В 2019 году Пенсионный фонд РФ вменил своим плательщикам подачу нового вида отчета. В следующем году в самому форму уже были внесены первые изменения.
Документ подается каждый месяц и служит эмпирическим целям. После переходу администрирования страховых выплат Налоговой службе ПФР занимается вопросами пенсий, для чего и был сформирован новый бланк.
Непредставление отчета вовремя и нарушение порядка сдачи влечет наложение штрафов и пени на страхователей, поэтому необходимо внимательно изучить правила ведения и подачи этих сведений.
Что это такое
СЗВ-М — форма отчетности, разработанная Пенсионным фондом РФ и утвержденная им постановлением № 83 в начале 2019 года. В этом акте приведена унифицированная форма бланка отчета и порядок и правила ее заполнения.
СЗВ-М расшифровывается как «сведения о застрахованных входящие», пометки «входящие» и «исходящие» ставятся для идентификации документов, представляемых страхователями в ПФР и выдаваемых фондом заявителям. Например, СНИЛС — свидетельство, выдаваемое застрахованному лицу, имеет аббревиатуру АДИ — исходящие. Буква «М» обозначает «месяц», т. е. отчетность сдается каждый месяц.
Таким образом, документ отражает персонифицированные данные обо всех сотрудниках работодателя, застрахованных в ПФР. Подобные сведения необходимы фонду для идентификации трудящихся пенсионеров, чтобы исключить их пенсионные выплаты из планов по индексации.
Какие сведения вносятся
В отличие от ФНС, которая к каждой декларации и другим видам отчетности прилагает подробные инструкции по заполнению, а также дополнительно высылает разъяснения и письма в случае возникновения затруднений, Пенсионный фонд не предложил детальные правила заполнения СЗВ-М, сославшись на содержание самого документа, в котором даны ясные названия граф и полей.
По формальным требованиям документ оформляется следующим образом:
- запись вносятся вручную либо на компьютере;
- используются исключительно темные чернила — черные или синие;
- в пустых ячейках — не заполненных или оставшихся пустыми после внесения сведений — проставляются прочерки;
- обязательно указание даты, подписи и печати — при ее наличии;
- для каждого символа используется отдельная клетка;
- рекомендуется указывать контактный номер для связи работника ПФР с заявителем.
При соблюдении общих требований в документ записываются данные:
| ИНН и КПП | Присвоенные при постановке на учет в ИФНС номера; второй код имеется только у организаций. |
| Регистрационный номер | Аналог ИНН, который выдает отделение ПФР страхователю. |
| Имя | Полное имя предпринимателя либо название компании. |
| Период и дата | За какой месяц подается отчет (ставится цифра от 1 до 12 и год) и в какое число представляется в орган ПФР. |
| Форма отчета | Исходная, дополнительная или отменяющая. |
| Информация о застрахованных лицах | Работниках, в табличном виде: имена, номера страховых свидетельств, ИНН. |
В конце указывается имя того, кто сдает СЗВ-М, — работодатель, ставится подпись, обозначается дата подачи. Как видно, в этом отчете не производятся какие-либо расчеты и отражения сумм — только фактическая информация, необходимая фонду для выделения работающих пенсионеров.
Некоторые тонкости:
- если сотрудник уволился до месяца сдачи отчета, то данные о нем уже не включаются в отчетную информацию, даже если в месяце сдачи его будут начислены выплаты по увольнению;
- независимо от платежей в отношении сотрудников и стажа, они включаются в документ, если с ними действует трудовой или ГП договор;
- в таблице добавляются работники на больничном или в декрете, в отпуске за свой счет и оплачиваемом.
Важно, что с апреля 2019 года необходимо подавать обновленный бланк СЗВ-М, введенный Правительством в постановлении 1077п.
Если в форме представляются сведения по более 25 работникам, то страхователь обязан представлять документ в электронном виде — с усиленной цифровой печатью. Для подачи необходимо воспользоваться сервисом фонда либо заключить договор с оператором ЭДО, который наладит удаленную связь между учреждением и страхователем и будет выступать посредником при электронном документообороте.
Сдача отчета в бумажной форме при превышении указанного числа сотрудников обернется для заявителя отказом в принятии документа, а это будет означать, что отчет не сдан. Если вместе с этим будет нарушен срок представления, то лицо привлекут к ответственности и наложат штрафные санкции — 500 рублей за каждого сотрудника.
Так, если у работника даже 26 сотрудников и он не сдал СЗВ-М вовремя, неустойка уже составит 13 тысяч рублей. А неуплата штрафа приведет к инициации блокирования банковских счетов и электронных кошельков лица — крайне убыточного для предпринимателя события.
Нулевой отчет
Вопрос о тех страхователях, которые хотят сдавать нулевую форму персонифицированного учета, был разъяснен еще в начале практики нового отчета в прошлом году.
