Право ежегодного отпуска предоставлено каждому работающему гражданину по закону. Исполняя предписанные правила трудового законодательства, работодатели планируют время отдыха сотрудников, определяют очередность, составляют графики.
Однако отгулять положенные дни вовремя получается не всегда. На изменение графика может повлиять желание самого сотрудника, который пытается доказать свою незаменимость на рабочем месте или не хочет идти в отпуск по личным причинам. Также бывают случаи, при которых отдыхать не разрешает работодатель, когда сложившаяся на предприятии ситуация требует присутствия сотрудника на рабочем месте.
Чтобы правильно и законно распорядиться неиспользованным отпуском, следует знать, что делать, если за трудовой год отдохнуть не удалось. Правильно оформленный перенос отпуска на следующий год позволит работодателю избежать проблем с трудовой инспекцией, а работнику – воспользоваться дополнительными днями отдыха или получить за них компенсацию.
Положения Трудового кодекса
Порядок предоставления отпусков в 2020 году регулируется 19 главой ТК РФ. Согласно ей, работодатель обязан отпустить каждого из сотрудников на отдых как минимум на 28 дней ежегодно. Кроме основного Трудовой кодекс закрепляет право отдельных категорий граждан на отпуск дополнительный.
Необходимость выделять дополнительное оплачиваемое время на отдых основана на нескольких критериях:
| Условия работы | Работодатель обязан предоставлять дополнительный отпуск, когда:
В зависимости от обстоятельств основной отпуск сотрудников может быть продлен на три и более дня. |
| Категории сотрудников | Кроме тех, кто получает удлиненный оплачиваемый отпуск, исходя из определенных условий работы, дополнительное время на отдых должно предоставляться:
Статья 255. Отпуска по беременности и родам Статья 256. Отпуска по уходу за ребенком По соглашению с работодателем сотрудник при острой необходимости может воспользоваться неоплачиваемым дополнительным отпуском. |
| Документальные основания | Основанием для отпуска являются:
|
Решения работодателя о предоставлении оплачиваемых дополнительных отпусков, помимо законодательно закрепленных периодов, должны учитывать мнения сотрудников. Поэтому принимаются они по соглашению с профсоюзом.
Законодательство допускает разделение общего количества выходных дней на несколько частей, одна из которых обязательно должна быть больше 14 дней.
При этом в исключительных случаях допускается пропуск ежегодного отдыха, или его части. В этом случае можно дополнить отпускной период следующего года не отгулянными днями, или получить за них компенсацию.
Согласно 124 статье перенос периода отдыха возможен, если:
- работник и работодатель согласны на перенос;
- для этого существуют весомые основания, законодательно определенные как для стороны сотрудника, так и для стороны работодателя;
- работник не принадлежит к категории, для которой отсутствие ежегодного отдыха недопустимо.
К последним относятся работники, которые заняты на вредных и опасных производствах, а также сотрудники, которым не исполнилось 18 лет.
Категорически запрещено допускать отсутствие у сотрудников отпусков два года подряд. Также нельзя лишить работника отдыха помимо его воли. За подобные нарушения законодательства предусмотрены штрафные санкции, применяемые к руководству предприятия.
Какие виды отдыха можно переносить
Возможность изменения сроков распространяется только на такие виды отдыха, которые выступают социальной гарантией, предоставленной государством руками работодателя.
Скачать бланк заявления о переносе отпуска
К ним относятся оплачиваемые периоды отдыха, предоставляемые в качестве:
- основного ежегодного отпуска;
- дополнительного отпуска;
- обязательного учебного отпуска;
- отпуска по уходу за ребенком;
- декретного отпуска.
Самостоятельно распоряжаться сотрудник и работодатель могут только основным и дополнительным отпусками. В отношении переноса учебных, декретных отпусков и отпуска по уходу за ребенком, для изменения срока необходимы документально подтвержденные основания.
Для учебных периодов – документы из образовательных заведений.
Основанием для предоставления декрета выступает больничный лист. Законодательство защищает женщин в периоды: беременности, родов и ухода за младенцем.
Работодатель не имеет права:
- отозвать сотрудницу из декрета;
- заменить данный вид отпуска денежной компенсацией;
- обязан предоставить отпуск по уходу за ребенком одному из членов семьи, в которой появился малыш, а также сохранить за этим сотрудником должность и оклад.
Женщина имеет право отказаться от декрета и отпуска по уходу за ребенком, но в этом случае ей не будет оплачен «больничный» и пособия. Отпуск, предназначенный для ухода за младенцем до трех лет, гарантирован как матери, так и другим близким родственникам ребенка. Важно, что работодатель обязан предоставлять оплачиваемое время по этому основанию только одному члену семьи, который фактически заботится о ребенке.
