У новых руководителей компаний, бухгалтеров, кадровиков могут возникнуть вопросы, связанные с подписью налоговых документов. В частности, они могут сомневаться в том, кто должен подписывать справку 2-НДФЛ. Итак, эта обязанность закрепляется за уполномоченным должностным лицом. Кто именно будет им являться, определяется изданием соответствующего приказа.
В таком приказе обязательно отмечается, что должностное лицо будет нести ответственность согласно российскому законодательству при:
- предоставлении в справках о доходах неверных либо неполных данных;
- непредставлении документов в налоговые органы в указанные сроки;
- отказе от представления справок о доходах в ИФНС.
Если уполномоченное лицо не будет выполнять свои обязанности должным образом, то он должен будет выплатить утвержденным законом штрафы.
Роль, формирование и получение
Справка 2-НДФЛ – это документ, в котором отражаются все сведения о доходах работника. Здесь же указывается и размер налогов, вычтенных из заработной платы согласно требованиям главы 23 Налогового Кодекса Российской Федерации. Справка выдается работодателем по требованию работника.
За формирование указанного документа отвечает уполномоченное лицо. Таковым может являться как один из бухгалтеров, кадровиков, так и иной сотрудник, на кого возложена, согласно соответствующему приказу, обязанность заполнения справок 2-НДФЛ.
Статья 23. Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов, плательщиков страховых взносов)
Следует указать, что выбранное должностное лицо должно составлять документ с соблюдением обязательной формы и выдавая документ в рамках указанных государством сроков (то есть не более, чем через 3 дня со дня поступления заявки от работника). В противном случае на него возлагается определенная ответственность.
Потребовать выдать соответствующую справку вправе только сотрудники, трудоустроенные по трудовому договору. Причем в документе будет отображена только «белая» зарплата. Если сотрудник получает дополнительные деньги в виде «черной» оплаты труда, они в 2-НДФЛ показаны не будут.
Также следует отметить тот факт, что запросить выдать справку 2-НДФЛ могут и уже уволенные сотрудники. Должностные лица не имеют права отказывать им в этом.
Центральные требования
Согласно российскому законодательству, руководитель предприятия должен издать приказ, где прописывается обязанность за формирование налоговой отчетности за определенным кругом лиц. Не указанные в нем сотрудники принимать участие в составлении и проставлении подписи на справке 2-НДФЛ не должны.
Обоснование по закону
Налоговым Кодексом РФ не утвержден круг лиц, которые имеют право подписи на справке 2-НДФЛ. Как правило, определение такой кандидатуры осуществляется руководителем организации.
Так, наиболее часто обязанность по формированию и подписанию справки возлагается на:
- бухгалтеров, то есть тех сотрудников, которые непосредственно ведут начисление зарплаты работникам, удержание налогов и т. п.;
- главного бухгалтера компании, который ведет такую же деятельность либо следит за правильным формированием документов;
- собственно, сам руководитель;
- любой другой сотрудник предприятия (только вести подобную деятельность он должен по выданной доверенности либо после издания соответствующего приказа).
Иными словами, налоговым агентом в компании может стать любой сотрудник, только это обязанность должна быть закреплена специальными документами.
Права и ответственность
Справка 2-НДФЛ – документ, который выдается не только сотрудникам компании по их запросу, но и передается для отчетности в налоговые органы. Причем составление их и выдача должно производиться с учетом требований российского законодательства. Если формирование документа в указанные сроки не производится, то согласно статье 126 НК РФ компания привлекается к ответственности.
В качестве наказания за несвоевременную сдачу справок 2-НДФЛ на предприятие налагается штраф в размере 200 рублей за каждый не предоставленный образец документа.
Если учитывать, что в организации трудоустроено около 1000 человек, то размер штрафных санкций оказывается весьма весомым. К тому же дополнительно налагается штраф и на налогового агента. Это прописано в статье 15.6 Кодекса Административных правонарушений.
Очень важно знать, сколько действует справка 2-НДФЛ для налоговой, ведь разных ситуациях это разные сроки. Узнайте все нюансы из нашей статьи.
Что делать если 2-НДФЛ принята частично — читайте далее.
Итак, административная ответственность может быть возложена в следующих ситуациях:
- непредставление справок о доходах в указанные законодательством сроки;
- отказ от своевременной подачи 2-НДФЛ в налоговую службу;
- отражение в документах неправильной и неполной информации о доходах.
Все это может расцениваться как попытка укрывательства от налогов. По этой причине и предусмотрено наказание в виде штрафных санкций. Если руководитель компании не хочет иметь лишних расходов по данной причине, ему следует осуществлять постоянный и тщательный контроль за подготовкой и формированием налоговой отчетности.
Основания по документам
Право подписи на налоговой документации определяется специальным приказом. Его текст должен содержать сведения непосредственно о закреплении соответствующих обязанностей за конкретным перечнем сотрудников. После этого каждый из указанных в документе лиц должно получить определенную доверенность. Реквизиты этой бумаги в дальнейшем обязательно прописываются в формируемых справках 2-НДФЛ.
Когда определенные приказом лица, ответственные за формирование налоговой документации, уходят в отпуск, новый круг лиц, привлекающийся к данной деятельности, также должен быть определен соответствующим приказом. При этом при составлении справок о доходах только назначенный сотрудник должен будет указать там свои данные (фамилия и имя) и прописывать реквизиты документа-основания для ведения подобных дел.
