Вычет стандартного типа в НДФЛ по переходящим отпускным средством предоставляется ежемесячно в отдельной форме. Причём двукратно увеличить его размер организация не имеет права.
Очень часто отпуск члена персонала длится на протяжении двух месяцев. Например, он начинается в середине ноября и заканчивается соответственно в середине декабря. Однако сотрудник получает отпускное вознаграждение только в одном месяца. В представленном примере это будет ноябрь. Но фактически это вознаграждение является оплатой всех дней отпуска, вне зависимости от даты выдачи.
Эксперты министерства финансов нашего государства в своём письме отметили, что отпуск, который длится на протяжении двух месяцев, не является основанием для предоставления сотруднику двух стандартных вычетов.
Если же организация по ошибке предоставит сотруднику сразу два вычета, то это не приведёт к дальнейшим добавкам к сумме налога на доходы физических лиц. Просто на следующий месяц вычет выполняться не будет, тем самым удастся погасить недоплату.
Однако это касается лишь тех отпусков, которые длятся в течение одного календарного года. Если же планированный отдых начался в декабре, а закончился в январе, при этом было по ошибке выполнено два вычета, то появится недостача. Это может привести к возникновению претензий налоговой службы.
Помимо этого, в процессе получения заработной платы в следующем месяце вычет на основании факта содержания детей будет произведён налоговым агентом с учётом четвёртого пункта 1-ой статьи НК РФ. Если на момент совершения вычета по детям суммарная заработная плата за налоговый период превысит отметку в 280 тысяч рублей, то он выполнен не будет.
Законные основания и бухучёт
В налоговой отчётности отпускные вознаграждения, которые выплачиваются за ежегодный отпуск, включаются в состав данных о расходах для целей расчёта основной базы по налогу на прибыль.
Этот вывод обосновывается следующими законными основаниями:
| Седьмой пункт 255-ой статьи НК | В учёт идут все расходы, направленные на оплату труда, сохраняющиеся на время отпуска согласно законодательству нашего государства. |
| Первый пункт 272-ой статьи НК | В процессе начисления расходы признаются таковыми в том отчётном периоде, к которому они относятся, вне зависимости от даты фактической выплаты отпускного вознаграждения сотруднику.
Статья 272. Порядок признания расходов при методе начисления |
| Четвёртый пункт 272-ой статьи НК | Финансы, потраченные на оплату деятельности сотрудников организации, приравниваются к ежемесячным расходам в соответствии с 255-ой статьёй налогового кодекса Российской Федерации. |
Как можно понять из информации, содержащейся в письмах министерства финансов нашей страны, выплата отпускного вознаграждения должна выполняться как минимум за три дня до начала отпуска. Сумма должна быть выплачена сразу, вне зависимости от её размера и срока предстоящего отпуска. Стоит добавить, что речь идёт именно о календарных днях.
По факту получается так, что отдел бухгалтерии организации должен выплатить сотруднику отпускное вознаграждения непосредственно перед началом отпуска, но вносить информацию о расходах в отчётность постепенно.
В противном случае переходящие отпуска в НДФЛ, отражённые в базе данных налогового периода одновременно с датой фактической выдачи денежных средств сотруднику, нарушают размер базы в меньшую сторону, что в свою очередь приводит к начислениям пени.
В бухгалтерском учёте, оценочное обязательство – это величина, которая отражает максимально достоверную оценку расходов. Оценка расходов – это значение, необходимое непосредственно для погашения обязательств на дату сдачи отчётности или же для их перевода на другое лицо. Размер отпускного вознаграждения, на получение которого сотрудник имеет право, должно быть отражено проводкой ДЕБЕТ (20, 26, 44).
Согласно положениям и рекомендациям ведения бухгалтерской отчётности, все затраты, выполненные компаний в одном отчётном периоде, но фактически относящиеся к следующему, должны быть отражены в балансе согласно нормативно-правовым актам бухгалтерского учёта. Потраченные финансы подлежат списанию в установленном законодательством порядке.
Однако выплата отпускных вознаграждений не несёт в себе никакой прибыли для организации, в связи с этим возникает несоответствие в условиях признания активов. То есть отражение расходов активов организации на ежегодные отпуска работников может быть признано в бухгалтерской отчётности единовременно.
В этом случае срок отпуска и размер вознаграждения не играют никакой роли. В итоге это приведёт к возникновению разницы во времени в отчётности, так как расход будет отображаться в том месяце, в котором отпуск начался по факту.
Когда необходимо удерживать
Удержание налога на доходы физических лиц с отпускных вознаграждений должно выполнятся в день фактического получения денежных средств сотрудников. То есть непосредственно перед выдачей суммы нужно произвести расчёт сумму налога, вне зависимости от того, приходится ли растягивать отпуск на несколько месяцев или нет.
