Расходы – это затраты, которые совершаются в результате хозяйственной деятельности. Они приводят к уменьшению имущества предприятия или увеличивают обязанности по выплате долга организации.
Чаще всего издержки относятся к обеспечению предприятия новыми ресурсами, покупкой необходимого материала и оборудования. Кроме того, расходы также включают средства, выплаченные работникам за проделанную ими работу, уплату налогов, арендной платы и много другого.
Существует общепринятая классификация расходов, согласно которой издержки компании делятся на текущие и капитальные. Текущие расходы связаны со всем, что было указано выше, а они в свою очередь подразделяются на производственные и, соответственно, непроизводственные. Капитальные расходы – это инвестиции в финансовые и нефинансовые активы.
В процессе бюджетирования в компании необходимо учитывать все виды расходов для составления наиболее полной картины по работе предприятия и для оценки ее эффективности. Именно для этого следует создавать реальный бюджет расходов и регламентировать его с умом.
Основные моменты выбора
Финансовый кризис ставить финансовых директоров и их заместителей в жесткие рамки, когда речь заходит о распределении бюджета и согласовании расходов. Бывает трудно от чего-нибудь отказаться, тем более, что руководители подразделений стараются привлечь наибольшие денежные средства именно в свой отдел.
Вполне очевидно, что в первую очередь средства должны направляться в те отделы, где в них присутствует острая необходимость.
Кроме того, основное финансирование все-таки поддерживает наиболее важные подразделения, отвечающие за «жизнедеятельность» предприятия, то есть те, которые приносят прибыль и за счет которых собственно и существует та или иная организация. Далее распределение идет по уровню приоритетности.
Требования по закону
Предельный объем расходов определяется размером средств, которые могут быть потрачены на определенные цели за отчетный год.
Детализирование базы расходов на финансовый год делается с учетом:
- формирования объема расходов в текущем году, исходя из выплат расчетный обязательств;
- вычеркивания уже погашенных расчетных обязательств и тех, которое имеют ограниченных срок действия;
- индексации заработной платы сотрудникам;
- индексации издержек на обеспечение деятельности предприятия.
Планирование, а также согласование расходов производятся с учетом определенных статей затрат. В то же время каждая статья должна быть подтверждена собственными подробными расчетами, то есть в ней должно быть прописано, из чего складывается издержка, и на какие цели она рассчитана, по примеру расчета оплаты за коммунальные платежи.
В статье 210 и ее подстатье говорится о том, что фонд оплаты труда рассчитывается при учете ожидаемой индексации на финансовый год, согласно законодательству РФ. Внеплановые расходы на повышение заработной платы сотрудником, не подкрепленные соответствующим федеральным актом, не осуществляются за счет фонда страхования.
При расчете фонда заработной платы учитываются все виды зарплат, то есть различные надбавки не поощрительного характера и компенсации, а также материальная помощь. Кроме того, «прочие выплаты» включают в себя еще и оплату работодателем не относящихся к заработной плате издержек. Например, компенсация за пользование личным автомобилем в рабочих целях.
В статье 220 разбираются различные виды услуг и оплата за них. Так, услуги связи включают в себя обеспечение компании почтовой, телефонной, радио связью. Сюда же входит и Интернет. Оплата по ним осуществляется в соответствии с договорами о предоставлении данного вида услуг.
Обслуживание рабочего транспорта, то есть транспортные услуги, происходит по договорам автотранспортного обслуживания. Коммунальные услуги выплачиваются в соответствии с индексацией по прогнозу развития субъекта РФ.
Арендная плата за пользование определенными помещениями выплачивается по договору об аренде за квадратные метры. Все прочие расходы, которые могут возникать как непредвиденно, так и запланировано, должны подкрепляться соответствующими документами об оказании того или иного вида услуг.
Статья 260 под названием «Социальное обеспечение» регламентирует, что все ежемесячные выплаты в качестве пособия для ребенка должны подтверждаться определенными нормативными актами, которые также в свою очередь еще и контролируют уплату по налоговым счетам.
Покупка дорогостоящего оборудования или другие издержки в больших размерах должны быть обусловлены необходимостью и подкреплены соответствующими документами. Отдельно следует рассмотреть расходы, связанные с отправлением сотрудника в командировку. В общий расчет издержек необходимо включить расходы на проезд и проживание и, кроме этого, суточный расход.
Структура и регламент бюджета
Бюджет производства и бюджет производственных расходов можно сравнить с бюджетом по продажам и коммерческим расходам, потому что финансово-экономические показатели зависят от данных цифр.
Объем производства продукции и главные показатели, которые необходимо достигнуть, определяются бюджетом производства. Бюджетом производственных расходов регламентируются все ресурсы, которые будут затрачены на реализацию товара. Если говорить проще, бюджет расходов позволяет организации исполнить бюджет производства, путем выполнения производственного плана.
