При получении заработной платы каждый сотрудник должен получить на руки расчетный лист. Несмотря на то, что порядок предоставление документа работнику является не правом, а обязанностью работодателя, многие руководители уклоняются от выдачи.
В бухгалтерии нередко слышится мнение, что зарплата белая, а значит попросту печатать и переводить листы смысла нет. Они выдают квитанции только по требованию.
Выдача расчетного листка по заработной плате прописывается в трудовом законодательстве. Поэтому в каждом учреждении должен соблюдаться порядок предоставления документа сотруднику.
Основные детали
Расчетный листок по заработной плате является важным документом для сотрудника и самого работодателя. Необходимо знать требования законодательства по поводу его выдачи, а также основные обязательства руководства учреждения перед работником.
Почему он важен
Расчетные листы предусмотрены Трудовым кодексом РФ. Если они не буду выдаваться, организация может быть привлечена к ответственности Трудовой инспекцией.
Штраф является неприятным последствием невыдачи. Однако это не является основным негативным моментом отсутствия листов. Документ считается подтверждающим факт выплату заработной платы. Если сотрудник решит судиться с работодателем, то высока вероятность проигрыша руководством дела.
Согласно закону работник должен направить иск при незаконном увольнении в течении месяца после получения приказа или трудовой книжки. Если рассматриваются другие споры, то ему отводится три месяца.
При несвоевременной подаче заявления работодатель к ответственности не будет привлечен. При этом суды отмечают, что многие работники не знают от нарушении прав ввиду отсутствия листа заработной платы. Поэтому отсчет времени на подачу идет с момента выяснения работником о нарушении его прав.
Таким образом, работник имеет право на обращение в суд в течение трех месяцев после выдачи листа. Если документ не выдан, гражданин может в любой момент доказать свои права.
Обязательно ли нужно это
В Трудовом кодексе РФ (ч.1 ст. 136) прописывается, что при перечислении денежных средств обязательно должна производиться выдача расчетного листка по заработной плате.
Письменное оповещение делается для ознакомления сотрудника с:
- частями заработной платы в каждом периоде;
- начисленными суммами (компенсациями) при нарушении сроков выплат;
- полной суммой зарплаты;
- удержанной частью зарплаты;
- выплаченной суммой.
Работодатель обязан предоставить лист независимо от того, каким образом (наличный или безналичный расчет) переводятся денежные средства.
При этом получать его должны все сотрудники:
- основные;
- совместители;
- надомные работники;
- дистанционные сотрудники.
При подготовке, но не выдаче листа и разъяснении права на его получение, нарушение трудового законодательства будет на лицо. Разработка формы листа входит в обязанность работодателя. Можно воспользоваться бланком, представленным в бухгалтерской программе.
Правила по закону
На основании статьи 129 Трудового кодекса РФ, заработной платой является вознаграждение за выполненные работником трудовые обязанности. Она включает в себя выплаты компенсационного и стимулирующего характера.
В соответствии со статьей 136 ТК РФ предусматривается оповещение работника о том, за что и в какой сумме были сделаны выплаты. При этом закон обязывает организации выдавать листы. Исключений, связанных с типом трудовых отношений и характером выполняемой работы сотрудником, не предусматривается.
Выдача листков производится при любых платежах. Не учитывается способ передачи средств сотруднику.
Порядок передачи расчетных листов при получении зарплаты на карту пока не определен. Но его можно принять с помощью локального документа.
Обязанность организации
Письмом Роструда №739-6-1 определяется порядок выдачи расчетных листов. Документ отмечает, что получение бумаги работником должно производиться не позже даты, установленной в качестве расчетной. Если зарплата перечисляется на карту, это не предусматривает отсутствие листа.
Работодатель обязан утвердить форму документа. При этом учитывается мнение Профсоюза работников. Бухгалтеры могут использовать форму, предусмотренную программой.
Хранение расчетных листов не требуется. Однако при нарушении требований ТК РФ (отсутствии выдачи) может наступить административная ответственность. При повторных нарушениях возможна дисквалификация на 1–3 года.
Ответственность
При нарушении порядка выплат зарплаты руководитель может быть привлечен к административной ответственности. Это касается и уведомления работников о размере и частях зарплаты с помощью расчетного листа. Если извещение отсутствует, то руководитель и предприятие могут быть наказаны на основании статьи 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ.
| Должностные лица | Предприниматели, не являющие юридическими лицами | Юридические лица | Повторное нарушение должностным лицом |
| Штраф, размер которого составляет 1 000 – 5 000 рублей |
|
|
Дисквалификация на один–три года |
Формат документа
Формирование бланка расчетного листа возможно с помощью бухгалтерской программы.
Заполнять его не составляет большого труда, так как в документе предусмотрено несколько разделов:
- В общем разделе отражается название учреждения, структурное подразделение, должность и фамилия, имя, отчество. Среди сумм отмечается оклад. Также указывается расчетный период.
- В разделе о произведенных начисления отражается почасовое время труда и количество отработанных дней. Также прописывается оклад, надбавки и доплаты, премии, отпускные компенсационные и страховые выплаты.
- Раздел, связанный с удержаниями, предусматривает сумму налога на доход физических лиц, взносы в Профсоюзную организацию.
- В конце документа прописывается итоговая сумма, которая выдается сотруднику на руки при формировании листа. Если некоторые суммы еще не были выплачены, то отражается дата перечисления авансов, отпускных.
Скачать образец приказа об утверждении расчетного листка по заработной плате
Временные рамки
Каждый сотрудник должен знать срок предоставления расчетного листа по заработной плате. Также важно определить частоту выдачи документа на руки.
Заявление на подтверждение права на социальный вычет подается в ФСС и подтверждается соответствующими документами.
