Трудовая книжка является официальным документом, подтверждающим стаж трудовой деятельности человека. В ней прописывается информация о работе лица в настоящее время и предыдущие должности.
Документ нужен при устройстве на работу. По нему работодатель может оценить стаж кандидата и уровень образования, специальность. Также книжка нужна для определения размера выплат при выходе на пенсию.
Чтобы документ был признан действительным, информацию в него нужно вносить в определенном законом порядке. Выделяют особые правила заполнения трудовых книжек в 2020 году.
Общие сведения
При первичном устройстве на работу человеку нужно иметь в наличии трудовую книжку. Будущий работник может приобрести ее в специализированном киоске. Документ утвержден на основании Постановления Правительства РФ №225, изданного 16 апреля 2003 года. С того момента изменения в форму не вносились.
Новая трудовая книжка открывается в момент поступления на работу впервые. Она не будет иметь записей, поэтому работодателю необходимо отразить полностью всю информацию о работнике.
Документ заполняется только при осуществлении деятельность на основании трудового договора. Гражданско-правовые соглашения не предусматривают внесение сведений в трудовую книжку.
При передаче документа на работу он будет храниться в отделе кадров до того момента, пока человек не уволится. Ведением занимается специалист кадровой службы. В своей работе он должен ориентироваться на правила заполнения, отраженные в Постановлениях Правительства РФ №225 от 16 апреля 2003 года и Минтруда России №69 от 10 октября 2003 года.
Нормативно-правовые акты отмечают, что любые изменения в трудовой деятельности сотрудника должны отражаться в книжке. Данные вносятся кадровиком при смене должности, переходе в другое подразделение.
Кто ответственен за ведение документа
Работодатель полностью отвечает за состояние трудового книжки работника.
Он осуществляет его:
- ведение;
- хранение;
- заполнение.
Обязанности по внесению данных определяются для конкретного сотрудника. Он назначается на должность в соответствии с приказом или распоряжением. Поэтому кадровик несет ответственность не только за правильность вносимых сведений, но и учет и хранение документов.
Заверение документов производится теми же сотрудниками, которые имеют право на подписание трудовых книжек. Они несут ответственность в соответствии с нормативно-правовыми актами РФ.
Трудовая инспекция РФ проверяет не только правильность ведения и внесения данных в документацию. Они отслеживают основания, согласно которым конкретному лицу вменена обязанность по заполнению. Поэтому приказ или распоряжение о назначении сотрудника должны быть подготовлены в соответствии с законом.
Новые правила заполнения трудовых книжек в 2020 году
Правила заполнения трудовых книжек в 2020 году претерпели некоторые изменения. Они были внесены на основании Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ №588н, изданного 31 октября 2020 года.
В соответствии с измененными требования печать должна ставиться в трудовой книжке только при ее наличии в учреждении. Она проставляется на титульном листе, внутри документа на обложке, если сотрудником была изменена фамилия. Также скрепляется штампом увольнительная запись.
Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ №588н
Изменения были внесены в закон 27.11.2016 года. Теперь ставить штамп необходимо, если он официально имеется у организации. При отсутствии печати заверение происходит путем постановки подписи руководства учреждения или лица, который согласно приказу осуществляет ведение трудовой документации.
Детали по разделам
В трудовой книжке выделено три основных раздела:
- раздел с персональной информации о сотруднике;
- сведения о трудоустройстве гражданина и занимаемых им должностях;
- данные о награждениях, осуществляемых в период трудовой деятельности.
В них прописываются определенные сведения о работнике. Первый из них начинается с начальной страницы трудовой – титульного листа.
В разделе отражается:
- фамилия, имя, отчество работника;
- дата рождения;
- уровень образования;
- полученная специальность.
Титульный лист заполняется только подробно, без использования сокращений. Данные заверяются подписью лица в нижней части страницы, а также специалиста, которые внес информацию. Здесь же ставится печать учреждения.
В следующий блок трудовой книжки прописывают сведения о трудовой деятельности лица.
В нем отражены:
- приемы на работу;
- внутренние переводы;
- увольнения.
Помимо наименования учреждения в документ вносятся сведения о замещаемой лицом должности. Чтобы подтвердить правомерность приема на нее, кадровик ставит дату и номер приказа, согласно которому произошло утверждение. Также в отдельной графе проставляется печать организации.
Последний раздел содержит сведения о награждениях работника.
В нескольких предусмотренных граф прописывают:
- сведения о типе награждения;
- дату поощрения;
- основание;
- подтверждающий правомерность записи документ (номер и дата приказа).
Когда страницы в основных разделах трудовой книжки заканчиваются, дополнительно заводится вкладыш. В трудовой ставится отметка о его приложении с указанием даты составления. Запись вносится в титульный лист и заверяется печатью. Рукописный вариант не предусматривается.
Вкладыш должен быть вшит в трудовую. Без нее он будет считаться недействительным. Нумерация страниц продолжается с последней цифры, отраженной в самой трудовой. На первом листе вкладыша ставится печать организации.
Как делаются записи
В соответствии с предусмотренными в трудовой книжке разделами вносятся определенные записи. Титульный лист обязателен к заполнению только при приеме сотрудника на работу впервые. Впоследствии указать на нем можно только недостоверные сведения в трудовой, которые делают книжку недействительной.
Особенности имеет раздел, отражающий трудовую деятельность работника. В момент внесения первых данных ставится печать учреждения со всеми реквизитами. При отсутствии штампа данные прописываются от руки.
