Бланк 6-НДФЛ используется работодателями в качестве отчетного документа, в котором содержаться сведения обо всех физических лицах, которые получили от них доходы, про начисленные и выплаченные суммы дохода, различные налоговые вычеты, исчисленный и удержанный налог на доходы физических лиц.
В данном случае организации являются налоговыми агентами, которые осуществляют выплату доходов работникам на основании подписанных трудовых контрактов. Налоговыми агентами также являются заказчики, которые производят расчет с исполнителями на основании договоров гражданско-правового характера.
В случае, когда никакой доход не выплачивался сотрудникам компании, бухгалтер не должен подавать нулевой отчет. Если же хотя бы в одном квартале была произведена выплата, форма должна заполняться и подаваться в следующих кварталах независимо от того, получали ли сотрудники от работодателя еще какую-то выплату или нет.
У руководителей компаний нередко возникает вопрос, куда сдавать расчет 6-НДФЛ, и в какие сроки это нужно сделать.
Главные уточнения в правилах
Порядок заполнения
Начиная с 2020 года, отчёт должен подаваться каждый квартал. Его форма утверждена приказом Российской Федеральной налоговой службы в октябре 2020 года. Этим же приказом утвержден порядок заполнения документа, а также электронный формат.
Данная отчетная форма заполняется по общим правилам, которые установлены для налоговой отчетности. При заполнении также нужно учитывать нюансы, о которых идет речь в Приложении 2 к соответствующему приказу налоговой службы.
Бланк отчета представляет собой небольшой документ, который состоит из титульного листа и двух разделов. Первый предполагает внесение обобщенных показателей, а второй — дат и сумм доходов, которые были фактически получены работниками, а также размера подоходного налога.
Что касается заполнения титулки, то тут не должно возникнуть никаких проблем, поскольку на ней предполагается отображение общей информации. Все части документа должны быть заполнены в обязательном порядке.
По рекомендации налоговиков первый раздел заполняется по принципу нарастающего итога. Во втором же разделе находят отображение исключительно те операции, которые были совершены налоговым агентом за последние 3 месяца.
Также налоговая дает ряд разъяснений относительно заполнения формы построчно:
| Строка №100 | Ставится число, когда особа получила доход. Согласно статье 223 Российского Налогового кодекса такой датой является крайний день месяца, за который было произведено начисление дохода плательщику налога за результаты его трудовой деятельности. |
| №110 | Указывается дата, когда налог был удержан. Статья 226 НК гласит, что удержание происходит непосредственно при выплате дохода, максимум данный процесс может быть перенесен на следующий за выплатой день. Если речь идет про доход в виде больничного, выплаты по уходу за ребенком, то сумма может быть удержана в последний день месяца, в котором была произведена выплата. |
| №120 | Должны приниматься в расчет положения статьи 226 Налогового кодекса. |
Если сведения одного из разделов не получается уместить на одну страницу, их следует перенести на дополнительный лист. Итоговые показатели отображаются на заключительной странице. Листы документа нужно пронумеровать. Поля, в которых должна указываться любая сумма, следует заполнить, ни в коем случае они не должны оставаться пустыми. Прочерки не ставятся, вместо них используется ноль.
Возможные штрафы
Данный вид отчета предполагает использование трех видов штрафных санкций:
- в случае подачи бланка с ошибками или неверными сведениями;
- если отчет был сдан не в должной форме (вместо электронного подан бумажный вариант);
- не соблюдены термины подачи документа.
Несвоевременная сдача формы грозит наложением штрафа в размере 1 тыс. рублей за каждый допущенный месяц просрочки. При этом засчитываются как полные, так и неполные месяцы. Штраф в таком же размере предусмотрен в случае, если была допущена ошибка. Штраф за просрочку насчитывается налоговиками, начиная со следующего дня за окончательным термином подачи отчета, который установлен налоговым законодательством.
Любые неточности в отчете воспринимаются, как недостоверные сведения. Однако, не каждая неточность приводит к штрафу, а только те ошибки, в результате которых пострадал работник или государственный бюджет. Данное нововведение вступило в силу с конца 2020 года, до этого штрафы взымались за любого рода допущенные неточности.
В случае запоздавшего отчета руководитель должен быть готов к административной ответственности в виде штрафа в размере от 300 до 500 рублей. Если будет допущена задержка, превышающая 10 дней, инспектор имеет право блокировать расчетный счет организации.
Бланк формы 6-НДФЛ:
Способы и сроки
Статья 230 Налогового кодекса определяет, что расчет по форме 6-НДФЛ должен сдаваться каждый квартал. В качестве отчетных периодов выступает первый квартал, полгода, 9 месяцев. Год считается налоговым периодом. Впервые отчетность подобным образом была подана за первый квартал 2020 года.
