Что собой представляет справка по форме 2-НДФЛ? Она представляет собой сведения о размере доходов гражданина за определенный период, источниках этих доходов и о размерах перечисленных сумм налога на доходы физических лиц. Выдает ее работодатель по соответствующему заявлению своего сотрудника.
Справка 2-НДФЛ применяется гражданами в самых разных ситуациях. Она входит в перечень документов, которые требуют банки при рассмотрении заявки на кредит. При оформлении налоговой декларации с целью получения вычетов, предусмотренных главой 23 НК РФ, также требуется 2-НДФЛ.
При смене работы сведения из данного документа могут понадобиться новому работодателю. Требуют ее в Пенсионном фонде, в суде при различных разбирательствах, при определении размеров различных удержаний из заработной платы.
Как видно, 2-НДФЛ очень важна, поэтому она должна быть корректно оформлена. Ведь ее непринятие может повлечь серьезные последствия для заинтересованного лица. В частности, много споров вызывает вопрос о том, нужна ли печать компании на бланке.
Если компания передает документ в электронном виде, то, понятно, что печати на нем быть не может. А что делать, если справка представляется в традиционной, бумажной форме? В этом случае необходимо исходить из требований законодательства.
С 2019 года форма справки была изменена и теперь в ней отсутствует реквизит «М.П.». Следовательно, печать на справке 2-НДФЛ ставится по решению руководителя компании.
Законное обоснование
Компании обязаны передавать отчет 2-НДФЛ при запросе со стороны своего сотрудника. Данная обязанность указана в статье 230 Налогового кодекса РФ. Форму же справки и правила ее заполнения определяет налоговое ведомство.
В частности, ФНС России выпустило приказ № ММВ-7-11/485@ от 30.10.2015г., в котором утвердило новую форму 2-НДФЛ. В приложении к данному приказу приведен ее образец.
Статья 230. Обеспечение соблюдения положений настоящей главы
При этом места для печати организации на документе не предусмотрено. Также не содержит обязательного проставления печати и Налоговый кодекс РФ.
В текущем году действующими остаются положения федерального законодательства, позволяющие юридическим лицам с организационно-правовой формой ООО и АО, вообще не пользоваться печатью. Если руководство таких компаний принимает соответствующее решение, то оно должно быть зафиксировано в их уставе.
Таким образом, если в уставе организации указано, что компания не использует печать, то она не ставится ни на одном документе такой организации. Если же компания принимает решение об использовании печати, то ее необходимо ставить только на тех документах, на которых законодательство предусматривает данную обязанность.
Скачать образец заполнения 2-НДФЛ
Следовательно, действительная форма 2-НДФЛ может не содержать печати фирмы, и отказ в принятии справки по данной причине является неправомерным. Данную позицию подтверждает и ФНС России, примером тому служит письмо данного ведомства № БС-4-11/2577.
Важные уточнения
Новая форма
Новая форма 2-НДФЛ действует не очень давно, с 2019 года. Ранее действующая форма содержала обязательный реквизит «М.П.». В связи с этим вопрос о том, ставить или нет печать фирмы на бланке, является очень актуальным.
Налоговый кодекс РФ обязывает все юридические лица, которые имеют нанятых сотрудников, представлять отчет 2-НДФЛ на каждого из них. При этом нужно помнить, что если штат компании превышает 25 человек, то вся без исключения отчетность должна подаваться в электронном виде.
В ином случае она будет считаться непредставленной. Если же штат маленький, т.е. менее 25 человек, то компания представляет рассматриваемый отчет в бумажном виде.
Юридические лица, имеющие в своем штате нанятых сотрудников, выступают для них в роли налогового агента, перечисляя суммы удержанного НДФЛ. В этом качестве они обязаны передавать 2-НДФЛ в свою налоговую инспекцию ежегодно, по истечении календарного года. Этот же отчет передается и в том случае, если должностным лицом были обнаружены несовпадения в суммах начисленного и перечисленного 2-НДФЛ.