В процессе вычисления налоговая база должна быть уменьшена на сумму вычетов, правом пользования которыми обладает сотрудник. Отчётность о них необходимо предоставлять в стандартном порядке в течение одного месяца, то есть растягивать их на несколько месяцев не нужно.
Перечисление НДФЛ в налоговую службы должно выполнятся в порядке, который предусматривается шестым пунктов 226-ой статьи НК РФ:
- в день получения денежных средств, направленных на выплаты отпускного вознаграждения, из банка (в том случае, если компания использовала свои активы);
- в день перечисления денежной суммы на банковский счёт сотрудника;
- либо не позднее следующего дня, после фактического получения отпускного вознаграждения работником из кассы (в том случае, если производится наличный расчёт).
Главные формальности
Методы исчислений
Процедуры отнесения на расходы денежных средств по переходящим отпускам в НДФЛ можно выполнять с помощью двух подходов.
Сумма отпускных вознаграждений включается в состав расходов пропорционально количеству дней в предоставленном отпуске. Отпускные выплаты – это расходы, направленные на оплаты труда, следовательно, их можно приравнять к заработной плате. В итоге отображения трат в отчётности происходит по общему принципу.
Например, отчётный период компании по НДФЛ приходится на первый квартал, полугодие и девять месяцев. Отпуск сотрудник выпадает на июнь и июль. В этом случае отпускное вознаграждение за дни, относящиеся к июлю, отображаются в отчётности за полгода. Оставшаяся сумма распределяется на 9-ти месячную отчётность. Такой метод исчисления используется только в том случае, если период отпуска приходится на два квартала.
Второй метод подразумевает единовременное отчисление отпускного вознаграждения в отчётности расходов на оплату труда в периоде, в котором оно было начислено. В этом случае пропорциональное распределение не используется.
Отпускные выплаты – это заработная плата. Она должна быть получена сотрудников не позднее, чем за три календарных дня до начала отпуска. В итоге выплаченные денежные средства отображаются в том месяце, в котором они были получены сотрудником. В 2020-ом году все больше и больше организаций отдаёт своё предпочтение именно второму методу. Арбитражные органы нашего государства также склоняются в пользу второго способа.
Компенсация при увольнении
На основании 127-ой статьи трудового кодекса Российской Федерации, при увольнении сотрудника организация обязана предоставить ему компенсацию по отпуску. С данной выплаты, как и с любой другой, взимается НДФЛ в стандартном порядке.
100-ая строка формы, отвечающей за дату получения сотрудником денежных средств, должна содержать дополнительную информацию в виде дня, в котором была выплачены компенсация по увольнению. При этом дата отчисления НДФЛ должна совпадать с указанным днём.
Налог на данную выплату должен быть удержан на следующий день после фактического получения денежных средств сотрудников.
Помимо этого, уже работник может обладать правом получения следующих выплат:
- выходное пособие, которое равно ежемесячному среднему доходу;
- среднюю заработную платы, которая высчитывается с первого месяца деятельности сотрудника в организации;
- компенсация, равная среднему доходу, которая начисляется пропорционально времени, оставшемуся у сотрудника до той даты, когда руководитель сообщил ему об увольнении.
На основании описанной информации следует вывод о том, что отображение отпускного вознаграждения при увольнении отличается от обычного лишь в сроках. Все остальные графы в шестой форме НДФЛ заполняются точно так же, как это происходит без учёта отпускных вознаграждений.
Заполнение в 1С ЗУП
Порядок начисления отпуска редко практически никогда не определяется бухгалтером самостоятельно. Для этого используется специализированный софт. Одной из таких программ является «1С Зарплата и управление персоналом». Следуя пошаговой инструкции, создать порядок начисления отпусков не сложно. Существует несколько версий программ. Все представленные шаги будут указаны на основе ЗУП 3.0.
- На «столе» пользователя нужно найти пункт «Начисления отпуска».
- В новом окне при помощи клавиши «добавить» нужно ввести новый документ в систему.
- Далее необходимо заполнить все необходимые реквизиты.
- Дата периода, за который предоставляется отпуск, должна быть отражена в форме Т-60 в печатном виде.
- В случае необходимости начисления дополнительного отпуска, необходимо использовать кнопку «начислить» и в группе реквизитов указать параметр «дополнительный».
- В случае присутствия в базе данных софта информации о заработной плате сотрудника за последние двенадцать месяцев, можно воспользоваться автоматическим вычислением среднего дохода. Если же необходимо провести корректировку данных, то перейти во вкладку «расчёт среднего заработка».
- При использовании «переходящего» порядка начисления отпуска программа выдаст количество строк, равное количеству периодов в отпуске. В этом случае для дополнительного расчёта нужно будет использовать отдельную строку с расчётом.