При банкротстве компании, в момент, когда ведется процедура ее закрытия, подписывать налоговые документы может тот, у кого имеется право подписи на всех документах. В случае закрытия при ликвидации до окончательного удаления из реестра подписывать документы организации вправе руководитель либо учредитель. Для индивидуальных предпринимателей право подписи сохраняется и после его закрытия.
Особенности заполнения
Чтобы не допустить ошибки в формировании справки 2-НДФЛ и избежать наложения штрафа за это, следует тщательно разобраться в особенностях заполнения данного документа. Особое внимание следует уделить разделу 5.
Итак, он должен содержать такие сведения:
| Пункт 5.1 | Прописывается общая сумма дохода по итогам налогового периода. Налоговые вычеты здесь не отражаются. |
| 5.2 | Указывается налоговая база, с которой исчислен налог. |
| 5.3 | Отражается сумма исчисленного налога. |
| 5.4 | Прописывается сумма налога, которая была удержана с доходов сотрудника. Строка остается пустой, если нет возможности удержать налог. |
| 5.5 | Указывается сумма налога, которая была перечислена за год. Строка остается пустой, если нет возможности удержать налог. |
| 5.6 | Отражается сумма налога, которая была излишне удержана. Строка остается пустой, если нет возможности удержать налог. |
| 5.7 | Прописывается сумма налога, которая не была удержана в отчетном году. |
Все показатели в документе указываются с рублями и копейками. Единственное исключение – сумма налога на доходы физических лиц, ее нужно округлить. Если сумма имеет копейки до 50, они отбрасываются; если сумма имеет копейки от 50, они округляются до рубля.
Следует отметить, что если за отчетный период работник получал доходы, облагаемые налогом на доходы физических лиц по различным ставкам, то справка 2-НДФЛ будет иметь несколько разделов №5: отдельный по каждой ставке.
Пример формы
Справка 2-НДФЛ должна формироваться по установленному образцу.
Как будет выглядеть заполненный налоговый документ о доходах, представлено ниже (данная форма актуальна в 2020 году):
Как видно, ничего сложного в его формировании нет. Главное, быть внимательными и не допускать опечаток.
Кто обычно должен подписывать справку 2-НДФЛ
Правила составления данного налогового документа схожи с теми, которые применяются при сдаче отчетности в налоговые органы. Здесь также после формирования документа требуется его подтверждение путем подписания. Подписывать справку вправе только лицо, утвержденное специальным приказом.
Далее представлен перечень тех, кто должен подписывать справку 2-НДФЛ:
- бухгалтера, то есть те, кто занимается начислением заработной платы и удержанием налогов;
- сотрудники кадровой службы, если за ними закреплена обязанность по начислению и перечислению налогов, формированию отчетности;
- главный бухгалтер компании/его заместитель, если он занимается ведением расчета с работниками, учета зарплаты, контроля над правильностью составления налоговой отчетности;
- руководитель предприятия.
Если требуется сформировать справку 2-НДФЛ для руководителя, то подпись на этом документе может проставлять как сам руководитель, так и установленное приказом лицо. Главное, чтоб бумага была верно составлена.
Часто задаваемые вопросы
Во время ведения налогового учета могут неоднократно возникать вопросы, связанные с составлением справок 2-НДФЛ.
Ниже будут даны ответы на наиболее часто возникающие из них:
| Допустимо ли исправлять данные в справке? | В случае необходимости корректировки данных в документе, формируется новая справка. В ней старые (неверные) показатели не отражаются. Иными словами, новый документ будет иметь только корректные сведения. |
| Необходимо ли заверять данный налоговый документ печатью? | Если справка выдается организацией, то наличие печати на бумаге обязательно. При выдаче документа индивидуальным предпринимателем, такая необходимость не регламентирована. Ее наличие в справке от ИП обязательно только в случае, когда печать предпринимателя была заявлена в ИФНС при учреждении. Печать на документе должна быть расположена таким образом, чтобы не перекрывала подпись составителя документа. |
| В какие сроки должна быть выдана справка о доходах? | Если у работника предприятия возникла необходимость в получении справки 2-НДФЛ, он должен обратиться с соответствующей заявкой в бухгалтерию компании. Заявка на формирование бумаги подается в письменном виде, но в произвольной форме. После подачи заявки и получения работником справки о доходах не должно пройти более 3 дней. Это регламентировано Трудовым Кодексом РФ. |
| Кто ответственен за налоговую отчетность у ИП? |
|
| Если нет главного бухгалтера? | Некоторые предприятия не считают нужным брать сотрудника на должность главного бухгалтера. Например, чаще всего такое можно встретить в малых компаниях, где трудятся всего несколько человек. В этом случае обязанность по формированию справки о доходах ложится на плечи директора либо другого установленного приказом лица. |
Справка 2-НДФЛ – документ, который очень часто запрашивается работниками для представления в банки, органы социальной защиты и т. п. Кроме этого, данная бумага направляется и в налоговые службы. Если документ сформирован неверно, то на его составителя может быть возложена некоторая ответственность в виде штрафных санкций. Поэтому к заполнению документа следует отнестись особо ответственно и тщательно.
Крайне важно узнать, как выглядит образец заполнения справки 2-НДФЛ за 2020 год, поскольку все организации, которые являются налоговыми агентами, должны заполнять форму.
Образец справки 2-НДФЛ с нулевым доходом можно посмотреть здесь.
Ознакомиться с кодом материальной помощи в справке 2-НДФЛ можно в этой статье.