Кроме того, компания должна составить справку при соответствующем заявлении сотрудника, если она ему понадобилась при оформлении заявки на получение какого-либо кредита, для расчета удержаний из начисленной суммы оплаты труда либо при его увольнении.
Содержание и подача
При оформлении 2-НДФЛ в 2019 году необходимо руководствоваться Приказом ФНС России № ММВ-7-11/485@ от 30.10.2015г.
В соответствии с данным распоряжением в форме должны быть указаны следующие данные:
- Информация о налоговом агенте, т.е. об организации, в которой трудится сотрудник. Здесь указываются ее наименование и основные реквизиты.
- Информация о физическом лице, т.е. о сотруднике, который подал заявление о представлении справки. В данном пункте указываются его личные данные, ИНН, паспортные данные, место проживания.
- Информация о полученном доходе. Данный пункт представлен в виде таблицы, в которой помесячно указываются суммы дохода, на которые был начислен налог на доходы физических лиц по определенной ставке, а также, если были, указываются суммы произведенных вычетов с присвоенным им кодом.
- Информация о кодах и суммах произведенных налоговых вычетах в соответствии с законодательством.
- Общие по справке суммы доходов, вычетов, удержанных налогов.
Справка заверяется руководителем или уполномоченным лицом.
Справка 2-НДФЛ оформляется в отношении всех сотрудников организации, включая тех, кто осуществляет свои обязанности на основании гражданско-правового договора. Если сотрудник получил доходы, облагаемые разными ставками, то 2-НДФЛ оформляется дважды.
В налоговую инспекцию 2-НДФЛ необходимо передать до 3 апреля 2019 года. В случае неудержания налога справка подается до 28 февраля. Если компания обязана использовать электронный документооборот, то справки подаются в электронном виде с помощью специализированных систем. При этом отчетность считается представленной, если должностным лицом налоговой инспекции в компанию передан протокол о том, что справка оформлена корректно и недостатков не выявлено.
При представлении отчетов в бумажной форме они сдаются сотрудником фирмы. Заполнены документы могут быть, как и с помощью компьютера, так и от руки.
Если 2-НДФЛ оформляется по просьбе сотрудника, то она должна быть ему передана не позднее трехдневного срока после подачи заявления.
Как правильно заверить
Как уже было указано выше, печать на справке 2-НДФЛ — это необязательный реквизит, для которого даже не предусмотрено места. Однако, дополнительная информация, не предусмотренная законодательством, но указанная в документе, ошибкой не является. В связи с этим организация самостоятельно может принять решение о проставлении печати на 2-НДФЛ.
Место печати можно определить по аналогии со старой формой справки, в которой она проставлялась ниже подписи руководителя компании. Правильным также будет поставить печать непосредственно на подписи руководителя или уполномоченного лица. Также нужно отметить, что в справке должны быть указаны сведения о документе, на основании которого уполномоченное лицо может подписывать данную форму.
Материальная помощь в справке 2-НДФЛ обычно отражается, в отличие от пособия по беременности и родам.
В данной статье указаны новые установленные коды доходов в справке 2-НДФЛ.
Условия для организации
Должностному лицу компании, ответственному за оформление справок 2-НДФЛ, следует помнить о следующих нюансах:
- При оформлении отчета 2-НДФЛ по требованию сотрудника, в том числе бывшего, он должен написать заявление о том, что ему требуется новая справка с указанием количества экземпляров. При этом указывать причину, по которой необходим документ не требуется.
- Сотрудникам должен выдаваться только оригинал справки.
- Работодатель не имеет права устанавливать плату за оформление данной справки, независимо от необходимого количества экземпляров. Эта услуга должна оказываться только безвозмездно. Если у сотрудника требуют оплату, то ему необходимо обратиться в суд, который гарантированно примет решение в его пользу.
- Справка по закону оформляется в трехдневный срок. Если он нарушается, то к организации может быть применена административная ответственность.
