Что включено в представление о поощрении

Представление о поощрении — это документ, который содержит в себе предложение о начислении работнику какого-либо награждения. Оно выдается в том случае, если сотрудник хорошо исполнял свои обязанности и справился с дополнительным объемом работ.

Данную возможность получения поощрения предоставляет Трудовой кодекс Российской Федерации. Не входящие в установленный законом перечень поощрения могут быть размещены в коллективном договоре.

Составлением документа о поощрении должен заниматься либо руководство сотрудника, либо руководитель отдела кадров. Поэтому стоит знать, как выглядит структура документа и как его следует заполнять.

Что учесть в первую очередь

Существующие виды одобрения

В статье 22 Трудового кодекса РФ говорится о том, что за эффективность трудовой деятельности работников следует поощрять. При этом в 191 статье законом определены те виды поощрений, которые стоит применять.

Статья 22. Основные права и обязанности работодателя

Статья 191. Поощрения за труд

Выделен ряд категорий:

• объявление благодарности;
• выплата премиальных;
• презентация ценного подарка от компании;
• вручение почетной грамоты;
• выдача звания лучшего сотрудника в отдельной профессии.

Вне этого списка существуют другие виды поощрений работников. Однако их перечень варьируется в зависимости от организации. Ведь все эти позиции должны быть прописаны в коллективном договоре, в правилах порядка труда в компании или в уставах по дисциплине.

Если же трудовая деятельность сотрудника пошла на пользу стране и государству, его могут представить для вручения государственного поощрения.

Однако четкого порядка действий в ходе представления и меры, в которой оно может быть осуществлено, законодательством не предусмотрено. Подобные нюансы должны быть отражены в локальных нормативных актах каждого предприятия.

В качестве дополнительных мер по поощрению работника, в коллективный договор включают такие:

• благодарственные письма;
• отправка благодарственных писем в семью работника;
• составление Доски или Книги Почета и внесение туда фамилии, фото сотрудника;
• присвоение звания “Лучшего работника” — за месяц или за год;
• присвоение звания “Заслуженного сотрудника”;
• выдача фирменных знаков отличия;
• оплата отпускной, лечебной путевки за счет предприятия.

При этом каждая из подобных мер должна быть зафиксирована в каком-либо документе организации. Нельзя составить приказ с новым поощрением, а уже потом вписывать его в другие нормативные документы.

Правовое регулирование

Главным регулятором представлений подобного рода является Трудовой кодекс Российской Федерации. Право на поощрение сотрудников прописано в статье 22 кодекса. А вот в статье 191 более подробно расписаны меры поощрений, которые может использовать работодатель по отношению к своим сотрудникам.

Также закон говорит о том, что организация может дополнять основной список своими видами поощрений. При этом прописать их в уставных документах компании.

Так, закон говорит о нескольких бумагах, которые относятся к отраслевых предприятиям:

• Федеральный закон Российской Федерации от 8 марта 2011 года №35-ФЗ — говорит об уставах организаций, которые работают с ядерными, радиационными веществами.
• В Указе Президента РФ от 14 октября 2012 года о “Дисциплинарном уставе органов внутренних дел РФ” прописаны меры по поощрению работников этой сферы. К таким относится, например, полиция.
• Существует отдельный устав и у таможенной службы, принятый по Указу Президента РФ от 16 ноября 1998 года.
• Дисциплинарный документ касается и работников железной дороги — согласно Постановлению Правления РФ от 25 августа 1992 года.

Документы, которые регулируют правила распорядка трудовой деятельности, установлены в части 4 статьи 189 Трудового кодекса. Подразумевается, что дополнительные поощрения будут прописаны в локальных нормативных актах и в согласии с федеральными законами, которые относятся к охране труда.

Статья 189. Дисциплина труда и трудовой распорядок

Правила производства

Производство в плане поощрения происходит в пределах четырех этапов:

1. Составление документов с прошением о предоставлении соответствующего поощрения.
2. Далее представление о прошении отправляют в компетентный государственный орган.
3. Госорган проводит рассмотрение заявления и вынесение решения по прошению.
4. Приведение в действие, осуществление поощрения в отношении сотрудника.

В случае, когда работник представляется к государственным наградам, алгоритм действий остается таким же.

Для вручения наград определяются уполномоченные люди. Если у них не получается совершить представление, то они могут перепоручить свою обязанность другим сотрудникам. К примеру, выполнить награждение вместо Президента РФ могут руководители государственных органов, губернатор, воинские начальники (если поощряется сотрудник МВД).

Этапы представления о поощрении

На первом этапе необходимо оформить представление о поощрении. Инструкция того, как проводить подобное мероприятие, указана в постановлении Госкомстата в России от 2004 года. В постановлении № 1 имеется положение, в котором сказано, что приказ о поощрении работника необходимо составлять на основе прошения руководителя подразделения, являющегося местом работы поощряемого.

Документ о поощрении готовится как и докладная записка. В нем указываются заслуги и перечисляются достижения сотрудника, за которые было решено его поощрить. Также допускается разработка особых форм для представлений подобного рода, которые значительно облегчают работу с документацией.

Далее представление необходимо зарегистрировать в учетной форме, в которую вписываются внутренние документы. На представлении ставится номер регистрации и дата действия. Далее записка передается руководителю, который утверждает решение о поощрении.

После положительного решения работодатель определяет ответственного за приказ о поощрении. Данные из резолюции переносятся в регистрационный журнал предприятия и затем сам документ хранится в личном деле работника.

На втором этапе издается приказ о поощрении работника, причем оформление решения не зависит от мотива и разновидности поощрения. В приказе указывается ФИО сотрудника, подразделение где он работает, мотив и вид поощрения, а также сумма средств, которой премируется сотрудник. А в строчке основания пишется ссылка на представление о поощрении.

