Как сдать отчет СЗВ-М за январь 2020 года

Отчет СЗВ-М за январь 2020 года подается в территориальные контролирующие органы в соответствии с новой установленной электронной формой и по новым срокам сдачи. При оформлении соответствующей документации стоит обратить пристальное внимание на все нюансы и особенности заполнения.

Подготовкой отчетности занимаются все организации вне зависимости от факта того, были ли ранее начислены какие-либо выплаты в пользу сотрудников. За пропуск сроков подачи на компанию может быть наложен штраф, актуальный размер которого составляет 500 рублей на каждое страхуемое лицо.

Для понимания особенностей оформления и подачи необходимо ознакомиться с установленными положениями действующего законодательства, с нюансами нового электронного варианта документа, а также с нормами составления нулевых или дополненных отчетов.

Кто сдает и куда

Сдавать отчетную документацию за январь 2020 года по форме СЗВ-М должны все без исключения работодатели, включая:

• организации и их обособленные подразделения;
• индивидуальные предприниматели;
• нотариальные службы и адвокатские конторы.

Представители контролирующих органов требуют внесения в документ информацию о всех сотрудниках, которые в период отчетного месяца выполняли свои трудовые обязательства на основании трудового соглашения. В данном случае не имеет особой важности факт ведения компанией фактической деятельности в январе.

Важно помнить о том, что подача формы должна быть в обязательном порядке осуществлена даже в тех случаях, если в отчетном периоде осуществлялось только заключение трудовых договоров. В случаях, если физические лица выполняют положенные им объемы работ или оказывают гражданско-правовые услуги, то заполнение отчета осуществляется в соответствии с нормами Письма ПФР от 27 июля 2020 года.

В вышеуказанном случае информация указывается в документе, если исполнителям было выплачено соответствующее финансовое вознаграждение или, если сверх основной суммы выплаты были начислены дополнительные бонусы. По состоянию на 2020 год внештатные сотрудники также должны включаться в форму СЗВ-М.

Для понимания того, необходимо ли включение конкретного страхуемого лица в документ необходимо исходить из формата заключенного ранее трудового соглашения, а также из фактического действия договора в отчетном месяце – даже если соглашение действовало только один день в течение января, то сведения о таком сотруднике должны быть включены.

В текущем году обязанности организаций по предоставлению документа в определенное отделение пенсионного фонда остались неизменными. Компании и индивидуальные предприниматели продолжают в общем порядке отправлять соответствующую документацию в территориальное отделение Фонда по месту их фактического положения. Это требование касается и подготовки отчетности за первый месяц года.

Сроки сдачи

Организации и ИП должны отправлять рассматриваемую документацию каждый месяц в ближайшее отделение ПФР. В соответствии со статьей 11 ФЗ №27 о порядке персонифицированного учета крайний срок сдачи документа был сдвинут на 5 дней. Теперь отчетность подается до 15 числа каждого конкретного месяца, который следует сразу за завершенным отчетным периодом. Новые сроки начали свое действие с 2020 года.

Таким образом срок сдачи отчета за январь установлен на 15 февраля 2020 года. При этом каждая организация имеет законные основания для заблаговременного оформления отчётности. В случае пропуска установленного срока на компанию может быть наложен штраф в размере, в полной мере регламентируемом действующим законодательством.

Новый электронный вариант документа

Важно обратить особое внимание на факт того, что с 8 января 2020 года получило юридическую силу специальное постановление Пенсионного Фонда №1077. В данном нормативном акте содержится актуальная информация о новом электронном формате предоставления информации, непосредственно связанной с персонифицированным учетом.

Это говорит о том, что за последний отчетный период 2020 года и за январь 2020 года должен быть зачтен в рассматриваемой документации только в электронном виде. В случае передачи отчетности в бумажном формате сотрудники территориального отделения контролирующей инстанции обязательно откажутся от принятия в обработку.

Постановление ПФР также включает в себя сведения, носящие технический характер. Электронная форма подготавливается в формате XML с использованием шифрования по типу UTF-8. Остальных принципиальных особенностей изменения не касаются. Стоит отметить, что каждая заинтересованная организация или индивидуальный предприниматель могут подготовить отчет на официальном сайте ПФР.

В разделе для работодателей можно загрузить специальное программное обеспечение для проверки отчетности. Главное, скачать версию 2.12 для минимизации возможных технических рисков.