Бюджет производственных расходов состоит из нескольких видов бюджетов, причем структура их может быть самой разной в зависимости от компании и рода ее деятельности. Итак, ниже представлено следующее разделение бюджета расходов, которое является наиболее типичным.
Бюджет расходов классифицируется по видам производств, по статьям затрат, с которыми связан бюджет производства, и непосредственно по продуктам.
В структуру бюджета производственных расходов входят следующие характеристики, показывающие насколько эффективно работает производственный процесс:
- все расходы на производство продукции;
- изменяющиеся расходы при производстве;
- постоянные расходы на производство;
- процент выполнения нормативного плана;
- потери при сверхнормативном производстве;
- процент брака изделий;
- себестоимость продукции;
- хранящиеся запасы произведенных товаров.
Регламент бюджетирования расходов на производство состоит из двух частей. Первая часть касается переменных расходов, рассчитывающихся по специальным нормативам. К переменным расходам относят сырье, из которого ведется производство, и труд рабочих. Эти расчеты производятся финансовой дирекцией компании при согласовании их с производственным отделом.
Остальные производственные затраты доставляют намного больше проблем, поскольку очень редко их полностью можно вычислить обычными математическими методами. При внедрении регламентированного бюджетирования следует вести особенный контроль за расходами предприятия.
Проблема регламентирования бюджета состоит в том, что зачастую происходит отклонение от производственных норм и технологий, что в дальнейшем может негативно сказаться на компании и даже принести ей непредвиденные большие расходы.
Основные статьи
Основные статьи расходов следующие:
- канцелярия;
- связь;
- транспортные и командировочные издержки;
- ПО и новейшие информационные технологии;
- аренда помещения и оборудования;
- судебные издержки;
- обслуживание кассового аппарата и оплата услуг в банке;
- налоги и различные сборы;
- выпускающиеся периодические издания, услуги по консультированию населения;
- подбор и обучение кадров;
- выплата заработной платы сотрудникам.
Классический метод согласования расходов
Для формирования бюджета применяются разные методы, так как при этом процессе следует учитывать множество фактов. Самое главное – это то, что к процессу регламентирования бюджета учредителю нужно подходить учитывая, как статьи расходов, так и современные условия ведения торговли и бизнеса в своей организации и в филиалах.
Первый метод заключается в ограничении расходов под определенных процент. Сейчас этот метод применяется довольно редко по одной очень простой причине.
Современные технологические процессы все чаще автоматизируются, что должно приводить к сокращению работников. Однако этого не происходит, поэтому процент административно-управленческого персонала возрастает по сравнению с количеством незаменимых рабочих.
Может возникнуть и обратная ситуация, когда процесс автоматизации повлек за собой сокращение производственных рабочих. В следствие увеличения объема производств необходимо расширять рынки сбыта и привлекать новых людей, что влечет за собой увеличение затрат.
Бланк декларации по налогу на прибыль утвержден приказом ФНС России от 26 ноября 2020 г. № ММВ-7-3/600@.
Инструкцию по заполнению налоговой декларации УСН для ИП с объектом «доходы» можно увидеть в этой статье.
Второй метод называется постфактумным, и он состоит в следующем: административные расходы за прошедший период индексируются до степени инфляции. Применяя этот метод, важно учитывать любые изменения в структуре организации, поскольку могли быть созданы новые подразделения или отдельные функции были отданы на аутсорсинг.
Третий метод связывает административные расходы и конечный результат, например, прибыль. Многие предпочитают использовать именно данный метод, поскольку находят его наиболее эффективным. Однако это очень трудно реализовать.
Договорной, то есть четвертый метод, предполагает планирование бюджета, строго учитывая суммы в уже заключенных договорах и планируемыми расходами в соответствии с ними.
Дополнительные уточнения
Необходимо знать некоторые особенности бюджетирования. Например, канцелярские принадлежности и услуги связи могут использоваться сотрудниками в личных целях, поэтому в организации часто устанавливают ограничения по пользованию этими услугами. Кроме того, транспортный расход включает услуги транспортировки сторонних перевозчиков и содержание личного легкового автомобиля.
Перед покупкой нового оборудования, например, компьютеров или моноблоков, следует проверить эффективность работы прочего инвентаря. Зачастую бывает так, что какое-то оборудование в исправном состояние не используется в организации годами.
Проще всего дела обстоят с арендной платой, поскольку время ее выплаты и сумма четко прописаны в торговом договоре.
Консультационными услугами обычно пользуются единоразово, однако в наши дни учредители приобретают годовое обслуживание и действуют сверх бюджета. Важной частью в планировании расходов являются также судебные издержки, которыми часто пренебрегают.
