СЗВ-М – это аббревиатура, которая расшифровывается, как сведения про заработок (вознаграждения), которые сдаются ежемесячно. Данная отчетная форма предполагает внесение информации, про всех особ, которые работают в компании. Сдается она в Пенсионный фонд для того, чтобы работающим пенсионерам не проводилась ежегодная индексация пенсии, поскольку в 2020 году был принят закон, отменяющий ее проведение.
Работодатели, кроме справки про размер заработной платы и справки 2-НДФЛ, должны выдавать на руки сотруднику при увольнении также и форму СЗВ-М. Это вызвано тем, что человеку понадобится этот документ, чтобы доказать свое право на проведение индексации пенсионных выплат.
Действующее законодательство обязует руководителя организации выдавать СЗВ-М работникам не только в том случае, когда они увольняются, но и в ходе их работы в компании. То есть ежемесячно до 15 числа, которое следует за отчетным периодом, сотрудники должны получать от работодателя данный документ.
Когда речь идет про расторжение трудовых отношений, такая справка выдается в последний день работы на предприятии или, когда заканчивает свое действие договор гражданско-правового характера.
Сведения о застрахованных лицах
Отчет по форме СЗВ-М обязаны сдавать все работодатели относительно работающих на них сотрудников. При этом не имеет значения, по трудовому контакту или контракту подряда работают люди. Основное требование, чтобы с положенных им сумм вознаграждений выплачивались страховые взносы.
Информация подается на всех работников, которые трудились во благо предприятия на протяжении отчетного периода, то есть на тех, кто в течение месяца был уволен или принят на работу, а также тех, кто временно отсутствовал на рабочем месте в связи с потерей трудоспособности, декретным отпуском или отпуском по уходу за ребенком.
Форма СЗВ-М утверждена постановлением правления Пенсионного фонда России в феврале 2020 года. Отдельного регламента по заполнению документа не существует, вся информация уже внесена в сам бланк.
Состоит СЗВ-М из четырех разделов:
| Первый раздел | Содержит информацию про страхователя: здесь нужно указать название компании, номер регистрации в отделении Пенсионного фонда, индивидуальный налоговый номер, а также при наличии КПП. |
| Второй | Включает период, за который предоставляется отчет. В разделе содержится список названий каждого из 12 месяцев с цифровым кодом, который определен для каждого из них. Например, если отчет подается за апрель 2020 года, при заполнении отчета нужно поставить следующие цифры: 04 и 2020. |
| Третий | Здесь указывается информация о том, какой тип формы предоставляется:
|
| Четвертый | Включает данные про застрахованных особ. Они вносятся в таблицу, в которой указывается номер записи по порядку; полное имя работника в именительном падеже; СНИЛС застрахованной особы и ИНН, который заполняется при наличии номера у сотрудника. |
Если в любой записи будет сделана ошибка, это является поводом для наложения штрафных санкций на компанию. Поэтому наугад заполнять таблицы отчета не стоит, если есть сомнения относительно написания фамилии сотрудника или его СНИЛС, лучше предварительно все уточнить и только после этого приступать к заполнению формы. В случае отсутствия у работника ИНН последняя графа таблицы остается незаполненной.
Таблица изначально содержит 25 строк, при необходимости строки добавляются автоматически. В конце формы указывается должность руководителя, его ФИО, подпись, дата и печать.
Нормы трудового законодательства
Федеральный закон №27, который был принят в апреле 1996 года, относит к обязанностям страхователя бесплатную выдачу каждой застрахованной особе копии сведений персонифицированного учета. Данное обязательство отображено в статье 22 законодательного акта.
Пунктом же 4 статьи 11 этого же Федерального закона прямо предусмотрено, что компания или индивидуальный предприниматель должны передать каждой застрахованной особе копию СЗВ-М.
В каких случаях нужно выдавать
Выдается копия СЗВ-М сотрудникам в обязательном порядке. Данное обязательство установлено статьями 11 и 15 Федерального закона №27. В том случае, если руководство компании проигнорирует данное законодательное требование, это может привести к определенного рода взысканиям, которые установлены законом.
Организация выдает копию СЗВ-М тем работникам, которые трудятся на основании трудовых контрактов, а также тем особам, которые работают по договорам цивильно-правового характера. Также копии данного документа должны быть предоставлены сотрудникам, которые увольняются и тем, кто выходит на пенсию. Данная форма является документом, который подтверждает наличие страхового стажа у человека.
Сроки
Сроки выдачи копий формы оговорены в п. 4 ст. 11 ФЗ № 27. Здесь сказано, что справка должна быть выдана сотруднику работодателем в те же термины, которые установлены для подачи отчетности в Пенсионный фонд, то есть не позже 15 числа месяца, который идет за отчетным. Из этого следует, что форма должна выдаваться работникам страхователем каждый месяц.
