СЗВ-М – это форма отчетности, которая подается юридическими лицами и частными предпринимателями, начиная с апреля 2020 года. Происходит это на ежемесячной основе. В отчет включается информация про сотрудников, которые работали в организации на протяжении отчетного периода, при этом не играет никакой роли был это всего один день или полностью месяц.
Орган, в который подается данный вид отчетности, это Пенсионный фонд России. Целью его предоставления является возможность отслеживать и контролировать тех пенсионеров, которые продолжают работать после ухода на пенсию. Связано это с тем фактом, что особы пенсионного возраста, которые работают, не имеют права на получение ежегодной индексации пенсии. Данное право они приобретают вновь сразу же после увольнения.
Что касается сроков предоставления отчетности, то на уровне законодательных актов определено, что подать СЗВ-М нужно до 10 числа месяца, следующего за отчетным периодом. Таким образом, отчет за октябрь 2020 года должен быть подан не позднее 10 ноября.
В противном случае компании грозят штрафные санкции: за каждого сотрудника, о котором своевременно не была предоставлена информация, придется заплатить по 500 рублей.
Изменения в форме
При подготовке отчетности СЗВ-М работодатель должен учитывать изменения, которые произошли в законодательстве. Нужно отметить, что из двух, лишь одно выгодно для компании: в связи с вводом в августе нового формата электронного отчета было сокращено количество ошибок, которые могут повлиять на принятие отчета Пенсионным фондом. Если раньше подобных ошибок было 30, то теперь их в два раза меньше – 14.
Подобное нововведение делает процесс подготовки отчетности более простым и доступным, как результат — отказ в приеме отчета будет даваться не так часто, как раньше, соответственно уменьшится количество штрафов за допущенные ошибки и неточности.
Согласно информации, изложенной в письме Пенсионного фонда от сентября 2020 года под номером 15-26/12513, СЗВ-М за октябрь 2020 года должен подаваться в новой форме. Несмотря на то, что обновленный формат был предложен еще в августе, ПФР ввел переходной период, который длился до 1 ноября 2020 года. В это время сдавать отчетность работодателю разрешали как в старой форме, так и с использованием новой. Однако, с наступлением ноября отчеты принимаются исключительно в новой электронной форме.
Второе изменение, с которым столкнутся работодатели, это утверждение правлением Пенсионного фонда бланков, которые используются для взыскания штрафов за не предоставленный отчет СЗВ-М в принудительном порядке. Найти эти документы можно в первом и втором приложении к постановлению ПФР № 684, которое было принято в июле 2020 года.
С принятием данного постановления фонд имеет право выставлять организациями инкассовые поручения на штрафы и производить списание нужных сумм с расчетных счетов компании без акцепта.
Рекомендации по заполнению формы СЗВ-М за октябрь 2020 года
Форма отчета ежемесячно подается следующими юридическими и физическими лицами:
- компаниями, а также их обособленными подразделениями;
- частными предпринимателями, которые пользуются услугами нанятых сотрудников;
- особами, ведущими приватную практику: нотариусы, адвокаты, детективы.
Если у организации имеются обособленные подразделения с отдельным балансом и расчетным счетом, которые выплачивают заработную плату сотрудникам, они должны подавать в Пенсионный фонд СЗВ-М на застрахованных особ, которые трудятся в данном подразделении.
В данном случае при заполнении формы нужно учитывать такую особенность: указывается индивидуальный налоговый номер головной компании, а КПП непосредственно обособленного подразделения.
Что касается нулевой формы СЗВ-М, то ее просто не может быть, так как в организации всегда есть хотя бы один работник – это директор, который одновременно может являться единственным учредителем, ставящим свою подпись под документами. В этом случае не имеет никакого значения, выплачивались ли какие-то деньги сотруднику или нет, главное условие подачи его сведений в данной форме отчетности – это наличие заключенного с ним трудового договора.
Форма данного отчета достаточно проста и обычно ее заполнение не вызывает особенных трудностей.