Классификация видов и контроль
Затраты классифицируются по трем основным признакам:
| Затраты на извлечение прибыли от предприятия | К ним относят не только производственные расходы, но и расходы на реализацию товаров. Сюда входят и инвестиции, которые расширяют объемы производства, а, следовательно, увеличивают прибыль. |
| Затраты, не относящиеся к получению прибыли | Такие расходы связаны с социальной помощью персону, вложениями в благотворительные организации и прочее. |
| Вынужденные расходы | Среди них уплата по налоговым счетам и страхование. |
При учете прибыли и убытков классификация затрат следующая:
- затраты на обычную деятельность, то есть производство;
- операционные расходы, связанные с покупкой продуктов интеллектуальной собственности;
- затраты, не приводящие к получению прибыли, например, уплата штрафов;
- чрезвычайные расходы, которые вынуждена была понести организация в связи с чрезвычайной ситуацией.
Кроме того, принято разделение расходов на постоянные и временные, косвенные и прямые, комплексные и элементарные.
Существует три вида контроля затрат. Самый первый, предварительный контроль, контролирует целесообразность определенных затрат в соответствие с составленной сметой.
Текущий контроль вступает в силу во время хозяйственной деятельности. Для его осуществления требуется обратная связь. Текущий контроль – это важный этап при оценке эффективности работы предприятия.
И наконец заключительный контроль, который сравнивает полученные результаты и запланированные и определяет причины, по которым произошли некоторые отклонения, чтобы учесть это в следующий раз.
Утверждение и распределение
Во время финансового кризиса остро стоит вопрос о распределении денежных средств, которых и так в дефиците.
Этот процесс включает в себя шесть последовательных действий:
- Представители подразделений оформляют заявки о расходе денег по договорным обязательствам.
- Руководители подразделений осуществляют проверку этих документов на корректность.
- Затем финансовый директор распределяет денежные средства по каждому отделению в определенных объемах.
- Бухгалтер составляет платежные поручения.
- После этого эти поручения автоматически поступают в отделения.
Утверждает заявки финансовый директор, либо его заместитель. Он же и занимается распределением денежных средств, согласно присланным заявлениям от руководителей отделов.
Как считают налоги
Прибыль, выраженная в денежном эквиваленте, является налоговой базой и подлежит налогообложению. Для всех организаций в РФ установлено, что прибыль – это то, что получает организация в чистом виде с вычетом расходов.
За расчетный период предприятие рассчитывает сумму, подлежащую налогообложению, самостоятельно. Форма для расчета признается и утверждается специальным налоговым регистром. В расчетах указываются доходы от основной деятельности и от внереализационных расходов. Если в результате всех подсчетов компания ушла в убыток, то ее налоговая база приравнивается к нулю.
В случае возникновения признаков неплатежеспособности, все имущество организации описывается, и она признается банкротом или ищется источник покрытия налогов.
https://www.youtube.com/watch?v=6F7aMNNjXEo
Вариант с административными средствами
Следует отметить, что административный бюджет требует наибольшей аккуратности при его составлении. Так, человек, который этим занимается, не должен иметь никаких конфликтов с другими подразделениями и быть в курсе всего, что происходит в организации.
Кроме того, ему нужно понимать, что каждый курирующий руководитель будет стараться привлечь наиболее большие денежные средства именно в свой отдел по причине личных амбиций и получения максимума возможностей и полномочий.
Зачастую руководство подразделений делают неправильные решения именно из-за этого, а компании приходится терпеть убытки. Поэтому напрашивается следующий вывод: составлять и регламентировать бюджет заблаговременно должен генеральный директор и собственник организации.
Оформление заявлений
В заявлении о распределении расходов следует указать все основные сведения о человеке, оплачивающем налоговые сборы, расходы всех видов и категорий, а также расчетные доли по распределению денежных средств, включая единицы измерения в международной системе, объемы и период времени, за который эти издержки были произведены.
К заявлению необходимо приложить документы налогоплательщика, свидетельствующие и документально доказывающие правильность заявленных показателей.
Затем это заявление отправляется в казенное учреждение в нескольких экземплярах. Документ подписывается и заверяется печатью организации, которую представляет налогоплательщик. Заявление можно отправить по почте и предоставить лично, либо через своего представителя.
Таким образом, можно сделать следующий вывод: составление расходов и их распределение – важное и ответственное занятие, которым должен заниматься генеральный директор организации, чутко реагирующий на все изменения внутри нее, учитывающий ее потребности и заинтересованный в получении максимальной выгоды от своей работы, — это и есть основа и залог успеха.
Уведомление о начале отпуска – это бланк, с помощью которого работодатель доводит до сотрудника сведения, касаемые ежегодного оплачиваемого отпуска.
Инструкцию по заполнению налоговой декларации УСН для ИП с объектом «доходы» можно найти тут.
Скачать образец формы № П-4 в формате таблицы можно здесь.
