Содержание журналов учета поступивших марок на алкогольную продукцию

Продажа алкогольных напитков контролируется надзорными организациями и строго регламентируется законодательством. Одним из способов осуществления контроля служит журнал учета розничных продаж, позволяющий отслеживать продажи и перемещения алкогольной продукции. Ведение данного документа требуется только для розничных точек реализации, освобождая от данной необходимости оптовых продавцов алкоголя.

Правила ведения, форма журнала учета объема розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции были утверждены Приказом №164, выпущенным Росалкогольрегулированием в 2020 году. Розничные продавцы руководствуются положениями приказа, начиная с января 2020 года.

Согласно данному приказу каждая организация или частный предприниматель, реализующий алкоголь в розницу, создают особый отчетный документ, который ведется по каждому магазину, точке реализации по отдельности и хранится по месту заполнения, ввиду необходимости ежедневного заполнения информацией о продаже продукции в бутылках, банках, иной индивидуальной таре.

Если продукция продается на разлив, запись о реализации должна быть сделана в пределах 1 дня, после того, как тара была вскрыта. Учету подлежит каждая бутылка сидра, медовухи, водки, пива, иного вида алкоголя, о каждой пивной кеге, вскрытой с целью разлива по заказу покупателя.

Помимо учета розничных продаж, особый контроль ведется в отношении поступления и расхода специальных и акцизных марок.

Что важно иметь ввиду

Общие сведения

Изначально форма журнала учета поступивших марок на алкогольную продукцию была утверждена ФНС отдельным Приложением к Порядку, изданному в 1996 году.

Бланк журнала содержит несколько столбцов, заполняемых последовательно и построчно. Документу учета поступления присваивается номер и назначается ответственный работник, ведущий отчетность в пределах определенного квартала.

В столбцы отчета заносят информацию о:

• дате и номере накладной;
• отправителе продукции;
• количестве спецмарок по сериям, номерам, итоговое значение.

С 2020 года продавцы алкоголя в розницу должны вести особый учет с обновленной формой журнала. Служба Росалкогольрегулирования в письме №17141/03 от 01.09.2014 выпустила ряд разъяснений относительно правил заполнения журнала, игнорирование которых может повлечь существенные наказания в виде штрафа до 200 тысяч рублей.

Чуть ранее в том же 2020-ом году Росалкогольрегулирование опубликовало Приказ №153, в котором приводится новая форма журнала, который ведется при продаже алкоголя и указан порядок учета данной продукции.

Согласно пункту 2 вышеуказанного Порядка, в каждой точке продаж сотрудники обязаны вести подобный журнал: по каждому из подразделений, указанных в лицензии на продажу в розницу, а также по каждому объекту торговли, где ведется розничная реализация пива, пивосодержащих напитков.

Скачать журнал учета поступивших в организацию федеральных специальных марок на алкогольную продукцию

Журнал применяется для учета продаж в розницу любой непищевой продукции, в состав которой входит от 25% этилового спирта. Допускается ведение журнала в электронном виде, а также на бумажном носителе.

Утвержденная Росалкогольрегулированием форма содержит раздел поступлений продукции, с указанием реквизитов поставщиков и данных из товарно-транспортной накладной, а также раздел расхода, где учитываются объемы проданного, а также случаи боя, недостачи и другие.

Порядок ведения учета в пункте 4 предписывает последовательное заполнение журнала по мере осуществления хозопераций. Каждому случаю соответствует новая строка журнала.

В утвержденном Порядке приводятся положения относительно перемещения алкогольной продукции в пределах нескольких обособленных подразделений. Данные по выполняемым перемещениям также подлежат учету в журнале прихода и расхода продукции.

Бланк журнала учета поступивших марок на алкогольную продукцию:

Новые обязанности

В 2012 году стали действовать новые правила по маркировке алкогольной продукции крепостью 1,5-9,0% производителями. Исключение составили пивные напитки и само пиво.

Согласно новым правилам появилась новая обязанность в маркировке, что согласуется с ФЗ №218ФЗ от 18.07.2011г. и №171ФЗ от 22.11.1995г. Если раньше производители маркировали только продукцию с содержанием от 9% спирта, то теперь требуется маркировать более слабую алкогольную продукцию (к их числу относят различные алкогольные коктейли).