Состоит документ из 4-х разделов:
| Первый раздел | Информация о работодателе (название, регистрационный номер в ПФР, ИНН и КПП). |
| Второй раздел | Данные про отчетный период, за который подается документ. |
| Третий раздел | Тип подаваемой формы: исходящая, дополняющая, отменяющая. |
| Четвертый раздел | Информация о сотрудниках компании, которая вносится в таблицу (ФИО, СНИЛС, ИНН). |
Каких сотрудников нужно указывать
В форму включаются данные:
- всех сотрудников, с которыми в отчетном периоде был заключен, действует или окончил свое действие трудовой контракт;
- тех особ, с которыми в месяце, за который предоставляется отчет, был заключен, продолжает действовать договор гражданско-правового характера, а также тех, чей договор в этот период закончился.
В форму нужно вносить информацию про каждого работника, который работал в фирме хотя бы один день в отчетном периоде. При этом не важно, вела ли компания какую-то деятельность, а также выплачивала ли она средства сотрудникам. Значимым является лишь факт наличия трудовых отношений между организацией и физическим лицом.
Одной из самых распространенных ошибок, которые допускают бухгалтера при подготовке отчетов, является то, что они не включают в форму отчета сотрудников, которые в отчетном периоде находились, например, в отпуске за свой счет или по любой другой причине отсутствовали на рабочем месте.
На самом деле в СЗВ-М нужно включать информацию абсолютно обо всех сотрудниках, с которыми не расторгнуты трудовые отношения, то есть о женщинах, которые находятся в декретном отпуске или вотпуске по уходу за ребенком, о тех работниках, которые ушли на больничный или в очередной отпуск и т.д.
Электронный и бумажный вариант
СЗВ-М за октябрь 2020 года работодатель имеет право подать в бумажном виде или электронном формате. И первый, и второй вариант может быть использован организацией, в которой трудится менее 25 работников. Те компании, в которых работает более 25 особ, должны подавать отчетность исключительно в электронном виде.
На это есть две основные причины, кроме того, что подача в бумажном виде запрещена по закону:
- форму не удастся заполнить, поскольку изначально в ней 25 строк, остальные добавляются по мере внесения информации;
- сотрудник Пенсионного фонда просто откажется ее принимать.
Обе формы имеют некоторые особенности, которые нужно учитывать при их заполнении. Электронная форма отправляется с использованием современных каналов связи, поэтому может быть предоставлена дистанционно. Нулевая форма не может быть направлена в Пенсионный фонд. В бланк должна быть внесена информация хотя бы про одного сотрудника, в противном случае отправить форму не получится.
Когда речь идет про подачу бумажного отчета, нужно помнить, что сдать его можно:
- лично посетив отделение Пенсионного фонда;
- направив в отделение уполномоченную особу – своего представителя, на которого будет выписана доверенность, подтверждающая наличие у него полномочий для подачи подобного рода отчетности;
- отправив по почте письмо с уведомлением про вручение и описью вложения.
Информацию о заполнении СЗВ-М сведения о застрахованных лицах можно найти тут.
Срок сдачи
При сдаче отчета СЗВ-М работодатель не должен забывать про граничные термины, которые запрещено нарушать, поскольку это грозит наложением штрафных санкций. Отчет за октябрь должен быть подан на протяжении 10 календарных дней с того момента, как отчетный период закончился, то есть не позднее 10 ноября.
Если последним днем сдачи является выходной день, наниматель имеет право подать форму в ближайший рабочий день. Поскольку 10 ноября – это рабочий день, переносов сроков сдачи отчета не происходит.
До конца 2020 года действует именно такой термин сдачи отчета, но с началом 2020 года ситуация меняется, и он смещается на 5 дней, то есть отчетность в ПФР будет предоставляться не до 10, а до 15 числа следующего месяца включительно. Что касается периодичности, с которой происходит сдача отчетности, то она остается прежней – СЗВ-М нужно будет сдавать каждый месяц, как и в 2020 году.
