролирующего уплату страховых взносов. По существу этим занимаются налоговики и сотрудники пенсионного фонда.

Конечно выписку не всегда требуют те, кто собирается уволиться или выйти на пенсию. Ведь подтвердить факт работы сможет полный отчет.

Все же работодателю следует заранее позаботиться о том, чтобы осталось документальное подтверждение выдачи выписки, не содержащей ошибок и разногласий с ежемесячной формой СЗВ-М, которая была сдана.