Порядок подачи отменяющей отчетности в ПФР

Сдача периодических отчетов в Пенсионный фонд обязательна, поскольку именно на ее основании формируется размер платежей в бюджет государства и региона, а сотрудники получают стаж и пенсию в будущем. Кроме основных документов, есть и дополнительные формы, так называемые дополнительные и отменяющие.

Отменяющая отчетность необходима для отменения какой-либо информации, поданной в ПФР в виде отчетов ранее. Ее необходимо подавать в определенные сроки и по установленной законодательством форме.

Чаще всего отменяющие отчеты направляются в случае, когда в документы был внесен сотрудник, по факту не работающий в компании или предприятии и попавший туда по ошибке. Иногда путаница происходит, когда человек недавно уволился, но бухгалтера все же внесли его в документацию.

Если ошибка не будет исправлена, компанию могут оштрафовать, поэтому необходимо следить за подающимися отчетами и не бояться отменять ошибочную информацию.

Какие документы нужно сдавать в Пенсионный фонд

Несмотря на то, что с 1 квартала 2020 года Приказом ФНС от 10.10.2016 года был введен единый расчет по страховым взносам, предоставлять отчеты в ПФР все так же необходимо, но при этом поменялся сам список отчетов, обязательных для предоставления в Пенсионный фонд.

В 2020 году ежемесячно необходимо направлять в Пенсионный фонд отчет, выполненный по форме СЗВ-М. Он утвержден от 1.02.2016 Постановлением Правления ПФР. Если на предприятии работает более 25-ти человек, то эту форму отправляют в электронном формате, заверяя ее усиленной квалифицированной подписью.

Ежегодно, не позже 1 марта следующего года, работодатели должны направлять в Пенсионный фонд отчетность на предмет каждого трудоустроенного и застрахованного сотрудника. Это также касается и работников, которые трудятся на основании гражданско-правового договора, поскольку на их оплату также начисляются страховые взносы. Это также новый отчет, который появился в 2020 году, но пока что, форма так называемого “отчета о стаже” даже не утверждена.

Иногда работодатели могут направлять в Пенсионный фонд страховые взносы помимо уже уплаченных. Это закреплено в Федеральном законе “О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию” под номером 56-ФЗ, введенного в 2008 году.

Это допустимо в случаях если дополнительные взносы устанавливаются в приказе или трудовом договоре, причем платятся за счет предприятия, или же когда сотрудник написал заявление с просьбой удерживать средства из зарплаты и направлять их в качестве дополнительных страховых взносов.

По каждой квитанции, отражающей уплату дополнительных взносов, формируется отдельный реестр сотрудников, по которым в ПФР перечислялись дополнительные средства. Делается это с помощью формы ДСВ-3.

Если компания обнаружила, что в уже направленные расчеты закралась ошибка, она должна направить в ПФР уточненные формы. Если речь идет о периодах, которые истекли до 1 января 2020 года, то для уточнения подойдут старые формы РСВ-1. Следует отметить, что из Пенсионного фонда исправленная информация отправится в Налоговую инспекцию, поскольку сами налоговики не примут уточнения за периоды до 2020 года.

Сроки сдачи в 2020 году

С 2020 года отчет по страховым взносам отправляется не только в налоговую, но и в Пенсионный фонд. Эти правила начали действовать с первого квартала 2020 года, и обязательны для ознакомления и выполнения. Чтобы не допустить ошибок и не получить штраф, необходимо понимать, в какие сроки требуется предоставить отчетность.

Ежемесячная форма СЗВ-М всегда предоставляется до 15-го числа следующего за отчетным месяца. Исключением в 2020 году станет март, отчет за который предоставляется до 17-го числа апреля, июнь, отчет по которому направляется до 16-го июля, а также сентябрь, за который нужно отчитаться до 16-го октября.

Отчет по стажу, после утверждения формы будет нужно предоставить до 1-го марта следующего за отчетным года, внеся туда всех сотрудников.

Порядок подачи документов персонифицированного учета

Что касается формы СЗВ-М, предназначенной для ежемесячной подачи информации о сотрудниках, то она сдается всеми предприятиями и компаниями, которые заключили договора с сотрудниками и при этом платят им зарплату, с которых взимается страховой взнос.

Этот документ сдается в отделения Пенсионного фонда по месту регистрации компании. Привычная бумага может использоваться для составления отчета только при штате, меньше чем 25 человек. Если количество сотрудников больше, то возможно формирование только электронной отчетности.

Бланк СЗВ-М имеет четыре раздела:

В ходе заполнения необходимо учитывать как принятых, так и уволенных лиц, даже тех, кто был принят 30-го числа или уволен 1-го числа этого месяца. Также туда вносятся и сотрудники, которые взяли отпуск без сохранения зарплаты и даже те, кто ушел в декретный отпуск. Если же в компании всего один сотрудник — руководитель, то отчет формируется только по нему.