После этого приказной проект подписывается руководителем и регистрируется в специальном журнале приказов, а на документе ставится номер регистрации и дата. После этого сотрудник проходит ознакомление с поощрительным приказом и ставит под ним свою подпись. Сам приказ отправляется в личное дело.

Далее запись о проведенному поощрении заносится в трудовую книжку и личную карточку, которая есть у каждого официально трудоустроенного работника.

Порядок применения

Действующим законодательством не установлен порядок того, как будут применяться поощрения. Данный алгоритм должен быть отражен в уставных документах самой организации — коллективном договоре, дисциплинарные положения, соглашения о внутренних распорядках деятельности.компании.

Если же в данных документах не прописан порядок, по которому следует действовать, его следует дополнить необходимыми пунктами. Только после этого можно будет совершать применение.

Обычно используется такая схема работы:

1. Появление причины для поощрения.
2. Подбор вида награды.
3. Составление письменного представления к получению поощрения.
4. Регистрация документа в учетном журнале.
5. Оформление приказа и его регистрация.
6. Ознакомление работника с приказом. На нем он должен поставить свою подпись.
7. Проведение поощрения.
8. в зависимости от вида награды возможно внесение данного факта в трудовую книжку сотрудника.
9. Отражение поощрения в личном деле работника.

Для того, чтобы учет поощрений было легче вести, стоит завести журнал, в который будут вноситься все данные о выдаче наград.

С точки зрения закона разрешается применение нескольких видов поощрений одновременно. Однако стоит внести эту возможность в текст коллективного договора.

Также следует сделать представление к поощрению известным всему коллективу. Этот пункт прописывают в договоре. Подобная мера помогает мотивировать других сотрудников к активной работе.

Необходимостью является и коммуникация с бухгалтерией предприятия в случае с материальным поощрением. Ведь эта статья расходов также подлежит налогообложению.

Прочие формальности подготовки

Оформления по документам

Для того, чтобы поощрить сотрудника, следует составить два документа. Первый — это само представление о поощрении. Его можно заменить служебной запиской. Второй, не менее важный документ — приказ на осуществление поощрения в отношении сотрудника.

Также следует оставить записи о факте поощрения в таких учетных бумагах организации:

• журнал, в котором регистрируют заполненный документ — служебные записки или другие подобные бумаги компании;
• журнал, предназначенный для ведения учета издания приказов организации и распоряжений;
• трудовая книга сотрудника, которому предназначается поощрение — для внесения соответствующих отметок;
• личное дело работника — также для внесения данных о поощрении.

Если на предприятии есть журнал, в котором отражают все поощрения сотрудников, то запись следует сделать и в нем.

Детали содержания

Типовой образец заполнения представления о поощрении законодательство не утвердило. Поэтому официальный пример оформления отсутствует.

В структуру представления необходимо внести такие пункты:

Название бумаги	“Ходатайство о премировании”.
Сведения о документе	Его номер и дата составления.
Личные данные сотрудника	ФИО, занимаемая должность, название отдела, в котором он работает.
Вид поощрения	В случае с денежной премией, следует указать ее размер и способ начисления, который должен быть установлен в нормативных кадрах компании.
Каковы основания для поощрения	Здесь могут быть любые успехи в работе, как в плане организации, так и на государственном или мировом уровне.

Внизу ходатайствующее лицо должно поставить свою подпись и указать свою должность в компании. Можно указывать в тексте ходатайства и другие моменты — стаж работника, его профессиональные качества и причины необходимости поощрения. Главная цель подобного документа — предоставление поощрения конкретному работнику.

Как написать письмо

Для того, чтобы заработала вся система представления поощрения, руководитель отдела, в котором трудится работник, должен предоставить руководству компании письмо с прошением о поощрении.

Чтобы его составить, следует придерживаться таких пунктов:

• Вид письма — докладная, представление, служебная записка или характеристика. В первом виде указывают меру поощрения, во втором описывают качество работы сотрудника, в третьем уровень профессионализма и в четвертом — трудовую деятельность работника.
• Для письма понадобится лист формата А4. Вверху создают “шапку” — вписывают название предприятия, данные руководства в дательном падеже.
• По центру размещают название бумаги.
• В тексте указывают данные сотрудника, его карьерный рост.
• Стоит описать профессиональные качества, присущие трудящемуся.
• Заключительная часть должна содержать причины, по которым необходимо поощрить человека. Например, в связи с юбилеем его пребывания на должности.
• Скрепляется бумага подписью того, кто заполняет поощрение. Стоит рядом указать полное название должности и фамилии.

Трудовая книжка и хранение

Если поощрение касается трудовых заслуг человека, то согласно постановлению Правительства РФ от 16 апреля 2003 года №225, такие данные следует вносить в трудовую книгу. Для этого в документе создан отдельный раздел о сведениях с награждениями.

Заполняется он таким образом:

• номер записи в порядке очередности;
• дата проведения поощрения;
• причины и вид;
• название, номер и дата документа, который стал основанием для поощрения.

В ситуации я постоянным премированием, которое прописано в условиях труда, то такие данные не вносят в трудовую книгу.

Регулированием сроков хранения подобных документов занимается Перечень типовых управленческих архивных документов. Согласно ему приказы о предоставлении поощрения подлежат хранению в течение 75 лет. Их хранят отдельно от остальных бумаг и при истечении срока следует составить акт об уничтожении документа.

Любой работодатель имеет право поощрить своего сотрудника. Для этого существуют установленные законом документы, заполнить которые следует правильно. При этом большинство случаев поощрения может составлять само предприятие — для повышения мотивированности сотрудников.