Как составляется заявления на согласие на сверхурочную работу — читайте тут.
Сроки отчёта и расшифровка
В обязанности работодателя входит разъяснение сотруднику о каждом разделе расчетного листа. Аналогичное правило действует и в отношении работника, который должен четко понимать обоснование отражения каждой из сумм. Важными составляющими являются расшифровка кодов и сроки хранения документа.
При ведении бухгалтерского учета обязательно отражаются специальные коды. Они имеют тот формат, который выбрала организация в зависимости от вида деятельности.
Документы могут содержать следующие обозначения:
| 1210 | Полный доход. |
| 2330 | Процентные выплаты. |
| 2400 | Чистая прибыль. |
Все коды отражены в интернете или могут быть взяты в бухгалтерии. Если сотруднику что-либо не понятно из документа, он может обратиться за разъяснениями.
Согласно действующему закону, срок хранения листов о заработной плате не определен. Однако важным моментом является выдача работнику документа на руки.
Для учета данных по бумагам ведется специальный журнал. Он отражает фактическое получение работником листа под роспись. Если правило будет не соблюдено, работодатель должен все время хранить документы у себя.
Частота получения
Выдача листов производится при перечислении каждой части зарплаты. При этом передача должна быть подкреплена документально. Иначе у работодателя будет отсутствовать возможность доказательств выдачи.
Фиксация факта может производиться несколькими способами. В первом случае электронный вид документа направляется посредством локальной электронной почты. Работники обязаны периодически проверять корреспонденцию. Способ является прогрессивным и малозатратным. Но использовать его могут не все работодатели.
Во втором случае лист выдается под роспись. Она ставится в специальном журнале учета работником в момент передачи документа.
Порядок выдачи расчетного листка по заработной плате
Единой формы листов не предусмотрено законодательно. Поэтому работодателю необходимо разработать ее в рамках учреждения.
Выплата заработной платы производится дважды в месяц. Но расчетный лист передается в конце месяца при полном погашении задолженности работодателя перед сотрудником. Это обусловлено тем, что в момент аванса окончательная сумма выплат еще не определена.
Работодатель может самостоятельно установить срок выдачи документов. Некоторые бухгалтеры, осуществляющие выплаты через кассу, передают работнику вместе с деньгами и расчетный лист. Если перечисление осуществляется на банковскую карту, необходимо заранее в бухгалтерии получить документ.
Также некоторые организации назначают ответственное за выдачу листов лицо. Сотрудник должен в назначенную дату довести до остальных работников информацию по их заработной плате.
Стоит помнить, что передать расчет лист сотруднику может только уполномоченное лицо. Ведь в документе отражены персональные данные. За их разглашение, путем доступа к листу других лиц, работодатель может быть привлечен к ответственности.
Подтверждение о вручении возможно с помощью подписи сотрудника на отрывной части листа, а также в журнале учета при получении документа.
Нюансы оформления
Форма, разработанная в учреждении, должна быть утверждена локальными нормативными документами. Если не сделать этого и использовать бумагу, то данный факт будет расценен как нарушение трудового законодательства.
При этом работнику подтвердить нарушение своих прав в суде можно будет и с помощью неутвержденного листа. Чтобы он не смог сделать этого, организации нужно доказать наличие другой используемой официальной документации.
Для утверждения формы работодателем издается приказ.
При его подготовке можно ориентироваться на приведенный ниже образец:
Общество с ограниченной ответственностью «Стелс»
ПРИКАЗ
12 февраля 2020 года
№54-о
На основании статьи 136 Трудового кодекса РФ
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Утвердить форму расчетного листа, имеющуюся в приложении №2.
- Ввести в документооборот с 15 февраля 2020 года.
- Ответственным за выдачу листов назначить главного бухгалтера Иванова Ю.С., который будет осуществлять выдачу в день заработной платы.
Генеральный директор ________________ Андрусенко И.В.
С приказом ознакомлен _________________ Иванов Ю.С.
Главный бухгалтер
13.02.2015
Профсоюзный комитет до утверждения должен ознакомиться с формой расчетного листа. Он вносит свои предложения по его созданию и корректирует уже имеющиеся разделы.
Утверждение приказом формы должно быть осуществлено повторно при смене программы и листа, а также внесении изменений в сам документ.
Как подтвердить факт
Факт выдачи расчетного листа подтверждается несколькими способами. Если не сделать этого, то сотрудники трудовой инспекции могут привлечь работодателя к ответственности.
Процедура подтверждения возможна с помощью:
- ведения журнала учета и выдача документа под роспись;
- разработки отдельной графы в платежной ведомости для подписания сотрудником в момент выдачи листа;
- составление формы, которая имеет отрывную часть (она будет передаваться после подписания сотрудником обратно работодателю).
При выборе метода выдачи стоит помнить, что расчетный лист является документом, содержащим персональные данные. Поэтому доступа у других работников к бумагам не должно быть. Передача через каких-либо лиц не допускается.
При нарушении закона о персональных данных работодатель может быть привлечен к административной ответственности.
В этом случае накладывается штраф в размере:
| 300 – 500 рублей | Административным лицам. |
| 500 – 1 000 рублей | Руководителям. |
| 5 000 – 10 000 рублей | Учреждениям. |
Рассылка электронных видов на основании Трудового кодекса РФ предусматривается только для удаленных работников. Остальным должно выдаваться печатное подтверждение.
Расчетный лист является важным документом как для сотрудника, так и для работодателя. С помощью него можно подтвердить собственные права в суде при появлении спорных моментов.
Заявление на ЕНВД подается на унифицированном бланке, который можно получить в ФНС по месту регистрации предприятия.
Как выглядит журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур — можете посмотреть в этой публикации.
Бланк акта на списание автотранспортных средств можно скачать здесь.