Граничный срок сдачи отчета определен четко. Если форма не была получена сотрудником Пенсионного фонда, работодателю грозят штрафные санкции и проверки. Остается вопрос относительно того, можно ли подать отчет еще до того, как закончится отчетный период. Теоретически это возможно, поскольку законодательные нормы, которые бы запрещали это делать, отсутствуют.
Однако на практике лучше этого не делать в связи с тем, что изменения в штате могут произойти в самый последний день месяца: на работу по трудовому контракту может быть принят новый сотрудник или будет подписан договор ЦПХ. В этом случае бухгалтер должен повторно готовить форму СЗВ-М, однако, она будет уже не исходящей, как в первом случае, а дополняющей. В нее нужно вносить полную информацию про сотрудников компании.
В том же случае, если сотрудник будет наоборот уволен из организации после того, как ответственный сотрудник заполнит и подаст форму в Пенсионный фонд, это никак не повлияет на ситуацию. То есть подавать дополняющую отчетность в этом случае не придется. Вызвано это тем, что даже если человек работал в компании всего один день на протяжении месяца, его данные должны быть включены в форму СЗВ-М.
Ответственность за нарушения
Организациям, которые подали в ПФР отчеты с нарушением граничных сроков, а также тем, кто предоставил недостоверные данные про своих сотрудников, грозит наложение штрафных санкций.
В том случае, если упустить установленный термин сдачи отчета и не подать отчет за октябрь до 10 ноября, организация будет оштрафована, при этом сумма штрафа будет зависеть от того, о каком количестве работников не были предоставлены сведения. За каждого сотрудника придется заплатить по 500 рублей. Таким образом, если не подать данные 10 сотрудников, размер санкций составит 5 тыс. рублей, 20 – 10 тысяч.
Не избежать наказания и в том случае, если будут допущены неточности в предоставленных о сотрудниках сведениях. Это касается той ситуации, когда ошибки будут обнаружены представителями Пенсионного фонда, а не самим работодателем.
Во втором случае нужно просто как можно скорее предоставить дополняющую отчетность, которая будет содержать достоверную информацию. Следует отметить, что при подготовке подобного рода отчета в документ нужно вносить не только те данные, которые требуют корректировки. Отчет должен подаваться в полном объеме.
Даже в том случае, когда Пенсионный фонд уведомит работодателя о том, что ему предстоит заплатить штраф в определенном размере, всегда остается возможность обратиться в судебную инстанцию и опротестовать вынесенное решение.
В данном случае нужно следовать такой процедуре:
- Попытаться обжаловать решение ПФ на протяжении 15 дней с того момента, как был получен акт, подав соответствующий запрос в региональное отделение Пенсионного фонда.
- Обратиться в суд в том случае, если фондом не принимаются приведенные доводы страхователя, и он не собирается отменять штрафные санкции.
- При подаче искового заявления в суд в нем нужно максимально полно изложить свою просьбу: например, уменьшить штраф в два раза или вовсе его отменить.
При обращении в судебный орган окончательное решение остается за ним. Для отмены штрафа у организации должны быть веские основания, а именно доказательства того, что Пенсионным фондом была нарушена установленная процедура.
Если этого не произошло, снять санкции полностью не получится. Однако, вероятность уменьшить штраф достаточно высока, главное предоставить по данному вопросу убедительные доводы и доказательства.
Основания, которые могут помочь снизить размер штрафа:
- компания допустила подобное нарушение в первый раз;
- допущена незначительная просрочка, которая никоим образом не сказалась на государственном бюджете;
- организация занимается социально значимой деятельностью;
- произошел сбой в системе, из-за чего отчет не был отправлен вовремя.
Образец платежного поручения на оплату медицинских страховых взносов в 2020 году можно найти здесь.
В нашей статье вы узнаете, как изменился годовой отчет в Пенсионный фонд за 2020 год