В процессе исполнения новых требований законодательства производители не только наносят маркировку, но и обязываются дооснастить ЕГАИС необходимыми в работе средствами нанесения контрольно-учетных сведений на продукцию специальных и акцизных марок.

В рамках обновленных требований закона производители должны привести оборудование в соответствие с техническими требованиями по инсталляции программ ЕГАИС. Для новых марок был выпущен новый образец.

Порядок в журнале учета поступивших марок на алкогольную продукцию

В утвержденной форме журнала учета поступивших марок на алкогольную продукцию содержится 7 отдельных граф. Записи вносятся с присвоением порядкового номера каждой строке.

В книгу учета заносят следующие сведения:

1. Дата реализации (дата открытия) единицы или тары.
2. Сведения со штрих-кода, которые имеется на каждой акцизной марке (для маркируемой продукции). Если продукция освобождена от обязательств по маркировке, сведения не заносятся.
3. Название алкогольной продукции (сведения берутся из сопроводительных документов на продукцию).
4. Код алкоголя в составе напитка. Сведения о кодах приводятся в классификаторе видов продукции.
5. Данные о емкости тары потребительской или транспортной в литрах.
6. Количество тары.

Законом разрешено, по желанию организаций, заполнение книги учета электронно. Для электронного ведения журнала потребуется наличие доступа в единую автоматизированную систему учета алкогольной продукции.

В зависимости от избранного метода занесения информации в журнал, будут различаться особенности заполнения граф и требования, предъявляемые к оформлению:

• не подлежит заполнению графа 3, касающаяся информации о штрих-коде;
• нет жестких требований к бумажному носителю (нет требований в шнуровке, нумерации, скреплению печатью);
• закон не устанавливает жестких требований к используемым при заполнении чернилам и шрифту занесения сведений;
• если журнал ведется по продукции со специальными федеральными или акцизными марками через ЕГАИС, графы с 4 по 7 оставляют незаполненными.
• Отсутствие подключения продавца к ЕГАИС чрез специально установленного ПО, требует ведения документа на бумаге.

Центральные моменты

Условия хранения

Принятым Порядком устанавливается ряд требований к хранению продукции.

Для специальных марок к помещению выдвигаются следующие требования:

• Обустройство 2 зон по хранению продукции и обслуживанию клиентов.
• Помещение должно быть изолировано от помещений служебного и подсобного назначения, с капитальными стенами и прочными потолочными перекрытиями и полом.
• Помещение для хранения должно закрываться на 2 двери. Для операций с клиентами предусматривается обустройство специального окошка в двери с возможностью закрытия изнутри на засов и навесной замок.
• В помещении должны быть поставлены металлические шкафы, прочно прикрепленных к полу и стенам.
• В целях повышенной пожарной безопасности помещение оснащается сигнализацией и огнетушителями.
• По окончании работы помещение запирают и опечатывают, сдают на охрану.
• Открыть опечатанное помещение может только ответственное за ТМЦ лицо, при условии предварительной проверки сохранности печати, замка, сигнализации. При наличии повреждений о данном факте немедленно докладывают в ФНС.

Принцип выдачи

Отдельный раздел правил касается выдачи специальных марок изготовителю алкогольных напитков с лицензией на производство и осуществление розлива. Данной функцией наделена налоговая инспекция субъекта РФ, либо городскими и районными инспекциями по поручению.

Процессу выдачи предшествуют мероприятия:

• по получению специальных марок, изготовленных федеральной организацией Госзнак по утвержденной Минфином заявке;
• перечислению средств в уплату марок изготовителями, включая разливную продукцию;
• оплате сумм по счетам Управления казначейства при Минфине РФ.

Получение марок осуществляет уполномоченное лицо, подписавшее договор материальной ответственности с работодателем-производителем алкогольной продукции. Право на получение марок устанавливается отдельным приказом организации за подписью руководителя.

В фискальный орган предоставляют:

• заверенную копию лицензии на осуществление деятельности по производству и розливу;
• копию заявления производителя на приобретение специальных марок в адрес уполномоченного органа;
• копию платежки с подтверждением факта перечисления бюджет государства сумм, выделенных для покупки марок с заполнением графы назначения «оплата за специальные марки»
• банковскую выписку, подтверждающую снятие средств организацией.
• копию справки о постановке организации в органы Госкомстата на учет;
• доверенность с правом получения установленных марок в определенном количестве.