В течение этих трех лет сотрудник может прерывать и оформлять данный вид отпуска неоднократно, а также осуществлять работу на условиях, согласованных с работодателем без потери пособия.
Распространенными вариантами являются:
- выполнение трудовых обязанностей на дому;
- неполный рабочий день;
- сокращенная рабочая неделя.
Перенести неиспользованную часть декрета и отпуска по уходу за ребенком нельзя. Также возможность переноса не распространяется на освобождения от работы, которые предоставляются работникам без сохранения оплаты.
Чтобы реализовать право переноса неотгуленного отпуска и сотруднику, и работодателю необходимо иметь на это вескую причину и правильно оформить документы.
По требованию руководства
Правовые основания для пропуска запланированных периодов отдыха определены законодательно.
Перенести отдых по требованию руководства можно:
- не более чем на один год;
- только при согласии работника;
- если в момент запланированного по графику отдыха сотрудника необходимо присутствие последнего на рабочем месте.
Причина, по которой ежегодный отпуск работника может быть перенесен, должна быть весомой. Законодательство допускает отмену отдыха сотрудника или отзыв его из отпуска, если возникли срочные обстоятельства, при которых отсутствие данного сотрудника повлечет серьезные негативные последствия для дальнейшей работы предприятия.
Читайте здесь, как проходит аттестация бухгалтеров.
Оформление переноса, сделанного по инициативе руководства, состоит из:
- письменного уведомления сотрудника, в котором описаны причины изменения сроков;
- получения согласия работника;
- выпуска приказа о переносе;
- внесения изменений в учетные документы.
Важно учесть, что если сдвиг сроков осуществлен по требованию руководства, то в течение следующего рабочего года сотрудник имеет права выбрать любое время для ежегодного отдыха, которое будет ему удобно.
По желанию сотрудника
Перенос отдыха по инициативе сотрудника возможен на основании его желания, на которое требуется согласие работодателя. А также при возникновении обстоятельств, при которых руководитель обязан перенести отпуск на другое время, если сотрудник обратиться с подобной просьбой.
Это необходимо:
| Если период отдыха совпал с болезнью сотрудника | Основанием для переноса в этом случае служит листок нетрудоспособности. |
| Сотрудник отозван на выполнение обязанностей, связанных с государственной необходимостью | Руководитель обязан перенести сроки, если во время трудового отпуска сотрудник:
Основанием послужит документ, предоставленный государственными органами. |
| Нарушены права работника при предоставлении отпуска | Нарушением является предупреждение сотрудника о начале трудового отдыха менее чем за две недели, а также несвоевременная выплата отпускных. Согласно 136 статье ТК, получить денежную выплату сотрудник обязан за три дня до начала отдыха. |
При возникновении вышеперечисленных обстоятельств работник должен составить заявление на перенос отпуска, указав в нем уважительную причину, позволяющую изменить утвержденный на предприятии график отпусков.
Порядок оформления переноса отпуска на следующий год
Правильное планирование отпусков и своевременное оповещение сотрудников являются важными составляющими трудовой дисциплины. Особенно аккуратно следует обращаться с данными о переносе сроков, так как при неверном учете часть отпускных дней работников может остаться не реализованной более двух лет. Если трудовая инспекция при проверке обнаружит подобное нарушение, предприятию может грозить солидный штраф.
Поэтому контроль должен вестись на всех этапах переноса, начиная с регистрации заявления работника и оканчивая использованием им свободной части отпуска, оставшейся с прошлого года.
Образец заявления
Сотруднику, решившему перенести сроки трудового отдыха, следует написать заявление. Особой унифицированной формы для обращения в кадровую службу данный документ не имеет. Закон дает предприятиям возможность разработать собственный бланк для такого рода обращений сотрудников. Это значительно упростит документооборот и позволит стандартизировать учет заявлений.
Форма бланка должна состоять из трех частей:
| «Шапка» | Первая часть включает в себя реквизиты заявителя и его адресата.
В ней указываются:
В центре листа с большой буквы указывается наименование документа. Им может быть «Заявление» или «Заявление на перенос отпуска на следующий год». |
| Основное содержание | В тексте заявления необходимо указать:
Если изменения в график вносятся по личным причинам сотрудника, достаточно формулировки «по личным/семейным обстоятельствам». Если же существуют особые обстоятельства, вынуждающие сотрудника просить о переносе отдыха, следует не только описать их, но и указать в заявлении перечень подтверждающих документов. Все перечисленные бумаги следует приложить к заявлению. |
| Подписи | В последней части заявления сотрудник проставляет свою подпись с расшифровкой, ставит дату составления документа. Здесь же необходимо предусмотреть строки для отметки о принятии заявления сотрудниками отдела кадров, а также место для визы руководителя. Последний должен не только разрешить перенос, но и дать указания в какой срок следует исполнить просьбу сотрудника. |
Чтобы облегчить работу кадровой службы, помимо бланка рекомендуется составить типовой образец заявления о переносе отпуска. Если сотрудников на предприятии много, это позволит сэкономить время кадровых специалистов на составление документа.