Узнать, кто платит страховые взносы в пенсионный фонд, можно тут.
Для отдельных случаев предусмотрены специальные сроки выдачи копии документа:
- подрядчики должны получить копию справки в тот день, когда прекращает свое действие гражданско-правовой договор;
- если человек увольняется, бумага должны быть выдана ему в день увольнения;
- в случае выхода на пенсию документ выдается на протяжении 10 дней с того момента, как сотрудником было подано заявление про выдачу ему работодателем перечня бумаг, которые необходимы для подачи в Пенсионный фонд.
Законодательство четко не определяет, за какой месяц должна быть выдана СЗВ-М вышеперечисленным категориям застрахованных особ. Так, в п.4 ст.11 закона федерального значения под номером 27 не дается разъяснений, должен ли получить сотрудник от работодателя справку по форме СЗВ-М за последний месяц работы или же ему должны быть предоставлены копии документов по результатам всей его трудовой деятельности.
Учитывая отсутствие официальных разъяснений по этому поводу, нужно руководствоваться логикой: учитывая то, что сотрудник ежемесячно получает от работодателя форму СЗВ-М, копии за предыдущий период должны быть в наличии у человека, поэтому выдавать следует только справку за последний месяц.
Делаем все правильно в выдаче копии СЗВ-М сотрудникам
Когда выдается копия СЗВ-М сотрудникам, в ней должны быть указаны только данные по определенному сотруднику, а не полная информация по всем работникам, которые числились за организацией на протяжении отчетного периода. Выдача копии полного отчета запрещена, поскольку речь идет про персональные данные особ, являющиеся тайными и не подлежащими разглашению. Это установлено ФЗ №152 от 2006 года.
В некоторых случаях предоставление формы СЗВ-М в Пенсионный фонд не требуется, например:
- сотрудника уволили до того, как начался новый отчетный период, однако на этот период не попадает выплата выходного пособия;
- штат компании состоит из одного сотрудника — директора, который не принадлежит к числу работающих пенсионеров.
Нужно отметить, что последний пункт вызывает споры среди сотрудников Пенсионного фонда, одни соглашаются с данным положением, другие же считают, что учредитель приравнивается к наемным работникам, поэтому между ним и компанией существуют трудовые отношения, которые подпадают под действие законодательства, устанавливающего обязательство по сдаче СЗВ-М.
Документальное подтверждение от работника
После выдачи документа сотруднику, работодатель должен получить письменное подтверждение того факта, что документ был выдан.
Сделать это можно одним из следующих способов:
- Обратиться к работнику с просьбой написать в вольной форме расписку про получение справки. Данный документ должен иметь приблизительно такое содержание: «Настоящей распиской подтверждаю, что на основании окончания трудового контракта (реквизиты документа) мной от (название организации-нанимателя) была получена копия справки СЗВ-М (указать период и количество листов документа)». Обязательно, чтобы сотрудник поставил дату и подпись под распиской.
- Подготовить две копии справки СЗВ-М, одну выдать сотруднику, а на второй попросить его оставить свою подпись, которая будет свидетельствовать про получение документа.
- Вести журнал учета документов, которые были выданы сотрудникам на руки. После получения справки работник будет обязан поставить свою подпись в журнале. Подобный журнал ведется в произвольной форме. Желательно, чтобы в нем была отображена такая информация: отчетный период, за который выдается документ; ФИО сотрудника, который получил справку; дата выдачи; подпись особы.
Ответственность работодателя
Статья 17 Федерального закона под номером 27 от 1996 года предусматривает ответственность, которая грозит работодателю за то, что ним будут предоставлены неполные или недостоверные сведения про сотрудников организации, а также за его отказ от предоставления в Пенсионный фонд России справок, которые должны быть поданы согласно существующим законодательным нормам.
За каждого сотрудника, информация о котором не будет подана в ПФР, организация заплатит 500 рублей. Из этого следует, что в случае не предоставления информации о 30 сотрудниках, компании придется заплатить 15 тыс. рублей. Кроме этого, с 2020 года предусмотрены штрафные санкции, которые коснутся непосредственно руководителя компании: ему придется заплатить от 300 до 500 рублей.
Взыскание денежной суммы будет производиться согласно нормам, которые прописаны в законе федерального значения №212, а именно:
- личное имущество организации или частного предпринимателя может быть описано на сумму, которая не будет превышать совокупный размер штрафных санкций;
- в случае наличия на банковских счетах компании денежных средств, они могут быть списаны в счет штрафа;
- основанием для взыскания является постановление руководителя того органа, который контролирует уплату страховых взносов.
Узнайте все о сдаче отчета СЗВ-М за август 2020 года из нашей статьи.
Посмотреть формы АДВ-1 и АДВ-2 можно тут.