Выдача спецмарок производится под роспись с отметкой в журнале выдачи. По факту выдачи налоговым органом выдается 4 экземпляра накладных: для производителя — один экземпляр, для хранения в налоговом органе, осуществившем выдачу марок, 1 экземпляр – направляется в налоговую службу по месту нахождения организации с дальнейшей передачей Административно — хозяйственному управлению.

Возврат или уничтожение

Если среди полученных марок обнаруживается брак, возникший при печати марки в типографии, составляется отдельный акт о браке, который предоставляется далее в налоговую инспекцию вместе с заявлением принять марки и осуществить замену.

В акте должны быть указаны номера бракованных марок, подлежащих возврату. Документ подписывается специально назначенной приказом налоговой службы комиссией.

Если марки были повреждены в процессе использования при маркировке, их наклеивают на отдельные листы и уничтожают.

Процедура наклеивания выполняется согласно установленным правилам:

• марки приклеивают ровно, без неровностей, складок;
• наклеивание марок должно обеспечивать свободный просмотр центральной части арки и реквизиты в виде цифр;
• если марка оказалась разорвана, аккуратно соединяют ее отдельные части.

Уничтожение марок выполняется специально созданной комиссией из представителей госналогинспекции, обеспечившей выдачу данных марок, представителей организации и финансовых органов.

Акт составляется и подписывается комиссией по месту уничтожения поврежденных марок. При составлении акта необходимо учесть требования отразить информацию о литере, серии, номере, количестве негодных изделий.

Прочие рекомендации по ассортименту

Ведение журнала организациями, осуществляющими продажу крепкого алкоголя, становится неактуальным в связи с новой обязанностью фиксации данных в ЕГАИС по розничной продаже в городских поселениях с середины 2020 года, и в населенных пунктах сельской местности с июля 2020 года. Отдельные сроки перехода для Крыма и Севастополя – с начала 2020 года в городских поселениях, с января 2020 года в населенных пунктах сельской местности.

К этому моменту организации должны определиться: фиксировать продажу в розницу в ЕГАИС и автоматически заполнять требуемый журнал учета либо прекратить продажу алкогольной продукции. Исключение составляет только пиво и пивосодержащая продукция, сидр, медовуха, пуаре, для которых ведение журнала не требуется.

Для организаций малого бизнеса, которые планируют продавать в розницу пиво, в течение неопределенного периода времени будет действовать возможность ведения журнала учета розницы, если, в силу различных обстоятельств, торговые точки не могут быть оборудованы техсредствами, фиксирующими процесс розничных продаж.

Особое значение при внесении показателей в журнал учета продаж пива в розницу уделяется соответствию сведений с данными декларации, подаваемой ежеквартально. Для облегчения процесса заполнения журнала в него добавляют дополнительные графы с указанием производителя и поставщика (эти графы не должны включаться при распечатывании документа). Данные действия позволят с большей долей уверенности ожидать совпадение результатов, однако это ведет к увеличению нагрузки на ответственного за ведение журнала работника.

Заполнение декларации за отчетный квартал вручную с внесением сведений о продаже в розницу пива представляет собой особо кропотливую работу, требующую предельного внимания. Следует также учитывать, что надзорные органы проводят проверку путем подсчета объема реализованной продукции по коду, соотносимому с определенным видом товара, основываясь на записях в журнале со сведениями, отраженными в декларации.

Так как у пивосодержащих напитков и самого пива кодов немного, при заполнении декларации следует предварительно сверить итоги записей по кодам в журнале, и, при необходимости, скорректировать значения по реализации в квартальном отчете.

Рекомендуется заполнять журнал учета продаж компьютерным способом, с помощью программы Эксель. Несмотря на то, что потребуется оборудовать точку компьютером или ноутбуком и принтером для печати, дальнейший учет можно организовать с автоматическим выбором номенклатуры из предлагаемого программой списка. Это позволит максимально сократить временные и трудовые затраты, оптимизируя процесс подведения дневных отчетов.