Информации в графы нужно вносить в определенном порядке:
| Первая графа | Содержит порядковый номер записи. Он ставится арабскими цифрами. |
| Графа «Дата» | Отражается число, месяц и год арабскими цифрами, когда работник был принят на должность или переведен внутренним переводом на нее. Если отмечается увольнение, в эту графу ставится дата окончания трудовой деятельности. |
| Графа «Сведения о приеме на работу» | Содержит полную информацию о поступлении на работу без сокращений. Важно сослаться на нормы законодательных документов, согласно которым осуществляется прием. Если человек увольняется, то он подписывает соответствующую запись. |
| Четвертая графа | Отражает основания, согласно которым вносятся сведения. Среди них выделяют приказы руководства, решения, принятые на общем собрании, протоколы заседания совета директором. Помимо самого наименования документа ставится дата его составления и регистрационный номер. |
Раздел, отражающий награждения лица, заполняется в аналогичном порядке.
Дополнительный отпуск за вредные условия труда оформляется в дополнение к основному и декретному.
В данной публикации вы узнаете, сколько дней отпуска положено за 1 год работы.
Здесь можно прописывать получение работником:
- почетного звания;
- государственной награды;
- почетной грамоты;
- диплома;
- нагрудного знака.
Стоит помнить, что вносить данные о перечислении денежной премии или передаче ценного подарка в данный раздел не требуется.
При приеме на работу
Важно соблюдать определенный порядок заполнения трудовой книжки при приеме сотрудника на работу:
- Во вторую графу вносится название учреждения в полном и сокращенном виде. Рядом ставится печать организации.
- Первая графа содержит порядковый номер записи.
- Далее во вторую графу прописывается дата поступления лица на работу.
- Третья графа отражает сведения о том, что сотрудник принят в конкретный отдел на определенную должность.
- Четвертая графа содержит основание для приема: дату и номер приказа.
Если вы совместитель
При осуществлении трудовой деятельности по совместительству запись в трудовой книжке делается по желанию работника. Обязательно вносить сведения в документ не требуется.
Для отражения работы сотрудник должен принести копию трудового договора о совместительстве по месту осуществления основной деятельности. Документ заверяется подписью руководителя и печатью учреждения. Также требуется составить заявление, в котором нужно указать просьбу о внесении данных в трудовую.
При увольнении
В случае увольнения работника для внесения сведений о данном факте необходимо иметь в наличие подтверждающее основание. Таковым является приказ, составленный руководством организации.
Сотрудник отдела кадров должен проставить порядковый номер записи в первой графе. Во вторую вносится дата прекращения трудовых отношений между работником и работодателем.
Третья графа содержит основания и причину увольнения сотрудника. Важно прописать информацию, используя формулировки из Трудового кодекса РФ. Сокращения в данном разделе не допускаются.
В четвертую графу вносится наименование документа (приказ) с указанием реквизитов. После этого запись заверяется руководством учреждения или сотрудником, который ответственен за заполнение трудовых книжек.
После внесения данных работник расписывается под ними. При наличии печати в учреждении нужно заверить сведения с помощью штампа.
Для ИП
Индивидуальные предприниматели должны вести кадровый учет в соответствии с общими требованиями. При этом внесение сведений в трудовую книжку может быть упрощено.
Выделяют несколько этапов отражения информации в документе:
- в третью графу прописывается наименование работодателя (фамилия, имя, отчество ИП);
- первая графа содержит порядковый номер записи;
- далее фиксируется дата поступления сотрудника на работу;
- третья графа содержит сведения о приеме, должность работника;
- в четвертой графе ставится дата и номер приказа, согласно которому сотрудник принят на работу.
Стоит помнить, что физическим лицам запрещено корректировать сведения в трудовой книжке и прописывать новую информацию.
Исправления
Некоторые кадровики допускают ошибки в ходе заполнения трудовых книжек. Исправлять их нужно в определенном порядке, так как зачеркивать сведения запрещено.
Специалисту нужно сделать надпись о недействительности записи. Это является единственным способом законного исправления.
В графе «Сведения о работе» нужно отметить:
- порядковый номер записи;
- дату внесения изменений;
- признание сведений недействительными.
Рядом пишется новая, правильная информация. Последняя колонка содержит подтверждающий исправления документ и его реквизиты.
Оформление дубликата
Работники могут запросить подготовку дубликата трудовой книжки по месту осуществления трудовой деятельности в настоящее время или ранее.
Второй экземпляр готовится при:
- утери книжки по вине работника или работодателя;
- нарушении целостности документа, при котором записи не читаются;
- внесении в трудовую книжку записей, аннулированных по судебному решению;
- чрезвычайном происшествии в организации, в результате которого произошла массовая утеря или уничтожение трудовых книжек.
На основании письменного заявления сотрудника специалист кадровой службы готовит дубликат. Предоставить его лицу нужно не позднее, чем через 15 дней после его ходатайства. Новый экземпляр должен на титульном листе содержать надпись «Дубликат».
Трудовая книжка является обязательным документом для каждого трудоустроенного лица. В соответствии с ней производится оценка стажа работы и начисление пенсии. Поэтому вносить сведения в него нужно определенным законодательно образом.
Чем отличается отпуск по основной работе и по совместительству — расскажем тут.
Подробнее про срочный трудовой договор и декретный отпуск читайте далее.