Как и в прочих отраслях отчетности, нулевая документация не существует в законодательных текстах как утвержденный термин. Относительно СЗВ-М формирование подобного отчета неприемлемо, так как форма создана для дачи сведений о работниках, а представления бланка с пустой таблицей застрахованных сотрудников делает и сам документ, и его подачу нецелесообразными.
Нулевые СЗВ-М Пенсионный фонд не примет, поскольку эта лишняя и бессмысленная процедура.
Сроки сдачи единой упрощенной налоговой декларации вы можете найти здесь.
Но в вопросе нулевой отчетности есть нюансы, и те, кто сдает СЗВ-М, должен обратить внимание на них: если нет работников, заявители вписывают в бланк учредителя, выполняющего служебные обязанности в компании.
Однако, согласно пояснениям ПФР и Министерства труда России, директор может не включаться в застрахованные лица, если:
- не получает заработную плату в своей организации;
- не имеет трудового или гражданско-правового контракта с организацией.
При этом ни законодательство, ни эти ведомства не устанавливает запрет на представление СЗВ-М с данными одного лишь директора. В некоторых случаях — это наиболее оптимальный вариант действий, если фирма не имеет застрахованных сотрудников, но и сдавать отчетность обязана. В подобных ситуациях рекомендуется согласовать вопрос с конкретным отделением фонда.
Кто сдает СЗВ-М в 2019 году
Пенсионный фонд еще в середине прошлого года в письме 08-19/10581 сделал указание, что ежемесячный отчет обязаны представлять те работодатели, которые:
- имеют работников, принятых на службу с заключением трудового договора; отчет по этой категории подается в любом случае — есть или нет страховых выплат в отношении них и взносов за них в фонд;
- наняли лиц по гражданско-правовому либо трудовому контракту,и в фонд уплачиваются внебюджетные платежи за них;
- если за сотрудников перечисляются взносы, но со ними не составлены указанные выше формы контрактов, то сведения о них вносятся в отчет.
Таким образом, сдача СЗВ-М вменена юридическим лицам, индивидуальным бизнесменам и частнопрактикующим лицам — адвокатам, нотариусам, медиаторам, частным врачам и т. п. — если у них есть нанятые по контракту сотрудники. При этом наличие или отсутствие деятельности в отчетном периоде не влияет на обязанность.
К гражданско-правовым договорам в рамках СЗВ-М относятся:
- договор заказа работы индивидуального автора;
- лицензии по изданию;
- о передачи авторских прав на литературное, научное произведение, предмет искусства;
- о согласии на использование литературных и научных произведений, предметов искусства.
Сроки представления формы
Обязанность по сдаче отчета возникла с апреля 2019 года, когда обрели юридическую силу соответствующие законодательные поправки из 335-ого федерального закона.
Отчетность является ежемесячной и представляется до 15-го числа каждого наступающего месяца. Так, за март необходимо было подать СЗВ-М до 15-го апреля, однако это была суббота, значит, срок сдвинулся на ближайший трудовой день — понедельник, 17 апреля. Новые сроки установлены с текущего года, тогда как в прошлом годовом периоде отчетность подавалась на 5 дней раньше — до 10-го числа каждого месяца.
Следующий отчет будет подаваться 15-го мая.
Ответственная служба на предприятии
Частым вопросом является — на какой отдел организации возложить ведение и подачу СЗВ-М. В законе нет ни указаний, ни рекомендаций по выбору ответственных лиц, поэтому решение остается за руководством компании.
Учитывая, что в законодательстве установлен штраф в размере 500 рублей за ошибку по каждому сотруднику, а в компаниях работают десятки и порой сотни людей, важность правильного формирования и передачи данных персонифицированного учета не может недооцениваться.
Кадровая служба или бухгалтерия
Документооборотом в фирме в зависимости от ее масштаба и возможностей занимаются бухгалтерия, кадры и секретарь.
В маленьких фирмах и у ИП все функции по ведению отчетности возлагаются на одного и единственного бухгалтера, в таком случае просто нет альтернативы.
Если компания имеет большой штат и градацию подразделений, то при выборе ответственного отдела необходимо учесть обладание информацией. Например, бухгалтеры, как правило, занимаются составлением формы РСВ-1 — другого отчета по страховым взносам.
Опыт ведения этой документации дает отделу преимущества. С другой стороны, кадровики быстрее и шире имеют сведения о сотрудниках — поступивших на работу, уволенных, их номерах страховых свидетельств.
Если обязанность прикреплена к офис-менеджерам, то также они должны оперативно получать сведения о сотрудниках для представления актуальной, релевантной информации. Таким образом, каждый из отделов может справиться с заполнением и сдачей СЗВ-М.
Образец заполнения СЗВ-М в 2019 году поможет правильно и без ошибок заполнить форму самостоятельно.
Как проводится проверка отчетности ПФР за 2019 год — мы расскажем тут.
Форму СЗВ-М для ИП без работников вы можете скачать далее.