Если сдвиг сроков осуществляется не по инициативе работника, то никаких заявлений он писать не должен. Достаточно ознакомиться с приказом руководства и дать согласие на перенесение отпуска на следующий год.
Приказ
При составлении приказа следует опираться либо на обстоятельства, возникшие на предприятии, либо на заявление сотрудника.
Приказ оформляется при любом внесении изменений в утвержденный график отпусков, независимо от того оформляется ли перенос на следующий рабочий год, на следующий месяц или неиспользованный отпуск смещается на несколько дней.
Важно отметить, что при изменении сроков трудового отдыха по своей инициативе у работника не возникает права выбрать удобное отпускное время в следующем году. Такая возможность дается только, если перенос инициирован работодателем, а также предусмотрена для отдельных категорий граждан, указанных в ТК.
Текст приказа должен содержать:
- причину изменения срока отпуска сотрудника;
- ссылку на заявление, если оно имеется;
- новый срок;
- требование к бухгалтерии о перерасчете отпускных;
- требование к специалистам кадровой службы о внесении изменений в учетные документы предприятия;
- подпись руководителя, санкционировавшего перенос;
- строку, в которой сотрудник проставляет свою подпись при ознакомлении с текстом приказа.
На основании приказа необходимо сделать отметки в журнале регистрации отпусков персонала, внести изменения в график по форме Т-7. Изменения также отражаются в табеле учета рабочего времени.
Только после подписания данного документа работником и работодателем перенос считается совершенным. Если письменный приказ отсутствует, то для работника пропуск трудовых дней может считаться прогулом.
Можно ли компенсировать, если не удалось отгулять
В законодательстве оговаривается возможность компенсации отпуска денежными средствами. Однако в этой части кодекс накладывает существенные ограничения.
Основываясь на постулате, что 28 дней должны быть предоставлены на отдых каждому сотруднику ежегодно, закон не дает возможности заменить их деньгами в текущем году.
Компенсировать можно только тот период трудового отдыха, который превышает 28 дней:
- дополнительные дни при удлиненном отпуске;
- дни, получившиеся при переносе отпуска с предыдущего трудового года;
- а также любое количество неиспользованных дней в момент увольнения.
Получается, что право работника на 28 законных отпускных дней можно реализовать в натуре один раз в два года, а остальные дни компенсировать, но только в году, следующем за текущим.
Возможен ли перенос части неиспользованного отдыха
Само разделение общего периода трудового отдыха законодательно не запрещено. Однако введены дополнительные условия, не позволяющие разбивать отпускной период на много коротких промежутков. Это попытка предотвратить манипуляции работодателей отпусками сотрудников.
Так при разделе основного ежегодного отпуска одна его единовременная часть не может составить менее 14 дней. Деление производится с согласия сотрудников, в процессе составления графика отпусков. Как правило, отпуск делится на две равные части, которые сразу отражаются в графике.
Учитывая, что у работодателя есть право предоставить сотруднику отдых не только по графику и после утвержденного периода, но и авансом, количество отпускных дней каждого сотрудника может ежегодно варьироваться.
Чтобы не возникло путаницы, на предприятиях ведется строгий учет.
В нем фиксируются:
- стаж работы, дающий право на очередной отпуск;
- количество дней, положенных сотрудникам в качестве отпуска по закону;
- количество дней, пропущенных в рабочий год;
- количество дней, оставшихся для переноса на следующий год.
Понятие рабочего года не обязательно совпадает с календарным годом. Это связано с тем, что рабочий год отсчитывается с числа поступления сотрудника на работу. Основная масса работников получает право на отпуск, спустя полгода непрерывной работы на предприятии. При переносе дней отпуска следует строго следить за датами.
Если у сотрудника в текущем году от отпуска остался резерв, то он должен автоматически добавляться к отпуску следующего года. Так неиспользованные дни расходуются в первую очередь. Эта система не позволяет накапливать отпускные дни дольше двух лет и предотвращает нарушения в трудовом законодательстве.
Частичный перенос отпуска на следующий год также допустим, как и полный. Перенос части трудового отдыха по инициативе работника или его руководства в 2020 году производится по тем же правилам, что и сдвиг сроков отпуска целиком.
Как составляется архив трудовых книжек — читайте вот тут.
Правила оформления больничных листов при производственной травме описаны здесь.