Порядок заполнения формы отчета СЗВ-М за январь 2020 года

Важно отметить факт того, что отчет СЗВ-М за январь 2020 года не претерпел изменений. Подавляющее большинство страхователей применяют соответствующий бланк, который, в свою очередь, был утвержден управляющим комитетом Пенсионного Фонда РФ 1 декабря 2020 года. Номер постановления 83п.

Порядок заполнения СЗВ-М указывается в специальном протоколе и инструкции.

Зачем нужен отрицательный протокол СЗВ-М — бухгалтер расскажет здесь.

Сам по себе бланк отчетности включает в себя следующие четыре раздела:

• реквизиты организации, выступающей в качестве непосредственного страхователя;
• информация об отчетном периоде;
• типология формы;
• данные о всех без исключения страхуемых лицах, осуществляющих свою деятельность в организации.

Стоит помнить о том, что 8 января 2020 года в силу вступило специальное постановление ПФР от 7 декабря 2020 года №1077. Документ содержит в себе информацию о новом электронном формате оформления сведений в рамках персонифицированного учета. Это говорит о том, что с начала декабря прошлого года актуальна обновленная форма СЗВ-М, которая должна быть в обязательном порядке направляться в ближайшее отделение ПФР каждый месяц.

Порядок заполнения отчётности за январь практически идентичен соответствующему порядку для других месяцев. Единственное исключение заключается в том, что в поле об отчетном периоде указывается кодификация 01. Все остальные разделы оформляются в общем установленном порядке.

Кроме того, в документе в обязательном порядке указываются следующие необходимые сведения:

• индивидуальный страховой номер;
• личная информация о страхуемом лице;
• индивидуальный налоговый номер.

Для понимания особенностей заполнения необходимо рассмотреть следующий пример:

В ООО «Алмазный двор» (ИНН 920563453443, КПП 920345674, регистрационный номер ПФР 093-404-745432) работают:

• Петров Игорь Николаевич – директор – СНИЛС 134-039-445 54, ИНН 920323556345;
• Самойлова Надежда Игоревна – главный бухгалтер – СНИЛС 135-060-9449 56, ИНН 920345566654;
• Сергеев Анатолий Дмитриевич – сотрудник – СНИЛС 144-058-3384 78.

Сама отчетность передается в руки сотрудников контролирующих инстанций либо в электронном формате, если общий штат сотрудников составляет более 25 человек, либо в бумажном, если менее. В любом случае рекомендуется заниматься оформлением именно по электронной форме. Это обуславливается тем что необходимо заблаговременно позаботится о снижении возможных рисков, напрямую связанных с претензиями уполномоченных проверяющих.

При выборе бумажной формы составления передать документ можно как путем личного визита, так и с использованием услуг официального представителя, получившего свои полномочия по нотариальной доверенности. В некоторых случаях заинтересованные лица и организации могут воспользоваться услугами почты с указанием описи вложений отправления.

Нулевая и уточненная форма

Организация не может предоставлять нулевую отчетность по форме СЗВ-М. Это обстоятельство может быть обусловлено тем, что, хотя бы один сотрудник, как минимум директор фирмы, должен осуществлять трудовую деятельность. Это же единственное лицо должно обязательно проставлять свою подпись на документе.

В данном случае стоит отметить факт того, что в случаях. если компания не ведет активной деятельности, а внутри самой организации нет сотрудников и с руководителем. Являющимся единственным учредителем, не было заключено трудовое соглашение или договор гражданско-правового характера, то СЗВ-М можно не сдавать. Соответствующее положения регламентируется нормами последних постановлений ПФР.

Что касается ситуаций оформления рассматриваемой формы с ошибками, то за предоставление заведомо ложных или неполных сведений на организацию могут быть наложены финансовые санкции, размер которых составляет 500 рублей на каждое страхуемое лицо.

При составлении отчетности организации или индивидуальные предприниматели могут допустить следующие характерные ошибки:

• включение в отчет сведений по тем сотрудникам, которые были уволены в рамках прошлого отчетного периода;
• отсутствие информации по тем лицам, которые были приняты на работу в отчетном периоде;
• отсутствие по тем сотрудникам, которые находятся в оплачиваемом или бессрочном отпуске, или отсутствуют на месте постоянного постоянной работы из-за болезни.

Для минимизации аналогичных проблем организациям рекомендуется воспользоваться специализированным модулем проверки СЗВ-М. При подаче уточненной документации, в каждом конкретном случае, нужно использовать именно новую форму. Предоставление устаревшего бланка несет за собой отказ контролирующих органов от принятия отчета в оборот.