Нужна ли печать на справке 2-НДФЛ или нет
В текущем году значительных изменений в форме отчета не произошло. По-прежнему необходимо использовать бланк, утвержденный Приказом ФНС России № ММВ-7-11/485@ от 30.10.2015г. Некоторые изменения коснулись только кодов доходов и налоговых вычетов.
Что касается вопроса, какая форма отчета должна быть представлена, с печатью или без нее, то здесь также ничего не изменилось. Компании могут передавать бланк без печати. Это нарушением законодательства не является.
Отмена печатей на бланке 2-НДФЛ привела к тому, что пользователям данной информации стало сложнее определять ее достоверность. Например, при оформлении крупного кредита банки заинтересованы в подтверждении платежеспособности потенциального заемщика, поэтому бывают случаи, что они отказываются принимать справки без печати организации.
Компании, при приеме нового сотрудника также заинтересованы в достоверных сведениях, чтобы в свою очередь корректно произвести расчеты по определению суммы НДФЛ и избежать штрафных санкций за недостаточную уплату налогов. Ряд других инстанций отказывается принимать 2-НДФЛ без печати.
При этом требовать от граждан ставить печати на справках неправомерно, ведь их работодатель, бывший или нынешний, может отказаться это делать и будет прав. Законодательство на его стороне.
Сегодняшняя практика показывает, что хотя, место для печати компании на бланке, не предусмотрено, проще печать все-таки поставить. Так как в противном случае единственным способом проверки достоверности указанной информации для всех заинтересованных лиц становится звонок в компанию и сверка предоставленных данных.
Кому, как ни бухгалтеру, известно, насколько трудоемким может оказаться данный процесс, в который может входить и проверка каждой цифры в телефонном режиме, и даже обмен фото с полученными и отправленными справками. А это может привести к созданию дополнительных сложностей для ответственных за выдачу справок 2-НДФЛ сотрудников организации, которым значительную часть своего рабочего времени придется потратить на ответы по данным запросам в ущерб своим прямым обязанностям.
До какого действительна
Ни одним нормативным документом законодательных органов не установлен срок, в течение которого 2-НДФЛ признается действительной. Поэтому, подходя формально, следует сказать, что она действует бессрочно.
Однако, срок применения формы можно определить исходя из целей ее применения. Например, очень часто рассматриваемая справка используется физическими лицами как основной источник информации для оформления налоговой декларации по НДФЛ.
Граждане самостоятельно представляют декларации, чтобы получить гарантированные законом вычеты: имущественный, социальный и даже стандартный, если работодатель его не предоставил. В этом случае 2-НДФЛ действует три года. Ведь в соответствии со статьей 78 НК РФ, срок исковой давности, в течение которого можно вернуть часть налога, устанавливается равным указанному периоду.
Статья 78. Зачет или возврат сумм излишне уплаченных налога, сбора, страховых взносов, пеней, штрафа
Если справка необходима кредитному учреждению для оценки платежеспособности потенциального заемщика, то ее срок определяется внутренними положениями банка, и зависит от срока и суммы кредита, его назначения. Так, при оформлении ипотечного кредита большинство банков требует отчет о доходах за последние полгода, и такая справка принимается в течение тридцати дней.
Если необходимый пакет документов собирался более месяца, то банк потребует новую справку о доходах. Такой же принцип действует при назначении государственных пособий, для которых необходимы сведения о доходах за определенный период.
Законодательством установлен только срок выдачи 2-НДФЛ. Как указывалось выше, он равен трем рабочим дням. Затягивание данных сроков может привести к тому, что компания и должностное лицо будут подвергнуты штрафу. При этом сотрудник может обращаться в организацию с заявлением о предоставлении 2-НДФЛ неограниченное число раз, количество требуемых экземпляров также не имеет границ.
2-НДФЛ на иностранного работника заполняется в общем порядке и не отличается от обычного документа.
Мы расскажем тут, правда ли сотруднику предприятия можно получить 2-НДФЛ без ИНН.
Образец заполнения справки 2-НДФЛ за 2019 год можно взять по ссылке.