Сроком предоставления данной формы является крайнее число месяца, который идет за очередным отчетным периодом. Что касается сроков сдачи годового отчета, то это 1 апреля года, который следует за прошедшим налоговым периодом.
Статья 230. Обеспечение соблюдения положений настоящей главы
Если крайний термин подачи формы выпадает на выходной или праздничный день, расчет подается в ближайший рабочий день.
Пример заполнения 6-НДФЛ за 9 месяцев 2020 года поможет вам самостоятельно без ошибок оформить необходимый бланк отчетности.
Как отражаются сверхнормативные суточные в 6-НДФЛ — специалисты расскажут в данной публикации.
Подавать расчеты нужно в электронном формате. На бумаге сдать их можно только в том случае, если у налогового агента меньше 25 работников, которые получают доход. Нужно отметить, что цифра 25 является достаточно спорной, поскольку из Налогового кодекса до конца непонятно, 25 сотрудников включительно или данное число не входит в допустимый предел.
Именно поэтому работодателю, который имеет в своем подчинении ровно 25 особ, лучше сдать отчет в электронном формате или же уточнить данный вопрос в своей налоговой. В противном случае он рискует не сдать своевременно форму 6-НДФЛ и получить штрафные санкции.
В качестве даты сдачи формы принято считать день:
- подачи расчета в налоговую, если документ подается лично уполномоченным лицом компании или представителем, который действует на основании доверенности;
- отправки документа по почте, при этом обязательно нужно прикладывать опись вложения;
- когда отчет отправлен в электронном виде.
Кто и куда должен сдавать расчет 6-НДФЛ
Налоговые агенты должны подавать отчеты в налоговую инспекцию по месту постановки на учет их компаний. Для юридических лиц (ООО, закрытое акционерное общество и т.д.) – это налоговая, которая располагается там, где находится их юридический адрес. Что касается индивидуальных предпринимателей, то они чаще всего подают расчет по месту своего проживания. Однако порядок может быть иным и зависит он не только от статуса компании, но и от источника получения дохода.
Например, множество вопросов возникает, когда ИП работает не по адресу регистрации. В большинстве случаев не имеет значения, где живет, а где осуществляет свою деятельность частный предприниматель. Однако, определенные системы налогообложения предполагают постановку на учет в новой налоговой, если произошла смена места проживания или человек решил продолжить свою деятельность в другой местности.
Разобраться в том, куда сдавать расчет 6-НДФЛ, можно при помощи такой таблицы:
| Кто выплатил доход | Куда подавать отчет |
| Деньги получены от главной компании | Налоговая по месту постановки на налоговый учет |
| Средства выплатило обособленное подразделение | Налоговая по месту взятия на учет этого подразделения |
| Получение денег от главной компании и обособленного подразделения | Налоговая по месту регистрации и одной, и другой структуры |
| Средства получены от обособленного подразделения, которое принадлежит определенному муниципалитету, но при этом состоит на учете в разных налоговых инспекциях | Налоговая, которая находится по месту регистрации подразделения |
| Средства получены от индивидуального предпринимателя | Налоговая, которая находится в той местности, где ИП ведет свою деятельность |
| Доход выплачен обособленным подразделением крупнейшей российской компании | Можно подать справку в любую налоговую на выбор:
|
Объяснение вариаций, куда направляется отчет от ИП или ООО
| Куда подавать справку | Законодательная норма |
| В налоговую по месту нахождения главного отделения компании подается отчет по сотрудникам данного отделения | 2 пункт 230 статьи Российского Налогового кодекса |
| В налоговую службу по месту нахождения обособленного подразделения подается информация про его сотрудников. Форма должна составляться по каждому обособленному подразделению независимо от того, в одной или разных налоговых они зарегистрированы. | 4 абзац 2 пункта 230 статьи НК, письмо, подготовленное ФНС в декабре 2020 года под номером БС-4-11/23129 |
| Допускается выбор налоговой инспекции самостоятельно, когда сотрудник работает в подразделении крупнейшего российского плательщика налогов: можно подавать в налоговую по месту регистрации самой компании или ее подразделения. | 5 абзац 2 пункта 230 статьи НК, письмо Министерства финансов от 2 сентября 2020 года |
| В налоговую, которая находится по месту ведения деятельности, подают информацию частные предприниматели на ЕНВД или же патентной системе | 6 абзац 2 пункта 230 статьи НК России |
Срок сдачи расчета 6-НДФЛ за 2020 год заканчивается в первых месяцах 2020 года.
Читайте также о случаях, когда нужно сдавать нулевую 6НДФЛ.
Нужно ли сдавать 6НДФЛ при задержке заработной платы — мы поясним тут.