Вместо отчета РСВ-1, в 2020 году введен новый отчет, в котором отражается стаж сотрудников. Бланк пока разрабатывается и будет утвержден позднее, но в нем будут отражаться не только постоянные, но и привлеченные сотрудники и даже сторонние исполнители. Причем в 2020 году отчет упрощен и направляется только по информации за год.

Как подать отменяющую отчетность СЗВ-М в ПФР

Ошибки не всегда мешают правильно отчитываться перед Пенсионный фондов, но есть и недочеты, которые не позволяют отправить СЗВ-М. Такими будут неправильно указанные ФИО или номер СНИЛС сотрудника, как и неправильный номер регистрации в Пенсионном фонде.

Если такие ошибки появились, необходимо переделать форму СЗВ-М и отправить как исходную. Дополняющая форма требуется, когда в отчете были отражены не все сотрудники. В таком случае формируется именно такая форма, в которую вносятся ранее не указанные сотрудники.

Если же в отчетность были внесены лишние сотрудники, что может произойти из-за недавнего увольнения или двойного указания одного сотрудника, то подается отменяющая отчетность. В ней указывается только лишний сотрудник, причем ИНН указывать необязательно.

Когда бухгалтера ошиблись в личных данных сотрудника, к примеру указали неверный ИНН или другие цифры, то подается две формы: отменяющая и дополняющая. В отменяющей ставится неверный ИНН и данные сотрудника, а в дополняющей проставляются уже верные данные.

Что указывать в документе

При подаче отменяющей формы СЗВ-М, в ней указываются только те сотрудники, по которым необходимо удалить информацию из исходной формы СЗВ-М. Сотрудников, информация о которых подана корректно, вносить в эту форму не нужно, ведь в Пенсионном фонде уберут из базы и их.

Как результат, при неправильной подаче отменяющей формы, можно вообще убрать всех сотрудников из базы, и в таком случае Фонд может даже назначить штраф за неподанные сведения.

Если не включили лишнего или не занесли существующего сотрудника

Дело в том, что сдавать СЗВ-М необходимо в отношении всех лиц, с которыми на протяжении отчетного месяца действовали договоры. При этом даже если срок работы составлял день, указать человека все равно нужно. Именно поэтому отчет формируется даже за тех, кто был уволен от 1-го числа, или же поступил на работу в последний день месяца.

Чтобы дополнить отчет информацией о ранее неуказанном сотруднике, в Пенсионный фонд отправляется форма с кодом “доп”. В графах вписывается ФИО, СНИЛС и ИНН сотрудника, всех работников указывать не нужно.

Если же в СЗВ-М закрался лишний работник, например человек был уволен в предыдущем месяце, то необходимо подать отмененку. При этом указывать уволенных ранее сотрудников не нужно, даже если в отчетном периоде им выплачивались средства с начисляемыми взносами. Можно сказать, что если договор не действовал хотя бы один день в текущем месяце, то вносить человека в отчет не нужно.

Чтобы убрать из отчета ошибочно внесенного человека, подается форма с кодом “отмн”. В нее вносится только лишний человек, находящийся в исходном отчете. При этом самой распространенной ошибкой является внесение всех сотрудников из первоначального отчета, такого делать не нужно.

Поскольку в Пенсионном фонде уберут и правильные данные. К тому же, чтобы исправить неправильную информацию, следует сформировать дополняющую форму, а не отменяющую.

Неправильные персональные данные

Бухгалтеры могут забыть о том, что идентификационный номер не вписывается в СЗВ-М в обязательном порядке. И если ИНН нет, или есть сомнения в его корректности, то можно его не указывать. Но если номер все же указан и он не соответствует действительности, то это необходимо исправить. Уточнить ИНН можно на сайте налоговиков, для чего будут нужны паспортные данные человека.

Чтобы исправить такую ошибку, необходимо предоставить дополняющую форму, которая выделяется кодом “доп”. В ней следует указать правильную информацию о сотруднике, в указании данных которого произошла ошибка.

Ранее специалисты требовали сдавать в случае ошибок две формы: отмены и дополнения. Сейчас же будет достаточно дополнительного бланка, по которому контролеры поменяют старые данные на новые, и отмену не нужно будет направлять.

Будет ли штраф

Если в форме СЗВ-М были указаны неправдивые данные, то закон предусматривает штраф в 500 рублей за каждого из сотрудников, по которому была дана ложная информация.

Если понимать закон буквально, то за предоставление отменяющей формы налогоплательщика могут оштрафовать. Это возможно, поскольку ни одна статья не содержит условия, которое освобождает работодателя от штрафа, когда он сам нашел ошибочные данные и исправил их.

Штраф страхователя не очень корректная практика, поэтому многие проверяющие обещали, что в случае подачи отмененки, ответственности для организаций и предприятий не будет.