- После заполнения всех необходимых реквизитов и проведённых вычислений необходимо отправить документ на печать. Сделать это можно с помощью следующих форм:
- Т-60 «Записка-расчёт о предоставлении отпуска сотруднику»;
- расчёт среднего заработка по основному отпуску;
- расчёт среднего заработка по отпуску дополнительного типа;
- расчёт среднего значения дохода по компенсации отпуска.
В случае возникновения каких-либо сложностей можно воспользоваться справкой программы. Каждая процедура описывается подробно, что позволит освоить софт без всяких сложностей.
Применение упрощенки
В случае, если компания работает по упрощённой системе налогообложения, то доходы в виде суммы отпускных не повлияют на размер единого налога. УСН не требует отображения в отчётности никаких расходов, в том числе и заработную плату. Однако сама сумма налога может быть уменьшена на размер выполненных взносов.
В том случае, если организация использует объект налогообложения в виде разности доходов и расходов, то сумма отпускных вознаграждений включается в состав затрат в день их фактической выплаты сотруднику. Взносы страхового типа также уменьшают налоговую базу в момент их выплаты.
Как отразить расходы на переходящие отпуска в НДФЛ
В нашем государстве достаточно часто происходит деление отпуска на две равных части. Из-за этого достаточно часто возникают ситуации, когда отпуск, например, начинается в мае, а заканчивается в ноябре. Бывает так, что отпускное вознаграждение выплачивается в конце года, хотя сам отдых был летом.
Код пособия НДФЛ по беременности и родам можно посмотреть тут.
В таких случаях в отчётности ничего дополнительного зафиксировано не будет. Выплата отпускного вознаграждения всегда отражается в документах одинаково. Размер НДФЛ зависит исключительно от суммы вознаграждения, но никак от месяца, в котором сотрудник уходил в отпуск.
В итоге достаточно всего лишь произвести сложение налога с отпускных, выплаченных в одном месяце и одновременно с этим перечислить его единовременно одним платежом в бюджет.
Прочие уточнения
Сложны случаи оформления
Вопрос принципа и сроков вычисления и отчисления НДФЛ всегда волнует большинство бухгалтеров. Существует множество рекомендаций и справочных материалов. Согласно действующему законодательству, перечисление отпускного вознаграждения выполняется не позднее, чем за три дня до начала отпуска.
Шестая форма НДФЛ заполняется непосредственно перед началом отпуска. Сумма полученного вознаграждения объединяется вместе с остальными доходами, которые указаны в первом разделе, но, несмотря на это, во втором разделе их можно разделить в зависимости от сроков перечисления.
Существует несколько факторов, которые нужно соблюдать в обязательном порядке:
- заполнение всех полей в документе производится исключительно с левого края страницы;
- если в какую-либо графу нет нужды записывать что-либо, то она не должна оставаться пустой, в этом случае необходимо поставить прочерк;
- даже самая малейшая ошибка или неточность – это повод начать заполнение отчётности с нуля;
- процедура скрепления листов между собой не должна нарушать их целостность.
Принцип заполнения шестой формы НДФЛ ничем не отличается от других. Её также можно подавать как в бумажном, так и в электронном виде. Естественно, что использовать второй вариант — гораздо проще и быстрее.
Сроки в зависимости от операций
Как уже было сказано, в трудовом кодексе нашего государства чётко прописан срок выплаты отпускного вознаграждения – не менее чем за три дня до начала отпуска. Очень часто бухгалтера сталкиваются с трудностями при выплате отпускного вознаграждения в самом начале месяца.
Если следовать установленному порядку, то денежные средства должны были быть получены работником ещё в предыдущем месяце, но на практике получается так, что заработная плата в начале месяца ещё не высчитана.
При возникновении такой ситуации необходимо первоначально произвести расчёты заработной платы, а уже потом вычислить размер отпускного вознаграждения. Если же значение заработной платы будет отличаться от предыдущей, то это может привести к удержанию излишков, возникновению доплат, штрафов и т.д.
Страховые взносы
Страховые взносы должны быть начислены единовременным платежом на весь размер отпускного вознаграждения. То есть в месяце, в котором сотрудник организации уходит в отпуск, бухгалтер обязан начислить два типа взносов: на обязательно пенсионную страховку и на страхование от возникновения несчастных случаев, профессиональных болезней и т.д.
Конкретный срок уплаты налогов не устанавливается законодательством в силу того, что дата распределения дивидендов в 2-НДФЛ определяется в индивидуальном порядке каждой организацией.
Платит ли НДФЛ ИП на УСН — читайте здесь.
Что делать, если из удержанный НДФЛ больше исчисленного — читайте в статье.
